2022年档案管理软件的开发原则和系统设计 .pdf

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1、档案管理软件的开发原则和系统设计冉朝霞在信息化建设的热潮中 , 随着数据库与网络技术的不断完善, 很多单位由于受知识结构、经济效益等因素的制约 , 在计算机辅助管理档案的应用方面, 走过了观望、徘徊阶段 , 都纷纷建设自己的档案资料数字化管理与服务系统, 促进档案资料的数字化存储与网络化服务。 这对提高档案管理与服务水平具有十分重要的意义。档案, 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在从事政治、经济、军事、科学技术、文化等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图像、语音等不同形式的历史记录。档案管理工作从具体业务来说, 包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等工作

2、。其根本宗旨在于维护档案的本质特性和根本价值, 并运用各种方法利用档案信息资源, 使档案的本质特性和根本价值得以充分体现。 档案整理过程包含从普通意义的文件到档案的转变过程。单位内部管理的文件种类繁多, 规范性要求高 , 管理难度大 , 要对其进行科学、 全面的管理 , 提高单位档案的管理水平 , 确保管理体系的良好运行是一项非常重要的工作。档案管理是一项重要的基础管理工作, 涉及了单位所有部门 , 每个部门均可能产生档案材料 , 档案日常工作主要包括收集、鉴定、整理、利用、编研、统计、销毁等。经过多年的发展, 档案管理已形成较严格的管理流程, 档案库存比较规范。但由于文件、档案数量较多 ,

3、分类方式与组卷方式发生过多次改变, 并且档案所涉及的部门很多 , 各部门又各有自己的接收、 移交档案材料目录 , 它们之间缺乏一个统一的界面 , 没有相互连接的信息渠道, 数据通常被封存在各部门的计算机上, 造成工作的重复 , 增加出错的几率 , 因此管理有一定的难度。先进的管理思想要用先进的管理手段来实现。在激烈的市场竞争中, 很多单位对文件的管理和执行提出了更高的要求。 文件的管理是一项复杂程度高, 操作严谨的工作 , 工作中的每点疏忽都可能对实际的生产、安全造成损失, 因此运用网络化、微机化的方式来实现单位内部文件、档案管理的现代化具有重要意义。1 档案管理软件开发原则为保证设计目标的实

4、现 , 结合用户需求 , 基于 Web的档案管理系统的软件设计遵循以下原则 : 1.1 实用性原则软件系统设计时要充分考虑技术人员与操作者的要求和建议, 一方面要使软件的人机交互界面友好 , 操作简便 ; 另一方面要满足用户的各种需求, 尽量将用户所要进行的操作包含在同一界面内, 用户所需的一些常用工具 ( 如记事本、计算器等)也应包含在内。1.2 信息集成原则强调系统中信息的一致和在其范围内的共享。1.3 开放性原则名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 4 页

5、 - - - - - - - - - 基于 Web的档案管理系统能够适合于大多数的档案管理, 因而软件内核与外界的接口应具有良好的通用性和可移植性, 动态数据库和静态数据库的数据结构、表结构、视图结构都应遵循某种规则, 程序编码应尽量采用信息屏蔽原则和不使用语言标准文本以外的语句。系统必须支持各种主流。1.4 利用面向对象技术原则在软件开发过程中将综合运用面向对象语言、面向对象的运行环境, 也可以和结构化设计方法结合使用。1.5 可伸缩性原则系统能够根据档案分类、 整理规则的改变 , 在较长的时间内平稳地管理环境。1.6 高可靠性原则系统要满足高可靠性要求 , 服务器应有容错、容灾设计, 保证

6、数据的可靠性。1.7 易操作性原则针对档案管理及利用人员进行设计, 操作上要尽量简单 , 方便。1.8 安全性原则安全性要求包括网络、系统、应用和数据等方面, 系统应提供全面的安全性措施。采用一定的技术并与相应的管理制度相结合, 以保证系统安全运行 , 防止可能发生的错误 ; 设置严格的权限管理体系 , 合理授予合法用户权限 , 防止非授权用户对系统的操作 ; 充分考虑应用层的安全性, 做好信息资源的访问控制。 档案的上网利用对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性, 在网上档案资源的开发利用中必须有必要的限制。一般说来, 与国家安全和利益、与社会秩序有关的档案 , 或与集体、个人秘

7、密有关的档案, 因其合法权益受到法律的保护, 均属于限制利用的范围。因此, 急需制定政策 , 制定法律规程确定档案的上网等级。如可根据档案的保密等级(绝密、机密、秘密、内部)划分出一定的开放范围 , 规定一级 ( 人事档案、经营决策、地下管网、重要建筑、隐蔽工程等) 保密的档案不能上网 ; 二级保密的档案上内部网 ; 三级保密的档案才可上Intrtene网。对于二级保密的档案可提供一部分的普通信息、目录信息, 以不造成泄密、经济损失和损害技术人员的设计 , 同时又能吸引别人来查阅档案为原则。2 档案管理软件的系统设计设计阶段的任务是通过综合考虑所有的技术限制, 以扩展和细化分析阶段的模型。设计

