自治区林业和草局视频会议工作规程.doc

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1、自治区林业和草局视频会议工作规程第一章第一章 开机开机第一条第一条 检查网线是否已经连接，视频设备、电视电源是否插入电源插板。 第二条第二条 打开电视遥控器电源开关，将视频输入信号切换到与视频会议终端相应视频源。 第三条第三条 打开视频会议终端遥控器电源开关，启动视频会议终端，摄像头进行自检，听到视频会议终端发出的声音，看到会场图像，等待主会场呼叫。 第四条第四条 检查话筒连接线并将麦克风放在合适的位置。 第二章第二章 会议发起会议发起第五条第五条 范围：自治区林草局机关及合属办公事业单位、驻乌各直属单位、各地州林草局、天西、阿山、天东林管局、各县市林草局和林管分局。第六条第六条 发起：会议范

2、围内的各单位各部门均可根据工作需要，作为发起单位填写林草系统视频会议申请表（附件 1）或会议文件，提请召开会议。第七条第七条 审批：全区会议或跨地州市会议由局办公室报局党委领导批准。各地州市林草局、天西、阿山、天东林管局及其所属单位专题会议由发起单位报地州林草局、天西、阿山、天东林管局主要领导批准。批准后，将林草系统视频会议申请表或会议文件、 林草系统视频会议告知单（附件 2）报林业宣传信息中心，同时将林草系统视频会议告知单报当地电子政务办。第三章第三章 会议通知会议通知第八条第八条 全区或跨地州的会议。由林业宣传信息中心根据局领导批示或会议文件，按照会议发起单位的要求，在工作群中发出会议系统

3、调试、组会通知，通知内容主要为：会议名称、参加会议单位、调试时间（一般提前 1 天）、组会时间（一般会前 2 小时）、技术保障电话。第九条第九条 专题会议。部分地州县市、直属单位发起的专题会议由发起单位及其联系人发出会议通知，林业宣传信息中心配合，会议通知的内容及调试的时间可适当缩减。第十条第十条 参会单位联系人接通知后 1 小时内，应在工作群中反馈信息，并向单位领导汇报。未反馈通知信息的，地州及直属林业单位由林业宣传信息中心会议联系人负责核查，县市及林管分局由地州林草局、天西、阿山、天东林管局视频会议联系人负责核查。因特殊原因无法参会及调试的，联系人应以文字方式向会议发起单位及林业宣传信息中

4、心报告。第四章第四章 调试流程调试流程第十一条第十一条 开机。各参会单位联系人按技术规程和会议通知调试时间开机，查验设备运行及网络链接情况。第十二条第十二条 调试。主会场现场负责人按技术规程逐一测试系统情况，特别是音频、视频是否正常。第十三条第十三条 反馈。设备及网络运行正常的，参会单位联系人现场示意。发现故障的，参会单位联系人应在工作群中或电话联系技术保障人员，及时排查并向发起单位及现场负责人汇报情况。第十四条第十四条 报告。测试完成后，现场负责人要以文字方式向会议发起单位报告测试情况及建议。第五章第五章 组会流程组会流程第十五条第十五条 查验。一般于会前 2 小时，主会场现场负责人、参会单

5、位联系人按调试流程查验系统情况。参会单位联系人应在工作群中反馈系统运行情况。第十六条第十六条 启验。一般于会前 1 小时，主会场现场负责人关机并重新启动会议系统，检查会议系统及参会单位运行情况。第十七条第十七条 组会。一般于会前半小时，主会场现场负责人在工作群中通报系统情况，并向发起会议单位报告会议准备情况。第六章第六章 会务管理会务管理第十八条第十八条 工作职责：各单位视频会议联系人负责所属单位会议联络、设备管理工作。地州及天西、阿山、天东林管局的视频会议联系人还负责所属县市、下属单位的会议协调工作。工作人员调整的，要负责将新工作人员加入工作群中，并做好技术培训工作。第十九条第十九条 工作报

