秘书礼仪实务方法.docx

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1、秘书礼仪实务方法 秘书礼仪实务方法 秘书资格考试秘书礼仪指导的教学，你知道打 实务礼仪的方法吗?下面我给大家介绍关于秘书礼仪实务方法的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书礼仪实务方法 通话准备 任何形式的人际沟通能否获得最后的成功，往往取决于沟通各方能否在沟通前做了准备、所做准备能否充分，接打 也是如此。只要在通话前做好充分的准备，才能使通话得以顺利进行，观点得以准确说明，信息得以及时传递，分歧得以有效消减。 (一)内容准备 在拨打 之前，基层公务员首先必须明确本人所要找的受话人的一般情况，包括受话人姓名、性别、职务、年龄等，以免发生尴尬。同时须明确受话人的 号码，仔细核实、慎重拨打。 更为重要

2、的是，基层公务员在通话前应当对本人所要传达的信息和阐述的要点有明确的把握。最佳办法是事先把这些内容写在便笺上，预备一个条理明晰的提纲。这样， 一通，发话人就能够按照提纲有条不紊地进行阐述了，不至于遗漏要点或者语无依次，甚至因一时想不起来该讲什么而尴尬地僵住。 有鉴于此，国家行政机关或基层公务员个人可制作统一的发话记录表，以便通话顺利进行和日后查阅。 (二)仪态准备 在一般情况下，基层公务员不管是拨打 还是接听 ，都必须全神贯注。首先应当暂时放下本人手头的一切工作，端坐或端立于 前，然后沉着地拿起 ，微笑通话。 通话时，通话人除了必须执笔做些适当、简短的记录，以及能够利用一些与通话内容相关的书面

3、资料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否则既不尊重通话对象，也不利于沟通沟通。 应当注意的是，通话固然只是一个“口闻其声，不见其人的沟通经过，但通话人的神情举止完全能够通过声音的变化为对方明晰地洞察。通话人能够根据声音来判定对方到底是全神贯注还是心不在焉，到底是和颜悦色还是麻木呆板，进而推断对方对本人尊重与否，进而微妙地影响沟通的进程与效果。 有些公务员为了方便，喜欢使用免提通话，以便腾出手来做其他事。这同样有违全神贯注的基本要求，是不尊重对方的表现，不仅不能提高工作效率，反而有可能引起对方的误会和不满，进而影响工作。 (三)记录准备 国家行政机关内任何一次公务来电都有可能是一次重要的信息

4、传递。因而，基层公务员都应当在本人或公用的 旁配备好完好的记录工具，要养成一听到 铃就拿起纸笔的习惯。 为了避免因记不住或记不清发话人所传递的信息而一再要求发话人重述，甚至遗漏信息要点的情况，受话人应在接听 时进行适当的要点记录，避免反复，节约时间。各级行政机关或公务员同样能够制作统一的来电记录表。 值得注意的是，任何一份来电记录都相当于机关内的一份文件，必要时须给有关领导传阅或批示，有的还要存档备查。因而记录应力求完好准确，机密性内容要妥善保管。 (四)补缺准备 由于种.种原因，基层公务员往往会在办公时间暂时离开本人办公桌处理其他要事，以致本人无法接听别人来电。此时，一般可采取如下两种应对措施。 1.委托别人代为接听本人的 。让受托之人属托来电者留下其姓名、单位及 号码，转告他本人会在回办公室后即刻复电，并致歉意。一般不宜要求对方隔时再来电，以免给人以“摆架子之嫌;可以请受托之人在对方同意的情况下，代为记录来电内容，但须确保记录准确，以免误事。 2.设置 录音。预留录音时应使本人的发音谦逊友好，其基本内容大致如下：“您好!这里是某某部门，现工作人员因公外出，请您在信号声过后留言，或留下您的姓名和 号码。我们将尽快与您联络。谢谢。