公文格式规范与公文处理讲义(05).ppt

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1、公文格式规范与公文处理讲义(201105) Four short words sum up what has lifted most successful Four short words sum up what has lifted most successful individuals above the crowd: a little bit more. individuals above the crowd: a little bit more. -author -author -date-date课程内容w 公文的基本规范w 公文处理办法公文的基本规范w公文的组成和格式规范w公文的一

2、般写法与规范w几种常用公文的基本写法与规范一、公文的组成和格式规范一、公文的组成和格式规范 w 结构：文头、主体、文尾w 要素：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等 w 文头部分 公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积 文件文件 20111号 签发人： 特急机密一年00001文头文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加文件两字组成。发文字号左空一格，签发人右空一格。序号不

3、编虚位。只有上行文中的请示才需注明签发人。“绝密”、“机密”等秘密等级公文应当标明份数序号。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急” w 主体部分公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注等内容 文件文件 20051号 签发人： 张三 特急机密一年00001公文标题，红色反线下空2行，2号小标宋体字。主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。 请示请示 ： 附件，在正文下空1行左空2字标识。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。附件名称前后要一致。 成文日期右空4字，中文小写。公文如有附

4、注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 。 。 附件：1. 2. 二五年四月二十日（发至 级） 加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。 二三年二月五日 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。 。（发至级）二三年二月五日联合上报的公文，由主办机关盖印；联合下发的公文，发文机关都应盖印。（此页无正文）（发至级）二三年二月五日此页错误w 文尾部分（

5、版记 ） 文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等部分的规定。 印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。公文应标主题词，上行文按上级机关要求标注。 。（发至 级）二一一年五月五日主题词： 抄送：， 。办公室2011年5月6日印发抄送机关左空1字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 2w会议纪要格式 会议纪要会议纪要会议纪要不加盖印章。其他要素与公文的一般格式相同。 w 印刷要求A、公文用纸一般使用纸张定量为60g/80 g/的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度1

6、5次，不透明度85%，PH值为7.59.5。 B、公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸。 C、双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 文件文件 20051号 签发人： 王二小 特急机密一年00001 请示请示 ： 3号仿宋体字3号黑体字3号楷体字2号小标宋体字w字体字号小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm（高宽） 。 。 附件：1. 2. 二一一年四月二十日（发至 级）3号仿宋体字 。（发至 级）二一一年五月五日主题词： 抄送：， 办公室2011

7、年5月6日印发23号黑体字，词目为3号小标宋体字，词目之间空1字 3号仿宋体字 w 公文（包括各种材料）的正文内标题序号一般分四级w 第一级：一、二、三、w 第二级：（一）（二）（三）w 第三级：1、2、3、w 第四级：w 公文（包括各种材料）的正文内标题字体规范：w 第一级为黑体：一、二、三、w 第二级为楷体加粗：（一）（二）（三）（一）（二）（三）w 第三级为仿宋加粗：1 1、2 2、3 3、w 第四级为仿宋：二、公文的一般写法与规范w公文写作的基本要求*写作目的明确无误*符合党的路线方针政策和国家法律法规*准确反映客观情况，符合工作实际*符合写作规律和文章体式*语言简明朴实，数字、标点合

8、乎规范*遵循行文规则w 标题*发文机关+主题+文种：中共中央关于面向21世纪加强和改进党校工作的决定*主题+文种：关于认真贯彻执行中央和地方税务机构征收征管分工有关规定的请示*发文机关+文种：中华人民共和国公报*文种：通知、通告w 主送机关：全称、规范化简称、统称w 正文*开头：根据式“根据”、“按照”、“遵照”，增强权威性目的式“为了贯彻”、“为落实”，直接交待行文目的，清楚简洁原因式把行文原因表述清楚w 主体：主题单一、内容准确、语言简洁朴实、论证符合逻辑*按事物发展的时间顺序排列会议纪要、通报、大事记*按事件构成要素的逻辑次序排列（时间、地点、任务、过程、原因、结果）通报、报告、通知*按

9、提出问题分析问题解决问题的事理层次为序排列w 结尾：简练、直接*对主题再作简要概括或强调*强调行文目的或陈诉行文要求w 发文机关（印章）*一般情况*联合发文的情况w 发文日期w 注意： 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。三、几种常用公文的基本写法与规范w 通知与通报w 请示与报告、批复w 函、会议纪要w 决定、意见w 其它（命令、指示、议案、公告、公报）w 通知通知是批转下级组织、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关和有关单位需要周知或共同执行的事项，以及任免和聘用干

