公司文件资料归档管理制度.docx

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1、公司文件资料归档管理制度.doc公司文件资料归档管理制度1公司文件资料归档管理制度为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。一、文件、资料的来源和范围文件、资料的来源有两种：接收和发放。1、接遭到文件时填写（文件接收登记表）和（文件移交登记表）。2、发放的文件填写（文件发放登记表）和（文件移交登记表）。文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。二、公司文件、资料归档的范围和归档分类本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批

2、复、函件、会议纪要、公司各类证照。2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。4、政府类：政府下发至公司的各类文件。5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。6、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。三、公司文件、资料归档的编制及编号公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、明晰明了、轻重有别、“一案一号、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首

3、字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为:1行政类;2经营业务类;3人事关类;4政府类；5财务类;6音像类。3、公司文件、资料的归档编号根据入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级“重要级“机密级。以“A代表一般级,“B代表重要级,“C代表机密级。“A一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、

4、一般性会议纪录等。“B重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+受密级。例如:将总公司办公室公开发布的通知归档为2021年5月3日第一份档案，其编号为:JZB120*(A)。四、档案的保管、调阅与归还1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后构成

5、（文件档案）,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写（文档管理登记表）,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。3、公司档案必须按照职务级别进行调阅。调阅时须填写（文档调阅申请表）。一般级公司文档,须填写（文档调阅申请表）方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档,须经公司经理批准后方可调阅。4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。5、档案归还时间为（文档调阅申请表）上填写的时间内，归还时必须填写（文档归还登记表）。五、归档

6、保存期限1、永久保存:本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。2、五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。六、档案的销毁1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清

7、理并销毁。2、待销毁的文档由专管员填报（文档销毁申请表）,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销。机密级公司文档,须经公司经理批准后方可销毁。3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写（文档销毁登记表）。七、附表的管理本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。附表的编号为：启用时的年月日+十位。八、其它本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。本制度自签发人签字日起生效执行。另附：附表1（文件接收登记表）文档视界公司文件资料归档管理制度.doc公司文件资料归档管理制度.doc