档案管理的知识点整理.doc

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1、档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表。归档的定义： 归档是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。 具体来说，各机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，不得由承办部门或个人保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。归档范围的定义： 归档范围是指办理完毕的文件材料是否应当归档的范围。主要取决于这些文件本身的保存价值。归档制度的定义：主要包括归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续等内容。归档文件的定义：立档单位在其职能活动中

2、形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。件的定义：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。全宗的定义：全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。档案的属性：原始记录性是基本属性；信息属性；知识属性原始记录性对做好档案工作的指导意义：a.便于划清档案与图书、报刊等资料的界限。b.有利于维护档案的真实面貌档案信息的特点：a.档案信息是原始的固定信息。b.档案信息是直接信息和间接信息的统

3、一，处于“中介状态”。 c.档案信息面广量大，内容丰富。d.档案信息是回溯性信息。档案知识的特点：1、原型性。2、孤本性。3、继承性。档案的分类：1、按照档案的形成时间标准分类：可分为中华人民共和国时期的档案和中华人民共和国成立前的档案两大部份 2按照档案的来源标准分类：a. 按档案形成机关的级别和地区标准分为中央机关档案和地方机关档案 b. 按档案形成机关的政治性质，分为革命政权档案（革命历史档案）和旧政权档案 3、按照档案的内容标准分类：a. 二分法：文书档案、科学技术档案（简称科技档案）b.三分法：文书档案、科技档案和专门档案（人事档案、会计档案、诉讼档案、教学档案、艺术档案等)。档案的

4、价值：a.档案的凭证价值。b.档案的参考（情报）价值档案的作用：a.档案是机关工作的查考材料。b.档案是生产活动的参考依据。c.档案是政治斗争的有力手段。d.档案是科学研究的可靠资料。e.档案是宣传教育的生动素材。档案发挥作用（价值实现）的规律性：a.价值时效性和价值扩展律 b.机密程度递减律和社会性递增律 c.行政作用弱化律和科学文化作用递增律 d.价值实现的条件律:社会发展水平；社会制度；社会档案意识；档案管理水平档案事业管理工作：（1）国家档案局全国档案事业的最高领导机关；（2）地方（省、地、市）档案局档案室的地位： 首先，档案室是机关工作的必要组成部分，为各项工作提供档案文献信息服务；

5、同时，档案工作是一种辅助性条件性的工作，不是主要职能部门，应该服从于机关工作的开展而不能以自我为中心。 其次，档案室是国家档案事业的基础，数量最大，影响重大。档案室的工作职责：a.指导和监督本机关文书部门或业务部门文件材料的归档。b.负责管理本机关的全部档案。c.定期把具有长期和永久保存价值的档案向档案馆移交。 两个“一体化”：文书、档案工作一体化和档案、图书、情报资料工作一体化。档案馆的特点：1、社会性 2、历史性 3、机要性 4、信息性 5、服务性 6、教育性档案馆的种类：中央级档案馆地方级档案馆 综合性档案馆专门性档案馆档案业务工作的内容：1、档案的收集工作2、档案的整理工作3、档案的鉴

6、定工作4、档案的保管工作5、档案的检索工作6、档案的提供利用工作7、档案的编研工作8、档案的统计工作档案工作的性质：1、档案工作是一项管理性的工作2、档案工作是一项服务性的工作3、档案工作是一项政治性的工作档案工作的基本原则：1.统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则；2.维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求；3.便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。档案法律：中华人民共和国档案法档案行政法规：由国家最高权力机关即国务院制定的有关档案工作的规范性文件档案行政规章：由国务院各部、委制定的有关档案工作的规范性文件地方性档案法规：由地方各级人民代表大会制定的档案工作规范性文件地方档案行政

7、规章：由地方各级人民政府制定档案收集工作的内容主要包括以下三个方面：1、机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收；2、档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收；3、对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。档案收集工作的重要性 ： 档案收集是档案管理其他业务环节的基础。档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段。档案收集工作的基本要求：1、及时、全面、有针对性地把档案收集进馆（室）2、加强馆（室）档案来源的调查研究与指导工作3、推行入馆（室）档案的标准化4、保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。归档时间：机关文书部门或

8、业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对归档的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。A、齐全、完整：文件的种类齐全、份数完整，不缺章少页，并组成保管单位。 文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件放到一起，不得分散。 定稿（签发稿）是指形成文件材料过程中最终确定的问稿,它应使用符合要求的发文稿头，签发手续要齐全。印件（印制稿）则是指正式印制的文件。B、排列有序： 组卷时，一般应将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不可放在一起组卷。比较常见的跨年度的文件排列方式如下： a.跨年度的请示与批

