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1、物流有限公司文件职责制度资料汇编物流有限公司文件职责制度资料汇编(可用) 目 录 一、各部门工作职责 1、 综合办公室工作职责第23页 2、 财务部工作职责第45页 3、 业务部工作职责第6页 4、 储运部工作职责第7页 5、 工程信息部工作职责第8页 6、 保卫消防部工作职责第9页 7、 装卸部工作职责第10页 二、业务人员岗位职责 8、 保管员岗位职责第11页 9、 业务员工作职责第12页 三、管理制度 10、 保卫消防安全管理制度第1322页 11、 印章管理制度第2324页 12、 档案管理制度第2531页 四、业务流程 13、 财务部结算业务流程第3237页 14、 财务部业务流程第
2、38页 15、 棉花入储业务流程第39页 16、 储运部业务流程第40页 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 综合办公室工作职责 一、行政管理 1、负责公司股东会、董事会等各类文件、公文请示报告、工作计划、工作总结、通知等的打印及分发工作。 2、负责公司各类印章、介绍信、证明等的使用登记、出具管理工作。 3、负责公司会议通知、会议记录、纪要起草及来文、来电记录转发签阅工作。 4、做好公司低值易耗品的领用、发放、登记工作。负责公司固定资产管理工作。根据规定按时发放 劳保用品。 5、负责会议室管理及办公室卫生清扫。 6、协助做好来宾的接待工作。 7、协助做好外联单位的联络与协调工作。 8、负责
3、公司各种微机收费系统的管理、维护工作。 9、负责公司车辆的调度、使用、维护等工作的管理。 10、负责公司档案室的各类文书、影音、证件等的整理、收集、分类、归档、查阅、登记等管理工作。 11、负责公司打字收发室的复印、制作、签收登记等管理工作。 二、人力资源管理。 1、负责劳动用工管理。 2、负责工资及社会保险管理。 3、负责员工劳动合同及人事档案管理。 4、负责设计企业绩效考核方案并组织实施。 5、负责员工的培训与组织管理。 三、后勤管理 1、负责食堂管理。 2、负责园林绿化及环境卫生管理 3、负责本部门人员的业务培训与安全教育工作。 4、完成总经理交办的其它工作任务新 疆 汇 锦 物 流 有
4、 限 公 司 财务部工作职责1、制定、修订财务管理的各种规章制度建立健全财务监督体系。宣传、贯彻和执行相关财务管理制度和法律法规；指导和完善子公司相关业务管理制度；组织对职责范围内业务执行内部控制制度的情况进行自评和整改。 2、按照会计制度进行财务预测、会计核算、编制会计报表、会计报表附注准确反映公司财务状况及经营成果向外部报表使用者及时提供准确、真实、完整的会计信息。编制财务分析报告和预算执行报告为公司领导提供决策依据。 3、负责配合内外部财务相关审计及其他政府机构的检查和监督。 4、预算组织、汇总、平衡及预算执行分析、调整工作及公司部门费用预算的审核、执行中的控制和资金预算的编制工作；协助
5、其他部门进行相关的业务预算、薪酬预算和投资预算等的编制工作。 5、资金筹措（不含资本性融资）及资金合理调度。金融机构关系维护。贷款卡的年审和变更。 6、对外担保的管理及执行中的监督和落实。 7、各项成本费用的核算和分析找出成本增加的原因及提出降低成本的措施。 8、负责资产（包括固定资产、存货等）减值、资产的账务管理组织年度资产清查盘点工作参与资产处置及其他部门组织的专项资产清查等工作。 9、销售货款回笼监管、应收款的监管。 10、职责范围内的关联交易管理工作。 11、税收管理及相关证照的年审、纳税筹划工作。税务关系维护。 12、财务人员培训的组织和管理。 13、参与销售及采购价格制定、合同、投
