（高职）第二章连锁企业采购部门设计与人员管理ppt课件.ppt

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1、（高职）第二章 连锁企业采购部门设计与人员管理ppt课件 2.1 连锁企业采购部门设计 2.2 连锁企业采购制度 2.3 连锁企业采购流程 2.4 连锁企业采购人员管理了解连锁企业采购部门设计的原则和影响因素；掌握连锁企业采购部门的设计方式以及各种设计方式的优缺点；理解三中采购制度的优缺点和使用条件；明确连锁企业采购人员的素质要求；掌握采购人员招聘和培训的主要方式。（四）（四）采购权力采购权力与采购责与采购责任相适应任相适应。（一）（一）采购组织采购组织与经营的与经营的性质、产性质、产品、规模品、规模相适应。相适应。（二）（二）采购工作必采购工作必须与企业的须与企业的整体目标，整体目标，采购方

2、针、采购方针、采购目标、采购目标、采购部门的采购部门的职权范围相职权范围相适应。适应。（三）（三）采购组织采购组织与企业的与企业的管理水平管理水平相适应。相适应。 2.1 连锁企业采购部门设计连锁企业采购部门设计2.1.1 连锁企业采购组织设计的原则连锁企业采购组织设计的原则2.1.2 连锁企业采购组织设计的影响因素连锁企业采购组织设计的影响因素 （1）管理层自身的知识及认识水平。）管理层自身的知识及认识水平。 （2）连锁企业采购产品成本占总成本的比重。）连锁企业采购产品成本占总成本的比重。 （3）连锁企业的财务状况及采购对企业的贡献。）连锁企业的财务状况及采购对企业的贡献。 （4）连锁企业对

3、供应市场的依赖程度，通常供应市场越）连锁企业对供应市场的依赖程度，通常供应市场越集中越容易引起管理层的注意。集中越容易引起管理层的注意。 （1）按采购地区设计）按采购地区设计 （2）按物品类别设计）按物品类别设计 （3）按采购物料价值设计）按采购物料价值设计 （4）按采购物料的重要性设计）按采购物料的重要性设计 （5）按采购功能设计）按采购功能设计 （6）混合式设计）混合式设计 2.1.3 连锁企业采购部门设计方式连锁企业采购部门设计方式按采购地区采购部外购科内购科某水泥公司采购处组织表某水泥公司采购处组织表按物品类别采购部采购三科采购二科采购一科电子零件(包括集成电路、开关、电阻、连接器、变

4、压器、电热调节器、制动器、机黾器等）机械制品(包含塑料胶品、机器设备、模具等）工程发包事务用品维护机械维护水电某电子公司采购部组织表某电子公司采购部组织表按采购价值或重要性物品物品价值价值次数次数承办人员承办人员A70%10%经理经理B20%30%主管主管C10%60%职员职员风险风险利润利润策略性项目(采购总监）杠杆性项目（采购主管） 瓶颈性项目（采购经理）非紧要项目（采购人员）按采购过程供应处供应处内内购购科科外外购购科科接接辖辖科科资资讯讯科科结报组议价组访价组综合组履约组订约组报关组验收组提货组资讯组稽催组物料管理组某国防科技单位采购组织表某国防科技单位采购组织表混合式编组采购处外购科

5、原料科内购科五多及其他机器零件仪表塑胶制品包装材料工程主要原料助剂染料机器零件某人造纤维制造公司采购组织表某人造纤维制造公司采购组织表采购部采购部经理经理采购科采购科科长科长稽催科稽催科科长科长管理科管理科科长科长研究科研究科科长科长原料组原料组组长组长燃料组燃料组组长组长设备组设备组组长组长办公用品办公用品组长组长维修组维修组组长组长铅铅采购员采购员铜铜采购员采购员化学品化学品采购员采购员电器电器采购员采购员机械机械采购员采购员某金属制造公司组织表某金属制造公司组织表一贯作业的组织方式，有下列优点：一贯作业的组织方式，有下列优点： 1、一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。、一位采购

6、人员可综理全部采购过程，权责相当分明。 2、符合规模经济的原则。符合规模经济的原则。 3、对供应商的关系良好。、对供应商的关系良好。 4、由于、由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。效能。一贯作业的组织方式，也有如下缺点：一贯作业的组织方式，也有如下缺点：1、一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，、一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精。且无法专精。2、采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌、采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端。握

