某企业销售管理信息系统分析与设计.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流某企业销售管理信息系统分析与设计.精品文档.某企业销售管理信息系统分析与设计 学号 11031722 姓名 旷细欢 学号 11031721 姓名 焦小文系统规划阶段1、项目背景某企业是一家内部分工简单，业务流程短促的中小型贸易企业。长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力、奶糖等的销售和供应。随着企业的不断发展，不仅经营国内品牌产品的销售，而且为国际上知名品牌代理其产品的销售。企业经过近几年的奋斗，在副食品专营方面已具有较大规模，业务的范围已突破原有的地域范围，形成以总部所在地为中心的省际辐射，业务量和顾客数都扩大到以前的数倍。企业在快速成长的同

2、时，对企业组织结构设计、业务流程的规划、各种数据存储和应用提出了新的要求，旧有的模式已不能再适应企业迅速发展的需要。随着业务的开展和市场竞争的加剧，企业的高层领导也意识到企业内部管理存在一些问题，信息技术的发展和普及应用给管理者带来了希望。他们希望通过信息化的建设改变企业的现状，能对市场机遇做出快速反应，给企业带来更多的利润。管理信息系统成功应用的案例使得管理者有信心通过管理信息系统的开发和利用改变企业的管理现状，使企业得到更好的发展。根据初步调查，目前企业拥有少量计算机，大多数工作人员对计算机的操作知识知之甚少，企业没有采用任何管理信息系统，基本工作大多由人工完成，计算机仅仅进行文字录入、处

3、理，导致工作繁琐、重复性大，企业发展滞后。计算机在企业的主要功能停留在核算统计方面，无法应用到各个管理部门，即无法实现数据的共享。企业的业务流程中各个环节几乎都是手工操作方式，数据量大，使得工作人员工作量大，并且容易出现差错，效率低下。另外，企业是凭借单据实现部门间的作业顺序、业务关系，单据一般由顾客传递，使得顾客要在各个部门间奔波，客户满意度较差。企业现在的财务部与结算科的职能边界不清晰，容易造成权责不明确，在销售分析和核算上容易出现差错。由于整个业务流程都采用了手工方式，一些供需的信息不能及时的传给高层管理者，造成信息滞后，不利于决策者进行准确的市场判断决策，无法适应市场的瞬息万变。系统分

4、析阶段（一）现行系统组织结构分析1、组织结构调查通过对企业现行系统的调查，了解到该企业的组织结构设置为：经理下设有票务部、结算部、财务部、仓库保管部4个部门。组织结构如图：经理票务部仓库保管部结算部财务部各部门的主要功能：（1）经理：主要负责销售计划的制定和计划的落实。（2）票务部：主要负责开票。（3）结算部：为了加强管理，保证开票、结算分开。开票之后，顾客持发票到结算部付款，办理结算手续。（4）财务部：财务部根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表。 （5）仓库保管部：仓库保管部主要负责产成品的入库、出库和采购。2、管理功能调查通过对企业的调查，了解了企业的基本组织结构，这些部门的存在是

5、为了实现企业的销售目标，企业的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的，通过调查，我们了解到现行系统各部门的管理功能如图：销售管理财务管理票务管理仓库管理结算管理销售发票管理退货发票管理销售分析管理销售统计管理单据管理付款管理入库管理出库管理采购管理3、业务流程调查该公司是贸易型公司，主要业务就是围绕产品所进行的采购和销售。企业的业务过程较简单，现行系统的业务处理过程是：顾客为购买产品先到票务部填写购货单（包括商品名称、种类、数量等），开票人员根据购货单，首先查阅库存帐，如有货，开出发票，如库存不足，发出补货通知给仓库。开票人员还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。顾客持发票到结算部付款，并

6、办理结算手续。付款后，结算人员盖上印章，表明已办理结算手续。仓库根据顾客的订货单和结算完的发票进行出库处理，并根据库存情况决定是否订货。根据出货情况和采购情况更新库存帐。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部。财务部根据单据、发票和销售计划编制各种销售报表和销售分析。并将各种报表上交经理，由经理制定下一季度或年度的销售计划书。顾客订货单补货通知单票务部红字发票发票、订货单退货通知财务部单据汇总结算部顾客销售分析报表销售统计报表结算后的发票盖章的提货单销售计划表经理库存帐仓管员退货单出库单采购单顾客提货通知单供应商（二）现行系统的分析随着企业业务规模的扩大，其原有的手工操作和业务流程已经不能满

7、足其业务流量的需求，成为严重影响企业继续提高效益的因素。其存在的问题主要有以下几点：服务方面：企业的顾客从同一地区扩大到省际之间，原有的手工销售系统需要顾客较多的配合，给顾客造成了很大的不便。在“顾客就是上帝”的今天，这显然是不合适宜的。效率方面：原有系统流程仅仅注意销售的业务处理，对起辅助作业的库存处理的管理力度不够。在仓管部门中，职工职权分配不明确，工作效率不高，没有对仓库的存储空间进行有效利用。（仓库中如果有货物损坏、被偷的现象发生，那就要追究仓库管理员的责任，他怎么没能管理好货物，如果有缺货的现象发生，那就要追究采购员的责任，你怎么没有随时掌控库存信息，缺货了就应该去订货，那如果仓库里

