湖北省照片档案规范管理的指导意见.docx

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1、湖北省照片档案规范管理的指导意见鄂档规20202号省档案局关于印发（湖北省照片档案规范管理指导意见）的通知各市、州、县档案局，各省直机关档案部门：为了进一步加强照片档案管理,充分发挥照片档案的利用服务作用，根据（照片档案管理规范）GB/T118212002，结合湖北省实际，省档案局在广泛征求意见的基础上，对（湖北省照片档案规范管理指导意见）鄂档202023号进行了修订，现印发给你们，请认真贯彻执行。二逐一年六月十三日湖北省照片档案规范管理指导意见为了进一步规范照片档案管理工作，更好地发挥照片档案的利用服务作用，根据（照片档案管理规范）GBT118212002，结合湖北省实际，对湖北省照片档案规

2、范管理提出指导意见如下：一、照片档案的采集一采集范围1、记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。2、上级领导和著名人物视察、指导本单位、本地区工作的照片。3、本单位组织或参加重要外事活动的照片。4、记录本单位、本地区重大活动、重大事件、重大事故、重大自然灾祸及其重要常情况和现象的照片。5、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光、风俗民情和著名人物的照片。6、其他具有归档保存价值的照片。二归档要求公务活动中构成的具有保存价值的照片、底片、数码照片，在活动结束后一个月内归档；科研、基建照片随项目档案一并归档。各类照片在归档前，都要做好鉴定、删选工作。归档照片应做到画面明晰，

3、品相良好，讲明完好。归档照片由构成部门或摄影人员负责撰写讲明文字，积存照片由档案部门组织相关人员考证并撰写讲明文字。二、照片档案的整理一整理原则照片档案的整理原则是：遵循照片构成规律，分开照片与底片含数码照片，保持照片内在联络，区分保管期限，便于保管利用。二保管期限照片档案的保管期限参照文书及其他相关纸质档案保管期限规定执行。三密级划分照片档案密级的划分根据（中华人民共和国保守国家机密法）、（中华人民共和国保守国家机密法施行办法）、（文献保密等级代码与标识）GBT7156及有关规定执行。四纸质照片的整理具有典型代表性的底片、数码照片应印制成纸质照片。1、照片的分类。照片在全宗内按“保管期限年度

4、分类。照片多的单位再按“问题分类。其中“问题可分为：视察检查、业务活动、机关建设等类。一个立档单位的照片分类体系应保持前后一致。2、照片的排列。照片在分类方案的最低一级类目中，按问题结合时间、重要程度等进行排列，即一个类目的照片根据构成时间顺序排列；同一组照片可按由总到分顺序排列；记录领导活动的照片，按机关和领导人的排序排列。3、照片的编号。照片归档应编制档号。档号内容及书写格式为“全宗号分类号及保管期限代码册号张号或“全宗号分类号及保管期限代码张号。如：51Szy35，表示51号全宗声像类照片档案永久保管期限第3册第5张。照片档号分别填写在照片反面和照片册中存放位置处，并保持一致。4、照片装

5、具的选用。常规尺寸的照片档案装具应使用国家规范的照片档案册采用无酸材料制作，大幅照片可卷放或平放在档案盒中。5、照片讲明的填写。单张照片应填写题名、照片号、底片号数码照片号、参见号、拍摄时间、摄影者、文字讲明等项目。题名应概括讲明照片的主题及人物、时间、地点、事由等内容；照片号填写照片的档号；参见号填写本张照片与其他相关档案的互见档号；拍摄时间用8位阿拉伯数字填写公元纪年时间；摄影者一般填写个人姓名，必要时可加写单位；文字讲明应综合运用时间、人物含人物的单位、职务、姓名、方位、事由、地点、背景等要素，概括揭示照片信息和其他需要讲明的事项如照片版权、来源等。大幅照片讲明可另纸书写，与照片一同保存

6、。一组有密切联络的照片应拟写组合讲明，应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要讲明的事项，标明本组照片的起止张号和数量。采用组合照片讲明的照片，其单张照片讲明能够从简，不填写重复项。同组照片应在每张照片讲明的左上角或右上角，用“、“、“符号标出组联符号。单张照片讲明示例：题名：2020年9月10日，国家档案局经科司李晓明司长左3等在省档案馆三楼库房检查档案安全工作。照片号：51Szy45底片号数码照片号：51Szdy63参见号：文书档案51W2020办公室y12拍摄时间：20200910摄影者：潘峰文字讲明：照片中其别人物：国家档案局馆室司副司长朱煜左2、省档案局副局长右2大幅照片讲明

7、示例：题名：2020年11月23日，国家档案局局长杨冬权前排左5与省档案局全体干部职工合影。照片号：51Szy31底片号数码照片号：51Dzy202010参见号：文书档案51W2020办公室y35摄影时间：20201123摄影者：湖北省档案局馆董小明文字讲明：前排其他领导：省档案局局长石山左6、副局长吴绪成左4、国家档案局经科司司长李晓明右4等。本照片卷放。组合照片讲明示例可放在本组照片之前：题名：2007年8月9日，中共湖北省委副书记某某视察省档案馆特藏库。照片号：51Szy11015，共6张底片号数码照片号：51Szdy3540，共6张参见号：文书档案51W2007办公室y1时间：2007

8、0809摄影者：张三文字讲明：本组照片由湖北日报社记者拍摄并提供。6、照片的编目纸质照片应编制册内目录和基本目录目录格式见附件，分别存放于册内和检索柜中。纸质照片与底片、数码照片之间，照片与其他门类、载体档案之间有互相联络的，应建立互见号。五底片的整理根据（照片档案管理规范）GB/T118212002执行。六数码照片的整理数码照片在全宗内按“年度保管期限分类，依逻辑关系建立文件夹管理。不同年度、不同保管期限的照片分别设文件夹。同一文件夹内的照片按构成时间结合重要程度顺序排列。一组有密切联络的数码照片应集中排列在一起。每张数码照片应编写讲明，讲明编写方法同纸质照片。数码照片有打印照片的，应注明互

9、见号。数码照片和讲明文件TXT格式统一用档号命名。三、照片档案的信息化纸质照片有数码照片的除外和底片应采用数字翻拍或数字化扫描等方式转换成电子照片，与数码照片合库，建立照片档案目录数据库，统一管理和利用。电子照片用光盘或移动硬盘进行离线备份。四、照片档案的保管纸质照片和底片的保管参照（照片档案管理规范）执行，存贮数字照片的磁性介质，应存放在防磁柜中。在管理和使用经过中，应远离磁源。五、照片档案的利用要充分发挥照片档案形象记忆的特点，通过查阅、出版、举办展览等方式积极开展利用工作，及时为经济社会发展和机关建设提供服务。对涉密照片的利用应遵循保密法相关规定。当前位置：文档视界湖北省照片档案规范管理的指导意见湖北省照片档案规范管理的指导意见