OFFICE培训.ppt

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1、目录Excel WordPowerPointEXCELEXCEL 第1章 操作 Excel 应具备的习惯第2章 Excel 常规技巧及基础操作第3章 数据透视表制作第4章 图表常规设计第5章 常用公式与函数第6章 宏和VBA的简介1.1 操作 Excel 应具备的习惯使用同一名称来表述同一对象，而不要混杂使用简写、别称。不在字符串内、前后插入空格来排版，尽量使用对齐、缩进等功能。表间互相取数时请使用公式引用数据所在单元格，以便数据更改时同步更新。当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。使用拆分窗口或冻

2、结窗格功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。操作时尽量使用快捷键，提高工作效率。2.1 Excel 常用快捷键2.2 Excel 常规小技巧2.3 Excel 数据输入 基础知识批量、快速输入数据使用填充功能：录入的内容与相领单元相同 使用系统自带的填充柄功能填充使用查找替换功能：多入录入某字符串 先输入简写字符串，然后利用查找功能将其全部替换为所代表的字符串使用【Ctrl】+【Enter】功能：多个单元格录入的内容相同 使用Ctrl键选择多个单元格，键入数据，然后按住Ctrl再按Enter键使用格式刷复制单元格数据：多个单元格录入的内容相同 选中要复制的单元格，双击格式刷，选择目

3、标区域（可多选）后按Enter键2.3 Excel 数据输入 基础知识选择性粘贴公式公式：仅粘贴源单元格中的公式。当粘贴公式时，单元格引用将根据所用的引用类型而变化。数值：数值：仅粘贴源单元格的数值，不粘贴源单元格的格式；如果单元格为公式，则将公式计算结果粘贴到目标单元格。此功能不能将数值粘贴到合并单元格。运算：运算：对目标单元格区域进行相应的数学运算。转置：转置：将被复制数据的列变成行，将行变成列。源数据区域的顶行将位于目标区域的最左列，而源数据区域的最左列将显示于目标区域的顶行。 2.3 Excel 数据输入 基础知识单元格分列第一步：第一步：选择需要拆分的列，在“数据”菜单栏下选择“分列

4、”第二步：第二步：根据需求选择分列的形式2.3 Excel 数据输入 基础知识单元格分列第三步：第三步：根据单元格的分隔符选择分隔符号2.3 Excel 数据输入 基础知识单元格分列第四步：第四步：选择分列后的单元格格式2.3 Excel 数据输入 基础知识单元格分列第五步：第五步：完成单元格分列。2.3 Excel 数据输入 基础知识单元格连接“& &”：列通过连接符号将单元格进行连接。2.4 Excel 建立 数据序列列表？什么原因造成右表的excel表序列显示不正确3. 制作 数据透视表数据列表格式要求：数据列表格式要求：n 源数据中工作表第一行各列的名称n 数据中不能有合并单元格n 每

5、列只有一种数据类型3. 1 制作建立简单的数据透视表字段列表报表筛选（03版称为页字段）列标签行标签数值求和、计数3. 1 制作建立简单的数据透视表推荐的数据透视表3. 2 数据透视表的格式格式设置强大的切片器3. 3 编辑数据透视表字段筛选、行、列、组可以选择单项和多项复制数据透视表虽然很强大，但是仍有一些缺陷，如不能添加行和列，如果需要在数据透视表基础上做进一步的加工，可以使用，复制，粘贴至一个新的工作薄中进行编辑。注意：选择性粘贴为数值3. 4改变数据透视表的汇总方式汇总方式值显示方式4. 图表 常规制作需注意的几个问题：需注意的几个问题：n 选择数据表，注意选择内容包含表头，不要包含数

6、据汇总的单元格n 二维图表不能与三维图表同时使用5.1Excel 常用函数求和函数：Sum返回某一单元格区域中所有数字之和。语法=SUM(number1,number2, .)注意：不是数字的单元格，不参与计算5.1Excel 常用函数条件函数： IF根据对指定的条件计算结果为 TRUE 或 FALSE，返回不同的结果。语法IFIF(logical_testlogical_test,value_if_truevalue_if_true,value_if_false)Logical_testLogical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。Value_if_t

7、rueValue_if_true 是 logical_test 为 TRUE 时返回的值。Value_if_falseValue_if_false 是 logical_test 为 FALSE 时返回的值。5.1Excel 常用函数条件函数： IF（嵌套公式）常用应用：常用应用：提示合同是否到期5.1Excel 常用函数查找函数： Vlookup在表格数组的首列查找指定的值，并由此返回表格数组当前行中其他列的值。 语法VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) Lookup_value 为需要在表格数组第一列中查找的

8、数值。Table_array 为两列或多列数据。Col_index_num 为 。Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；col_index_num 为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。5.1Excel 常用函数四舍五入函数： Round返回某个数字按指定位数取整后的数字。语法=ROUND(number,num_digits)=ROUND(number,num_digits)Number Number 需要进行四舍五入的数字。Num_digits Num_digits 指定的位数，按此位数进行四舍五入。ROUNDDOWN

9、 （）和ROUNDUP（） 5.1Excel 常用函数检验数值或引用类型是否为错误值的函数。语法ISERROR(value)Value 为需要进行检验的数值。类似函数还有：函数如果为下面的内容，则返回 TRUEISBLANK值为空白单元格。ISERR值为任意错误值（除去 #N/A）。ISLOGICAL值为逻辑值。ISNA值为错误值 #N/A（值不存在）。ISNONTEXT值为不是文本的任意项（注意此函数在值为空白单元格时返回 TRUE）。ISNUMBER值为数字。ISREF值为引用。ISTEXT值为文本。索引判断： ISERROR5.1Excel 常用函数常用函数介绍（日期和时间函数）9.4.