8、有货，客户却一直拿不到货，那就要追究发货员的责任了。）而且，采购货物的不及时减少了企业的订单数量。（顾客都要来买了你才去查看仓库里有没有货，要是当时没货，可能顾客就要去别家买了）仓库部门的低效率明显落后于整个销售系统，造成了人员及企业资源的浪费。决策方面：手工报表制作费时，降低了时效性，而且在繁多的登记账本和分析统计中，极容易出现人为的错误，在账本中查询企业所需要的信息的时间过长。人工对统计资料进行分析的难度较大，而且准确率不高。分工方面：各部门的分工不均衡，财务部要花很多时间在销售分析上，企业只有财务部和经理了解企业的销售情况，而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很了解。（票务部

9、由于他的不了解，他的积极性就不高，也感觉不到压力）市场方面：面对越来越大的市场，过去在家等客户上门的销售模式受到了冲击，对于贸易型的企业，销售更是它的生命，企业在组织结构上要做相应的调整。（三）新系统的逻辑方案1、新系统的组织结构根据系统的目标和对企业现有系统的分析，对企业的组织结构进行了重新的设计和定位，由于企业是个贸易公司，销售是企业的生命线，原有系统虽然一直是围绕着销售进行工作的，但对销售的管理没有专业化和集中化。所以，在现有结构的基础上增加了市场部门，使得销售工作更便于开展。也使得部门分工较为明确。（以前票务部又要承担开票的工作又要接待顾客，他们询问价格、商品等情况）原有系统的各部门工

10、作量上存在严重的不平衡（结算部和财务部），因此，对原有各部门的职能做了一些调整，并加强了薄弱环节的管理，比如加强仓库管理的职能。新系统的组织结构图如下：经理票务部结算部财务部市场部仓库保管部发货员采购员仓库管理员经过改变后的新系统各部门的主要职责如下：（1）市场部：主要负责产品定价和客户订货服务（2）票务部：主要负责开销售发票和退货发票。（3）结算部：负责各种结算，并汇总各种结算单据，编写销售报表。（4）财务部：根据销售报表进行销售分析。（5）仓管部：仓库在控制产品成本上占有很大的一块。严格进行仓库管理可以有效地降低产品成本、提供利润。2、新系统的管理功能销售管理结算管理票务管理销售统计报表结

11、算单据处理退货发票管理理销售发票管理报表分析管理仓库管理市场管理 顾客服务管理顾客订货管理 销售分析报表仓库管理采购处理发货处理由于组织结构的调整，相应的管理功能也发生了变化，根据新的组织结构图和实际的要求，我们对新系统的管理功能做了相应的改变。新系统各部门的管理功能如下：1）仓库管理充分利用分布式的网络，实现对各分销点的货物的出库、入库的统计，管理货物的盘点，以形成日出入库报表汇总，提高库存的利用率。其次，通过对供应商以及所供应货物进行统计，在仓库部门初步形成供应商企业的数据库，建立企业与供应商的信息联系和数据联系，从而了解企业的需求（供应商那边了解）和市场的供应（市场的需求），及时调整库存

12、和库存的产品结构，增强市场的适应能力。2）市场管理通过市场部的销售活动，将原系统中顾客传递单据的活动置于企业的内部，实行“一票到底”的服务方式，提高顾客的满意度，树立良好的企业形象。一个比较大的改变，就是改由市场部查询库存帐。其次，通过销售部门的活动，初步建立企业顾客的数据库，建立企业和顾客的信息联系和数据联系，充分了解市场的需求和消费者的爱好，为企业领导者做出长远决策提供依据。3）报表分析管理根据市场部和仓管部提供的报表和汇总表，对顾客、供应商、货物、订单等各种统计资料，及时准确的上报，以辅助决策。3、新系统的业务流程市场部销售合同顾客订货通知报价单补货通知单票务部发票存根红字发票发票、提货

13、单退货通知财务部单据汇总结算部结算后发票销售分析报表销售统计报表盖章的提货单顾客销售计划表经理库存帐采购员补货通知单仓管员入库单发货通知单退货单顾客发货员采购单供应商提货通知单出库单由于组织结构的变化和管理功能的调整，新系统的业务流程也发生了相应的变化。新系统的业务流程为：顾客根据销售部提供的报价单确定是否购买产品，如有购买意向与销售部签订销售合同，市场部查阅库存帐，如有货，销售部根据销售合同发出销货通知给票务部，如库存不足，发出补货通知给采购员。票务部开出发票与提货单给结算部，票务部还要根据仓库的退货通知，开出红字发票。结算部根据发票要求顾客付款，并办理结算手续。付款后，结算人员盖上印章，表

