办公室环境的优化.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流办公室环境的优化.精品文档. 办公室环境的优化一、 办公室环境的构成办公室工作环境的清洁、安全、有序，直接影响着企业组织的形象和工作绩效。一个良好的工作环境，不仅有利于企业对外形象的塑造。而且为企业内的员工创造了一个事宜的沟通范围，有利于提高工作效率。办公室的环境一般可以分为软环境和硬环境。软环境包括办公室的工作氛围、人际关系、秘书人员的素养等。硬环境包括办公室的空气、光线、声音、色彩、办公室设备的摆放以及办公室的设计和布置等。办公室整齐、明亮、清洁、有序，能让来访者立时感受到该公司的活力和管理的高效。二、现代办公室环境的优化办公室的布局、通

2、风、采光、人流线路、色调等设计适当与否，对工作人员的精神状态及工作效率影响很大，优化办公室环境就是通过对办公室自然环境的合理设计、控制和组织，使其达到最优状态。现代办公室空间设计标准主要包括以下五个方面。（一） 展现企业类型与企业文化办公室环境的设计应充分展现企业类型与企业文化，凸显该企业风格与特征，使设计的办公室空间具有个性与生命。（二） 方便办公室的布局应该力求方便，争取时效，如相同或相关的部门应该尽可能安排在相邻的地点，以避免不必要的穿插和迂回，便于工作的密切联系和同步进行。一个高效快捷的办公室，不一定要有昂贵的设备，只要适当地放置一些工艺品或观赏花木，就可以改善办公室的单调环境，但注意

3、不要流于粗俗，否则将会影响整个组织的形象。(三)舒适整洁光线、色彩、气候、噪音、工作间的布置等在不同程度上对工作人员的情绪都会有所影响，所以对一人办公室来说，很重要的一点就是舒适、整洁。整洁有序的工作环境有助于工作效率的提高，不论是办公室、办公桌，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西，一切物品要井然有序。(四)和谐统一办公室环境中如果有和谐的人际关系，就能激发工作人员的团队精神，取得最优化的工作效果。同时如果办公桌椅、文件柜等办公室用品的大小、格式、颜色等协调统一，不仅能增强办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。（五）安全保证组织的物品安全和信息保密是秘书的重要

4、职责之一，也是优化办公室环境不可忽视的一个原则。布置办公室时要留意附近的环境和办公室存放财物的安全，一些保密信息如纸质文件、存储在计算机里的数据等机密的安全和保管要有保障。三、 秘书对办公责任区的管理秘书必须要学会维护和整理自己办公责任区的整洁卫生，让所有与自己发生公务交往的人都能从干净、整洁的办公环境中感受到企业良好的形象和高水平的管理。（一） 秘书的办公责任区域一般包括：个人办公责任区、公用区域、上司的办公区域。1. 个人办公责任区一般指秘书办公桌椅围绕的区域中的地面、墙壁以及家具和秘书负责的所有办公设备文件柜、书架、文具等。秘书除了昨日常的整理、擦拭工作之外，还要将办公桌椅摆放舒适；最常

5、用的办公物品，象电话、便签、文具盒等要放在触手可及的地方；调好空调、照明、通风设备；办公桌面要收拾的井然有序。2公用区域设置有秘书经常是使用的传真机、复印机，与同事共同使用的档案柜、书架、报纸架，办公室的茶水桌等。2. 上司的办公区域3. 一般指上司办公桌椅周围区域、桌面、家具等。但是，秘书整理上司的办公桌前要注明应事先经上司授权。（二） 秘书对办公责任区的管理1 秘书要经常清洁、整理个人的责任区（1） 清洁台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗、墙壁等处。（2） 保持办公桌面的清洁、整齐、美观，不乱放零散的物品和无用的东西，也不能摆放私人物品，如在办公室上摆放家人的照片、在墙壁上挂自己的

6、物品等。 电话按键、听筒和传真机的磁头应经常清洁消毒。 来访者用过的茶具应立即清洁干净，并重新摆放好。用完的一次性口杯要及时清理掉。 废纸篓哟啊及时进行清理，涉及工作秘密的任何纸张都不能扔进废纸篓中，而应放入碎纸机中。2主动清洁、整理本人参与过的公用区域（1） 经常清洁、整理参与使用的复印机、打印机等设备的周围环境，发现复印纸拿放凌乱、废纸扔在地面等，要及时整理以维护环境的整洁。（2） 经常清理参与使用的茶水桌，保持桌面和地面无弃物、无水迹，保证茶具清洁整齐。（3） 经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具。（4） 注意清理由你负责的接待区或会议室，并在来访客人离开或会后立即清理，保证在下

7、一个访客或会议之前显现的仍是一个清洁整齐的环境。（5） 设备、物品喝公用资源要摆放有序，自用的办公文具、用品、零散物件应有序的地放在抽屉里。所用文件夹应整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，并贴有标示予以区分。专用的电话应放在左手边方便拿到的位置，以便用右手记录留言。电脑、打印机等办公设备宜放置在一起，便于电源接线和管理。用过的电话号码本、火车时刻表、字典、航班表、文件等要及时放回原处。3.自觉整理上司的办公区域（1） 经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文件柜、书架、百宝阁和各种陈列要经常清洁，地面和废纸篓要经常打扫和清到。（2） 经常清洁上司办公室的门窗，每天要打开窗户为上司的办公司通风

8、、调温，调试好空调、照明设备。（3） 经过上司授权后，定期对上司的文件柜进行整理，把文件进行归类，将一些无用的文件销毁。（4） 注意对上司的办公室进行绿化，适当摆放一些绿色植物。4办公室环境中常见的有碍健康和安全的隐患 （1）办公室设备及操作中的隐患。如设备的电线纠缠在一起；电器的插头或电线又因磨损而裸露之处；电线拖拽太长；电器的设备未接地线等。 （2）办公桌椅、家具方面的隐患。如办公家具和设备摆放不当，椅子的靠背角度不对；家具和设备又突出的棱角，常常磕碰人的大腿；电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿势操作；档案柜、书架阻挡了通道，或有挡住通道的包裹、重物未及时清理等。（3）室内光线、温度、通风、

9、噪音、通道方面的隐患。例如室温太低或太高、光线耀眼、电脑折射太阳光、空气污浊等。（4）地、墙、天花板、门、窗中的隐患。如地上突起的砖块，墙上脱落的各种标识牌。（5）工作中因疏忽大意造成伤害、失密的隐患。如复印时将保密原件忘在复印机玻璃板上，或者正在起草保密文件时来了客人，未将文本倒扣过来或收藏起来。（6）火灾或消防中的隐患。如乱扔烟头，灭火器前堆放了重物，走廊、楼道上堆放易燃物。综上所述，秘书要想自己的上司满意，首先，要明确自己的办公责任区，了解自己的工作责任，能帮助上司和组织合理地安排办公场所的布局。其次，要积极主动地维护和整理公共区域的环境，将办公室的公用资源管理好。例如，电话号码本、飞机航班表、火车时刻表、工具书、字典等使用后，要放回原处，以方便别人取用；办公用品柜中的东西，拿用后要放置整齐，要按照柜架上贴的标签分类码放；接待室、会客室、会议室要经常整理，架上供阅览的资料、宣传品、报纸杂志要及时放回原处并码放整齐，喝水用过的杯子要及时地清理，用过的一次性口杯要扔掉，烟灰缸要及时倾倒清洗。第三，要积极的帮助上司整理办公室环境。第四，要养成安全办公的良好意识和工作习惯，经常注意检查办公场所是否存在安全隐患。