6、资论证的审核对投资过程进行财务监控。对工程项目按照会计制度进行核算。 14、 各类统计报表的汇总、沟通、协调以及上报工作。统计机构安排的各类普查工作。 15、公司会计、统计档案的整理、归档。 16、负责本部门费用预算的编制、执行和有效控制。 17、对口政府相关职能部门上报各种材料和各类统计报表。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 业务部工作职责一、负责拓展市场、联系并预约客户。 二、负责衔接并配合、落实纤检部门（纤维检验局、中储棉等）棉花公检及对库区的相关要求与安排。 三、负责牵头组织有关业务部门进行储备棉入储条件的审定 四、负责安排储备棉入储、出库以及协商、联系退库、换批相关事宜。 五
7、、做好地磅房的管理工作。 六、加强与纤检部门的联系与沟通协调相关部门做好有关业务工作。 七、负责本部门人员的业务培训与安全教育工作。 八、负责开发新的物流业务。 九、完成总经理交办的其它各项工作任务。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 储运部工作职责 一、负责仓库日常工作的组织和管理优化库存结构、降低库存成本。 二、负责制定仓库储位的规划、标识制作储备棉垛位卡和平面图制作工作。 三、负责储备棉入储堆码安排和保管工作。 四、负责做好储备棉验收入库、出库、退库、盘存和台帐登记工作。 五、负责储备棉的入、出库数据核对；入出库单、验收单、盘存单等原始资料、账册的收集、整理和录入建档工作及时编制相
8、关的统计报表。 六、负责入储棉出库运输车辆的调度指挥和调度控制工作。 七、负责配合财务部做好货款结算工作 八、负责本部门人员的业务培训与安全教育工作。 九、积极配合保卫消防部认真做好库区的安全管理工作 十、完成总经理交办的其它工作任务新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 工程信息部工作职责 一、负责公司内土建、水电气暖及各项配套基础设施的设计、建设及相关维修工作。 二、负责电子撮合、电子商务及相关电子物流业务 三、负责公司消防、安保、监控、门禁等电子设施的设计、安装、调试工作。 四、负责公司计算机及相关办公设备的维护和保养工作。 五、负责公司局域网络建设、以及外网连接管理工作。 六、负责公司
9、电子屏目的日常管理与维护。 七、负责保障信息工作的安全管理和保密工作 八、在总经理授权下负责向股东发布相关信息。 九、负责本部门人员的业务培训与安全教育工作。 十、负责完成总经理交办的其它工作任务新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 保卫消防部工作职责 一、起草制定消防安全制度和保障消防安全的操作规程并负责监督检查落实。 二、在消防安全管理人的领导下实施防火检查、每日防火巡查并督促落实火灾隐患整改工作。 三、拟定消防安全工作的投入和组织保障方案。 四、组织对单位的消防设施、灭火器材及消防安全标志的维护保养工作定期组织检查消防设施器材在位和完好情况及时提出消防设施器材配备、维修、更新意见。 五
10、、负责对专兼职消防安全管理人员和义务消防队的组织管理训练工作。 六、组织实施对员工的消防知识及技能的宣传教育、培训工作组织灭火和应急疏散预案的实施和演练。 七、负责组织建立健全单位消防档案。 八、按照规定办理动火作业、增设电气线路和设备的审批、监督动火部门或人员的消防安全防范措施的落实严格执行消防安全重点部位的动火管理制度。 九、督促各部门建立健全各岗位的消防安全责任制。 十、负责消防安全会议文件的起草、会议记录及各项决议的落实情况进行检查。 十一、负责消防控制室值班人员的配备、管理工作。 十二、保持与公安、消防、电力等各级行政执法部门良好的外联关系。 十三、完成总经理交办的其它工作任务。 新
11、 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 装卸部工作职责 一、负责库区棉包的装卸与码垛。 二、负责库区现场的清整洁工作。 三、负责装卸工的管理。 四、负责装卸设备的编号、检查与维护等管理工作。 五、配合保卫消防部做好棉包的逐一检查工作排除火灾隐六、负责装卸人员的安全教育与安全管理工作。 七、完成总经理交办的其它工作任务。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 保管员工作职责一、认真核对进、出库货物单、证保证单货相符。 二、必须跟车作业不得擅自离开作业现场。 三、所签收不得有混批现象卸车过程中对崩包、露白包、没法包及时进行处理并附带说明上报。 四、棉花堆放区域与码单上区域相符对同一批棉包推垛要求整
