办公室管理小抄(共8页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上星期四办公室管理 1设计题汇总1. 麦格共识为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定何时的价格打入市场决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会？ 答案：（1）座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者 2（2）座谈会以小行为主，人数为七、/L人为宜（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合（4）主持人负责引导、组织，可不做记录（5）详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做（6）座谈会的时间不严格规定，可长可短（7）会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松 32. 科达公司召开中层

2、干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理，各部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员平均工资为2400元，其他收入为600元。假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。 4答案：（1）会议成本=2x3【（G+S）xT】n+后勤开支=6（G+S）T*n+后勤开支（2）G-参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，（2400/30/8）/（除号）（3）S-参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2

3、.5元。（600/30/8）（4）T-参加会议人员人均到会时间为5小时（5）n-参加会议人数为50人（46+4） 5 （6）后勤开支等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800（200+100+10x50）（7）会议成本-6x（10+2.5）x5x50+800 =18750-800=19550（元）3. 文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎么做？ 6答案：（1）在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；（2）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；（3）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司

4、的注意。时间如何取决于当地的购物环境。（4）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适合的礼物即可。 7 （9）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。4.文秘人员在单独或随上司旅行结束后，要做好那些工作？答案：（1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，和根据上 9（5）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方（6）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商品用精美包装纸重新包装一下

5、。（7）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。（8）文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。 8司的原始记录整理出报告，送上司过目货批准，然后存档备案。（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。（4）把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。（5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 105.小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新

6、的文件架、文具用品盒。各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸（2刀），要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做？答案：（1）电话放在办公室左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边。 11（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;(3)各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。（4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内（5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。 126.安微某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安微比较便宜的原材料和人工，

7、共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？答案：（1）接受任务；（2）了解来宾；（3）制定计划；（4）预订食宿；（5）迎接来宾；（6）商议日程；（7）安排会议；（8）陪同参观；（9）送别客人；（10）接待小结； 137.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑那些项目？履行那些职责？答案：（1）准备旅行计划和旅行信息，旅行计划表要说明出发和达到地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。(2)制定约会计划。约会计划表包括：城市名和

8、省州名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），14日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码。（3）为商务洽谈收集资料。（4）决定旅行用品。把上司作商务两重性时需要带的用品列出清单。（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的两重性计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别签。（6）安排差旅费。 15（7）建立旅行旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。8.某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做那些工作？答案：（1）客人的选择。缺点名单，再请上司核定。（2）确定时间。如果是氵步外宴请，宴请时间应

9、按国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。（3）会场的选择。要考虑宴会的性质、客人的数 16目、交通是否方便、场地大小是否适合、菜式、有无停车场。（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请次数、目的等方面去考虑。至少要提供2份菜单，供上司挑选。（5）寄发请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优化考虑来安排，在请柬上应注明席次号。 17席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；而夫妇分开坐；难主宾做在女主人的右边，女主

10、宾坐在男主人的右边。主任方便陪客，应插在客人中间坐，以便同客人解除。9.文秘人员如何主持会议？应该注意那些细节？答案：（1）文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容一个完整结构的构思，简略记下发言的要点。（2）会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。 18 （3）对发言内容分加以引导，提醒时间有限。（4）在会上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人。最后作总结，统一认识。（5）要求与会者记笔记，自己做好笔记并把会议纪要的打印件放进文件夹，以作查证。10.上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术人股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德

11、国代表团一行9人将于8月下旬来访， 19商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案？答案：（1）接受任务；（2）了解来宾；（3）制订计划；（4）预订食宿；（5）欢迎来宾；（6）商议日程；（7）礼节性拜访；（8）宴请；（9）正式会谈；（10）签订协议书；（11）陪同参观游览；（12）互赠礼品；（13）欢送来宾；（14）接待小结11.某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单，小胡应该怎么样设计？ 20（见书P48）来电单位，来电号码，来电者姓名，分机，来点时间（年月日时分），BP或者手机，内容摘要，上司批示，处理结果，记录

