易图ERP-采购管理操作说明(共8页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上-采购管理操作说明-该模块主要为用户提供采购管理功能。用户提交采购申请，经审批后，生成采购计划。该模块还提供了询价管理、采购合同管理、采购单管理、采购合同管理、退货管理、供应商和历史价格管理。1. 基本设置：（1） 分类属性设置：（分别对分类类别进行设置必须设置的） （2） 单据编号设置：（根据需要，可以对单据编号设置，也可以手工录入编号） （3） 审批流程设置：（指定对应的审批人）2. 供应商档案（1） 新建供应商档案-供应商分类：供应链设置-往来单位分类-供应商-国家地区：人力资源-基本设置-分类属性设置-国家地区-交货方式：销售管理-基本设置-分类属性设置-交货

2、方式-运送方式：销售管理-基本设置-分类属性设置-运送方式-所在区域：客户管理-基本设置-分类属性设置-所在区域-结算方式：客户管理-基本设置-分类属性设置-结算方式-币种：财务管理初始设置币种类别设置（2）供应商档案列表（3）新建供应商联系人（4）供应商联系人列表（5）新建供应商物品推荐-物品名称：供应链设置-物品档案-物品档案列表（物品档案列表中选择）-推荐人：人力资源-组织管理组织结构图（前提是先建好人力档案） （6）供应商物品推荐列表3. 供应商联络 （1）新建供应商联络 -我方联络人：人力资源-组织管理组织结构图（前提是先建好人力档案）（2） 供应商联络列表（3） 供应商联络延期告警

3、币种与汇率处理说明当源单类型不是无来源时，处理逻辑如下： 1、如果输入了供应商，则只能选择该供应商对应的源单。 2、如果输入了币种，则只能选择对应币种的源单。 3、只能选择同一个供应商、同一个币种、同一个汇率的源单。当源单类型是无来源时，处理逻辑如下：1、 手工选择币种，根据币种带出汇率。手工添加明细，即从物品表选择中物品时，带出的价格信息（去税进价、含税进价）应该根据币种对应汇率重新计算，计算方式：去税进价 或 含税进价 / 汇率。源单选择数据之后，自动把明细中的供应商、币种以及对应的汇率的值赋到页面上。供应商、币种和对应汇率不可修改。只有将明细数据删除后才可以修改。再选择明细的话，则将页面

4、上的供应商币种做为过滤条件。查询结果中应包含供应商、币种、汇率的信息。4采购申请（1）新建采购申请单： -源单类型：无来源、销售订单（销售管理销售订单）、物料需求计划（生产管理物料需求计划） -申请人、申请部门（与人力资源模块关联） -采购申请明细来源：申请原因（供应链设置-基本设置-原因设置采购原因） 一个采购申请允许关联多个源单（销售订单或物料需求计划），可以从多个源单中选择多个明细 也可以不关联源单，而直接录入采购申请所需的物品明细（2）采购申请单列表 功能：查询、修改、删除、导出excel、打印。进入修改页面应提供功能：保存、从源单添加明细、明细汇总、提交审批、审批、确认、结单、取消结

5、单、返回、打印。 1查询查询条件：单据编号、申请单主题、申请人（选择）、申请部门（选择）、采购类别（下拉列表）、源单类型（下拉列表）、申请时间（时间段、日期控件）、单据状态（下拉列表）、审批状态（下拉列表）查询结果显示：单据编号、申请单主题、采购类别、源单类型、申请人、申请部门、申请时间、单据状态、审批状态。点击单据编号可进入详细页面。2修改只有“制单”、“执行”状态的数据才能修改，对于“执行”状态的数据修改后自动更新单据状态为“变更”，表示需要对变更进行确认，确认后变为“执行”状态。单据状态为执行且已经被其他单据调用了的单据不能进行修改或删除操作。可能调用采购申请单的模块有：采购计划、采购询