12、齐、牢固、规范。 五、经验收入库的棉花必须在棉包和码单上注明：货主、批次、等级、件数、收货人中、时间、卸车人组号。 六、认真填写装卸车计费卡上的内容以及对码单、交接单上填写的内容负责装卸车结算计费卡必须附在码单上交接。 七、当天的工作必须当天完成不得拖迟。 八、记好保管进、出库明细帐备查。收清码单及出库单当天交计划员双方在保管帐上签字认可。 九、按时完成领导交办的其它工作。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 业务部业务员岗位职责1、通过互联网与中储棉总公司保持密切联系接收中储棉文件、合同及上网挂单数量。 2、根据合同下单情况预约客户并将客户单位及上货数量交储运部。 3、协调配合中纤所做好
13、棉包扫码工作。 4、及时、准确地向中储棉上报棉包初验率。 5、妥善处理不合格棉包以及与客户协商处理不符合入储棉的退货事宜。 6、传输中纤所与客户的单位名称、棉包批号、合同号、重量。并将入库棉包码单、检验证书交给中储棉。 7、完成领导交办的其它工作任务。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 保卫消防安全管理制度第一章 总则 第一条：为贯彻落实国家安全生产法律、法规和标准防止和减少生产安全事故保障人员生命和企业财产安全特制本制度。 第二条：_汇锦物流有限公司（以下简称公司）认真贯彻“安全第一预防为主综合治理”的安全工作方针全面落实安全工作责任制和“一岗双责制”。 第三条：公司应当加强与当地安全
14、生产监管监察部门的工作沟通接受当地安全生产监管监察部门的监督检查和管理。 第四条：公司总经理为安全生产工作第一责任人对公司安全生产、消防安全、安全保卫、防灾抢险等工作负总责。 第五条：公司成立安全生产领导小组总经理任组长负责研究、部署、指导、监督及检查公司安全生产管理工作。 第二章 安全管理制度 第六条：领导带班值班制度 1、实行中夜班、双休日及节假日期间领导带班值班制度。随时掌握和及时处理公司内发生的一切情况。值班期间要认真查岗、查哨确保安全。 2、对仓库的重点、要害区域进行不定时检查。 3、节假日、夜间及异常天气要加强检查。 4、值班期间发现的问题当班处理未处理完的事务要向接班者交接清楚重
15、大隐患和问题要按照相关规定和程序进行处置。 5、认真做好值班记录。 第七条：门卫值班制度 1、值班人员要树立高度的责任心认真履行职责。 2、提高警惕坚守岗位文明值勤礼貌待人。 3、严格执行进出库检查登记制度把好入门关。发现问题及时报告。 4、值班期间严禁从事任何与工作无关的活动严禁缺岗、脱岗和擅自换岗。 5、认真做好值班记录按时交接班。 第八条：进出库检查登记制度 1、严格进库检查登记。对入库的人员、车辆及所携带的物品要认真查验、登记凭证入库。外来人员进入库区必须经 主管副总经理批准由本公司人员陪同。 2、杜绝火源、火种带入库区。凡需进入库区的人员、车辆发源登记和接受检查严禁携带火源、火种、易
16、燃易爆物品入库机动车辆必须戴防火罩并清扫干净否则不准入库。 3、严禁非作业车辆进入库区。 4、进库人员必须自学遵守库区的安全管理制度听从指挥。凡违反制度的警卫有制止并对其进行教育和处理。 5、人员、车辆出库时间要检查物、证相符手续齐全方可出库；送货空车出库时须确认无夹带库内物品后方可放行。 6、未经主管副总经理批准严禁任何人员在库区内摄像、拍照。 7、夜间和节假日期间公司非值勤人员确因工作需要进入库区的须报经保卫消防部经理批准。 第九条：24小时巡查制度 1、巡查人员要严格履行职责遵守安全规定提高警惕坚实岗位。 2、执勤期间严禁睡岗、脱岗、漏岗、私自顶岗接哨。 3、熟悉库内的警卫目标、重点、要
