归档文件整理规则.docx

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1、归档文件整理规则中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000归档文件整理规则1范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2定义本标准采用下列定义。2.1归档文件立档单位在其职能活动中构成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的经过。2.3件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册本为一件，来文与复文可为一件。3整理原则遵循文件的构成规律，保持

2、文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。4质量要求4.1归档文件应齐全完好。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5整理方法5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原文在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2分类归档文件能够采用年度机构问题保管期限或保管期限年度机构问题等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1按年度分类将文件按其构成年度分类。5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。

3、5.2.3按机构(问题)分类将文件按其构成或承办机构(问题)分类本项能够视情况予以取舍。5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构问题等选择项。5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。5.4.2年度：文件构成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件

4、号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开场标注。馆编件号按进馆要求标注。5.4.5机构问题：作为分类方案类目的机构问题名称或规范化简称。5.5编目归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.5.1.1件号：填写室编件号。5.5.1.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3文号：文件的发文字号。5.5.1.4题名：文件标题。没有标题或

5、标题不规范的，可自拟标题，外加号。5.5.1.5日期：文件的构成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.7备注：注释文件需讲明的情况。5.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型长宽为297mm210mm。5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面能够视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构问题等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。5.6装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1档案盒5.6.1.1档案

6、盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm长宽，盒脊厚度能够根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构问题等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。5.6.1.3档案盒应采用无酸纸制作。5.6.2备考表备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况讲明、整理人、检查人和日期。5.6.2.1盒内文件情况讲明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.2.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。5.6.2.3检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.6.2.4日期：归档文件整理完毕的日期。