10S01销售业务档案管理标准F.doc

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1、10S01销售业务档案管理标准F国内销售开发中心管理标准 QG/ZT10S011997 档案资料管理标准 1997-10-24发布 1997-11-01实施 国内销售开发中心发布 国内销售开发中心管理标准 档案资料管理标准 QG/ZT10S011997 1 目的与适用范围 为全面及时掌握销售网点和直销客户的有关经营情况,便于为客户提供优良服务,为营销决策提供有效依据,保证在相关场所提供完整的后备资料,特制定本标准。 本标准适用于本部门各类档案资料的管理。 2 职责 2.1 综合信息部负责销售网点档案资料、外界往来信息资料、集团公司及部门内部文件资料的管理。 2.2 业务部负责国内直销业务档案资

2、料的管理。 3 管理内容 3.1 归档范围 3.1.1 销售网点档案资料。 3.1.2 直销客户档案资料。 3.1.3 各类信息、凭证、报表、销售合同、各类协议。 3.1.4 集团公司文件。 3.2 归档要求 3.2.1 归档的档案资料要保证内容的完整性。 3.2.2 销售网点档案要按销售公司、特约经销点加以区分并按六大片区分类存档。 3.2.3 国内直销业务档案、机密文件应单独归档。 3.3 归档时间 各类档案资料应于在本部门设立之日整理归档。 3.4 档案管理 3.4.1 不同类别的档案资料应设立档案夹并进行编号按编号顺序编造档案册（附件一）。 3.4.2 档案管理员应维护档案的清洁和安全

3、防止损坏和遗失。 3.4.3 档案管理员必须注意档案的机密性不得私自转借或翻印。 国内销售开发中心1997-10-24批准 1997-11-01实施QG/ZT10S011997 3.5 保密 3.5.1 凡查阅密级的档案须经本部门主管副经理以上领导批准后限在本部门内查阅、不得复印或摘抄。 3.5.2 任何人不得私自将本部门存档资料提供赠送或出卖给外单位及个人不得任意带出本部门。 3.5.3 档案管理员要严格执行保密纪律对密级档案要重点保管严格档案借阅手续并不得随便谈论档案中秘密资料否则将严肃处理。 3.6 调阅 3.6.1 各片区或外类人员因工作需要调阅档案时必须经综合信息部经理批准后方可调阅

4、。 3.6.2 保密性档案调阅必须经本部门领导同意后方可调阅对调阅时间较长的要出具借阅单（附件二）经片区领导核准、部门领导审批后方可借出。 3.6.3 档案管理员应根据“借阅单”按时向借阅人员催收档案资料。 3.7 销毁 3.7.1 符合下列情况之一的予以销毁： a.原档案资料现已修订、更改。 b.经清理鉴定确属无法使用或无保管价值的。 C已超过保管期限的。 3.7.2 档案管理员将要销毁的档案填入“档案销毁清单”（附件三）经部门主管领导批准后执行销毁。 3.7.3 被销毁的档案应在档案册上注销档案名。 附加说明 本标准由国内销售开发中心提出并起草。 本标准由国内销售开发中心归口管理。 附件一 档 案 册 序号 档 案 名 发文号 存 档 时 间 档案夹 编 号 等 级 保 存时 间 备 注 附件二 借 阅 单 年 月 日 借阅人 部 门 电 话 借阅时间 档案名 等 级 借阅原因 片区领导意 见 部门领导意 见 附件三 档案销毁清单 序号 档 案 名 发 文 号 等 级 档案夹 编 号 销毁日期 备 注 第 4 页 共 4 页