Excel办公软件教程.doc

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1、【精品文档】如有侵权，请联系网站删除，仅供学习与交流Excel办公软件教程.精品文档.Excel办公软件学习目 录1EXCEL是什么21.1文件21.2工作薄和工作表21.3认识Excel的工作环境22基本操作42.1启动Excel42.2使用Excel的菜单和工具栏42.2.1使用菜单52.2.2使用快捷键62.2.3使用快捷菜单62.2.4使用工具栏72.3建立工作表82.3.1在单元格里输入数据82.3.2简单的计算92.3.3调整行、列宽度102.4编辑工作表102.4.1选定操作区域102.4.2复制、移动112.4.3撤销和恢复112.4.4插入和删除122.4.5查找和替换122

2、.4.6工作表的保护132.5设置工作表的格式142.5.1单元格的格式设置142.5.2数据格式调整152.5.3数据表的美化152.6图表的使用162.6.1建立图表162.6.2修改图表192.7打印操作212.7.1纸张形式调整212.7.2页眉面脚设置231 Excel是什么Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；现在的新版本Excel0还可以制作网页呢！1.1 文件用术语说，文件就是存储在磁盘上的信息实体。用电脑，可以说我们几乎天天

3、都在和文件打交道。对我们初学者来说，要明白文件是有不同的类型的，我们可以通过它的后缀名来区分。就拿微软Office家族来讲，Word创建的文件文档文件后缀名为DOC，Excel创建的工作薄文件后缀名为XLS，PowerPoint创建的演示文稿文件的后缀名为PPT等。 不过类型的文件，需要不同的应用程序才能打开它，有的初学者从别的电脑上复制了一个用Excel创建的工作薄文件到自己的电脑上，可是无论如何也打不开它，后来才明白原因是自己的电脑上没有安装Excel应用程序。所以，要顺利地进行后面的学习，请现在你的电脑上安装Excel，其它版本的Excel虽然可以仿照操作，但是由于本系列课程都是以Exc

4、el为蓝本的，因此建议读者朋友尽量使用Excel进行学习。 1.2 工作薄和工作表学习和使用Excel，肯定要和两个概念打交道，那就是“工作薄”和“工作表”。前面已经说过，工作薄是一种由Excel创建的文件，而工作表则是工作薄的组成部分。可以这样形象的理解，工作薄是一个笔记本，而工作表是这个笔记本里的每页纸。操作和使用Excel，绝大部分工作是在工作表中进行的。 1.3 认识Excel的工作环境启动Excel后，我们将看到Excel的工作窗口。如果你完全是一个新手，那么可能会这个工作环境感觉有点复杂。如有你有使用Office家族中如Word等应用程序的经验，那么应该有点似曾相识的感觉。因为它们

5、的菜单、工具栏、任务窗格和编辑窗口的布局是大体相同的。图1下面我们来介绍一下这个工作环境的情况。了解各部分的称呼(名称)，如菜单、工具栏、任务窗格等等都是必要的，因为我们后面的操作将使用这些称呼。(1) 标题栏 这里显示程序的名称，以及当前工作薄文件的名称。(2) 菜单栏 可以通过选择相应的菜单命令来向Excel发出命令。Excel为了用户便于记忆，将类似的命令分门别类地放到同一菜单项目中，菜单可以根据自己的习惯定制。(3) 工具栏 可以通过单击相应的按钮来向Excel发出相应的命令。工具栏可以根据自己的习惯定制。(4) 公式栏 在单元格中输入数据或公式后，将在这里显示输入的内容。对输入数据或

6、公式的编辑在这里进行相当方便。(5) 列标题 从A到IV的256个字母。每个字母代表工作表256列中的一列，从按英文字母顺序A开始到Z，Z之后是AA，AB，AC，依此类推到AZ。AZ之后是BA，BB，BC，依此类推到BZ，最后一列是IV。单击列标题可以选中整列。(6) 活动单元格指示器 这个黑色边框的指示器代表当前活动的单元格，所谓活动，即当前被选中的单元格。 (7) 行标题 从1到65536的数字，每个数字代表工作表的一行。单击行标题可选中整行的单元格。同时，由于有256列，则Excel工作表的单元格总数为2566553616777216个，我们用列标题和行标题就可以确定一个单元格，如A4，