17、害部位坚持定时巡查巡查次数每小时不少于1次。作业结束后对作业面必须坚持72小时巡查。 4、节假日、夜间及异常天气要加大巡查力度汛期雷雨天要特别注意雷电、汛情、漏雨等情况。 5、对巡查期间发现的异常情况必须及时处置、报告并做好记录。 第十条：警消人员交接班制度 1、警消人员必须严格执行交接班制度做到尽职尽责。 2、按时交接班不迟到、不早退严禁缺岗和擅自换岗。 3、交接班时要相互敬礼上岗必须统一着装佩带执勤标志。 4、交班人员记录当班情况时要做到登记认真内容详实字迹清楚不得提前或过后补写。 5、交接班时交班人员交情况、交记录、交物品；接班人员必须对资质情况进行确认双主在交接记录上签名后方可上下岗。
18、 6、若因交接班人员粗心大意、交接不清、漏报、知情不报等造成隐患不能及时处理或导致事故发生的交接班人员承担相应责任。 7、接班人未接岗交班人不得离岗。 第十一条：安全作业制度 1、特种作业岗位人员必须持证上岗。 2、作业人员必须接受岗位前安全生产教育和培训合格后方可作业。劳务搬运人员必须接受岗前安全教育和培训并详细记录。 3、作业人员必须遵守各项安全规章制度和操作规程。采取有效防护措施防止种类事故发生。 4、作业人员在使用设施、设备之前必须对其性能进行认真检查禁止带故障作业。 5、所有入库作业的机动车辆必须戴防火罩；电动车必须有防止火花喷出的安全装置；装卸货物后不准在库区内停放或维修；不能马上
19、驶离仓库的须停放在指定位置。 6、作业时作业组织部门为安全责任主体必须确定现场安全责任人；保卫消防部对作业现场实施安全监管。 7、电器线路、设备的安装必须由电工严格按照操作规程进行。 8、对技术性较强的机、泵、仪器必须安排专人负责严格管理并按时进行检修。需经技术部门验证的要通过检验合格后方可使用。 9、作业结束后作业组织部门应对作业现场进行彻底检查清理确保安全无误；保卫消防部须对清理情况进行安全复查并做好相关记录。 第十二条：火源、电源、水源管理制度 1、库区和办公生活区（室外）禁止吸烟、明火并设置醒目的禁火、禁烟标志、标语。 2、库区内确需使用明火时动火部门应事先提出申请 送保卫消防部审核同
20、意并经保卫消防部主管副总经理批 准办理动火许可证落实防范措施后方可实施。 3、电源管理必须由专人负责定期检查维护超负荷运转和带故障作业。配电室、发电机室、高压泵房地面要铺设绝缘胶板电缆沟要覆盖密封并采取防触电、防尘、防软体动物的“三防”措施。 4、库区必须使用地下电缆及时更换老化线路库房内设置固定电源。 5、线路、电源设备必须由电工严格按照安全操作规程及有关规定进行安装、检查、保养、维修。严禁乱拉临时电线严禁使用电暖气、电炉等易引发安全事故的电器。 6、火源、电源管理、隐患整改、线路改造、使用明火等情况要记录归档。 7、保证消防水池正常水位保持水质清洁发现异物、杂物要及时清理。 8、定期检查消
21、火栓并测试水压。发现水压不足或漏、滴水问题要及时检修并向主管理领导汇报做好记录。 9、经常检查、清理排水渠道确保排水畅通。 第十三条：消防设施、设备、器材管理制度 1、严格按照国家标准、行业标准规范配置消防器材。消防器材实行定点存放、定人保管、定期检查、定期更换和维修的“四定”确保完好有效。 2、公司全体员工要熟悉消防设施、器材的颁布情况熟练掌握消防器材的取、用方法。 3、消防池要经常补水保持正常水位。寒冷季节要经常破冰保证正常用水。 4、定期对消防设施、设备和器材进行检查、维修、保养和更新始终保持良好状态；寒冷季节必须对消防车、消防泵、消防栓、手抬泵、消防水池、灭火器等采取防冻措施；消火栓和
22、消防游泳池周围严禁堆积和存放其他物品；消防通道要畅通。 5、避雷设施布局符合规范要求按规定时限定期向当地防雷检测部门申请检测及时维修保持性能良好。 6、按照规定定期对自动消防监控系统进行检测自检汲检测报告存档备查。 7、禁止私自外借、挪用、毁坏、擅自拆除、停用、埋压、圈占和遮挡消防器材。 8、建立、健全消防器材的管理、维修、检查、登记等档案管理制度。 第十四条：安全教育培训制度 1、公司要采取多种形式加强对有关安全生产法律、法规和安全生产知识的宣传教育不断提高员工的安全生产意识。 2、制定安全教育培训计划定期进行安全生产教育和培训保证员工具备必要的安全生产知识熟悉有关安全生产规章制度和操作规程
