采购管理制度及工作流程.docx

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1、采购管理制度及工作流程目录第一章总则(1)第二章采购计划管理制度(2)第一节采购计划编制制度(2)第二节采购预算管理制度(4)第三节月度采购计划管理制度(5)第三章采购计划管理流程(7)一、采购计划工作流程(7)二、月度采购计划增补流程(8)第四章相关表格(9)一、购买申请单(9)二、紧急采购申请单(10)三、物资采购计划表(10)四、年度预算采购表(11)五、采购变更审批表(11)六、计划外采购申请表(12)XXXX化学建材有限公司采购管理办法第一章总则为了规范物资采购、提高生产效率，堵塞管理漏洞，降低采购成本，特制定本办法。第一条、采购部从属生产系统，受生产和财务双重领导。第二条、本着公平

2、、公正、公开的原则，公司物资采购实行集中统一管理，统一由采购部负责。负责公司包括肥料厂全部物资采购除食堂物资外，包括生产用的原辅材料、低值易耗品；行政办公用品；机器、设备；实验用品、试验材料；基建材料采购。第三条、根据各部门下达的采购计划，根据规定的时间、物品、数量、规格、质量要求进行采购。各部门下达采购计划应严格根据申购单下达，应具体列明采购材料名称、时间、数量、规格、质量等内容。第四条、采购应坚持成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竟争原则。要求以招标或类似的方式进行，向多家供给商发招标或采购函进行询价和质量比拟，在材料质量保证不影响公司产品质量的前提下，根据质优价廉、同质价低的原则

3、采购。第五条、根据询价、比价、议价、评估、索样、定价、请购、订购流程进行。第六条、对于进行大宗采购或经常采购的供给商，在采购前应当签订采购合同，货款支付时间上尽量延伸展期和固定周期。合同签订应当明确标的数量、规格、型号、单价、金额、供货时间、地点、运输方式、运费承当方、发票、付款期限等重要事项。第七条、对本地采购低值易耗品的结算，采取按月凭票结算方式。第八条、除零星采购外，支付货款必须以银行转账方式支付。第九条、经询价、比价、议价、评估后构成书面采购意见，报生产副总批准定价后订购。对于生产主要原辅材料要索取样品，进行检测合格后方可订购。第十条、物资到厂必须办理入库手续，在办理入库前，采购员应清

4、检货物的数量、规格、型号、检测质量，经历收合格后方可向仓库办理入库手续。对于不合格物资，应当及时通知供给商，进行沟通、协调处理。第十一条、对供给商要进行资质、信誉、产品质量等征信调查，对采购的物资进行质量检测或鉴定，并建立供给商资料档案。第十二条、供给商资料档案应当包括：公司名称、性质、地址、生产经营范围、营业执照和税务登记复印件、联络xx、联络人等。第十三条、采购部门应当分供给商建立采购台账，按月编制统计报表。统计报反映供给商、采购数量、应付金额、已付金额、应付余额和到期时间，在次月5日前报财务部和生产副总。第十四条、采购部门应当一个季度进行一次市场调查，对当前采购方式、价格进行评估，实时调

5、整采购方略，保证合理价格，降低采购成本。第十五条、采购员在采购经过中不得徇私舞弊，收受供给商贿赂。一旦发现，除收缴贿赂外，移交司法机关并作开除处理。第二章采购计划管理制度第一节采购计划编制制度一、目的为编制合理的采购计划，加强对采购计划的管理，确保公司的生产经营活动顺利、有序的进行，特制定本制度。二、适用范围适用于公司采购计划的编制工作三、编制采购计划的重要性1、预估用料数量、交期，防止断料。2、避免库存太多、资金积压、空间浪费。3、配合公司资金运用、周转，配合生产、销售计划的顺利达成。四、采购计划分类包括：年度采购计划、月度采购计划、日采购计划。1、年度采购计划是根据公司年度经营计划，在对市

6、场信息和需求信息进行充分分析与采集的基础上，根据往年历史数据比照预测制定的采购计划。2、月度采购计划是指在对年度采购计划进行分解的基础上，根据上月实际采购情况、库存情况和市场行情等制定的采购计划。3、日采购计划是指在对月采购计划进行分解的基础上，根据各部门每日经营所需物资的汇总及审核制定的采购计划。五、采购计划的编制根据在编制采购计划时应考虑到经营计划、需求部门的申请、年度采购预算、库存情况、公司资金供给情况等相关因素。六、采购计划的编制步骤七、采购计划编制注意事项1、采购计划要避免过于乐观或保守2、考虑公司年度目的达成的可能性3、生产、销售计划的可行性和预见问题4、物料需求与物料清单、库存状