12、人。12.康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆12楼会议室，这次会议由总经理办公室负责安排，办公室主任让小付拟一个通知。他应该考虑那些问题？ 21答案：（1）会议的名称；（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；（5）议题（或者议事日程）；（6）主办者的联络处，电话号码等；（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）（8）注意事项、是否备有餐点

13、、 22是否有停车场，或当天应备的资料等。13.某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？答案：（1）要替搭车回去的人安排车子；（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领； 23（3）有留话时，切记务必传达；（4）检查会场有无物品遗漏；（5）要为参加会议的人员送行；（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃东西，如有，则必须加以熄灭；（7）桌、椅早先若移动，必须还原，洗条烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（8）携带进会场的资料和会议用品要记

14、得带回；（9）关紧门窗并上锁；（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。24简答题汇总1.文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？答案：（1）进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；（2）参谋作用；（3）补缺作用；（4）增进关系作用；（5）适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；（6）适时。考虑时机；（7）适地。看场合；（8）适度。要注意掌握分寸。 252.什么是文书的立卷特征？通常可以按照哪几种特征立卷？答案：（1）文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；（2）按问题特征立卷；（3）按作者特征立卷；（4）按文种特征立卷；（5）按时间特征立

15、卷：（6）按地区特征立卷：（7）按通讯者特征立卷；（8）在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 263.来信受访的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？答案：（1）受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。（2）及时拆封。拆封是，不要损坏邮票和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、 27信封在后，要一并装订。（3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗

16、”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。 28（5）认真处理。处理信词：应该按照：“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。（6）及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两种方式进行。4.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ 29答案：（1）不要失去报告的适应时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有事

17、也要在尚未完成之时先作期中报告，有时因上司太忙，不妨预先约好时间。（2）不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人（上司）报告。（3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是。” 30（4）一定要简短、扼要、流畅；（5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；（6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。5.什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎么样运用受意方法？ 31答案：（1）受意是文员接受和领会上司意图（2）一种是直接受意，。另一种是间接受意（3）文员要善于领会上司意图，

18、按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的受意，把上司的质疑、试问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地惯切实施。 326.公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。答案：（1）版头、发文字号、印刷顺序号（2）密级、紧急程度。（3）签发人姓名。（4）公文标题。（5）主送机关。（6）正文、附件。（7）发文机关、成立日期、机关文章。（8）注释、阅读（发送）范围。（9）主题词。（10）抄送单位、印发说明。7

19、.文员根据单位需要向外或向内发文，需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。 33答案：（1）拟稿；（2）核搞；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。（3）签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。（4）编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。（5）缮印；对已经签发的文件定稿进行眷清、复印或排版印刷。（6）校对；指将文件的眷写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。（7）用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。（8）登记； 34（9）分发；指对准备发出的文件进行分装和发送。8.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意那些要点？决定时间地点时要注意什么？答案：（1）要获得

20、上司的许可；（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，在但大会给对方的文秘人员以确认；（3）要正确告知对刚赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、餐会等）、所需要的时间等等； 35（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填好在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。（5）周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（8）点点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。 369.文员所作的完整的会议记录应该包括那些事项？

21、答案：（1）会议名称；（2）会议记录人员的姓名、盖章；（3）时间（开始时间、结束时间）；（4）会议地点；（5）议题；（6）主持人、主席；（7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关的资料；（10）下次会议预定日期；10.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有那些？ 37答案：（1）清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、要性、关联性等，抓住重点；（2）说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解动机；（3）偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；（4）要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话， 3

22、8切勿以自己主观的方式进行谈话，要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；（5）主动发向，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；（6）以诚恳的态度为对方着想而言，不要使用另对方反感的言词；（7）让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己） 39（8）不可伤害对方的自尊心。11.单位印章主要有那些？印证的刻制和使用有那些规定？答案：（1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发：（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后又专门刻制厂刻制；（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，

23、其他印章也应专人专用；（6）加盖公章，那一级公章， 40须经哪一级的负责人批准，并审核签名；（7）讲盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等详细登记；（8）加盖印章必须做到用里均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖公章方能有效。12.按照2000院行政机关公文处理办法的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？答案：（1）命令（令）；（2）决定； 41（3）公告；通告；（4）通知；通报：（5）议案；（6）报告；（7）请示；（8）批复；意见；（9）涵；（10）会议纪要； 42案例分析：1.某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天准备上报

24、的统计报表。小赵还在闷闷不乐时，。你认为小赵在这两件事上做得怎么样？他有什么失误,他应该怎么做才对？答案：（1）不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”，办公室人员不能替上司做主；（2）接待来访者应细心倾听，不应边看报表边听；（3）对提重要建议的来访者，应认真记录，汇报上司； 43（4）应热情，不能对来访者冷嘲热讽；（5）对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策；（6）应尽快为总经理解围，可以请保安或打110；2.东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮法语，小陈侧很喜欢打扮。正式会谈这天。古总经理与法国客商。小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的？答案：（1）小沈和小陈的穿

25、着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求； 44（2）小沈的穿着突出自己，影响了古经理的形象；（3）小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静；（4）小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利；（5）小沈应该对领导作风、性格有所了解、有针对性地拟补领导的不足。古总经理与客商争执，她应该采取补救措施，可以将上司故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； 45（6）小沈受到上司批评，即使是过头话，也应该宝石冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适应的方式说明情况，交流思想和感情。3.某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，。小王把总经理亲启件

26、放在总经理办公桌的抽屉里，。小王拆开邮包。小王处理邮件的做法是否正确？如果不正确，正确的做法应该是怎么样的？ 46答案：（1）河南分公司邮件转交销售科处理的，应制作签收单，要求小李签名，并注明时间；（2）把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复；（3）12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理出差回来的当天安排活动；（4）在回信上应签上自己的职称（某某人的文秘文员），发出前复印一份，留待上司过目； 47（5）发现附件缺少，应该在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系；（6）没有订购的东西不能签收；（7）在移交邮包的物品时，要先打印一份

27、清单，注明收到的日期，请接受人员在上面签字，并保存好。 484.请将下列文件分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：（1）市教委关于2003年招生工作的通知；（2）东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；（3）东方学院2003年招生工作计划；（4）东方学院关于2003年招生工作的请示；（5）市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；（6）东方学院院务会议关于调整主任的决定； 49（7）东方学院关于调整系主任的通知；（8）东方学院关于做好开学工作的通知；（9）东方学院各系关于开学准备工作的报告；（10）东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；（11）东方学院各系关于提高教学质量的报告；（12）东

28、方学院2003年度工作总结。 50答案：案卷一：1.市教委关于2003年招生工作的通知；4.东方学院关于2003年招生工作的请示（呈市教委）；5.市教委关于东方学院2003年招生工作的批复；标题：市教委、东方学院关于招生工作的通知、请示、批复 51案卷二：2.东方学院关于招生工作院务扩大会议纪要；6.东方学院院务会议关于调整系主任的决定；7.东方学1宪关于调整系主任的通知；8.东方学院关于做好开学工作通知；标题：东方学院关于招生工作、系主任调整、开学工作的会议纪要、决定、通知 52案卷三：3.东方学院2003年招生工作计划；12.东方学院2003年度工作总结；标题；东方学院招生工作计划、年度工

29、作总结案卷四：9.东方学院各系关于开学准备工作的报告；10.东方学院各系关于加强学生思想工作的报告；11.东方学院各系关于提高教学质量的报告；标题：东方学院各系关于开学准备、将强学上思想工作、提高教学质量报告 535.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，为了不影响公司的工作，在征得上司的统一后，她请自己最好的朋友陈小姐暂时代理她的工作。陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么？她在电话礼仪方面还犯了哪些错？答案：（1）该问的没有问（指对方情况，手套的需要量）；（2）该记的没有记录（对方的姓名、公司、电话号码） 54（3）该说的没有说（没有及时向上司汇报）；（4）不该说的却说了（价格上的自作主张，不向上司请示）（5）不懂得保护自己（即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇境地）；（6）电话礼仪方面，铃响了没有自报家门；（7）不等对方说完，就“啪”挂上电话； 55专心-专注-专业