23、掌握本岗位的安全操作技能。未经安全生产教育和培训合格的作业人员不得上岗作业。 3、认真贯彻“预防为主防消结合”的消防工作方针定期进行消防技能训练提高自防自救能力。警消人员火灾预案演练每月不少于1次全员消防综合演练每半年不少于一次。警消人员消防集中技能培训每年不少于2次每次不少于15天。 4、员工要自觉履行消防义务合同认真学习加强训练做到“四懂四会”。 四懂：懂本岗位生产过程和火灾危险性；懂预防火灾的措施；懂扑救初期火灾的方法；懂逃生自救的方法。 四会：会报警、会使用消防器材、会扑灭初期火灾、会逃生。 第三章 安全检查制度 第十四条：公司制订完善的安全检查办法对库内安状况特别是库房、货场等重点部
24、位实行全方位的有效监控对发现的隐患及时进行整改。 第十五条：公司安全生产领导小组须认真组织好安全检查集中、全面的安全检查每周不少于1次；汛期、异常天气及重大节日要进行专项检查。 第十六条：安全检查至少包括以下内容： 1、安全生产责任制逐级落实情况； 2、安全生产过程中设施、设备安全运行及安全作业情况； 3、警卫人员执勤情况、24小时值班情况及交接班记录； 4、安全知识学习、考核情况、消防演习技能及熟练程度； 5、库区重点部位安全防火措施落实及隐患消除情况； 6、消防设施、器材配置、性能及管理情况； 7、安全档案和各项记录是否及时、准确、祥实、完整。 第十七条：隐患整改 1、对安全检查中发现的问
25、题应立即整改；对不能当场整改的隐患要下达整改通知书明确整改措施定责定人限期整改。 2、在隐患未消除前要采取有效防范措施确保安全。 3、整改完成后整改责任部门应及时提出复查申请经复查验收合格后报主管公司副总经理并存档备查。 第四章 应急管理制度 第十八条：公司须建立健全应急管理组织体系成立由公司总经理任组长的应急工作领导小组明确各成员及部门职责公司总经理是应急管理工作的第一责任人对应急管理工作负全责。 第十九条：公司要根据国家有关法律、法规和生产安全事故应急预案管理办法结合公司实际制订安全生产暨突发事件综合应急预案其中至少包括以下各种事故事件的专项预案及现场处置方案： 1、火灾事故； 2、水灾事
26、故； 3、防雷电； 4、特种设备事故； 5、人身安全事故； 第二十条：公司要制订年度应急预案演练计划并通过演练检验应急预案的针对性、科学性和可操作性。综合应急预案的演练由公司应急领导小组负责组织专项预案演练由保卫消防部门牵头组织。火灾预案演练每月不少于1次消防综合演练每半年不少于1次其他预案演练次数不少于生产安全事故应急预案管理办法的相关规定。每次演练结束后要及时进行总结评估并记录备查。 第二十一条：安全工作奖惩制度 对公司员工在安全工作中有以下表现者应给予表彰奖励：能够及时发现重大隐患积极采取措施避免造成经济损失者；积极提出合理化建议经采纳后对仓库安全工作有显著成效者；在抢险救灾等重大事件中
27、贡献突出者。 第二十二条：工作中不认真负责、玩忽职守、漏查重大安全隐患、违反安全管理制度有发生安全生产事故隐瞒不报者视情节严重程度给予适当经济处罚及警告、开除等处罚；造成重大损失、触犯刑律者交司法部门追究其刑事责任。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 印章管理制度 第一条 为规范公司印签章管理防范用印风险保障公司合法权益结合公司实际情况制定本制度。 第二条 公司印签章管理原则：分开存放保管监督审批使用。 第三条 公司印签章包括：公章、合同章、财务专用章和财务用公司法人印章 第四条 刻制公司财务印章须经财务部门向行政办公室提出刻制申请按规定程序和权限批准后由行政办公室办理刻印事宜刻印完成后
28、行政办公室与财务部门办理交接手续。 第五条 保管人收到印签章后必须进行登记。公章、合同章由公司综合办公室主任保管；财务专用章由财务部门负责人保管并与支票的保管人分离用于支付的印章和票据不能由一人保管法人印章由出纳负责保管。 第六条 财务印签章必须保存在安全地方并且经常检查非保管人员不得使用非经主管财务的领导和总经理同意不得携章外出。 第七条建立印章使用登记簿对每一笔特殊事项加盖公章、合同章、财务专用章和法人印章应进行登记注明使用对象、使用事项、经手人、金额、批准人。印章使用的最终审批权限与所办理业务的最终审批权限相同并做好留挡备查。 第八条财务专用章为公司办理会计业务的专用印章是公司在银行的预