7、况确实定性5、物料标准成本的影响6、保障生产与降低库存的平衡7、物料采购价格和市场供需的可能变化八、采购部应审查各部门的申请采购物资能否能由现有库存知足或有无替代的物资，只要现有库存不能知足的申请采购物资才能列入采购计划中。九、对于已申请的采购物资，请购部门若需要变更规格、数量或撤销请购申请时，必须立即通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。十、如遇急需物资，请购部门应填写“紧急采购申请表，由该部门负责人审核签字后，报公司领导核准后列入采购范围。十一、采购部负责本制度的制定、解释、修订、废止等工作。十二、本制度自公布之日起执行。第二节采购预算管理制度一、目的为加强对公司采购预算的管

8、理，有效控制采购成本，特制定本制度。二、采购预算的编制1、采购预算的编制目的1采购部凭采购预算进行采购，并控制采购费用的支出。2方便财务部据此筹措和安排采购所需的资金，保证资金支付的准确性与及时性。2、采购预算的编制根据1生产经营所需的物资数量2估计物资期末库存量3本期计划末结转库存量。结转库存量由各部门根据物资的安全库存量和提早采购期进行确认4物资计划价格。物资计划价格由采购部根据物资的当前价格并结合可能影响物资价格变化的因素进行确定3、影响采购预算编制的因素1采购环境2公司销售计划3物资使用清单4物料标准成本的设定4、编制步骤1采购部应采用目的数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并以此为

9、根据编制采购预算，编制的经过中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购情况。(2采购部应与财务部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和公司预算整体的基础上，综合平衡采购预算。3报领导审批。三、采购预算的执行与调整1、采购预算的执行1经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得保留；如确有需要，下期补办相关手续2未列入预算的紧急采购，由使用部门领用后，补办追加相关手续3采购预算由使用部门严格执行，其他部门予以监督4预算外的采购必须经部门领导、采购部、主管副总、总经理逐级审批后方可执行，否则必须按采购预算相关内容办理。2、采购预算的调整采购预算的调整审批程序必须与编制审批程序

10、保持一致，不得更改。如遇有下列情况之一者，采购预算需要进行调整：1公司经营方向发生变更2受重大自然灾祸的影响3公司内部重大政策调整4外界发生重大事件，如政治经济事件、宏观政策的调整等5市场经济形式发生重大变化，导致公司经营目的需要调整四、本制度由采购部负责解释。五、本制度自公布之日起执行。第三节月度采购计划管理制度一、目的为加强月度采购计划的编制、审核、执行、增补等管理工作，对预算外的采购计划进行审批，指导采购作业，有效降低采购成本，知足生产经营的需求，现结合公司的实际情况，特制定本制度。二、月度采购计划的制定与审批1、采购部应及时跟相关需求上报部门确认采购提早期，并分享采购提早期信息2、超预

11、算采购计划须经主管经理、财务总监审核3、本月计划物资应在本月内采购4、月采购计划的制定程序1采购部根据生产计划制定物料需求计划2采购部每月29日根据各需求部门提交的年度采购计划调整申请和仓管提交的收发存报表，以及公司物资需求计划和年度采购计划等，结合月底库存量、安全库存量和采购提早编制月度采购计划3采购部根据历史交易价格和供给商信息，在月度采购计划上填制价格信息和估计到货日，提交正式的月度采购计划5、月度采购计划的审批程序采购部将月度采购计划于每月5日前上报公司财务部审核，经财务部审核后递送主管副总；主管副总如不同意月度采购计划，应组织各部门协调，采购部重新调整月度采购计划。三、月度采购计划增

12、补办理1、需求部门的增补采购计划须经部门主管同意2、采购部、财务、主管副总审核后增补采购计划3、增补的物资应是对生产经营活动有重要影响、必须紧急订购的物资4、增补采购计划必须附具体讲明5、非生产类采购计划增补申请：1非生产类采购计划增补由需求部门申请人员根据需要编制“增补需求计划申请表，依次递交部门主管、财务、主管经理审核2需求相关部门申请人员将审核同意的“增补需求计划申请表递交采购部6、仓储安全预警1仓管发现库存低于安全库存预警线时应及时通知采购部，并递送当前库存量2采购部根据当前库存量判定阅读采购计划能否已执行完毕，分析原因并及时进行处理7、当出现下列情况之一时，相关人员须补报“增补需求计划申请表1需求部门临时订单2不可预期设备损坏3生产、经营临时需求4月度采购计划已执行完毕又接到安全库存预警四、本制度由采购部制定，解释权和修订权归采购部所有。五、本制度自公布之日起执行。第三章采购计划管理流程一、采购计划工作流程如图: