运输跟单业务流程与要点(共7页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上运输跟单业务流程与要点一、审核发运单1、认真阅读业务部发运单备注条款的运输指示，审核出运港口、出运方式、目的港和件毛重等内容，及时制单订舱，如发现有疑问及时和业务员沟通，避免业务部发运单填错。2、对于初次合作的指定货物要求业务部提供详细的联系方式，根据公司要求需提供营业执照、税务登记证、货代备案表或者无船承运人证书等企业资料复印件以便公司备案，对于网上订舱的货物，可联系货代立即进行网上订舱开户申请。3、对于明确通过空运、铁路运输方式或者海运提供非货权提单的的出运货物，提请业务部办理特许放行。4、如出口产品涉及知识产权，要求业务部提前提供授权证书或者办理申请授权证书的资

2、料。5、对于来料、进料加工的出口货物，提醒业务部关注手册办理进度。二、订舱订舱就是发货人根据具体需要，向承运人（即船公司或其代理）预约恰订舱位装货、申请运输，承运人对这种申请给予承诺的行为。1、一般在装期前7-14天订舱，有的客人需要提前更多时间订舱，配载员要告知业务部提前填写发运单。2、预付货物要综合比较几家询盘，最后将价格、船期、ETD和ETA等出运信息告知业务部选择确认后再最终订舱。3、 到付货物订舱。A、若首次与指定货代订舱，先电话或邮件询问货代订舱格式和订舱要求，订舱资料最好用邮件发送以便日后核查，网上订舱必须在规定的订舱窗口期内进行，订舱后再确认以避免因意外因素导致货代没有收到订舱

3、资料B、对于指定船公司的货物订舱，除要求客人提供其和船公司的的运输合约号外，最好还要客人提供合约中船公司在起运口岸的的具体联系人和联系方式，以便及时跟进和沟通。指定船公司订舱的货物，配载员可选择一家货代根据合约号去指定的船公司订舱即可。C、订舱时要告知货代出货的柜型、大致货好时间以及装柜安排。D、配载员应该及时将指定货代（或者从客人反馈的）在运输过程中的的要求（包括运输安排，提单制作等）及时反馈给业务部。三、货物装箱进港货物装箱有内装和工厂装箱两种方式，内装就是货主将货物送到港口仓库（或者集装箱场站，各口岸操作不同），在仓库（集装箱场站）将货物装入集装箱后，再送至码头堆场；工厂装柜是将空集装箱

4、拉到工厂仓库，由工厂自己清点数量、安排装柜、做好铅封，最后再重箱进港。1、拼箱货物只能做内装，整柜货物既可以送仓库内装，也可以由工厂自己装柜。2、对于整箱货物来说，客人指定货代订舱，并不是一定要指定货代装箱和报关，我们把整箱货物由客人指定货代订舱，由公司指定其他公司报关和装柜的操作模式称做自拖自报。3、送货内装。A、装期前至少5-7天，催促货代提供进仓通知。B、立即将进仓通知通知业务员，要求业务员提醒工厂核查最迟送货时间和送货注意事项（有的客人要求送货随附货物详细箱单或者其他格式的文件），如货物不能按时送到，务必再最迟入仓时间前告知配载员以便和货代联系是否能延迟到货，如果货代不同意，在和业务部

5、和货代沟通作出下一步的安排，尽量避免亏舱费用和其他费用的产生。C、提醒工厂紧急的货物不要走物流配送，要专车专送，同时要求工厂提供司机联系方式。4、工厂拖柜A、根据工厂货物时间综合考虑港区（开港截港时间）以及数据（提单、AMS、ENS、AFR)等因素确定装柜时间，并做好显示船名、提单号、装期、目的港和工厂装柜时间等信息的装柜通知发给工厂，防止工厂弄错。B、如若自拖自报，须先从指定货代取得配舱回单发给自拖自报货代，装柜完毕后再把箱号、铅封号和实际装柜的件毛体数据等信息通知指定货代以便他们截提单和反恐舱单C、自拖自报的优缺点。优点是拖柜报关费用一般比指定货代便宜，同时装柜时间没有指定货代要求的那么严

6、苛；但缺点是无论什么原因致使货物没有上船，指定货代一般都会以装柜报关不是他们操作为由，不愿意向客人做出合理的解释哪怕同样的原因他们操作也不能上船。D、配载员应给综合评估各方面因素，对于必须及时出运、节假日期间船期以及船公司爆仓期间的出货，尽量让指定货代操作，如有需要自拖自报的也和业务部沟通并且陈明利弊。四、报关报关是指向海关办物、物品或运输工具进出境手续及相关海关事务的过程，包括向海关申报、交验证件，并接受海关的监管和检查等。1、按时寄送全套报关单据：结合船期和进仓通知的要求，在规定的时间内将全套报关单据寄到报关行，对于可能更改的出运货物，可适当寄些空白单据。对于需要特许放行审批的货物出运，必

7、须提醒业务部办理特许放行审批后再寄报关单据。2、单据要求：报关单据填写必须真实、准确和完整，单单相符，单货相符，做到不偷逃商检和许可证，不侵犯知识产权，不偷税骗税。3、一般报关单据包括报关委托书、发票、箱单、报关单、申报要素和合同，特殊报关单据包括法定商检证、进出口许可证以及品牌授权证书等，同时有的口岸还需要提供个性化的报关单据，配载员需要提前和报关行沟通了解清楚。4、电子报关。目前有些港口口岸实行电子报关，发货人可提供以上报关资料的正本影印件给报关行报关而不需要寄送纸质文件，但需要在中国电子商务网站提前办理报关委托手续，可视为发货人委托相应的报关行代为报关的法律手续。5、货物如为进料加工货物

8、，需要发货人在报关前授权口岸报关行办理此票货物进料加工手册项下的报关。6、一般港口都是港区将货物（重柜）已经进港的数据和信息发到海关后，报关行才能对此票货物进行报关，但是上海洋山港是“先报关，再进港”，但报关后货物必须在报关72小时内进港，并且报关后数据无法更改，否则海关有相应的惩罚措施。五、提单的校对。1、截单时间：是指船公司最后更改提单格式的截止时间，在此之前，发货人可对提单格式和资料进行修改，在此之后，提单修改将会产生改单费用，这个时间没有标准，各个船公司不一样，如果发货人逾期没有提供修改资料，船公司将系统中拉出的提单视作最终确认的提单。2、尽快催要提单DRAFT，虽然各船公司各货代提供

9、时间不一样，但配载员应宜早不宜迟。3、对于信用证出运的货物，要求按照信用证出具提单，如果客人指示指定货代不同意按照信用证要求缮制，尽快通知业务员。4、若客人自己确认提单，尽快催要提单DRAFT给客人，并提醒客人在提单截单期前回复修改意见。5、如有中间商要求将提单SHIPPER由公司改为其他公司，立即通知业务部，必要时要求业务部办理特许放行手续。六、付款买单。付款买单主要指到付货物，即先付款并将付款底单发给货代，货代才同意寄发提单，有的货代更需要款到对方账上。1、船开后立即和货代催要发票和提单，安排付款，付款后立即将付款底单发送给货代。2、对于近洋出口、信用证规定交单期以及客人急要提单的货物，必

10、要时可凭发票副本或者费用明细安排付款，副本发票金额超过（含）8000元的，须由部门经理签字。副本发票付款后，配载员要做好记录，要回正本发票销账并防止重复付款。3、投保o/a险的货物，需在装期30天内办理投保手续，对于等通知电放不出正本的货物，可以用提单确认件交单；对于指定货代原因无法及时追回提单的（特别是客人自配和代理出口货物），要及时和业务部沟通，特殊情况必须上报部门和公司处理。4、业务部要求电放货物或者要求将正本提单直接寄送客人的需要履行相关手续。5、收到提单后，立即扫描，提单送单证交单，扫描件上传公司ERP系统。七、报关预录单1、货物报关之后及时催要报关预录单，收到报关预录单要在ERP系统登记预录单号码并及时送财务签收。2、目前规定本年度出口货物的退税单，最迟在在第二年3月31日前送交财务。八、归档登记。货物出运完毕后，将纸质留底资料归档备查。 专心-专注-专业