7、代表第A列，第4行那个单元格，其余依次类推。(8) 任务窗格 这是2002版本开始出现的新特性，方便快速选择相关的任务，例如新建工作薄、使用剪贴板等。 (9) 垂直滚动条 使用该滚动条可以垂直滚动工作表。 (10) 水平滚动条 使用该滚动条可以水平滚动工作表。 (11) 工作表标签 每个标签代表工作薄中不同的工作表，每个工作表的名称都显示在标签上，选择单击标签即可切换到相应工作表。一个工作薄可以包含任意数量的工作表，但是为了方便管理，工作表数量最好不要太多。 2 基本操作2.1 启动Excel我们可以通过三种方式启动Excel。 1 通过开始菜单 操作步骤：依次单击桌面上的“开始所有程序Mir

8、cosoft OfficeMicrosoft Office Excel”命令，一会出现Excel的闪屏，随即可启动Excel。2 通过桌面快捷方式 操作步骤：如果在桌面上建立过Excel的快捷方式，则双击该快捷方式的图标即可启动3 通过Excel工作薄文件 操作步骤：如果你的电脑中存储有由Excel创建的工作薄文件，则可双击该文件启动Excel。2.2 使用Excel的菜单和工具栏要想熟练地使用Excel完成自己的任务，菜单和工具栏是必须掌握的。 我们要让Excel做事，必须向它发出命令。发出命令的方法通常有四种：使用菜单、使用快捷键、使用快捷菜单和使用工具栏。 下面通过一个具体任务的操作进行

9、说明。 任务：在A1单元格中输入字符“语文”，并把该内容复制到A5单元格。 2.2.1 使用菜单 操作步骤： (1) 选中A1单元格在其中输入“语文”，可以看到单元格中的插入点光标还处于闪动状态，Excel等待我们输入其它的内容，因为确认输入完毕，则按下键盘回车键，可以看到活动单元格指示器跳到B1单元格。 (2) 现在用鼠标单击A1单元格，可以看到活动单元格指示器重新回到A1单元格，这时单击菜单“编辑”，在展开的菜单选项中选择“复制”命令，可以看到A1单元格周围出现黑白相间的滚动条，表示复制命令已被执行。 图2(3) 然后选中A5单元格，再单击菜单“编辑”，在展开菜单选项的中选择“粘贴”命令。

10、可以看到A1单元格中的内容被复制到了A5单元格中，按下键盘回车键完成操作。图3说明：在第1步中，为什么输入“语文”后，要按下回车，再重新选择A1单元格呢？这是因为，当输入“语文”后，插入点光标在单元格中闪动，这时如果直接通过菜单执行复制命令，那么该命令是针对单元格中的插入点光标的，由于该光标什么也没选中，因此相当于没有复制任何内容。而按下回车后重新选择A1单元格，可以看到A1单元格中没有插入点光标，所以这时通过菜单执行复制命令，就是复制A1单元格中的内容“语文”。 值得注意的一个区别是：单击A1单元格是激活它，让它成为活动单元格，可以直接输入数据或公式，执行复制粘贴等命令；而双击A1单元格是编

11、辑它，可以在内部修改数据或公式。其它单元格依此类推。 2.2.2 使用快捷键 如果你认为展开层层菜单操作比较麻烦，那么可以通过快捷键操作。大部分常用的命令都有快捷键。比如图4中复制的快捷键为“CtrlC”，Excel把常用命令的快捷键放在了菜单列表中对应命令的右边。 图4操作步骤： (1) 先删去A5单元格中的“语文”，然后用鼠标单击一下A1单元格，按下键盘组合键“CtrlC”，和前面一样，A1单元格周围出现黑白相间的滚动条，表示复制命令已被执行。 (2) 选中A5单元格，按下键盘组合键“CtrlV”，可以看到“语文”已被贴贴到A5单元格中，按下键盘回车键完成操作。 2.2.3 使用快捷菜单

12、操作步骤： (1) 先删除A5单元格中的“语文”，然后选中A1单元格，并单击鼠标右键，在弹出的菜单选项中选择“复制”命令。 图5(2) 然后选中A5单元中，并单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，按下键盘回车完成操作。 2.2.4 使用工具栏 操作步骤： (1) 先删除A5单元格中的“语文”，然后选中A1单元格，单击工具栏“复制”图标。 图6(2)选中A5单元格，单击工具栏的“粘贴”图标，按下键盘回车键即可完成操作。 图7上面通过一个简单的任务，初步介绍了一下向Excel发出命令的常用方式，大家可不要小看了这些基本技能的学习，以后完成更复杂的任务，都要靠它们哦。 2.3 建立工作表2.