6、价单、采购合同、采购订单。3删除只有“制单”的状态数据才能删除。4审批当审批状态为“审批通过”后，不可删除该单据。5确认只有“制单”状态的数据才能确认，更新单据状态为“执行”，只有单据状态为“执行”的采购申请才能在采购计划中出现。6手工结单、自动结单单据状态为“执行”，且相关业务均已处理完毕，可以进行手工结单，更新单据状态为“手工结单”，并记录结单人以及结单时间。5. 采购需求 （1）采购需求列表：生产管理-物料需求计划-物料需求计划列表-生成采购需求6. 采购计划 （1）新建采购计划单 -采购计划来源明细：一个采购计划允许关联多个采购申请，可以从不同的采购申请单中选择采购明细，自动从采购申请

7、单中带入明细内容 -也可以不关联采购申请单，而直接录入采购计划来源明细 处理说明： 1 单据确认时，自动更新对应采购申请明细中的已计划数量。2部门、采购员：可以是采购员的归属部门，也可以是其他部门。3计划采购单价：为物品表中的采购含税价，由物品关联自动带出，不可修改。计划采购金额为计划数量*计划采购单价，不可修改。4合计信息中的预控金额合计为明细中的计划采购金额合计，可以修改。（2）采购计划单列表7. 采购询价 （1）新建采购询价单： 处理说明：1源单类型：可以是无来源、采购申请、采购计划，一个采购询价单只能有一个源单类型，但可以关联多个单据，如选择源单类型为采购申请时，可以关联多个采购申请单

8、，选择源单时自动带出源单的基本信息如：采购类别、部门、采购员，带出的信息不可修改。2采购询价单明细：可以从采购计划或采购申请单中关联选出，可以关联多个单据中的部分或全部明细，其中：物品编号、物品名称、规格、需求（计划）数量、单位、需求（计划）日期、申请原因由关联明细自动带出，源单编号为对应单据的编号，源单序号为对应单据中明细的序号。（1）单价、含税价、税率从物品表自动关联带出，可以修改。（2）折扣率：手工输入。（3）金额、税额、含税金额：自动计算，不可修改。金额=数量*单价，税额=单价*税率，含税金额=数量*含税价3也可以直接添加关联单据之外的物品，产生采购明细。4合计信息：采购数量合计、含税

9、金额合计、金额合计、税额合计为明细中的数量、含税金额、金额、税额的合计。整单折扣%为手工输入，折扣金额=含税金额合计*（1-整单折扣），折后含税金额合计=含税金额合计*折扣。5物品可以关联查看“历史采购价格”记录。在询价的过程中，要注意：询价次数1-保存 再次询价-询价次数2保存查看询价历史（有1条记录） 再次询价-询价次数3保存-查看询价历史（有2条记录） .（以此类推，并查看询价历史） （2）采购询价单列表8. 采购合同 （1）新建采购合同 -支付方式：客户管理-基本设置-分类属性设置-支付方式 -申请原因：供应链设置-基本设置-原因设置采购原因 处理说明：1、部门、采购员：两者之间可以没

10、有关联关系，采购员可以不是选择的部门下的人员，支持跨部门。2、源单类型：可以是无来源、采购询价单、采购计划，一个采购询价单只能有一个源单类型，但可以关联多个单据，如选择源单类型为采购询价单时，可以关联多个采购询价单。3、选择源单据时，自动带出关联单据的基本信息：供应商、采购类别、采购员、部门（选择）、交货方式、运送方式、结算方式、是否为增值税，带出的信息可修改。4、采购合同明细：可以从采购计划或采购询价单中关联选出，可以关联多个单据中的部分或全部明细，其中：物品编号、物品名称、规格、需求（计划）数量、单位、需求（计划）日期、申请原因由关联明细自动带出，源单编号为对应单据的编号，源单序号为对应单

11、据中明细的序号。（1）单价、含税价、税率从源单明细自动关联带出，可以修改。（若添加关联单据之外的明细时则在选择物品时自动从物品表带出）（2）金额、税额、含税金额：自动计算，不可修改。金额=数量*单价，税额=金额 *税率，含税金额=数量*含税单价。5、也可以直接添加关联单据之外的物品。6、合计信息：采购数量合计、含税金额合计、金额合计、税额合计为明细中的数量、含税金额、金额、税额的合计。整单折扣%为手工输入，折扣金额=含税金额合计*（1-整单折扣），折后含税金额合计=含税金额合计*折扣。7、合同可以仅仅是一个框架协议，也就是说可以没有物品明细。8、如果源单为采购计划，则单据确认时应回写更新采购计