7、生杀大权，难免滋生弊端。3、采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案、采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。件，致采购完成效率偏低。2.1.4 连锁企业采购部门组织设计方式之优劣比较连锁企业采购部门组织设计方式之优劣比较分段作业的组织方式，有下列优点：分段作业的组织方式，有下列优点：1、每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少、每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率。错误的机会，并提高办事效率。2、一方面是分工合作，另方、一方面是分工合作，另方面则内部牵制，除非全体人员沆瀣一气，否则勾串不易。面则内部

8、牵制，除非全体人员沆瀣一气，否则勾串不易。3、采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业的采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业的品质。品质。分段作业的组织方式，会有如下缺点：分段作业的组织方式，会有如下缺点：1、采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误、采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效。时效。2、各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，、各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难。徒增联系上的困难。3、采购人员的工作满足感比较低，因其、采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。对任何采购案件均

9、无完整之决定权。 所谓采购制度，是指企业采购中使用的所谓采购制度，是指企业采购中使用的采购方式及采购行为准则。采购方式及采购行为准则。 采购制度主要有三种，分别为集中采购采购制度主要有三种，分别为集中采购制度、分散采购制度和混合采购制度。连制度、分散采购制度和混合采购制度。连锁企业通常采用集中采购制度。锁企业通常采用集中采购制度。 集中制采购制度集中制采购制度-即将采购相关的职责即将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门来执行。或工作，集中授予一个部门来执行。 在连锁企业中的集中化采购，是指将各在连锁企业中的集中化采购，是指将各连锁企业所要需的经营物资统一由一个连锁企业所要需的经营物资统一由一

10、个部门负责，其他部门均无采购职权。部门负责，其他部门均无采购职权。 集中采购的优势集中采购的优势 （1）有利于商品的标准化。）有利于商品的标准化。 （2）减少了管理上的重复设置。）减少了管理上的重复设置。 （3）由于连锁经营的需求量大，可以获得谈判）由于连锁经营的需求量大，可以获得谈判优势。优势。 （4）在物资短缺的时候，连锁企业之间不会为）在物资短缺的时候，连锁企业之间不会为了得到物资而相互竞争从而引起价格的上涨。了得到物资而相互竞争从而引起价格的上涨。 （5）利于对采购活动进行更有效的控制。）利于对采购活动进行更有效的控制。 （6）有利于连锁企业采购决策的专业化分工和）有利于连锁企业采购决

11、策的专业化分工和专业技能发展，同时也更有益于时间的利用专业技能发展，同时也更有益于时间的利用 集中采购集中采购缺点：采购流程过长，延误实效缺点：采购流程过长，延误实效； 非共同性物料集中采购，无数量折扣利非共同性物料集中采购，无数量折扣利 益益；采购与使用分离，影响采购绩效采购与使用分离，影响采购绩效 适用条件：适用条件：（1）企业产销规模不大，采购量比较小企业产销规模不大，采购量比较小。（企业。（企业规模）规模）（2）企业各部门及工厂集中一个地方，采购工作企业各部门及工厂集中一个地方，采购工作并无因地制宜的必要。并无因地制宜的必要。（地理条件）（地理条件）（3）企业虽然有多个生产机构，但产品

12、类大同小企业虽然有多个生产机构，但产品类大同小异，集中采购可以达到以量限价。异，集中采购可以达到以量限价。（产品种类）（产品种类） 分权分权/散式的采购组织散式的采购组织-即将采购相关的职责与工即将采购相关的职责与工作，分别授予不同和部门来执行。作，分别授予不同和部门来执行。 分散采购的优点：（分散采购的优点：（1）与供应商直接沟通（）与供应商直接沟通（2）更）更少的内部协调（少的内部协调（3）较少的官僚采购程序（）较少的官僚采购程序（4）对内）对内部用户更强的顾客导向。（部用户更强的顾客导向。（5）对利润中心直接负）对利润中心直接负责责 分散采购的缺点：（分散采购的缺点：（1）分散的采购能力

13、，缺乏规）分散的采购能力，缺乏规模经济（模经济（2）缺乏对供应商统一的态度（）缺乏对供应商统一的态度（3）分散的）分散的市场调查（市场调查（4）不同的经营单位可能存在不同的商）不同的经营单位可能存在不同的商业采购条件。业采购条件。 适用条件：适用条件：适用于规模较大、适用于规模较大、分布较广、分布较广、各部门差各部门差异性较大的企业。异性较大的企业。2.2.3 混合制采购制度混合制采购制度 看产品的重要程度确定相应的采购制度，凡看产品的重要程度确定相应的采购制度，凡属共同性物料、采购金额较大、进口品等采购集属共同性物料、采购金额较大、进口品等采购集中采购。中采购。 小额、因地制宜、临时性的采购

