设计公司档案工作管理办法(参考).docx

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1、设计公司档案工作管理办法(参考) 公司档案室的档案工作管理建议（初稿） 随着公司的不断扩大，分公司的不断设立和组织机构的不断完善，对分公司的档案管理工作提供以下意见和建议，仅供参考。 一、档案工作管理制度（参考项） 1. 公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌。它不仅是对公司工作的总结，而且对今后发展也是很有价值的文献宝库。 档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案，由有关业务部门管理，以便于利用。 凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。 2. 档案室的主要职责 制定档案工作的规章制度，对文秘部门和其他业务部门文件

2、材料的归档工作，进行指导和监督；负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量；积极开展档案的提供利用工作；对公司的设计归档文件进行全面管理。 3. 档案保管和保护 档案保管是指克服和限制损毁档案的各种因素以延长档案的寿命，保护档案的完整和安全。建立档案管理人员岗位责任制；档案接收按各类档案交接手续办理；档案保护的基本方针是“以防为主，防治结合”，重点在于防止人为的和自然的因素对档案损毁。档案库房应做到“七防”，即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染。对受损和纸张老化，字迹消退的档案，要及时修复和抄录(复印)；按公司保密制度做好档案保密工作。档案库房管理要规范化，框

3、架应编号，编写档案存放地点索引；按规定方式、方法和手续，做好档案提供利用工作。 4. 制定方便科学的归档时间。 对平时已完成工程设计的项目，及时的做好归档文件的收集和整理。根据公司内的具体情况，可以将归档时间定为每季度一次或每半年一次。 二、同时，为了便于公司对档案的宏观的掌握，统一档案的管理，具体的归档内容和要求应遵循公司总部现行制定的工程设计档案归档办法（详见附件一、附件二）。 分公司每年度内的完成项目需向公司总部提供一份工程设计项目归档资料的备份，提供方式视具体情况而定。 附件一： 工程设计档案归档办法 为了确保工程设计文件材料的系统性、完整性及可追朔性，加强文件归档管理，依据国家标准建

4、设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2022）的有关规定，特制定本办法。 本规定适用于使用上海联创建筑设计有限公司资质的工程项目设计、咨询、规划设计、室内设计、景观设计等的文件归档管理。 一、立项建档 项目运营部在下达设计项目计划进度时，应通知档案室及时立项建档，做好项目归档接受的准备工作。 二、归档内容： 工程设计文件的归档内容按照建设工程文件归档整理规范并结合公司的实际情况制定，涵盖与工程设计有关的重要活动的所有具有保存价值的文件。 （一）工程项目设计 1、方案设计完成后，无论是否延续初步设计阶段均应将下列文件送档案室归档。如需延续初步设计等阶段，需要有关的依据性档案，应当向档案

5、室办理借约登记。具体要求见方案设计归档单。 设计任务书、工程设计委托协议 规划设计条件 盖章用地红线图（包括纸质文件、电子板文件） 与设计有关的函件、会议记录 设计成果：设计文本及其电子文件 与公司ISO9000管理体系有关的方案评审、验证记录等文件。 2、初步设计完成后，应将下列文件送档案室归档。如部分文件已于方案阶段归档，初步设计的归档单应注明方案阶段已归。具体要求见建筑工程项目设计归档单。 设计任务书、工程设计委托协议、招投标中标通知书 建设单位立项批文（建设单位上级机关的任务批准文件） 可行性研究报告、设计要求 规划设计条件 盖章用地红线图 工程地质勘察报告 初步设计说明书 抗震超限可

6、行性研究报告 重要的函件、会议纪要或记录、顾客其它要求 地下管线布置、各公用设施管线图（市政管线条件图） 规划、水、电、煤、卫、环等政府部门审批文件。 设计成果：设计成果文本及其电子文件、各专业计算书、设计概算书。 质量评定表(当公司只承担初步设计时)、校审记录单 与公司ISO9000管理系统有关的设计评审、验证记录等文件 3、施工图完成后，将下列文件送档案室归档。如部分文件已于方案阶段、初步设计阶段归档，则施工图设计的归档单应注明方案阶段、初步设计阶段已归。具体要求见建筑工程项目设计归档单。 设计任务书、工程设计委托协议、招投标中标通知书 建设单位立项批文（建设单位上级机关的任务批准文件） 可行性研究报告、设计要求 规划设计条件 盖章用地红线图 初步设计说明书 工程地质勘察报告及试桩报告 重要的函件、会议纪要或记录、顾客其它要求 地下管线布置、各公用设施管图（市政管线条件图）