29、留印鉴之一它的使用范围是：1.支票签发；2.公司资金支付及调拨；3.经济业务往来单位的帐户余额确认其他与财务会计业务相关的用印。法人印章也是公司在银行的预留印鉴之一主要用于支票的签发以及公司资金支付及调拨。 第九条印鉴章各保管人应坚守岗位尽职尽责妥善安全保管印鉴章如有遗失须及时向主管领导报告并在24小时内办理更换印鉴手续。 第十条财务专用章和法人印章的保管人如辞职、脱岗、调离现有岗位时需按财务工作移交管理办法办理印鉴章移交手续移交过程中由公司副总或财务负责人监交因启用新印鉴章等原因而失效的旧印鉴章由综合办公室负责及时收回收回印鉴章时当事人双方应履行交接手续。收回的印章由综合办公室保存数年后按公
30、司规定办理销毁。 第十一条凡违反本制度者给公司造成经济损失、债务纠纷及其他一切后果由当事人自行负责并追究当事人的责任。构成违法行为的移交相关机关处理。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 档案管理制度一、归档管理要求： 1、 归档的文件资料种类份数以及每份的页数均应齐 全完整每份文件的正件与附件印件与定稿请示与批复转发文件与原件均不得分开； 2、 文书档案应在每年二月末以前将上年度形成的各种 资料档案按照要求收集整理归档； 3、 人事档案在本人进入本公司工作的同时建立由综 合办公室自行管理； 4、 财务档案应按归档范围要求按年度整理财务部 门自行管理； 5、 公司员工因公外出参观学习、考察
31、和参加各种会议 获取的重要文件材料、 技术图纸、照片资料等应及时进行登记、归档； 6、 实物、音像资料一经形成即时归档； 7、生产经营档案按年整理归档； 8、基建工程档案在项目交付验收后归档。 二、文书档案： 1、上级单位的文件材料,含上级单位下发、并要求公司执行的文件及上级领导视察、检查公司工作时的有关重要指示、讲话、题词、照片等。 2、公司的文件材料： ? 公司各种会议资料、记录及董事会、监事会决议等； ? 公司制定的各种文件； ? 公司请示政府的批复文件； ? 公司及各职能部门的年度工作计划、总结、报告等重要文件； ? 公司汇总的统计报表和统计分析资料； ? 公司对外开展经济活动及协作的
32、合同、协议； ? 公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及人员编制等文件材料； ? 公司有关历史沿革、大事记、反映公司重要活动的剪报等； ? 公司领导的任免、调配、培训、聘任等文件材料； ? 公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； ? 公司各职能部门形成的其它应归档的文件； ? 公司宣传画册及在报刊上刊登的人事招聘、企业宣传资料等； ? 3、工程（设备）档案： ? 工程设计、施工、竣工、维修方面的文件资料； ? 工程设备的相关资料。 4、人事档案： ? 个人简历； ? 员工录用时考核记录、审批件、劳动合同及附加协议等； ? 员工晋级、职称评定、奖惩、续签劳动合同、社会保险、年度奖金、年度考
33、核等材料； ? 员工离职手续及相关的工资、奖金等材料。 5、 财务档案： ? 会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表、决算年度刻录盘； ? 验资报告、查帐报告； ? 会计资料及其它有保存价值的会计档案； ? 控股企业的决算年度刻录盘和参股企业的年度决算报表。 6、 合同档案：公司签订的所有合同具体管理办法详见合同管理制度相关规定。 7、 实物档案、音像档案： ? 凡公司设立后重大活动的摄像和录音等声像材料； ? 公司对外宣传的录像、录音等音像资料； ? 高层领导工作照。 三、档案保存： 档案保存期限分为定期和永久。定期按档案的保存价值分为1年、5年、10年。 1、 永久保存： ? 公司章程 ?
