四、标准采购作业程序.doc

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1、四、标准采购作业程序四、标准采购作业程序 采购作业内容包括从收到“请购案件”开始的进行分发采购案件由采购经办人员先核对请购内容查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后开始办理询价在报价后整理报价资料拟订议价方式及各种有利条件进行议价办妥后依核决权限呈核订购。详细作业程序及要点如： （一） 采购作业程序及要点 表12-3采购作业程序及要点表 程 序 要 点 接件分发 1请购单各栏填写是否清楚 2按分配原则分派请购案件 3急件优先分派办理 4无法在需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门 5撤销请购单应先送办理 询 价 1交货期无法配合需用日期时联络请购部门 2充分了解请购材料的品名、

2、规格 3急件或需用日期接近者应优先办理 4向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法 5同规格产品有几家供应商均应询价 6有否其他较有利的代用品或对抗品 7应对同规格不同厂牌做比较 8是否有必要办理售后服务及保修年限 9新厂商产品是否需经检验试用 比价议价 1厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认 2是否殷实可靠的生产厂或直接进口商 3其他经销商价格是否较低 4经成本分析后设定议价目标 5是否必要向厂商索取型录比较 6价格上涨下跌有何因素 7是否必要开发其他厂商或转外购 8规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标 呈 核 1请购单上应详细注明与厂商议定的买

3、价条件 2买卖惯例需超交者应注明 3现场选用较贵材料时联络请购部门述明原因 4按核决权限呈核 订 购 1需预付定金内外销价需办退税或规定多少金额以上或有附带条件等应制订买卖合同 2再向厂商确认价格、交货期、质量条件 3分批交货者在请购单上盖分批交货单 4订购单（采用联络函式传真机）寄交厂商无法按需用日 期交货的案件联络请购部门 催 交 1约交日期前应再确认交货期 2无法在约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办 3已逾约交货日期尚未到货应加紧催交 整理付款 1发票抬头及内容是否相符 2发票金额与请购单价格是否相等 3是否有预付款或暂借款应处理 4是否需要扣款 5需要办退税的请购

4、单转告退税部门 6以内销价采购供外销用材料应先收齐退税同意书方可办理付款 收件、分发、核对 1收件 2按分配原则指派经办人 3核对品名 4核对规格 5核对数量 6核对需要日期 询 价 1选择询价对象及地区 2询价 3整理报价资料 4确认请讲内容 5寻找对抗品 6选择开发对象 7询价索样 8整理对抗品资料及样品送样 9整理检验结果 议价、比价、呈核 1调查市场行情 2核对资金预算 3选择议价对象 4研拟底价 5研议采购条件 6议价（或公开比价） 7填写上次报价记录 8估算海（空）运费 9估算保险费 10核对付款条件 11比较交货期限 12检查卸货条件 13估算关税 14按核决权限呈核 进口、签证

5、、结汇 1缮打输入许可证申请书 2缮写用途说明书 3备妥签证必要文件 4提案申请签证 5签证专案申请作业 缮造申请书及附件度量衡器无线电器材 整理必要文件 提案申请 6申请结汇 7整理结汇文件 8核对签证结汇文件 9修改输入许可证或信用证作业 投保、船务 1洽订保率 2投保缴交保险费 3洽订特约船公司及运费 4指定船舶公司 5交涉货柜使用期限 6核算运费 7缴交运费 8处理大宗材料船务 装 运 1督促预定装船期 2申请“工业用”证明 3申请分期缴税 4申请预保火险及动产抵押 5督促装运文件 6确认船期 7整理装运文件 8申请管理品放行证 9联络及安排卸货 10确认船代理 11确认公证处（所） 12联络交货期异常修改I/LL/C 报关提货 1银行背书 2办理担保提货 3整理文件报关 4缴税提货 5收料 索 赔 1核对材料检验报告 2填写索赔记录单 3向保险公司、船公司索赔 4向供料厂商索赔 5办理退货掉换作业 跟 催 1督促收料单 2控制长期合同的交货 3控制外购资金 4整理采购案件 5计算卸货延滞费及奖金 6办理退汇 第 4 页 共 4 页