10、部时使用的文种。通知大多属下行公文。 w 通知的组成：标题：发文机关（可省略）+ 事由 +文种（通知）上款：主送机关正文：要素时间、地点、谁、事项等要求其它要求的事项结尾语特此通知（可省略）落款：发文机关时间（中文全称：二一一年五月十日）w 通报通报是党政机关和社会团体在一定范围内告知所属下级需要知道的事项的公文，是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或沟通重要情况的一种文种。通报属下行公文。 w 通报的组成标题：发文机关（可省略）+ 事由 +文种（通报）上款：主送机关正文：特此通报（可省略）落款：发文机关时间（中文全称：二六年十月十日）w 报告报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见

11、或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。 w 请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。 请示必须要有附注。w 批复批复是上级机关答复下级机关请示事项的答复性公文。一个请示一个批复，不涉及请示以外的事项或问题。 批复具有权威性、针对性和指示性等特点。1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有

12、约束力，特别是那些关于重要事项或问题的批复，常常具有明显的法规作用。2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。w 函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。 函的适用范围广泛。在行文方向上，可在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属机关之间行文，其中包括上级或下级机关。在适用的内容方面，除用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关

13、答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。函分为公函、便函。公函用于机关单位正式的公务活动往来，属于法定正式公文；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。公函的写作要求 ：1、要一函一事，切忌一函数事。 2、要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。 w 公函的写作格式 标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。

14、正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。特定结尾语还有“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。w 会议纪要会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。 w 决定决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。它适用于对重要事项和重大行动做出安排。重要事项是指带

15、有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。重要事项和重大行动是相对而言的，各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。w 意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见正文常见的格式同各类公文大体相同，包括开头、主体和结尾三个部分。1开头部分一般简要说明提出意见的目的、根据及背景；2主体部分分条列项写明工作意见，从总体目标和要求到具体措施和步骤，从各个角度、各个方面对有关工作如何进行提出指示性或建议性意见；3结尾部分通常要就意见的实施作出说明。调查报告调查报告 w 调查报告 对某项工作、某个事件、某个问题，

16、经过深入细致的调查后，将调查中收集到的材料加以系统整理，分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。 w 调查报告的特点： *写实性。在占有大量现实和历史资料的基础上，用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物。充分了解和全面掌握真实可靠的素材是写好调查报告的基础。 *针对性。调查报告一般有比较明确的意向，相关的调查取证都是针对和围绕某一综合性或是专题性问题展开的。所以，调查报告反映的问题集中而有深度。 *逻辑性。调查报告不是材料的机械堆砌，而是对核实无误的数据和事实进行严密的逻辑论证，探明事物发展变化的原因，预测事物发展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。 w 调

17、查报告的种类 *情况调查报告。是比较系统地反映本地区、本单位基本情况的一种调查报告。这种调查报告平方根是为了弄清情况，供决策者使用。 *典型经验调查报告。是通过分析典型事例，总结工作中出现的新经验，从而指导和推动某方面工作的一种调查报告。 *问题调查报告。是针对某一方面的问题，进行专项调查，澄清事实真相，判明问题的原因和性质，确定造成的危害，并提出解决问题的途径和建议，为问题的最后处理提供依据，也为其他有关方面提供参考和借鉴的一种调查报告。 用语名称 作用 常用特定用语 1开端用语 主要用于文章开头，表示发语、引据 为、为了、为着、查、接、顷接、根据、据、遵照、依照、按照、按、鉴于、关于、兹、

18、兹定于、今、随着、由于。 2称谓用语 用于表示人称或对单位的称谓 第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们、敝单位。 第二人称：你、你局、贵公司、贵方。 第三人称：他、该公司、该项目。3递送用语 用于表示文、物递 送方向 上行：报、呈。 平行：送。 下行：发、颁发、颁布、发布、印发、下达。 4引叙用语 用于复文引据 悉、接、顷接、据、收悉。 5拟办用语 用于审批、拟办 拟办、责成、交办、试办、办理、执行。 6经办用语 用于表明进程 经、业经、已经、兹经。 公文常用特定用语简表公文常用特定用语简表1 用语名称作用 常用特定用语 7过渡用语 用于承上启下 鉴于、为此、对此、为使、对于、关于、如下。

