采购控制指引.pdf

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1、指引文件 采购管理控制指引 文件编号 :WI- PUR-01 版/ 次:A/0 第 2 页 共 8 页 1目的本程序规定了对各类物料采购过程,物料供方的评估选择和连续的监控以及对采购合约的拟制审核签署的控制确保采购物品和服务符合公司和客户相关规定的要求。2适用范围适用于公司对各个类别物品和服务采购过程及有关活动的控制。3定义 (无) 4参考资料来料检验和控制程序物料运作控制程序5职责5.1 采购经理负责对所有采购人员的工作进行监督以及对物料单价的最终审核。5.2 采购主管接 PC部的“订单通知单 ” 安排采购工作并审核批准所有采购单。5.3 采购员负责制定采购合约及对物料的跟进。5.4 品管部

2、与采购部协作对一般供方实施连续控制。5.5 品管部、采购部、工程部协作对3C 关键零部件供方实施连续监控。6程序6.1 生产类 (BOM 表内)物料采购6.1.1接到市场部发出的 “PO订单” 后采购员根据提供的 “PO单” 内容拟定采购物品的规格数量。A.采购员根据“ PO订单”,BOM 表里货品内容选择合格的分供方进行订料。B.根据“PO订单” 的申购量来拟定采购订单的采购总数,采购向合格的供应商发出采购订单。C.订购纸箱根据市场部发放的箱唛资料上的走货日期提前订回纸箱并在订单上注明走货的合同号及机型。指引文件 采购管理控制指引 文件编号 :WI- PUR-01 版/ 次:A/0 第 3

3、页 共 8 页 D.根据“ PO订单” 的出货时间安排 ,确定产品的送货时间和送货数量。E.货仓核实单据货物数量 ,型号等细节并开单通知IQC 检验. 6.2非生产性物料采购6.2.1 非 BOM 内使用之物品的采购由有关部门定期或需要时填写明确名称规格型号数量,单价等相关信息报总经理或经理批准后交采购部根据实际便利情况进行外购。6.2.2 订购辅料如油漆色粉等根据喷油和注塑部门的实际用量表算出每个PO 订单所需要的用量后 ,填写经部门经理或总经理批准后由采购部根据多个评比规则向中符合要求的供应商下单采购。6.3 文具类办公用品采购6.3.1 对大型的高价值的办公用品,一律需要部门填写 ,经部

4、门经理签字 ,总经理审核后 ,由行政部确立相关的采购机构,采购部按其相关要求下订单给相关机构 . 6.3.2 对常用的低值易耗品 ,文具类 ,一次性简单办公用品由各个需要部门填写经本部门经理批准后 ,电邮给香港同事集中采购即可. 6.4 采购物料的选择和评定6.4.1 对采购物品要求采购员按照价格合理产品质量货期服务口啤商业信誉等条件分析和选择分供方。6.4.2工程师根据新产品技朮要求实验室对样品进行检验和试验结果记录于上. A.如样品检验不合格采购部必须将反馈给供应商由供应商采取措施后重新送样办检验或重选分供方。B.如样品检验为合格 经工程 /开发部审核后提供一份交采购部，由采购部确定供应商

5、后正式下单采购。C.有特殊要求 (例如:法规或客户附加要求 )的物料或产品须要求供应商提供产品的有关资料 (例如:符合性声明 ,保函或有效的测试报告等 )以及样品供指引文件 采购管理控制指引 文件编号 :WI- PUR-01 版/ 次:A/0 第 4 页 共 8 页 本公司测试及报价 . D.采购大批量物料的验证工作按要求执行 . 6.5 采购批量物料的验证6.5.1 采购部/PMC 部依据 “生产计划排期 ” 对物料进行跟进。6.5.2 对具体每一个套单物料的尚欠可参照PMC 提供的“欠料单 ” 来追回欠料。6.5.3 如供应商有特殊情况而不能如期交货或提前交货的采购部应及时向PMC回复最新

6、交货期。6.5.4如供应商的批量交货期影响到成品走货期采购部须及时向市场部反映由市场部和客人协商解决并将最终结果知会各相关部门。6.5.5 供应商来料由 IQC 按照检验并出具“检验报告” ，6.5.6 采购部根据 IQC 的“检验报告 ” 对不合格的处理采取以下方法A全批退货时在最短的时间内要供应商取回不合格品并及时补货。B要求补货的，可以货换货的方式快速解决。C若不必补货的在 “退货单” 上注明且应填上相应扣款月份，交会计部扣款。6.5.7 为防止供应商因交货能力或货品质量问题而影响生产计划，在可能的情况下采购部可以选择多个可提供同类规格产品的合格供应商。6.6 供应商的选择和评估6.6.

7、1 采购部可从网上或同行介绍等多种方式和途径寻找合格供应商. 6.6.2 对新供方的评估策划和实施包含但不限于以下内容: (A 供方的营业执照和所取得的各类管理体系认证,人员职员 ,品质人员等基本情况 . (B 供方的机器设备 ,检测设备 ,仪器等情况 . (C 供方品质管理控制系统 ,生产管理控制系统和其他所通过的管理系统情况. (D 供方的现场管理和实施情况. (E 供方对有毒有害物质的控制管理. (F 对关键部件供方的其他或特殊的要求. (G 以上以外的其他特殊要求 . 指引文件 采购管理控制指引 文件编号 :WI- PUR-01 版/ 次:A/0 第 5 页 共 8 页 6.6.3供应