8、阶段的目的是指明一种易转化成代码的工作方案。2.1 登录设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确以开始系统或提示信息错误。2.2 档案利用设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则判断所需档案是否存在, 若存在则显示档案信息 , 并选择下载或浏览 , 系统将记录借阅信息。2.3 档案续借设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则判断是否能办理续借, 若能, 则在续借后 , 修改借阅记录并更新数据库。2.4 档案管理设计名师资料总结 - - -精品

9、资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 4 页 - - - - - - - - - 系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则选择是增加、修改还是删除档案记录。选择增加或修改档案记录后提交给系统 , 系统更新 ; 若选择删除则会让档案管理员再次确认之后决定删除还是保留 , 然后再更新数据库。2.5 档案查询设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则判断是否有满足查询条件的档案存在, 若存在

10、则显示信息。2.6 借阅管理设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则选择是增加、修改还是删除借阅记录。选择增加或修改档案记录后提交给系统 , 系统更新 ; 若选择删除则会让档案管理员再次确认之后决定删除还是保留 , 然后再更新数据库。2.7 档案统计设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则判断满足统计条件的档案是否存在, 若存在则显示统计结果。2.8 打印报表设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则判断档案是否存在, 若存在执行

11、打印预览或打印报表。2.9 档案销毁设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则判断档案是否存在, 若存在则显示档案信息 , 档案管理员判断档案是否到期且无保存价值, 若是则再次确认是否销毁 , 确认后销毁档案 , 更新销毁记录和档案数据库。2.10 系统管理设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则选择是增加、修改还是删除用户。选择增加或修改用户后提交给系统 , 系统更新 ; 若选择删除则会让系统管理员再次确认之后决定删除还是保留, 然后再更新数据库。2.11 利用档案权限审批设计系统提

12、示输入用户名和密码, 用户输入名字和密码后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则判断档案是否存在, 若存在则显示档案信息 , 审批人填写审批意见后提交 , 并更新审批记录。2.12 修改口令设计系统提示输入用户名和密码, 用户输入新、老用户名和密码 , 输入后提交给系统, 系统判断是否正确 , 若正确则提示修改成功。3 档案管理软件系统设计原则3.1 层次划分原则单位的管理是分层次的 , 那么提供数据服务的数据库也应该是分层次的, 以便于适应管理的特点和要求。3.2 布局合理和分布存储原则名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - -

13、 - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 4 页 - - - - - - - - - 为减少不必要的中间环节 , 减少数据传输 , 以提高系统效率 , 数据库的布局遵循数据就近存放、就近使用的原则。按照这一原则, 各基础数据库的分布基本与子系统保持一致 , 按分系统建立共享数据库。3.3 合理冗余原则允许部分数据重叠。在提高系统处理效率和能保证数据同步更新的前提下,允许部分数据重复存储。3.4 完整性、一致性和正确性原则数据的完整性是指数据库系统能够完整地反映整个管理信息系统的全部信息: 数据的一致性是指各系统的关联数据在进行处理时( 如并发处理 ) 可保证数据间

14、的一致性 ; 正确性是指存储的数据和处理的结果是正确的。3.5 结构化、规范化和标准化原则数据库的建立要求统一分类和编码, 以支持内外信息交换和资源共享。数据采用 SQLServer 20 大型数据库系统来处理本管理系统的数据。对于系统的安全应用设计 , 采用数据系统默认的规则进行处理。 对表的定义中 , 主要突出表的名称与含义、字段名称、所表示的中文意思( 中文含义 ) 、字段类型、字段长度、数值型字段中小数点以后的位数( 小数) 、是否允许为空值 ( 允许空值 ) 、缺省值、是否作为表的主关键字段 ( 主键) 和是否作为外部关键字段 ( 外键)等字段信息作为描述, 相关联表与必要注释等内容

15、说明, 在表格中无值的单元格表明当前项目不具备该属性。3.6 数据安全保密性原则数据库能提供安全保密措施和自动排除故障的恢复功能, 以保证数据库数据的正确性、有效性和可靠性。3.7 独立性和可扩展性原则数据相对于程序具有一定的独立性, 同时数据的结构能适应应用需求的变化。按照数据管理的整合性, 根据数据管理规划 , 整个应用系统构建一个数据库,满足应用系统对数据库的要求, 即设计的数据是为应用系统服务的, 当然, 数据库也将反作用于应用系统。对于可派生的数据库的其他应用不作描述。（原文载于档案管理2008年第 3 期）名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 4 页 - - - - - - - - -