19、 8期请用语 用于表示期望请求 上行：请、恳请、拟请、特请、报请。 平行：请、拟请、特请、务请、如蒙、即请、切盼。 下行：希、望、尚望、切望、请、希予、勿误。 9结尾用语 用于结尾表示收束 上行：当否，请批示；可否，请指示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核。 平行：此致敬礼；为盼；为荷；特此函达；特此证明；尚望函复。下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；为而努力；现予公布。 10谦敬用语 用于表示谦敬 承蒙惠允、不胜感激、鼎力相助、蒙、承蒙。 11批转用语 用于上级对下级 来文的批转处理 批转、转发。 12征询用语 用于征请、询问对

20、有关事项的意见、态度 当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当、如无不妥、如果可行等。 公文常用特定用语简表公文常用特定用语简表2w 选择文种1、某机场就发展国际业务问题向上级行文 2、某市公安局关于扫黄工作情况的汇报 3、全国人大公布有关领导职务选举结果 4、某公司要求市煤气公司安装宿舍生活煤气管道 5、某校办工厂要求工商局减免营业税 6、某单位向上级行文，要求增加专业技术人员 1、请示2、报告3、公报4、函5、请示6、请示w 错误分析1、全国人民代表大会常务委员会教师节的决定 少关联词“关于”2、关于对张进行欺骗伪造病假条错误的通报 内容重复啰嗦：关于张伪造病假条错误的通报3、市公安

21、局关于表扬的通知 文种使用错误，应用关于表彰的通报4、县政府办公室关于批转市长在会议上讲话的通知 不可用批转，只能用印发（上级才可用批转）5、公司关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知 啰嗦不简洁： 公司关于招收退休退职职工子女就业的通知 6、总工会关于学习贯彻会议精神情况的汇报 带文号的公文没有汇报的文种，应改为报告w 错误分析1、我们的请示已送去一个多月，你们为什么迟迟不予批复？ 口气骄横。 改为：我单位请示已于月日报送你单位，至今尚未得到批复。 2、贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美德。以上区区小事，谅贵校不难解决。 过于酸腐，不是现代书面用语。改

22、为： 贵单位物力人力都较充足，希望此事大力援助为盼。 3、这笔钱怎么解决，你们看着办好了。 过于口语化。 改为： 此款由你单位自行解决。4、会议时间是午睡以后，地点在宽敞明亮的二楼大会议室 时间、地点要素模糊，使用不适当的修辞。 改为：会议时间：下午3：00。会议地点，二楼大会议室5、这项工作经过咱们大家的共同努力 过于口语化。改为：在全体同志的共同努力下w 错误分析县重建税务所办公楼的请示报告 地区税务局、城建局、国士局、物资局： 我厅所属的区、区、区三个税务所，因受灾被洪水淹毁，现决定重建三个区税务所办公楼三栋，建筑总面积5000平方米，用作办公室和职工宿舍，共需资金50万元，扩征土地3亩

23、，钢材吨，水泥吨。 特此报告税务局（印章） 二O年月日 1、文种错误，应使用请示而非报告，同时结尾语应为特此请示。 2、请示不可多头请示，只能向一个主管单位请示。 3、数字使用不准确，三栋应为3栋。（纯粹表示数量的数字均应使用阿拉伯数字） 4、请示事项不清，未写明是请求同意重建办公楼、请求调拨物资还是请求拨款。公文处理办法w 公文处理 是包括公文的拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作，就是对公文从撰写制作、传递到管理（归档或销毁）的全部活动。 w 公文处理的基本原则 法制原则 坚持质量原则 时效原则 集中统一原则 安全原则 精简原则w 收文处理的一般程序 签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办文件处理登记表w 发文处理的一般程序 拟稿、审核、会签、签发、缮印、校对、盖印、登记、分发、立卷、归档、销毁文书处理程序流程图签收登记分 办拟 办批 办承 办催 办拟 稿审 核签 发缮 印用 印发文登记收 文 处 理发 文 处 理传 阅注 办定 稿存 本封 发归 卷结束谢谢大家！