9、复，应放在批复年度立卷，没有批复的，放在请示年立卷。 b.跨年度的计划或规划，应放在文件内容所针对的第一个年度立卷； c.跨年度的总结，应放在文件内容针对的最后一年立卷； d.跨年度的会议文件，应放在会议闭幕年立卷； e.非诉讼案件的文件，应放在结案年度立卷；另外，还有一些情况需要注意： a.不同保存价值的文件，应当分开组卷，以便日后向档案馆移交，防止拆卷重组问题的产生。 b.文件与电报一般应按其内容联系统一立卷； c.绝密文件和绝密电报应该单独立卷（少量普通文电如与绝密文电有密切联系，也随同绝密文电一起立卷）； d.录音带、录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件进行统一整理、编目，

10、但要分别存放，在案卷目录上要注明互见号，以保持文件间的历史联系，便于查找利用；卷内文件一般按重要程度或时间顺序依次排列；具有密切联系的文件应按一定的次序排列在一起：批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重要法规性文件的历次稿本可依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件在后等档案馆接收档案的要求：完整性 真实性 地方性 坚持质量验收 清点核对全宗编号的要求：（1）唯一性或专指性；（2）系统性或连续性；（3）方便实用。全宗编号的方法：（1）大流水编号法，如0001、0012、0123、1234（2）体系分类编号法，如1.（1-3）市委、1.（4

11、-7）组织部、1.（8-11）纪委、2.（1-4）市政府、2.（5-6）城建办（3）分类流水编号法，如X013、J004、D003、R123、 革001对全宗内的档案进行分类的要求：1、要求分类具有客观性： 从全宗的实际情况出发进行分类，能够较为系统地反映出立档单位活动的面貌。2、档案分类体系应该具有逻辑性 每次分类必须按照同一标准进行，不应有交叉或互相包容的矛盾现象。3、全宗内档案的分类应该注重实用性 档案的分类必须便于保管、检索和利用。组织全宗内档案常用的分类方法：常用档案分类法比较表方法特点适用范围需注意问题年度分类法1.保持文件在时间方面的联系2.与文书处理制度相吻合3.标准客观，便于

12、归类大部分立档单位准确判定文件所属年度组织机构分类法1.保持文件在来源方面的联系2.与文书处理制度相吻合3.标准客观，便于归类立档单位内部机构比较健全，且分工明确1.按机构设类并确定适当分类层次2.对涉及若干机构的文件规定统一分类方法问题分类法1.保持文件在内容方面的联系2.类目设置与文件归类难以掌握1.立档单位内部机构分工比较简单，或职能有交叉2.各内部机构之间文件已混淆1.类目设置符合实际2.类目设置符合逻辑3.文件归类准确合理按“六特征法”进行组卷：内容特征 作者特征 名称特征 通信者特征 地区特征 时间特征卷内文件排列注意：文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件放到一

13、起，不得分散。批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重要法规性文件的历次稿本可依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件在后等。归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。档号：填写格式为：全宗号年度保管期限室编件号，采用阿拉伯数字填写，全宗号为四位，年度为四位，保管期限为三位，室编件号为四位，如000120030010001；档案的保管、“八防”措施：“八防”指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗档案价值的鉴定（论述题

14、） “档案价值”定义：是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。档案价值的特点：1）档案价值的多维性 2）档案价值的潜在性 3）档案价值的相对性档案价值的鉴定工作定义：就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。简单地说，就是判定档案价值、决定档案存毁的工作。档案价值鉴定工作的基本内容：（1）制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。（2）具体判定档案材料的价值有用性及有用程度，确定其保管期限。 3）剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。分清主次:档案鉴定工作

15、的主要目的，在于正确地确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分地发挥档案的作用。剔除并销毁不需保存的档案虽是工作内容之一，但不是档案鉴定工作的主要目的。因此，在进行鉴定工作的时候，着眼点应首先放在哪些档案应当妥善保存下来上面，其次才是确定哪些档案失去保存价值需要销毁。档案价值鉴定工作的意义：（1）便于发挥档案的作用。（2）便于档案的安全保管。（3）便于应付突然事变。（4）档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段。鉴定档案价值的标准：档案属性标准 社会需求标准 相对价值标准鉴定档案价值的原则：一、从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值 二、分析主体和主体本身的需要 三、全面的观点 四、历史的观点 五、发展的观点 六、效益的观点档案价值鉴定工作： 档案价值鉴定工作是一项严肃、细致的工作，直接决定国家宝贵的文化财富的命运。因此必须严格按照党和国家的规定办事，建立和健全鉴定工作制度，确保鉴定和销毁档案有组织、有领导地进行，减少工作中的失误，防止人为有意识破坏档案。 一、确立统一的鉴定原则和标准 二、鉴定工作的组织领导 三、销毁档案的批准与监销制度 四、制定档案保管期限表，实行审批制度。