14、明已办理结算手续，并把发票交还顾客，将盖章后的提货单给仓管员，仓管员查阅库存帐，如有货开出发货通知单给发货员办理发货手续，如没有货则须填写补货通知单给采购员。另外，仓管员还要根据库存情况开出补货通知单给采购员，采购员根据补货通知单填写采购单给供应商进行采购，当货到时，供应商给出提货通知单给采购员，采购员填写入库单办理入库手续。发货员根据发货通知单发货，并填写出库单，出库单一份给仓管员登记入帐，一份给顾客。仓管员根据出货情况和采购情况更新库存帐。结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部，并编写销售报表给财务部。财务部根据单据、发票和销售报表编制销售分析给经理，经理根据销售分析表编制销售计划，并把

15、计划下达给市场部。4 、数据流程图第一层经理 销售计划表 销售分析表供应商销售管理系统顾客 订货单/退货单 提货单 合同、发票、 采购单出库单 第二层 经理P4销售分析 销售计划表 销售分析表D3 销售统计表P2开票处理 P3结算处理 发票/红字 订货单 合同P1市场管理 订货单 订货单D1 顾客档案顾客 顾客信息 报价单 D2 库存帐 缺货 通知单供应商P5仓储管理 提货单 退货通知 已盖章的提货单 采购单 出库单 已结算的发票第三层 已结算发票经理P4销售分析 销售计划表D1 顾客档案 销售分析表P12顾客信息处理 合同D3 销售统计表P2开票处理 P3结算处理 P11订货处理 顾客 订货

16、单 订货单 发票/红字 订货单 报价单 已盖章 提货单D2 库存帐P53出库处理 补货 出库单 通知 退货单供应商P52入库处理 P51采购处理 提货单 出库单P54发货处理 采购单 入库单 退货单 出库单5、数据字典 数据字典是数据流程图的补充，由于项目较多，这里只写几个范例。1）数据项描述数据项编号：I01数据项名称：顾客号别名：顾客代码简述：某一顾客的代码类型及宽度：字符型，4位取值范围：00019999数据项编号：I05数据项名称：银行帐号别名：银行帐号简述：用于公司与顾客进行非现金结算时，提供的代表本公司在银行收支情况的号码。类型及宽度：字符型，18位取值范围：45492150000

17、00000004549215100000000002）数据结构定义数据结构编号：DS02数据结构名称：顾客订货单简述： 顾客所填顾客信息及订货要求等信息数据结构组成：订货单标志用户情况商品情况数据结构编号：DS10数据结构名称：采购单简述： 所需采购商品及相关信息数据结构组成：商品代码商品名称规格单位数量单价金额3）数据流定义数据流编号：F02数据流名称：入库单简述: 采购员把购买来的商品入库时所填写的单据数据流来源：采购处理数据流去向：入库处理数据流组成：入库单编号商品代码商品名称商品单价入库数量入库日期数据流量：约10次/月高峰流量：约15次/月4）处理逻辑定义处理逻辑编号：P3处理逻辑名

18、称：结算处理简述： 结算销售金额，并出提货单输入的数据流：发票，订货单处理描述： 根据发票和订货单，结算销售金额，并开出提货单用于出库处理；并登记销售数据。输出的数据流：提货单，销售统计报表处理频率：50次/日5）数据存储定义数据存储编号：F03数据存储名称：库存帐简述： 记录商品出入库数据的明细账数据存储组成：日期商品代码商品名称入库数量销售数量库存数量6）外部实体定义外部实体编号：S01外部实体名称：供应商简述： 企业所销售商品的供应者输入的数据流：采购单输出的数据流：提货单6、系统的逻辑结构根据业务流程图和数据流程图的分析，可以把整个系统分为5个模块。根据数据流程图的顶层和第一层，我们可

19、以得到系统的大的逻辑结构。根据比较底层的数据流程图，我们可以得到细化后的功能模块结构。（变换中心、事务中心）销售管理信息系统仓储管理模块报表分析模块结算管理模块票务管理模块市场管理模块 7 E-R图1）E-R模型入库仓库商品 M N 1保管 M供应 N购买 M仓库管理员 N N发货供应商 M付款结算 M结算员顾客 N M（四）体会和实验中存在的问题通过对企业库存管理系统的设计，我对管理信息系统的理论知识有了更多的认识，对现状分析和可行性分析的重要性、对一个系统的各个部门的工作流程细节有了更加深入的了解，对分析过程中的原则要求有了更透彻的认识，使得对管理信息系统的整体设计有了更好的把握。总之，在此次库存管理信息系统设计之后，我对管理信息系统的了解突破了只是在书本理论的层次，已经过渡到了实践的层次，对管理信息系统的整体设计都有了更深层次的理解和掌握，确实受益匪浅。