（专科）第二章——文书工作与档案管理（第四版）教学ppt课件.pptx

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1、（第第四四版）版）徐彦、戈秀萍、何柳徐彦、戈秀萍、何柳主编主编文书工作文书工作与与档案档案管理管理12345目录CONTENTS678910第 二 章CHAPTER TWO【学习目标】 了解文书的种类和用途；了解文书的种类和用途； 明确文书的特征，文书稿本的种类、特征明确文书的特征，文书稿本的种类、特征和使用；和使用； 熟知现行党政机关公文格式；熟知现行党政机关公文格式； 掌握按照掌握按照党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例的规定处理公文的办法。的规定处理公文的办法。2.1文书的种类及选用n 公务文书，简称公文，是党政机关实施领导、公务文书，简称公文，是党政机关实施领导、履行职能、

2、处理公务的具有特定效力和规范履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。情况等的重要工具。2.1文书的种类及选用文书种类的划分1法定法定公文公文普通普通公文公文2发文发文收文收文内部公文内部公文3上行文上行文下行文下行文平行文平行文4公布公文公布公文内部公文内部公文保密公文保密公文5通用公文通用公文专用公文专用公文6特提公文特提公文特急公文特急公文加急公文加

3、急公文平急公文平急公文常规公文常规公文7办件办件阅件阅件2.1文书的种类及选用文书种类的选用1 1）在发文机）在发文机关权限内选关权限内选用恰当的文用恰当的文种种2 2）在发文机）在发文机关和收文机关和收文机关行文关系关行文关系的准确定位的准确定位中选用文种中选用文种3 3）在明确发）在明确发文具体目的、文具体目的、要求后选用要求后选用文种文种 正确选用文书名称（种类）对机关处理行政工作具有重要正确选用文书名称（种类）对机关处理行政工作具有重要意义，因此我们必须准确把握划分文书种类的依据和要求。意义，因此我们必须准确把握划分文书种类的依据和要求。2.2通用文书通用法定公文1 1）决议）决议2

4、2）决定）决定3 3）命令）命令（令）（令）4 4）公报）公报5 5）公告）公告6 6）通告）通告7 7）意见）意见8 8）通知）通知9 9）通报）通报1010）报）报告告1111）请）请示示1212）批）批复复1313）议）议案案1414）函）函1515）纪）纪要要 自自20122012年年7 7月月1 1日起正式实施的日起正式实施的条例条例在其第二章在其第二章“公文种公文种类类”中规定了中规定了1515种公文。种公文。2.2通用文书通用事务公文（1 1）计划）计划（2 2）总结）总结（3 3）调查）调查报告报告（4 4）简报）简报（5 5）协议）协议（6 6）规章）规章制度类制度类（7 7

5、）记录）记录类类（8 8）讲话）讲话稿类稿类（9 9）书信）书信类类（1010）启）启事、海报事、海报及表格及表格 通用事务公文是法定公文之外的用于各类各级机关、团体、通用事务公文是法定公文之外的用于各类各级机关、团体、企事业单位处理日常公共事务的一般性公务文书。企事业单位处理日常公共事务的一般性公务文书。2.3专用公文一是适用于一是适用于一定的专业一定的专业领域或组织领域或组织系统系统二是大多具二是大多具有特定的格有特定的格式式三是制发程三是制发程序和语言运序和语言运用方面有独用方面有独特之处特之处专用公文的主要特点专用公文的主要特点：2.3专用公文专用公文主要有以下专用公文主要有以下101

6、0类：类： 2.4文书的格式版头1 1）公）公文份文份号号2 2）密）密级和级和保密保密期限期限3 3）紧）紧急程急程度度4 4）发）发文机文机关标关标志志5 5）发）发文字文字号号6 6）签）签发人发人7 7）版）版头中头中的分的分隔线隔线 版头的特点是位置相对固定。掌握了公文格式对版头所含版头的特点是位置相对固定。掌握了公文格式对版头所含各要素位置的规定，就可以设计文件的各要素位置的规定，就可以设计文件的“红头红头”部分。部分。2.4文书的格式主体 主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，所以称之为于

7、公文实质性的内容均在此部分，所以称之为“主体主体”。1 1）标题）标题2 2）主送机关）主送机关3 3）正文）正文4 4）附件说明）附件说明5 5）发文）发文机关机关署名署名、成文成文日期日期和印章和印章6 6）附注）附注7 7）附件）附件2.4文书的格式版记2 2）抄送机关抄送机关3 3）印发机关和印发机关和印发日期印发日期1 1）版记中的版记中的分隔线分隔线 版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。按版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。按党政机党政机关公文格式关公文格式规定，版记应置于公文最后一页（亦称封规定，版记应置于公文最后一页（亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。底），版

8、记的最后一个要素置于最后一行。2.5文书的稿本文书的文稿 草稿是指内容草稿是指内容和文字表述都和文字表述都还未成熟的文还未成熟的文书原始稿件。书原始稿件。文件在定稿之文件在定稿之前的历次文稿前的历次文稿都被称为草稿。都被称为草稿。01010202 定稿指定稿指公文的公文的草稿经过修改草稿经过修改并由领导人审并由领导人审阅、签发或者阅、签发或者会议讨论正式会议讨论正式通过的最后完通过的最后完成的定型文稿。成的定型文稿。2.5文书的稿本文书的文本复制本是指依据正式文本进行复印或翻复制本是指依据正式文本进行复印或翻印、缩微等复制出来的文本。印、缩微等复制出来的文本。04公文的存本是指发文机关印制一份公文的存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关除草稿、文件的正本后留在本机关除草稿、定稿以外的印制本。定稿以外的印制本。03副本是指公文形成之后，由于实副本是指公文形成之后，由于实际工作需要，往往使正本文件发际工作需要，往往使正本文件发生许多增值或变化的文本。生许多增值或变化的文本。02正本是根据已经签发的定稿所制发的正式正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。文件文本。01