14、，则采用分小额、因地制宜、临时性的采购，则采用分散采购。散采购。 1.企业概况企业概况北京东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北京共有北京东方俱乐部是一家健身俱乐部，在北京共有19家连锁健身中心，总家连锁健身中心，总部设在海淀区。俱乐部为私人所有，已有部设在海淀区。俱乐部为私人所有，已有15年历史。公司没有专门的采年历史。公司没有专门的采购部，只有一位专门负责采购事务的人员，在该公司内部推行实施了一购部，只有一位专门负责采购事务的人员，在该公司内部推行实施了一套集中采购计划。套集中采购计划。2.原来的分散采购模式原来的分散采购模式为了维持各健身中心的运作，东方俱乐部需要许多不同的物品，包括机为了维持

15、各健身中心的运作，东方俱乐部需要许多不同的物品，包括机器和设备的部件，例如自行车配件、磨砂灯泡、办公和卫生等各种用品。器和设备的部件，例如自行车配件、磨砂灯泡、办公和卫生等各种用品。每一家俱乐部各自负责自己的采购事务，绝大多数的健身中心不设自己每一家俱乐部各自负责自己的采购事务，绝大多数的健身中心不设自己的库存而是随需随买，例如需要办公用品时就随时到附近的商店购买。的库存而是随需随买，例如需要办公用品时就随时到附近的商店购买。在总部也曾经有一位兼职人员负责采购和库存控制，不过他只负责总部在总部也曾经有一位兼职人员负责采购和库存控制，不过他只负责总部而不负责其它健身中心的物品采购，对其它健身中心

16、的物品采购仅仅只而不负责其它健身中心的物品采购，对其它健身中心的物品采购仅仅只是做些采购记录而已。是做些采购记录而已。3.现在的集中采购模式现在的集中采购模式经过调查分析，俱乐部采购管理人员得出，以前所使用的以各健身中心经过调查分析，俱乐部采购管理人员得出，以前所使用的以各健身中心为主的随需随买的采购体系问题很大，应该采用效果最佳的集中采购体为主的随需随买的采购体系问题很大，应该采用效果最佳的集中采购体系。系。 集中采购体系确实可以为俱乐部节省一大笔开支。例如，可集中采购体系确实可以为俱乐部节省一大笔开支。例如，可找到一家供应商，俱乐部向其批量购买卫生用品，这家供应找到一家供应商，俱乐部向其批

17、量购买卫生用品，这家供应商可以优惠地把价格降低一半。于是，采购人员开始寻找更商可以优惠地把价格降低一半。于是，采购人员开始寻找更多的提供不同物品的供应商，并制订了集中采购体系的一系多的提供不同物品的供应商，并制订了集中采购体系的一系列细则。列细则。 这套集中采购体系基本上把所有的采购都集中到公司总部，这套集中采购体系基本上把所有的采购都集中到公司总部，各连锁俱乐部的经理不能再像以前那样各自随意地购买所需各连锁俱乐部的经理不能再像以前那样各自随意地购买所需的物品。如果有需求，他们要填一份请购单，然后传真到总的物品。如果有需求，他们要填一份请购单，然后传真到总部。传真到总部的最后期限是每周五下午部

18、。传真到总部的最后期限是每周五下午5点。在下周一，各点。在下周一，各健身中心所需采购的物品将由总部的相关部门及时派人送达。健身中心所需采购的物品将由总部的相关部门及时派人送达。采购管理人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以采购管理人员如发现各中心所请购的物品不合适，有权加以否定或减少其采购量。但是每一个健身中心都另有否定或减少其采购量。但是每一个健身中心都另有1，000元元人民币的现金用于应付可能随时发生的紧急采购需求。人民币的现金用于应付可能随时发生的紧急采购需求。4.集中采购遇到的困难集中采购遇到的困难在集中采购体系实施一个月后，俱乐部受到了一些挫折。有在集中采购体系实施一个月后，俱