8、商实地评估合格后，再将资料会签评审合格后于IQC 部留底 , 将其名单列入认可供应商名单,对重要或特殊的供应商必要时须通过总经理进一步审核批准，并列入认可供应商名单内才可以与其合作。6.6.4在没有进行对新的供应商在各方面评估而急需订货时采购经理或总经理依据“供应商特批 ” 的特殊形式批准，采购员可根据采购经理或总经理签署的这类特殊文件将其列入 里. 6.6.5对新的合格供应商在连续1 年以上合作期内没有出现过物料中有毒有害物质含量(外测)送检不合格的可以列为长期合作供应商,并在今后的新物料提供时可免于现场审核 . 6.6.6 对于新的供应商或旧的供应商在提供新的物料时,1 年内有出现过物料中

9、有毒有害物质含量外测送检不合格情况的要立即停止向其采购物料并及时对其进行文件和现场审核和评估 ,如现场评估不合格 ,须终止与其继续合作直至供应商改善合格为止 . 6.6.7对改善后的供应商评估工作,要有开发 ,工程,采购,品质部门和总经理的认可以及现场评估和文件审核全部合格后方可再次进行合作. 6.6.8对已有顺利合作经历的各个合格供应商要有采购部连同品质, 工程相关部门人员进行 1 年不少于 1 次的审核和评估， 6.6.9 对年度审核合格的供应商可继续列入, 连续合作三年以上且年度审核合格的供应商可根据实际情况延长或减免年度审核. 6.6.10 对年度评估不合格的供应商须要求其在规定期限内

10、改善, 直至改善合格后方可继续与其合作 , 年度审核两次 (含)以上且都没有及时改善合格的供应商在年度审核期间内不得与公司进行合作, 且不得列入 . 6.6.11货仓收料部和 IQC部要及时统计各个合格供应商的来料批次和数量并且要将相关的资料保存留底。 6.6.12对 2 年内出现过 1 次或以上的物料中有毒有害物质检测不合格的供应商列为高风险的供应商 , 要适当地增加审核或现场审核的力度和频度，认真检查其所提供的资料和对其所供相关环保物料要加大抽查或送外部检查的频次。 指引文件 采购管理控制指引 文件编号 :WI- PUR-01 版/ 次:A/0 第 6 页 共 8 页 6.6.13对连续

11、2年内没有出现过物料测试不合格的供应商可以适当减少审核或较长时期免于审核。 6.6.14对已经认可的供应商样品检测合格后由采购部根据不同的条件对分供方实地评审或通过传真方式完成书面评审，并将结果记录于“供应商现场评估记录”。对于名牌产品或属于固定性稳定性材料的分供方并且连续顺利合作 3 年以上的经采购经理确认免于评审；但必要时需对方提供相关资料。6.6.15 具体的考核和评估按照 执行. 6. 7 采购活动中文件的收集审批签定6.7.1 采购员根据采购要求制定订单必要时与供应商进行协商完成以保证正式订单的顺利签署和执行所有订单应采用书面形式其内容主要包括以下几个方面A 根据上的资料填上供应商的

12、名称地址联系人。 B 配件名称及编号根据BOM 的资料填。 C 价格根据采购经理批准。 D 包装有需要时注明包装规格。 E 交货日期按 要求在特殊情况下需与分供方商讨后决定确保依期交货。 F 在上或附件上指明技朮要求和物料的特殊标准。6.7.2. 对物料规范要求供应商执行国际/国内标准时由公司在评估物料时认定其相关证明 /声明资料由采购部收集有效版本文件品管部保存作为采购产品的规范以及执行检验的依据。6.7.3 对供应商有特殊要求的须在采购单或相关附件上注明。 6.7.4 采购单经采购主管 /经理签署后传给供应商供应商须签署“采购单” 后回传采购部，若部分没回传的须通过电话或电邮联系，并在订单

13、上注明。采购部将一式四份订单发放给收货部品管部财务部订单正本由采购部存盘。指引文件 采购管理控制指引 文件编号 :WI- PUR-01 版/ 次:A/0 第 7 页 共 8 页 6.7.5 若因任何理由 (如客户取消订单加单减单)本公司需要更改甚至取消合约时采购部人员可通过电话或传真先通知供应商最终以书面核实，必要时采购部按 6.7 的要求与供应商重新签署采购合约或修改采购订单。6.7.6 更改采购单时需注明更改次数原单需收回作废。6.8 对供应商的监督控制6.8.1 由收货部 /IQC 建立分供方供货历史即供方月统计等。6.8.2 采购部/品质部每年根据分供方供货历史及其它情况对分供方综合评

14、定一次。结果记录在 上。6.8.3 采购部对于评定不合格的供应商或在来料期间有质量问题的采购部可向其发出“质量投诉及跟踪处理单” 并要求改善。对不能及时采取有效纠正措施而被连续评定为不合格供应商的，可从中除名并终止与其的业务往来。6.8.4 当供方的原材料变更或涉及我公司安全项目的关键零部件的工艺材料变更时,需要告知采购 ,采购通知实验室 ,品质,工程等相关部门再次确认和评估. 7附录和记录无指引文件 采购管理控制指引 文件编号 :WI- PUR-01 版/ 次:A/0 第 8 页 共 8 页 采 购 部 运 作 流 程市场部 /工程部采购部采购经理采购部采购部 /PMC 货 仓IQC 货 仓供应商IQC 采购IQC 货 仓PO定单/BOM 采 购 单审核 批准发放采购单按计划排期追货收货来 料 检 验不合格品处理调查不合格品原因追回退货的物料复 检 验合 格 入 仓