13、3.1 在单元格里输入数据我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。首先把表头输入进去：单击选中A1单元格，输入文字，然后从第三行开始输入表的行和列的标题，然后再把不用计算的数据添进去。输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。填充还有许多其它的用法：例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期

14、会按照顺序变化。图82.3.2 简单的计算在电子表格中经常需要计算数据，当然可以在外面把数据计算好了再输入进来，不过，我们最好还是使用Excel自身的计算功能，这样改动起来就很方便。现在我们来看一个表格，把每人每次的购买总额计算出来：选中“总值”下第一个单元格，在编辑栏中单击，直接输入“=C5*D5”，在这里，不用考虑大小写，单击“输入”按钮，确认我们的输入，就在这个单元格中输入了一个公式。图9输入公式可以从表里选，也可以直接输入，只要保证正确就行了。这两种方法各有各的用途：有时输入有困难，就要从表里选择；而有时选择就会显得很麻烦，那就直接输入。还有一点要注意，这里是在编辑公式，所以一定要在开

15、始加一个等号，这样就相当于在开始单击了“编辑公式”按钮。2.3.3 调整行、列宽度调整单元格的宽度，可以使表格看起来更紧凑一些。拖动两个单元格列标中间的竖线可以改变单元格的大小，当鼠标变成如图所示的形状时，直接双击这个竖线，Excel会自动根据单元格的内容给这一列设置适当的宽度。图102.4 编辑工作表2.4.1 选定操作区域选定操作区域的方法有很多：如单击行标可以选中一行，单击列标可以选中整列，单击全选按钮（表格左上角的第一个格）可以选中整个工作表，还有单击哪个单元格就可以选中哪个。如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了。如果要选

16、定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。同样的方法可以选择连续的多行、多列；不连续的多行、多列；甚至行、列、单元格混和选择等等。图112.4.2 复制、移动复制单元格的方法：选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。现在的Office2000为我们提供了一个多次剪贴板，可以进行12次剪贴操作：在工具栏上单击右键，从打开的菜单中选择“剪贴板”，把剪贴板工具栏显示在了界面中。图12现在我们把要复制的内容一一复制到剪贴板中来一，进行复制操作，每复制一个就可以看到剪贴板中的标识就多了一个，这

17、样就单击剪贴板工具栏上相应的条目把该条目粘贴到相应的位置了。 移动单元格：有时我们会对表格或部分单元格的位置进行调整，此时用移动单元格是很方便的。选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边上，鼠标变成我们熟悉的左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。2.4.3 撤销和恢复如

18、果你对上次的操作情况不满意，可以单击工具栏上的“撤消”按钮，把操作撤消。如果你又不想撤消了，还可以马上恢复：单击工具栏上的“恢复”按钮。不过要注意一点，恢复一定要紧跟在撤消操作的后面，否则“恢复”就失效了；再就是你可以使用多次撤消。单击工具栏上的“撤消”按钮的下拉箭头，这里列出了可以撤消的全部操作。不过需要注意，撤消和恢复操作是有次数限制的。2.4.4 插入和删除对工作表的结构进行调整，可以插入行，列，单元格。右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令单击，就可以在选中的行前面插入一个行了。然后就可以输入数据了。插入列 和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以

19、在当前列的前面插入一列。还可以插入一个单元格，右键单击一个单元格，从打开的菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，就可以在当前位置插入一个单元格，而原来的数据都向下移动了一行。图13有插入当然有删除了，这个很简单，删除行，可以选中这一行，然后从右键菜单中选择“删除”命令；列则可以选中列，从右键菜单中选择“删除”，单元格也是一样，只是会弹出“删除”对话框，选择“下方单元格上移”，单击“确定”按钮，单元格删除了，下面的记录也可以移动上来了。2.4.5 查找和替换下面来看看在Excel中的数据的查找和替换。有这样一个表，我们要把其中的“可乐”替换成“可口