19、乐部受到了一些挫折。有几家健身中心的经理对集中采购有些抵制，最棘手的是朝阳几家健身中心的经理对集中采购有些抵制，最棘手的是朝阳区的区的3家健身中心的经理，曾联合起来拒绝接受集中采购，他家健身中心的经理，曾联合起来拒绝接受集中采购，他们的理由是手续太繁琐。们的理由是手续太繁琐。5.解决方案解决方案采购管理人员要想取得采购管理体系变革的成功，还要从以采购管理人员要想取得采购管理体系变革的成功，还要从以下下3方面着手：方面着手：进一步取得总经理的坚定支持，为变革的实施提供组织进一步取得总经理的坚定支持，为变革的实施提供组织上的保证；上的保证；建立一支有力的采购团队，这是实施采购方式变革的关建立一支有

20、力的采购团队，这是实施采购方式变革的关键；键；对各健身中心的经理组织培训，帮助他们尽快地接受新对各健身中心的经理组织培训，帮助他们尽快地接受新的采购管理方式。的采购管理方式。请做下列的归类题，将属于集中和分散的采购内容分别归入请做下列的归类题，将属于集中和分散的采购内容分别归入和的桶中。和的桶中。决策层次低，易产生暗箱操作决策层次低，易产生暗箱操作手续较多，过程过长手续较多，过程过长易于稳定与供应商的关系，实现长期的成效最佳的合作易于稳定与供应商的关系，实现长期的成效最佳的合作各基层有采购和检测的能力各基层有采购和检测的能力手续简单，过程短手续简单，过程短不影响正常的生产或销售不影响正常的生产

21、或销售可获得规模效益，降低采购和物流的成本可获得规模效益，降低采购和物流的成本适用于易出现问题的物品适用于易出现问题的物品内部协调多内部协调多B桶桶A桶一起做运动 连锁企业采购作业流程会因采购的方式及采购的对象等不同而在作业环节上有所差异，但一个完整的采购过程，一般包括以下几个基本环节。需求商品的说明需求商品的说明选择供应商选择供应商采购合同谈判采购合同谈判签订采购合同和订单安排签订采购合同和订单安排商品跟催商品跟催商品验收和发票的核对商品验收和发票的核对验收不符与退货处理验收不符与退货处理记录与档案维护记录与档案维护结案结案 确认采购需求确认采购需求连锁企业采购流程连锁企业采购流程1）确认采

22、购需求）确认采购需求 需求来自生产部门、使用部门、维修部门、需求来自生产部门、使用部门、维修部门、销售部门、广告部门和实验室销售部门、广告部门和实验室 需要那些物料、需要多少、何时需要、何需要那些物料、需要多少、何时需要、何时采购、由谁决定时采购、由谁决定 预测物料需求，减少特殊需求和紧急需求预测物料需求，减少特殊需求和紧急需求2）需求商品的说明）需求商品的说明 准确描述是跨职能采购团队共同的责任。准确描述是跨职能采购团队共同的责任。准确说明和描述，以便使商品来源选择准确说明和描述，以便使商品来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。及价格谈判等作业能顺利进行。思考：思考：如何避免描述和说明商品要求

23、过程如何避免描述和说明商品要求过程中的误解？中的误解？ 请购单申请部门编号预算额日期需求数量 单位 描述需要日期遇到问题时通知特殊发送说明说明：本表单一式两份，原件送采购部门，申请者保留文件副本。申请方3）选择供应商）选择供应商 外部固定供应商：关系比较稳定，供应外部固定供应商：关系比较稳定，供应商表现良好。商表现良好。 外部新供应商：调整产品结构或者淘汰外部新供应商：调整产品结构或者淘汰掉一些供应商，重新寻找供应商。掉一些供应商，重新寻找供应商。 公司自有：自有生产基地或生产企业，公司自有：自有生产基地或生产企业，或者贴牌生产等。或者贴牌生产等。4）采购合同谈判）采购合同谈判 选定供应商之后

24、，连锁企业要确定采购选定供应商之后，连锁企业要确定采购价格、采购条件、供货条件等，以便与供价格、采购条件、供货条件等，以便与供应商进行谈判。应商进行谈判。5）签订采购合同和订单安排）签订采购合同和订单安排 订货签约手续包括订货签约手续包括订单订单和和合约合约两种方式：两种方式：订单和合约均属于具有法律效力的书面订单和合约均属于具有法律效力的书面文件。文件。 文书选取：文书选取：双方相对实力的强弱、采购物品的特点、双方相对实力的强弱、采购物品的特点、交易的复杂程度、交易的复杂程度、销售合同销售合同采购合同采购合同6）商品跟催）商品跟催 跟踪是对订单所作的跟踪是对订单所作的例行追踪，以便确保例行追

