学生记者站档案管理办法.doc

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1、学生记者站档案管理办法学校 学生记者站档案管理办法 为进一步加强学校宣传部学生记者站的档案工作管理提高学生记者站的工作效率特制订本档案管理办法。 1、学生记者站档案管理办法管理职责 （1）认真履行学生记者站章程、遵守记者站规章制度。 （2）对记者站日常工作、活动、会议资料收集、整理做好归档工作。 （3）集中统一管理学生记者站文字、摄影方面的档案。 （四）开展学生记者站档案资料编制工作积极提供利用有用资料信息为学生记者站工作服务。 二、学生记者站档案管理法办立卷归档 （1）归档范围 凡是涉及学生记者站工作活动具有考察利用价值的文件、稿件、 图 片、照片、录音、录像等均可立卷归档。 1、对学生记者

2、站的会议、培训等活动作出文件记录或统计归档。 2、对学生记者的奖惩情况作出统计归档。统计学生记者在等媒体上的稿件上稿数量；统计学生记者获奖情况并留存获奖稿件。 3、对学生记者站的报纸分发情况归档。对学报每一期报纸分发工作进行详细统计具体包括发放时间、地点接收人员负责发放人员发放分数等。 4、对记者站成员信息的归档。包括记者站成员详细通讯方式学期内记者站成员站内任职情况。 5、对毕业学生记者去向归档。统计历届学生记者毕业后的去向详细做出毕业生去情况登记表。 （二）归档要求 1、学生记者站档案管理人员应将具有保存利用价值的文件、稿件收集齐全、完整、根据文件材料的形成和相关联系归类整理保存。 2、学

3、生记者站资料的归档应在相关人员的监督指导下进行。归档文件、稿件应按照要求整理审核无误后方可归档。 3、照片档案、声像档案应用文字标出拍照、摄像获录音的时间、对象、地点、中心内容和责任者。 4、档案的存放。将档案材料编制好后移交目录一式两份一本留存档案一份留作存根。必要时需留存电子文档以便进行档案的保管便于查找。 （三）归档时间学生记者站档案以学期为阶段进行归档工作。 三、学生记者站档案管理办法档案利用 （1）本档案属于学校学生记者站内部资料不得对外擅自借阅。若因工作需要必须外借时需经过学生记者站老师、档案管理人员批准同意后方可查阅。 （2）查阅摘抄档案需填写档案利用登记表。未经档案管理人员同意

4、不能复印、复制、公布档案材料。一般不能将档案带出学生记者站办公室特殊情况需要借出需要经过学生记者站老师和档案管理人员同意并及时归还。 （三）不准在档案材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠不得随意折分或撕去其中文件。 四、 学生记者站档案管理档案保管 （1）档案存放地点要随时加锁钥匙妥善保管非负责人员未经批准不得随意翻阅。 （2）对档案要定期进行检查发现字迹不清、缺页等问题需要及时补修保持完好状态。 （3）档案存放地要有相关防护设备如防火、防虫、防尘、防鼠设备。如发现药物失灵要及时更换。 （4）每一学年需对档案进行一次全面检查如遇特殊情况需要向相关负责人汇报并做记录采取有效措施保护档案的安全。 5

5、、学生记者站档案管理办法档案统计 （1）为了给本站提供最有效的档案服务协助本站做好站内工作提高工作效率档案管理人员需认真做好档案统计工作。 （2）学生记者站档案的收进、移出、保管及利用情况需进行统计并按照规定向学生记者站老师报送档案工作基本情况统计结果。 （3）建立健全全档案数量统计借阅及效果统计鉴定情况登记。 （4）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库随时做好建立学期末对本学期归卷数目进行一次全面汇总并上报相关负责人。 六、学生记者站档案管理办法档案保管期限和销毁 （一）档案保管期限 1、上级机关下发的记者站文件材料 （永久）2、站内成员通讯录站内成员任职、调转、撤销及奖惩情况（永久）3、站内成员在等媒体上的稿件上稿统计表 （永久）4、在等媒体上刊登的优秀稿件材料 （永久）5、受表彰的优秀稿件材料（永久）6、记者站活动会议记录、纪要 （永久）7、招新考核合格人员名单学期末记者站成员考核成果统计 （永久）8、学生记者去向登记表 （永久） （二）档案销毁档案资料的销毁需经过学生记者站老师和档案管理者的同意才可销毁。 第 5 页 共 5 页