20、可乐”，这时就用得到查找和替换功能了。打开“编辑”菜单，单击“替换”命令，打开“替换”对话框，在上面的“查找内容”文本框中输入“可乐”，在下面的“替换值”输入框中输入“可口可乐”，然后单击“查找下一个”按钮，Excel就会自动找到第一个，如果需要替换，就单击“替换”按钮。如果直接单击“全部替换”按钮，就可以把这里全部的符合条件的字符替换掉了。 图14现在我想看看“雪碧”都在哪些地方有，打开“编辑”菜单，单击“查找”项，打开“查找”对话框，在文本框中输入“雪碧”，在下面的下拉列表框中选择“值”一项，单击“查找下一个”按钮，就可以一个一个地找到使用这些字符的位置了。图152.4.6 工作表的保护有

21、时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们就要对工作表进行保护。这样我们就给这个工作表增加了一个保护密码，关闭并保存这个工作簿，再次打开它，在我们设置了保护的工作表中就不能进行修改了；如果要进行修改，就打开“工具”菜单的“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”命令，会弹出“撤消工作表保护”对话框，输入密码，单击“确定”按钮就可以继续修改工作表了。图15图16这是对工作表的保护，可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。2.5 设置工作表的格式2.5.1 单元格的格式设置格式设置的目的就是使表格更规范，看起来更有条理、

22、更清楚。图17图18这样就设置好了！合并后的单元格还可以分开。打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，把“合并单元格”前面的复选框清除，单击“确定”按钮，单元格就分开了。2.5.2 数据格式调整我们可以把“进度”栏中的数字都设置为百分数的形式：选中这些单元格，单击工具栏上的“百分比样式”按钮，这些单元格中的数字就变成了百分比的样式。我们也可以把表示货币的数字改成小数点后面有两位小数，选中要设置的单元格，打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡，选择“分类”列表中的“自定义”，从右边的“类型”列表中选择“0.00”，单击“确定”按钮，数字的样式就设

23、置好了。图19我们还可以把这些数字直接设置为货币形式：单击工具栏上的“货币样式”按钮，在所有选中的数字前面就都出现了一个“￥”符号。2.5.3 数据表的美化我们如果不给工作表设置边框，打印出来的表是没有边框的，这里先来把边框设置好：选中要设置的单元格，单击工具栏上的“边框”按钮的下拉箭头，从弹出面板中选择“所有框线”按钮单击，(如图20)，边框就设置好了。接着给标题行设置一个好看一点的底色和文字颜色：选中第一行的单元格，单击“填充颜色”按钮的下拉箭头，选择“宝石蓝”，（如图21），将单元格的底色设置为宝石蓝的颜色；单击“字体颜色”按钮的下拉箭头，选择“紫色”，(如图22)，这样单元格的底色和文

24、字颜色就设置好了。图20图21图22还可以给工作表设置一个背景：打开“格式”菜单，单击“工作表”项，选择“背景”命令单击，弹出“工作表背景”对话框，从对话框中选择图片文件，单击“插入”按钮，背景就设置好了。如果你又不想要背景了，就打开“格式”菜单中的“工作表”子菜单，选择其中的“删除背景”命令就可以了。不过这个背景是不能被打印出来的，只有在编辑时才能看见。2.6 图表的使用2.6.1 建立图表图表在数据统计中用途很大。我们拿一个例子来讲吧：这是一个电话咨询量表，显示了一周电话数量。打开“插入”菜单，单击“图表”命令，打开“图表向导”对话框，第一步是选择图表的类型，我们从左边的“类型”列表中选择

25、“柱状图”，从右边的“子图表类型”列表中选择默认的第一个，单击“下一步”按钮。图23出现步骤2的对话框，这个对话框中要为柱状图选择一个数据区域，单击“下一步”按钮。图24现在要设置图表设置它的标题为“电话量统计表”，X轴“日期”，Y轴“数量”单击“下一步”按钮。图25这一步是选择生成的图表放置的位置，选择“作为其中的对象插入”，单击“完成”按钮；柱状图就完成了。图26这样一张图表就做好了。图272.6.2 修改图表现在我们来把上一节所用到的图表的背景设置一下，使我们的图表更漂亮：在中间的方形区域中单击右键（或双击），单击“图形区格式”项，打开“图形区格式”对话框，选择颜色，单击“确定”按钮。这

