外贸单证全套流程ppt课件.pptx

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1、D1DNK 外贸 外贸单证全套流程外贸单证全套流程1询盘：一 般在下 perchaseOrder 之前 ，都会 有相关的OrderInquiry 给业务部，做一些细节上的了解。D1DNK 外贸 2报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroformaInvoice 给做正式报价。3得到订单：经过洽谈，收到正式的订单 perchaseOrder。4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计D1DNK 外贸 划。5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用

2、都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。D1DNK 外贸 6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：（1）如果是 L/C 付款的，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。（2）如果是 T/T 付款的，要确认定金已经到账。（3）：如果

3、是放帐，或通过银行 D/A 等方式收汇等，D1DNK 外贸 需经理确认。7验货：（1）在交货期前一周，要通知验货员验货。（2）如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约查货并将查货日期告知计划部。（3）如果客人指定由第三方验货或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。D1DNK 外贸 8制备基本文件:工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将

4、来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。D1DNK 外贸 10租船订仓：（1）如果跟客人签定的合同是 FOBCHINA 条款，通惩人会指定运输代理或船。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q 确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。（2）如果是由卖方支付运费，应尽早向货运或船咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择优惠，信誉好，船期合适的船，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意D1DNK 外贸 时要另选

5、客人认可的船船前两周书面定仓，程序同上。（3）如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。（4）向运输定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。11安排拖柜：（1）货物做好并验货通过后，委托拖车提柜，装柜。拖车应选择安全可靠，合理的签定协议长期合作，以确保D1DNK 外贸 安全及准时。要给拖车传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及

6、联系电话等。（2）传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。（3）要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后D1DNK 外贸 一定要记住上封条。12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车，柜型及数量，本的联系人和电话等。13获得运输文件：（1）最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传

7、真D1DNK 外贸 给船运或货运代理。补料要按找 L/C 或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船随同提单出的船证明等。（2）督促船尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船出正本。（3）及时支付运杂费，付款后通知船及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。D1DNK 外贸 14准备其他文件：（1）商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C

8、上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前 20 天办理。（2）FORMA 原产地证书：FORMA 原产地证要在发货D1DNK 外贸 之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA 证书通常要到香港的中国商检办理加签，证明未在港对货物进行再加工。（3）一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前 20 天办理。（4）装运通知：一

9、般是要求在开船后几天之内，要D1DNK 外贸 通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。（5）装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。15交单：D1DNK 外贸 （1）采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。（2）采用 T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。（3）如果 T/T 收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。16业务登记：D1DNK 外贸 每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。17文件存档：所有的文件、L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。18单证员平时应注意收集信息运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。