34、股东名册 ? 政府机关核准文件 ? 证照类资料 ? 公司管理制度 ? 其他经核定须永久保存的文书 ? 公司战略规划； 2、 一年定期保存：结案或期满后无长期保存必要者； 3、 五年定期保存： ? 期满或解除之合约； ? 其它核定保存5年的文书； 4、 10年定期保存： ? 公司年度计划总结； ? 其它经核定须保存10年的文书。 四、档案借阅 1、公司副总及以上人员借阅档案可通过档案管理员直 接提取； 2、公司其他人员需借阅档案时要经部门负责人批准 并填写档案借阅审批表办理借阅手续原则上原件不得带出公司如原件确需带出须经董事长、总经理或分管副总批准后方可借出； 3、借阅的档案必须爱护保持整洁、严
35、禁涂改注意安全和保密严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失如确属工作需要摘录和复制必须由董事长、总经理或分管副总批准方可摘录和复制； 4、外单位借用我公司档案时应持单位介绍信经董事长或总经理批准后方可查阅、抄录和复印； 5、借阅期限不得超过一星期到期必须交还如需再借需办理续借手续。 五、档案移交、销毁 1、须移交档案资料时移交单位要填写档案交接明细 表经交出人和接收人双方核实后在档案交接明细表上签字留双方备查。 2、综合办对新接收的档案资料要及时登记、整理、归档。 对销毁的档案及时在档案目录中注销并注明注销原因。 3、公司各部门如有撤销、增设或其它变动其档案材料 由所属部门档案保管员负责将其归档文件材
36、料完整地送交综合办。 4、根据各类档案不同保管期限定期对档案进行鉴定 进一步正确区分档案价值并将已失去保存价值的档案剔出处理。 5、任何部门和个人非经公司允许无权随意销毁公司档案材料。 6、对要销毁的档案登记造册填写档案销毁审批单报公司总经理批准后实施。销毁档案应由两人监销。 五、档案管理： 1、各部门档案员严格遵守档案管理工作规定及时将签 批后的文件原件交至综合办进行归档； 2、做好档案的保密工作发现档案遗失或出现文件泄密时要及时向有关领导报告不得隐瞒； 3、有下列行为之一的根据情节轻重给予行政处分造成损失的责令赔偿损失构成犯罪的依法追究刑事责任： ? 丢失或者擅自销毁公司档案资料。 涂改伪
37、造档案。 出卖公司档案或将公司档案未经批准擅自出示他人。 档案管理人员玩忽职守造成档案损失的。 4、档案安全管理: ? 档案安全管理工作遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则； ? 及时移交：各部门应确保档案移交的及时性； ? 做好档案、人员出入库登记确保档案安全万无一失； ? 定期进行核查：档案室工作人员每年应对室藏档案进行一次清点核对做到登记帐与档案实体相符； ? 对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体必须采取抢救措施按档案保护技术要求进行修复或复制。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 财务部结算业务流程及工作细则 一、收入结算业务 （一）货款收入结算 1、预收货款 出纳将
38、预收货款银行收讫及现金收讫回单联交货款结算会计； 货款结算会计对收款回单审核无误后填写到款通知单通知业务部。 2、钱货两清 出纳根据业务部递交的审核无误的货款收取凭证办理收款业务并及时送交结算会计。在销售业务结束后及时核对每一笔款项是否全部收回对到期未收回的货款及时通知并督促销售部催收对无法索取的应收款项进行审查明确责任并按规定履行审批后作坏帐处理。 （二）运费收入结算 1、出纳将预收运费银行收讫及现金收讫回单联递交运费结算员； 2、运费结算员对收款回单审核无误后填制到款通知单通知储运部； 3、运费结算员及时地编制会计凭证送交审核人员审核。 （三）仓储收入结算 1、出纳交预收运费银行收讫及现金
39、收讫回单联递交储运部结算员； 2、运费结算员对收款回单审核无误后填制到款通知单通知储运部； 3、运费结算员及时地编制会计凭证送交审核人员审核。发运业务结束后及时对储运部出据的结算凭据进行审核确认无误后退付客户剩余的代发费用或铁路运费。 （四）其他收入 根据到款性质出纳员审核后递交相关会计编制会计凭证及时送交审核人员审核。 二、支出结算 （一）货款结算支付 1、货款结算员对业务部递交的付款凭证进行审核审核后交主管领导审批领导审核签批后交出纳办理付款业务出纳员将付款凭证递交结算会计。 2、结算员根据付款凭证编制会计凭证送交审核人员审核。 3、结算员应督促业务部及时办理业务入库手续业务部要提供完整的