26、样，这个图表就漂亮多了。图28我们还可以字体、字号进行调整，鼠标双击需要调整后数据项，弹出下列对话框，我们可以对字体、字号、字对齐角度进行调整。图29图30调整完毕，我们将会看到一张很漂亮的图表J图312.7 打印操作一般我们在打印工作表之前都会先预览一下，这样可以防止打印出来的工作表不符合要求，单击工具栏上的“打印预览”按钮，就可以切换到“打印预览”窗口中了。我们前面也曾经用过这个功能，它的作用就是看一下打印出来的效果，现在看到的是整个页面的效果，单击“缩放”按钮，可以把显示的图形放大，看得清楚一些，再单击，又可以返回整个页面的视图形式。单击“打印”按钮可以将工作表打印出来，而单击“关闭”按

27、钮则可以回到编辑状态。现在这个考核表在这一页中并不能完全打印出来，因此我们就要用到另外一个功能。2.7.1 纸张形式调整单击这里的“设置”按钮，可以打开“页面设置”对话框，要想解决刚才的问题有两种办法，一是可以选择一种宽度较大的纸；再就是把纸张横过来使用：单击“纸张大小”下拉列表框，从弹出的列表中选择一种比较宽的纸型，单击“确定”按钮，这样就可以了。图32可是我平常用的纸一般都是A4，很少有更宽的纸可以用，在这种情况下我们可以把纸张横过来打印：打开“页面设置”对话框，在“方向”栏中选择“横向”，将纸张设置回来，然后单击“确定”按钮，整个工作表就都可以打印出来了。 这个表还不是在纸张的中间，有些

28、难看，再打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡，选中“居中方式”一栏中“水平居中”和“垂直居中”前面的复选框，单击“确定”按钮，表格就居中显示了。 图33这个表格现在看起来已经很好了，可是有一个问题，就是打出来的工作表经常是和文字资料在一起，又不希望用这种横向的表，又没有纸可以换，在这种情况下，一是在分页预览视图中拖动分页符使一页符合我们的要求；再就是直接设置打印的比例。设置打印比例很简单，打开“页面设置”对话框，先将纸张的方向设置回去，然后在“缩放”一栏的“缩放比例”输入框中输入80，单击“确定”按钮，从预览中可以看出来，已经可以全部打印出来了。这是EXCEL 2000提供的新功能，比

29、以前方便多了；我们可以让表格根据页边距自动调整：先单击“页边距”按钮在这个视图中显示出页边距；打开“页面设置”对话框，将“缩放”一栏选择为“调整为1页宽1页高”，然后单击“确定”按钮，图中的这个表就变成了紧贴页边距来放置了。图34我们也可以通过调整页边距来调整表的位置；在预览视图中拖动这些标记调整页边距，还可以通过改变“页面设置”对话框中页边距的数值来实现。2.7.2 页眉面脚设置给打印出来的工作表设置页眉和页脚:打开“页面设置”对话框，单击“页眉/页脚”选项卡，单击“页眉”下拉列表框中的下拉箭头，选择这个页眉的形式，就给工作表设置好了一个页眉，从预览框中可以看到页眉的效果；图35页脚也可以这

30、样来选择，但我们这里还是自定义一个：单击“自定义页脚”按钮，打开“页脚”对话框，可以看到页脚的设置分为左、中、右三个部分，现在光标停留在左边的输入框中，我们输入“万事无忧”，选中输入的文字，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，把字体设置为隶书，单击“确定”按钮，回到“页脚”对话框；单击“右”输入框，输入“第页，共页”，然后把光标放到“第”字的后面，单击“页码”按钮，在这个地方插入当前页码，把光标定位到“共”字的后面，单击“总页码”按钮，在这里插入一个总页码，单击“确定”按钮回到“页面设置”对话框；单击“确定”按钮我们就可以看到我们设置的页眉和页脚的效果了。图36现在我们看这个表：单击“打印预览”按钮，可以看到只有第一页中有表的表头，而其它的页中都没有；这样打印出来的表看起来会很不方便，我们可以通过给工作表设置一个打印表头来解决这个问题。