25、踪，以便确保供应商能够履行其商供应商能够履行其商品发运的承诺。品发运的承诺。 催货是对供应商施加催货是对供应商施加压力，使其履行承诺、压力，使其履行承诺、提前发货或加快已经提前发货或加快已经延误的订单。延误的订单。 7）商品验收和发票的核对）商品验收和发票的核对 厂商在交货验收合格后，应随厂商在交货验收合格后，应随即开具发票并支付货款。付款时，即开具发票并支付货款。付款时，必须对发票进行核对和审批，确必须对发票进行核对和审批，确认无误后财务部门才能办理付款。认无误后财务部门才能办理付款。8）验收不符与退货处理）验收不符与退货处理 凡所交货品与合约规定不符而验凡所交货品与合约规定不符而验收不合格

26、者，应依据合约规定退货，收不合格者，应依据合约规定退货，并立即办理重予以结案。并立即办理重予以结案。9）结案）结案 凡验收合格付款，或验收不合格退货，凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有均须办理结案手续，清查各项书面资料有无遗失、绩效好坏等，报高级管理层或权无遗失、绩效好坏等，报高级管理层或权责部门核阅批示。责部门核阅批示。10）记录与档案维护）记录与档案维护 凡经结案批示后的采购案件，应列入档凡经结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备今后选案登记编号分类，予以保管，以备今后选择供应商时参阅或事后发生问题时查考。择供应商时参阅或事后发生问

27、题时查考。 连锁企业在具体设计采购作业流程的时候，应该注意以连锁企业在具体设计采购作业流程的时候，应该注意以下几点：下几点： 商品采购流程应与采购数量、种类、区域相匹配。商品采购流程应与采购数量、种类、区域相匹配。 采购流程的先后顺序及时效控制。采购流程的先后顺序及时效控制。 采购流程中关键点的设置。采购流程中关键点的设置。 采购流程中权利、责任或者任务的划分采购流程中权利、责任或者任务的划分 避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱 采购流程应反映集体决策的思想采购流程应反映集体决策的思想 流程的设计应配合作业方式进行调整。流程的设计应配合作业方式进行调整。 2.

28、3.2 连锁企业采购流程设计注意事项2.4.1 采购人员的素质要求采购人员的素质要求 品德品德 知识知识 能力能力 自身的心理、生理方面自身的心理、生理方面2.4.2 采购人员的招聘采购人员的招聘 1）招聘原则）招聘原则 高素质，多样性高素质，多样性 效率优先效率优先 公平竞争、择优录用公平竞争、择优录用 内部优先内部优先2）招聘的方法和渠道）招聘的方法和渠道 内部征召：内部提升、职位转换内部征召：内部提升、职位转换 外部征召：刊登广告、员工推荐、顾客推外部征召：刊登广告、员工推荐、顾客推荐、大学校园招聘、在线招聘、就业机构、荐、大学校园招聘、在线招聘、就业机构、猎头机构猎头机构 不同征召渠道

29、的选择不同征召渠道的选择3）甑选）甑选 对申请者的背景调查对申请者的背景调查 心理测试心理测试 情景模拟情景模拟 笔试笔试 面试面试2.4.3 采购人员培训采购人员培训1）员工培训需求分析）员工培训需求分析 企业的培训需求。现状与目标的差距、未企业的培训需求。现状与目标的差距、未来状况的预测来状况的预测 工作任务的描述和需求分析工作任务的描述和需求分析 个人需求分析。应达到的绩效和实际达到个人需求分析。应达到的绩效和实际达到的绩效的绩效2）确定员工培训计划）确定员工培训计划 员工培训内容：企业文化、相关岗位知识和员工培训内容：企业文化、相关岗位知识和技能、文化知识、本行业最新科学技术等技能、文化知识、本行业最新科学技术等 培训的类型培训的类型：新员工入门培训和上岗前培训、：新员工入门培训和上岗前培训、员工上岗后的适应性培训、专业技术人员的员工上岗后的适应性培训、专业技术人员的培训、管理人员的培训培训、管理人员的培训 培训的方法培训的方法：讲授法、视听法、案例研究法、：讲授法、视听法、案例研究法、讲座法、角色扮演法、岗位轮换法、设立讲座法、角色扮演法、岗位轮换法、设立“助理助理”职位法职位法人的生命力，是在痛苦的煎熬中强大起来的。