10、1 TODAY9.4.2 MONTH9.4.3 DATE5.2 公式和函数运算常见错误及分析5.2 公式和函数运算常见错误及分析6 宏和VBA的简介16.1 VBA简介16.2开发工具选项卡与宏安全性16.3 一些VBA的重要定义16.4 创建宏16.5 给录制的宏添加快捷键或者命令按钮16.6 自定义选项卡和按钮VBA是一种极为丰富的编程语言，有着极为庞大的用户，他们一般使用VBA实现如下功能自动执行重复操作，如财务月度报表创建自定义命令，例如可以把EXCEL多个命令组合为一个命令，提供工作效率创建自定义函数，譬如EXCEL函数不能满足功能的常用函数。打印企业信件，如企业发宣传品或者年末寄贺

11、卡给客户，需要打印成千上万的信件。等等。6.2 VBA简介6.3 开发工具选项卡与宏安全性默认的EXCEL视图中没有开发工具选项卡，常使用VBA就需要显示默认工具选项卡。很多人打不开包含宏的EXCEL，那是因为宏安全性设置不对。保存文件格式：XLSM6.4 一些VBA的重要定义代码：VBA指令，可以手工输入或者录制宏时自动生成。控件：可以操控的对象，如按钮，复选框等函数：与EXCEL函数比较类似，可以通过一定的参数得到返回值或执行相应指令。宏：自动执行的VBA代码。方法：对象上的动作，如Range.Clear,指清除指定Range中的数据。模块：VBA代码容器属性：对象的某个特定方面，如Hei

12、ght，Name，Caption子程序：在编写代码时，可以调用的宏或者函数VBA：Visual BASIC For Applications，在MS Office非常简便的一种语言VB编辑器：用于创建VBA宏和用户窗体的窗口6.5 创建宏录制宏初学者编辑宏四步曲录制宏编辑宏检验宏使用宏小贴士：宏操作一般不可以通过撤销键撤销操作，使用宏操作之前，请注意保存文档。6.6 给录制的宏添加快捷键或者命令按钮添加一个快捷键添加按钮WordWordWord 文本的基本编辑1. Word 文本的基本编辑按住ctrl 键，单击文档中任意位置，鼠标单击处的整个句子就被选取。1234选定文本内容单行选取：单行选取

13、：将鼠标移到该行左边首部，此时光标变成斜向右上方的箭头，单击即可选择整行文本 。多行选取：多行选取：在文档中按左键上下进行拖动可以选定多行文体；配合shift键，在开始行的左边单击选中该行，按住shift键，在结束行的左边单击，同样可以选中多行。将鼠标移到该段落左侧，待光标改变形状后双击。在该段落中的任意位置三击鼠标（快速按鼠标左键三次）即可选定整个段落。将鼠标移到文档左侧，待鼠标改变形状后三击鼠标。按Ctrl+A 键可以选定整篇文章。PowerPoinPowerPoint制作 PPT 的“注意事项”第一、逻辑 使PPT具有说服力第二、个人风格的PPT 被记忆第三、布局 你的PPT第四、PPT

14、 不是绘画第五、学习 成功的 PPT1.制作 PPT 的“注意事项”逻辑逻辑 使PPT具有说服力nPPT要有清晰、简明的逻辑，最好用“并列”或“递进”两类逻辑关系n通过不同层次“标题”标明你整个PPT的逻辑关系n演示时顺序播放，切忌幻灯片回翻，使听者混淆2.制作 PPT 的“注意事项”布局布局 你的PPTn标题应该反映观点n通过排版突出重点n利用行间距留白n图片比文字表达效果更好n不用倾斜或过于艺术化的字体3.制作 PPT 的“注意事项” 个人风格 被记忆被记忆n通过“母版”，定义你的PPT风格n“简明”的风格：尽量少的文字，尽量多的图表n用标准的、已被成功应用的各类图表工具，不要自造4.制作 PPT 的“注意事项”PPT 不是绘画不是绘画n整个PPT，包括图表，最好不要超过3种色系n不要自造颜色，去“扒”已经成功应用的颜色n要悦目，不要堆积色彩5.制作 PPT 的“注意事项”学习学习 成功的 PPT善于学习借鉴优秀PPT的风格、布局和颜色Thank YouAt the Forefront of Magnetic Solutions