6、告：调试、组会过程中，各单位会议联系人或技术人员需填写林草系统视频会议系统调试、组会记录表（附件 3）林草系统视频会议系统运行记录表（附件 4）。会议结合后，主会场会议联系人要将会议记录表一式3 份，报会议发起单位、林业宣传信息中心各 1 份，发起单位备档 1 份。第二十条第二十条 工作群。视频会议联系人加入工作群后名称应更改为：单位名+本人姓名+手机号（如*州*县张*13或*局*分局王*13）。第二十一条第二十一条 故障。会中出现掉线、音视频卡顿等问题的，应及时向现场技术人员报告。未能解决的，由故障单位联系人以文字方式报告至林业宣传信息中心。发现视频会议设备或链路故障的，故障单位联系人可直接

7、联系技术人员，查明原因，无法现场排除故障，以书面方式并签名后，报单位领导、林业宣传信息中心。同时，及时联系设备供应商和网络运商。第二十二条第二十二条 工作纪律。工作人员要严守会议纪律，切实做服务工作，不向无关人员发布会议内容，严格保密纪律，不在工作群中讨论与会议无关的事宜。第七章 注意事项第二十三条第二十三条 会议结束后视频会议终端必须先关终端设备开关，再拔电源插头。 第二十四条第二十四条 视频会议终端尽量不要随便搬动，频繁拔插设备上的连接线。第二十五条第二十五条 摄像头调整使用遥控器，禁止用手掰动。第二十六条第二十六条 视频会议终端和摄像机不用时用布遮住，做好防尘，防水。第二十七条第二十七条

8、 注意避免视频会议终端和摄像机直接阳光曝晒。附件 1 林草系林草系统视频统视频会会议议告知告知单单致：自治区林业和草原局林业宣传信息中心致：自治区林业和草原局林业宣传信息中心业务应用实施单位业务应用实施单位*地区*市林业和草原局 业务应用名称业务应用名称*视频会议 业务应用范围业务应用范围自治区-*地区（县）实施时间实施时间实施安排：实施安排：其它要求：其它要求： 联系人：联系人：*（负责人手机号）（负责人手机号）*（技术人员手机号）（技术人员手机号）联系方式：座机号联系方式：座机号注：此单由依托全疆林业和草原视频会议系统具体应用单位填写，联系方式：0991-5852194。附件 2林草系统视

9、频会议系统使用申请表填表日期： 年 月 日 申请部门联系人联系方式（手机号+座机号）会议内容开会时间主会场地点参会人数分会场地点参会人数会议保障事项申请部门领导意见：签字（需加盖公章）： 年 月 日 局领导意见：签字： 年 月 日林业宣传信息中心意见：签字： 年 月 日注：1、申请部门申请会议室时，务必要求会议室提前 30 分钟开门。 2、申请表须提前（至少提前两天）送到局林业宣传信息中心，以便做好系统调试准备。附件 3 林草系统视频会议系统调试、组会记录表调试调试组会组会序号序号级别级别单位名称单位名称视频网关地址视频网关地址 视频终端地址视频终端地址 图像、声音图像、声音图像、声音图像、声

10、音附件 4 林草系统视频会议运行记录表会议名称会议发起（单位）部门会议时间会议地点会议单位数参会人数会议参会人员项目调试内容调试结果开机检查设备部件、连线等是否正常 是 否设备 运行检查设备启动、音视频切换是否正常 是 否有图像信号，图像清晰是 否有图像信号，图像不清晰是 否本地视频图像 质量 无图像信号是 否有图像信号，图像清晰是 否有图像信号，图像不清晰是 否有图像信号，有马赛克是 否有图像信号，图像卡顿是 否视频信号远端视频 图像质量无图像信号是 否声音清晰，无杂音是 否有声音，有微弱杂音是 否本地声音有声音，有啸叫是 否有声音，声音清晰，无杂音是 否有声音，有微弱杂音是 否有声音，时断时续是 否音频信号远端声音无声音是 否备注：注：备注内写明测试、正常开会发生的情况，主要是会议中断的原因。