2022年档案管理规定 .pdf

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1、档案管理标准作业规程1.0 目的规范档案分类、整理、保管及查询工作。2.0 适用范围适用于公司各类档案的管理。3.0 职责 3.1 各部门 / 服务中心的档案由本部门、本服务中心负责档案的管理。 3.2 行政及人力资源部负责除会计档案及经济合同、租赁档案外公司所有档案的管理。 3.3 财务部负责会计档案及经济合同的管理。3.4 经营拓展部负责租赁档案的管理。4.0 程序要点4.1 档案的分类4.1.1 外来文件根据发文单位进行分类。4.1.2 内部文件按照归档制度中的范围进行分类。4.2 档案的编号4.2.1 体系文件编号以文件代码为准。4.2.2 档案编号格式：CA 档案顺序号类别（或单位）

2、 4.3 档案管理分类4.3.1 公司档案行政综合类、接待宣传类、劳资管理类、后勤管理类，人事档案类，培训类，创优类，企业文化类，标书、合同类，声像档案类、实物档案类以及日常管理运行的记录资料。4.3.2 财务部会计档案、经济合同。 4.3.3 经营部租赁档案。4.3.4 服务中心物业管理区域文件材料归档范围名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - 一、行政后勤管理材料（一）行政综合1物业服务中心组织沿革、大事记及工作计划

3、、总结2服务中心会议纪要、会议记录3规章制度4文秘、档案、印章管理记录5文件、档案接收及移交、销毁清册6物业管理发展规划、计划、总结7物业管理的请示、批复、报告、通知等8专题调查、调研、考察、普查工作材料9物业管理区域验收、接管记录（二）接待宣传工作1国家级、部省级、市级及一般性参观团接待材料2专题新闻报道、采访、新闻发布会材料3来访领导题词签名册（三）劳资管理1机构设置与人事管理规定2员工花名册3员工考评记录4员工培训计划、措施、教材、试题、考试成绩5人员增补申请表（四）后勤管理1固定资产登记册2办公楼设施、办公用房及办公用品管理记录3行政办公设备领用、维修、报废记录表4物料采购计划表、分包

4、方评价记录5物料管理、盘点资料、调离人员移交清单6水电管理、员工宿舍7职工食堂管理材料名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - 8区域通讯工具管理材料9员工福利管理材料二、业主、住户资料1业主住户入住通知、购房合同复印件2业主住户身份证、工作证复印件、家庭成员登记3管理公约4租住户登记表三、物业装修材料1装修申请审批表2商铺楼宇装修审批表3装修违章处理通知单4装修税单四、业主大会、业主委员会材料1业主委员会筹备、选举等材料

5、2业主委员会的请示、报告、批复3业主委员会制度4业主大会材料5楼长评选、增补、改选记录6有关收支情况公告五、日常运行材料（一）日常运行综合1业主、住户问卷调查表2员工住户合理化建议、 表扬与投诉处理记录、 物业管理事务处理跟踪记录3日常工作检查记录4事务助理工作总结5分包计划、合同、合格供方名录、供方评价记录、分包服务记录、不合格报告、纠正措施报告6家访表、联络单名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - 7服务要求评审记录

6、8突发事件处理记录、预防措施报告9公共、办公设施、工程及住户日常维修和回访记录（二）园林绿化植物档案及补种、病虫害检查、防治材料（三）保洁工作1保洁综合、保洁区域及人员分布记录、检查表2环境卫生消杀记录（四）治安工作1治安队工具领用、维修、报废记录表2治安事件处理记录3带班员查岗记录、交接班记录、巡逻记录、签到表、4来访人员登记表、搬运放行记录登记表5车辆进出登记表、异常车辆进出登记表（五）设备运行记录1供水、供电设备汇总表、月统计表2供水、供电设备值班、操作运行及保养、检查记录3电梯运行情况统计表、记录、值班巡视检查记录表4电梯故障（事故）处理单六、消防工作材料1消防中心值班情况记录2消防设

7、备月、季度检查记录表、维修记录表3消防设备运行记录表4消防安全检查记录表5火险隐患整改通知书七、创优资料1国家级创优评比资料2省、市级创优评比资料3行业评比资料名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - 4企业内部创优评比资料5企业 ISO9000 认证及其它认证材料八、社区文化1社区大型庆典、文化活动材料2社区文艺体育活动材料3团组织及青年文明号活动材料4社区科普教育、社会公益性活动材料5各类专题座谈会、学习参观考察活动材

8、料6和街道、社区居委会、派出所等协作单位共同活动材料7人文事件方面材料8员工文化生活材料九、基建档案1工程竣工图2土建综合材料、水电综合材料3楼宇住房验收交接材料4业主工程维修项目价格表5公共设施新建、维修请示、批复、施工、验收材料十、设备档案供水、供电、电梯、消防等设备随箱、开箱及试运行、维修、维护资料十一、人事档案1聘用员工档案2专业技术人员档案3辞工员工档案十二、声像档案国家、省、市领导和重要来宾视察、来访、参观，举办各类庆典活动，社区文化及开展各项宣传等活动形成的照片、底片、录音带、录像带等载体材料十三、实物档案本单位获得的各种证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等4.4 归档要求名师资料总结

9、 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - 4.4.1 归档的文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。4.4.2 归档的文件材料要完整、系统、准确。4.5 归档的方法和步骤 4.5.1 将文件材料按年度区分， 计划、总结、统计报表放在文件内容针对的年度。 4.5.2 在每个年度内按文件或来源进行分类，每一组相互具有密切联系的文件材料就是一个案卷。 案卷厚度一般控制在200 页左右，卷内

10、文件按时间顺序排列、编号，并填写卷内文件目录和案卷目录。 4.5.3 每个案卷要拟写题名，题名力述简明确切，最后案卷按档案分类方案排列、编号。4.5.4 归档的文件原则上应是原件， 若无原件， 可用复印件代替， 但需由经办人注明原因。4.6 归档时间4.6.1 各种质量记录表格质量记录一览表规定的归档时间及时归档。4.6.2 一般文件材料每年归档一次。4.6.3 基建档案在竣工验收后六个月内归档。4.6.4 所购设备在采购时必须会同档案管理人员进行技术资料核对登记，于试验后连同试验记录等文件材料立卷归档。4.6.5 公司各职能部门按照归档制度中规定的时间2 个月内，填写档案移交清单并定期交行政

11、及人力资源部进行统一归档；各服务中心可根据档案内容自行增加分类类别，并定期进行归档。4.7 归档的份数4.7.1 各类文件一般归档一式一份。4.7.2 重要和利用频繁的文件材料可归档一式两份，或适当增加其归档份数。4.8 不归档文件材料的范围4.8.1 重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。4.8.2 未经会议讨论和领导审阅签发的、未生效的文件。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - 4.8.3 上级单位发来供参考的

12、文件。4.9 立卷和编制目录4.9.1 立卷：按照质量记录归档封面的项目进行登记。4.9 .2 编制目录：在档案盒内首页位置准备活页卷内文件目录，每一份文件归档时，均需将该份文件登记在卷内文件目录中，以便查阅。4.10 档案的保管期限4.10.1 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。4.10 .2 各部门 / 服务中心应依照部门或服务中心的工作情况及有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定和标注。4.11 档案的密级4.11.1 档案的密级分为二级：机密、普通。 a) 机密档案包括： 员工人事档案、 合同、业主档案、公司重大经营、 管理、决策形成的文件、财务类档案、ISO9001体系文

13、件、重要的会议纪要（记录）和其它属机密的档案； b) 普通档案包括：公司收发文、工程图纸、日常运作记录、维修、回访记录、计划、总结等普通性文件。4.12 档案查阅的权限4.12.1 总经理可查阅公司所有档案。4.12.2 主管领导（总经理助理）可查阅分管工作的档案。4.12.3 部长、服务中心主任可查阅该部门、服务中心所有档案。4.12.4 其他人员根据批准查阅有关档案。4.13 档案的查阅 / 借阅/ 复制4.13.1 查阅/ 借阅/ 复制人需在文件查阅 / 借阅/ 复制登记表中登记。4.13.2 文件管理员审核其查（借）阅资格： a) 权限内（经授权 / 审批）的按正常手续办理； b) 权

14、限外的，档案管理员开具 档案查阅 / 借阅/ 复制审批单 给查阅人办理审批手续：档案的归属部门/ 服务中心的负责人负责审批; c) 机密档案复制由档案归属部门/ 服务中心负责人审批。4.14 档案的销毁名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - 4.14.1 超过保存期限的档案， 由档案管理员依据档案的保管期限（详见程序文件记录一览表 ）每年编制销毁计划及清单，报所属部门负责人审核。4.14.2总经理、分管主管领导负责审批分

15、管部门的销毁计划和清单，物业部负责审批服务中心的销毁计划和清单。5.0 记录5.1 文件查阅 / 借阅/ 复制登记表 CA-QR-XZ0601 5.2 档案查阅 / 借阅/ 复制审批表 CA-QR-XZ0602 5.3 档案销毁清单 CA-QR-XZ0603 5.4 质量记录归档封面 CA-QR-XZ0701 5.5 质量记录归档封面 CA-QR-XZ0702 5.6 卷内文件目录 CA-QR-XZ0703 5.7 案卷目录 CA-QR-XZ0704 5.8 卷内备考表 CA-QR-XZ0705 名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -