快消品经销商代垫费用.docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上快速消费品行业的营销费用管理-经销商代垫费用的管理什么叫经销商代垫费用？为什么会有经销商代垫费用？经销商代垫费用会有什么问题？该如何管理经销商代垫费用？如何支付经销商的代垫费用？经销商代垫费用，顾名思义，就是经销商替厂商支付有关费用，这些费用一般是指市场销售方面的费用，如卖场的促销费、临时促销员工资、小额广告费等，特殊时也会有一些乱七八糟的费用。好好的，干麻要人家代垫费用？经销商凭啥要给你厂家代垫费用？一般来说，有两种情况，一种是恶意的，厂商就是要占用经销商的资金，想着法要经销商垫支费用，然后厂家一年半载还没动静还钱，急得经销商不行，小本经营耗不起Y，这是小人之举，不

2、屑谈之。另一种是正常的，一文钱难倒英雄汉，有些时候厂家还是要考虑经销商代垫的。比如说：1、有些卖场的费用是直接由卖场帐扣，特别是一些大型的卖场，只针对供货商结算，包括相关的促销费用，如果卖场不是厂家直供，而是由经销商供货的话，这部分费用就必须由经销商代垫了，没办法，卖场直接帐扣了，然后由经销商向厂家报销，报销时这里就涉及一个发票抬头问题，到时还会带来不少麻烦。2、有些时候由于时间紧急，厂家的资金不能及时到位，这时经销商路见事急，拨刀相助，慷慨解囊。厂家当然也以德报恩，尽快还其款，不然人家傻事不做二次。3、有时是厂家出面不方便的，就由当地经销商出面出钱出力，然后厂家再还钱。4、还有种情况是有时经

3、销商和厂家一起搞联合促销，费用由双方分担，这时为了方便结算，一般由一方统一去付款结算，然后双方再内部结算。如果是在经销商所在的异地搞这种活动的话，为方便起见，一般是由经销商来统一结算费用，这时就相当于经销商替厂家代垫了费用函数了。5、有时候是搞市场活动需要用厂家的产品来作赠品，而当地分支机构一般不会库存产品的，这时就需要从经销商这里先借出一些产品来做活动，活动结束以后再由厂家补货给经销商或者是厂家折款给经销商。好，关于经销商代垫费用的情形，就想起这么多，后面再接着谈。上次谈了经销商代垫费用的5种情形，这里谈一下经销商代垫费用可能产生的一些问题和风险。由于经销商代垫费用只是费用的支付者的差异，具

4、体的业务管理还是与厂家直接付款是一样的，因此这里主要谈谈这方面的个性问题，至于业务管理中的问题和风险是共性的，就不在此唠叨了。1、发票风险，从而引出风险2、经销商与厂商结算对帐的麻烦3、因各种原因造成经销商代垫款项迟迟不能偿还，从而造成厂家的信誉受损，这种无形资产的损失还严重些。先谈第一个：发票风险：这里所说的发票风险上面也提及了一些。主要是指经销商是卖场的供货商，而卖场只对供货商打交通。包括进货、货款结算、促销活动合同的签订、促销费用的结算等，都由经销商做甲方。前两项还好办，反正都是经销商的生意，但后面的事情，特别是促销费用的结算就有问题了。因为这些促销费用很多都是厂家承担，但这时卖场开的是

5、经销商为抬头的发票，扣的是经销商的款，经销商提供这种发票给厂家报销，虽然事情都知道怎么回事，但财务上入不了帐，因为税务过不了关。怎么办捏？只好曲线救国了，有几种处理方法可以尝试：（1）如果是购买商品的促销活动，经销商自己可以再开发票给厂家。因为经销商一般都有开销售票的资质，从发票形式上是可以过去，但没有真实业务支撑，风险还是比较大的。另外，经销商再开票又涉及到一个税款的问题，谁来承担这部分税款？那就看厂家和经销商谁牛谁好说话了，一般的结果是经销商服软认了。（2）如果是那些做堆头，DM等方式的促销费用，经销商就不好开票了，因为那是服务业性质，经销商一般没有这种发票，这就不好办了，即使经销商想自己

6、承担税款也不成。因此这时一个办法就是，算了，经销商进自己费用了。然后下次厂家以打折的方式给经销商供货，把之前代垫的钱折进去，这样的方法是很可行的，但是还是一个问题，那就是，厂家打折之后，经销商的增值税的进项税少了，损失也不小。（3）搞来搞去都是出钱出力的人吃亏，这世道也太过意不去了。因此，在无法避免经销商损失的时候，厂家一般还采用事后抚慰的方式。比如厂家给经销商更多的促销品支持，或者在当地做更多的广告，来提升经销商的业绩。这个方法，从厂家的角度，觉得已经是很大度了，但有时经销商站在本位主意的角度，有时厂家并不讨好。经销商总会觉得厂家提供那些支持是应该的，没有什么特别和额外的，这些支持和自己白花

7、花出去的银子相比，没那么直观和壮观。但不管如何，厂家还是做了工作的，一般经销商都会理解，何况，这是大家双赢的生意，投入也是应该的。（4）看来上面的办法都会有些后遗症，还有一个好办法就是：签订三方合同。就是说：卖场，经销商，厂家三家一起签合同，约定如果搞促销活动，由三方一起来运作，发票请开厂家的抬头。这个方法可以说是最好的，但还是有些卖场不愿这么做，那也就黄了。这次到这，下次再接着谈另外两个问题。上次谈了经销商代垫费用可能产生的3个问题中的第一个，下面继续谈第2，第3个，即：2、经销商与厂这家结算对帐的麻烦3、因各种原因造成经销商代垫款项迟迟不能偿还，从而造成厂家的信誉受损，这种无形资产的损失还

8、严重些。第3个问题很好理解，因此主要看一下第2个问题。为什么会产生经销商与厂家结算对帐的麻烦？麻烦主要体现在哪些方面？（1）经销商与厂家的结算内容方面的因素：经销商与厂家之间的结算一般由两大部分组成，一部分是货款项，一部分是费用项，货款项比较单纯，好解决，就是一些发货、发票、退货、冲销等，费用项就比较麻烦，因为内容比较杂，而且发生的频率还不小，比如之前所谈的代垫的促销费用、代垫的杂费、经销商的返点等，都在其中。如果货款项和费用项这两部分内容能够核算清楚，对帐还好说，问题是，很多企业都把货款项和费用项混在一起核算，管理起来就非常麻烦，之前某食品集团就产生过这个问题。因此，一般来说，厂家与经销商的

9、往来款项按不同类型建不同明细科目来核算为好。（2）经销商与厂家的结算方式方面的因素：厂家与经销商结算代垫款的结式就有很多种了，一般有直接用资金偿还、转为货款、补货偿还、在下次进货时打折。A、直接用资金偿还：这种方式最利落，经销商最喜欢，对厂家来说，帐目也清楚，唯一要注意的是，如果是一笔钱一次偿还数笔代垫款的话，就要备注清楚这次还的是哪几笔代垫款，道理简单，事情也不难，但有时确实存在没有备注的情况，结果给后续的对帐工作产生了莫大的麻烦。B、转为货款：即在帐务上把代垫款转为往来款的借方，不产生资金的流动。这种方式厂家喜欢，因为可以占着一部分经销商的资金来发货。经销商意见也不大，因为反正时时要进货，

10、留着抵货款也是一回来。当然，与A一样，在一次将多笔代垫款转为货款时，也要注意把明细备注清楚。增值税方面的风险也要考虑。C、补货偿还：适用于经销同代垫厂家产品的情况，即当时厂家向经销商借多少货，厂家就还多少货。这种情况帐务处理有点麻烦，也就造成了后面对帐的麻烦。这时也有两种处理方法：i)经销商开发票给厂家，厂家转入往来款或直接还钱，就等同于上述A、B的方式处理了。有时搞这种送产品的活动的一个目的也是为了消化经销商旧库存，再补这些旧货并不好，而且有时也没有这些旧货了，这时采用这个方法是最好的。ii)经销商不开发票，这时厂家就不能入往来帐，这时只好先帐外备查，在下次发货时将这批代垫的货品随货发走，在

11、发货环节厂家才做帐，不过也不通过往来帐，直接以赠送视同销售的方式处理，然后在备查帐上更新。视同销售同样要交税，这时厂家为了减少税赋，里面还是有一些道道，而且局也是认同的。有时补货的时点与当时经销商代垫的时点的产品价格有变化，这时双方也会扯皮。D、在下次进货时打折：即厂家以销售折扣的方式偿还，曲线救国式的，其中经销商会损失一部分进项增值税，这点在（14）中已谈到。这是产生与经销商对帐不清的最大根源。因为这种情况入不了帐，只能另外建备查帐，有时还不能一次打折太多，因为价格太低税局会挑战，因此有时一笔代垫款经常会分几次进货打折处理，次数一多，人都昏了，更何况厂家还同时会搞一些特价活动，经销商的财务一

12、般不是太专业，这样的利空消息综合起来，一对帐人会吐血。下面整体谈谈经销商代垫款项的管理。分以下几个部分：1、帐务处理；2、代垫；3、代垫费用的报销管理；下面逐点解释。1、帐务处理；这点在上述（15）中已有所涉及，在此就不赘述，主要把握两点，一是要把货款和代垫费用在不同明细帐分开核算，二是如有冲销转帐等，要注意备注清楚明细。另外，与经销商的定期对帐是一件绝对重要的事，通过对帐，不仅双方帐务清晰，有时还可以发现分支机构暗地里与经销商的款项来往。2、代垫流程管理；要解决经销商代垫的问题，一个彻底的方案就是杜绝代垫，但这太理想化，上面也谈到有很多经销商不得不代垫的情况。但是我们至少可以对代垫的情况进行

13、适当控制，把代垫作为一种例外来管理，而不是一个经常性项目，这样则可大大减少经销商代垫的问题。因此可以尝试下列措施：A、引入经销商垫款的事前审批机制：除了那些必须代垫的情形可以先备案不用审批外，其他垫款都要事前审批。这点很厉害，因为这对分支机构工作的计划性提出了正常要求，以前是事情要发生了再说，现在不一样了，必须提前想到，因为审批是要花时间的，如果是因分支机构计划性不足的原因造成市场活动不能正常开展，追究分支机构的责任。当然，为了保证审批效率，可进行适当授权，一般90%的代垫单在分公司层面即可审批结束。这种代垫的事前审批，保留有书面的记载，也可在某种程度上规避一些问题。B、在经销商协议中规定，如

14、果未经厂家书面审批同意，厂家将不认可其垫款行为。出发点是好的，实际上当分支机构先斩后奏时，厂家很多时候都会失语。3、代垫费用的报销管理；这里面主要的工作就是督促经销商代垫款项的及时报销，否则一方面占压经销商资金，引起经销商不开心，另一方面也会隐瞒问题单据，拖过一年半载再送上来，时代久远，无人回忆得起，看看证明材料，活动确实也做了，但一些细节东西就无从查起了。这里我们曾经采用过一种很好的方式，即每月公布一次超期未报销的单据清单，同时要分支机构解释原因，对于其中年代特别久远，或金额异常的则会进行专项调查。这样的好处很明显，一方面厂家一直在督促报销，经销商以后发牢骚就会有所收敛；另外有专项调查，经销商和分支机构也不敢太嚣张；再者，如果还不报销，有关同事每个月都要重复解释原因，烦不多，也很不好意思。报销还款的形式也需要慎重考虑，不能只站在厂家的角度想问题，关于不同形式的报销方式，上述（15）中已有论述。其实，如果解决了代垫费用的及时报销偿还问题，把周转率提高了，经销商也不会有什么抱怨的，但事情往往不会那么完美。专心-专注-专业