12、划中的已订购数量 （2）采购合同列表 -单据状态为执行且已经被其他单据调用了的单据不能进行修改或删除操作。可能调用采购合同的模块有：采购订单9. 采购订单 （1）新建采购订单 处理说明：1、部门、采购员：两者之间可以没有关联关系，采购员可以不是选择的部门下的人员，支持跨部门。2、源单类型：可以是无来源、采购申请、采购询价单、采购计划、采购合同，一个采购订单只能有一个源单类型，但可以关联对应同一个供应商的多个单据，如选择源单类型为采购询价单时，可以关联多个采购询价单。3、选择源单据时，自动带出关联单据的基本信息，如：供应商、采购类别、采购员、部门（选择）、交货方式、运送方式、结算方式、是否为增值

13、税，带出的信息不可修改。4、采购订单明细：可以从源单关联选出，可以关联多个单据中的部分或全部明细，其中：物品编号、物品名称、规格、需求（计划）数量、单位、需求（计划）日期、申请原因由关联明细自动带出，源单编号为对应单据的编号，源单序号为对应单据中明细的序号。（1）单价、含税价、税率从源单明细自动关联带出，可以修改。（若添加关联单据之外的明细时则在选择物品时自动从物品表带出）（2）金额、税额、含税金额：自动计算，不可修改。金额=数量*单价，税额=单价*税率，含税金额=数量*含税价5、也可以直接添加源单之外的物品。6、合计信息：采购数量合计、含税金额合计、金额合计、税额合计为明细中的数量、含税金额

14、、金额、税额的合计。整单折扣%为手工输入，折扣金额=含税金额合计*（1-整单折扣），折后含税金额合计=含税金额合计*折扣。其他费用支出合计为手工输入。7、单据确认时，如果源单类型为采购计划或采购合同，则自动更新对应采购计划或采购合同明细中的已订购数量。8、确认订单时，更新对应的物品在分仓存量表。 （2）采购订单列表 -只有经过确认的采购订单才能在历史价格中出现。单据状态为执行且已经被其他单据调用了的单据不能进行修改或删除操作。可能调用采购合同的模块有：采购到货通知单。10. 采购到货 （1）新建采购到货单 -所属项目：在项目管理中设置 处理说明：1、单据确认时，自动更新对应采购订单中的已到货数

15、量。2、合计信息：到货数量合计、含税金额合计、金额合计、税额合计为明细中的数量、含税金额、金额、税额的合计。整单折扣%为手工输入，折扣金额=含税金额合计*（1-整单折扣），折后含税金额合计=含税金额合计*折扣。其他费用支出合计为手工输入。（2）采购到货单列表 -单据状态为执行且已经被其他单据调用了的单据不能进行修改或删除操作。可能调用采购合同的模块有：采购退货单、采购入库单（库存）。11. 采购退货 （1）新建采购退货单 - 处理说明：1、明细支持从来源单据中关联选出，退货数量、退货原因手工输入，可以关联多个单据中的部分或全部明细。另外也可以直接添加物品（不从单据关联），产生退货明细。2、单据

16、确认时，更新对应采购到货通知单中对应明细的退货数量。3、合计信息：抵应付账款手工输入，应退货款合计默认等于折后含税金额减去抵应付账款，可以修改。 （2）采购退货单列表 -如果需要退款，向财务产生退款单数据。单据状态为执行且已经被其他单据调用了的单据不能进行修改或删除操作。12. 采购查询 （1）采购价格分析 （2）采购汇总查询 （3）到货汇总查询 （4）在途物品查询13. 采购数据分析：（信息汇总-采购数据分析） （1）采购订单数量分析 （2）采购订单金额分析 （3）采购退货数量分析 （4） 采购退货金额分析（5） 采购订单物品分析 （6） 采购退货物品分析 （7） 综合查询 专心-专注-专业