40、原始凭证和自制凭证。 4、结算员对业务部转来的“增值税发票”“收购发票”等凭证认真审核结算金额是否一致、内容是否真实并递办税人员进行认证。购进业务结束后及时核对货款往来帐目对应付款项经有关授权人员审批后方可办理结算和支。对应收款项应督促有关人员及时收回及时向领导反映。 （二）运费结算支出 1、审核公司运费统一发票内容填制是否完整发票上是否加盖税务条码章和结算单位公章发票有无涂改运输交接单是否注明自购棉或代发棉有无保管人员签字并加盖收货专用章。 2、审核运费里程是否正确运价是否与规定或合同相一致结算重量是否与所附运输交接单重量相同计算金额是否正确储运部审核计算后交会计核对无误后办理付款手续。 3
41、、代发运费结算要严格按照储运部和代发客户出据的证明或合同办理结算手续运费交易所审核无误后办理付款手续。 4、公路运费办妥付款手续后及时编制会计凭证送交审核人员审核。 （三）仓储结算支出 1、结算会计对储运部递交的付款结算单进行审核确认无误后交财务主管审批出纳员办理付款手续。 2、出纳员将付款单据交结算员编制会计凭证送交审核人员审核。 （四）费用支出 1、工资薪金支出 人事部造表、领导审批出纳员签发支票在支票上注明款项用途、签发日期。在表格上加盖“现金付讫”章。 2、差旅、公办费等款项支出 结算会计审核报销凭证业务活动是否按公司制度规定的程序审批、凭证内容是否真实、票据是否合规、金额是否正确审核
42、无误后交财务主管审批。 财务主管审批后交出纳员办理。出纳员核实后予以支付并在报销凭证上加盖“现金付讫”或“转账”章。 3、营业费用支出 经营部门将所发生的费用单据按公司制度规定的程序审批； 审批后的单据交财务结算会计审核凭证内容是否真实、票据是否合规、金额是否正确审核无误后交财务主管审批。 财务主管审批后交出纳员办理。出纳员核实后予以支付并在报销凭证上加盖“现金付讫”或“转账”章。 5、先预支后核报费用 由于工作原因需要预支费用的提出预支申请按公司制度规定的程序审批后由会计审核后出据付款凭证交出纳员办理付款。 三、审核记账凭证 （一）原始凭证的审核 审核人员接到会计送交的原始凭证后对记载不准确
43、、不完整的原始凭证予以退回并要求经办人员纠正、补充。对不真实、不合法的原始凭证不予受理。对弄虚作假、严重违法的原始凭证在不受理的同时应当予以扣留并及时向主管领导报告。 （二）记账凭证的审核 审核填制凭证的财务处理是否符合规定；凭证科目使用是否正确；摘要是否准确完整、数字是否准确、原始人凭证和附件张数是否正确、是否加盖附件章、日期是否一致。 （四）审核“记账凭证汇总表” 审核编号是否完整并符合规定有无缺号将每一编号以及金额列清单附在汇总后以便备查。 四、会计报表 会计人员根据完整、核对无误的会计帐簿记录和其他有关资料编制会计报表做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚。报送会计报告应当根据国家
44、统一会计制度的格式和要求编制。 （二）审核 审核所报会计报表是否真实、计算是否正确、内容是否完整；报表内部、表与表之间的勾稽关系前后数字的衔接是否相符；报表各项补充资料和财务情况说明书与报表内容是否相符。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司 车辆管理制度 第一条 为了规范公司车辆管理确保公司财产安全规范公司车辆使用、维修、保养等行为保证公司车辆合理正常运行特制定本制度。 第二条 公司车辆分配：每部车使用责任落实到人由综合办公室将公司车辆合理分配并登记备案每部车具体落实到人中间有需要重新调配时报行政副总审核再报总经理审批后备案。 第三条 车辆档案管理：全公司车辆档案实行统一管理由综合办公室专
45、人负责保管并登记备案如有变化随时更改。（档案包括原始钥匙、车辆登记证、行车证复印件、保险、车辆保养登记卡、车辆维修登记卡、油品使用登记卡） 第四条 车辆保养：公司车辆保养由各责任人负责如有人为保养不当或不及时造成车辆损坏的由责任人负责同时车辆保养需将车辆行驶里程及保养费用报综合办公室备案签字后方可到财务报销入账。 第五条 车辆维修：无特殊情况必须在指定点维修（4S店）修理前应先填写维修申请单由行政副总审批；修理完毕后报综合办公室备案签字后方可到财务报销入账。车辆单次维修费用超过10000元的应当经过总经理的审批。 第六条 车辆使用公司车辆实行专人专车不得随意借人驾驶如需借出使用需经公司行政副总审批通过后方可借出；使用过程中违章原则上自行承担特殊情况另行决定。 第七条 油品使用：油卡实行一车一卡制特殊情况现金加油需及时通知行政副总油票由行政办公室车辆档案管理员备案签字后方可到财务报销入账；油卡使用登记卡备案油卡使用情况实施月月公布公布内容有：油品数量、金额、车辆行驶里程、百公里耗油百公里耗钱。 第八条 因酒后驾车、疲劳驾驶导致交通事故的肇事者应当赔偿公司公司承担的损失。 新 疆 汇 锦 物 流 有 限 公 司
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