西南大学党群类档案工作规范doc.doc

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1、- 1 -附件附件 2西南大学党群类档案工作规范西南大学党群类档案工作规范为了加强学校党群类档案（以下简称党群档案）工作的业务建设，逐步实现学校党群档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，并为考核党群档案工作提供依据，根据中华人民共和国档案法 高等学校档案管理办法 高等学校档案工作规范等法律、规章，结合学校实际情况，特制定本规范。一、党群档案工作基本原则（一）凡是学校在党务、工会、群众团体等管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党群档案。（二）党群档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。（三）党群文件材料应严格实行文

2、书处理部门立卷归档制度。（四）党群文件材料的归档工作应实行“三纳入” ，即纳入学校党委各部、委、室和基层党委（总支） 、工会、团委的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党群档案工作。（五）学校各部、委、室及基层党委（总支） 、工会、- 2 -团委要有一位负责人分管本单位的档案工作并确定适当的兼职档案人员，认真做好党群档案的收集、整理、归档工作。二、归档范围的确定（一） 确定归档的原则1、归档的党群文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。2、归档的党群文件材料必须反映学校党

3、群部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。3、归档的党群文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。（二） 归档的主要内容和重点1、归档的主要内容包括党务（党委办公室、纪委监察处、组织部、宣传部、统战部） 、工会、团委三个系统的内容。2、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中、应以针对学校的指令性、指导性文件为主。3、电子档案参照纸质材料的归档范围与整理同步归档。（三） 不归档的文件材料1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料；2、上级机关发来供工作参考的抄件；

4、- 3 -3、上级机关征求意见未定稿的文件；4、重份文件；5、无查考利用价值的事务性、临时性文件；6、未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外） ；7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；8、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；9、学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；10、本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；11、为参考目的从各方面收集的文件材料；12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件

5、材料。说明：不归档文件立卷单位自行处理。如果某些方面需要，立卷单位也可以选择作资料暂存。三、归档流程（一） 形成积累1、学校党委、各部、室、纪委、基层党委（总支） 、工会、团委均为立卷单位，分工归口立卷。2、每一个立卷归档单位的兼职档案人员，在平时应严- 4 -格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别立卷。（二） 立卷1、立卷原则：文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。2、立卷分工（1）中共中央、国务院、重庆市委、国家教委以及国务院有关部

6、、委、党组下达的文、电材料，综合性的由党办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。（2）以党委名义发文，由党办立卷归档；以部门名义的发文，由各部门立卷归档。 （3）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、办公会所形成的材料，由党办立卷归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。（4）校内各单位向党委的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办立卷归档。（5）两个以上单位共同办理的文件和材料，由主办单位立卷归档。（6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得- 5 -带入其他

7、单位。（7）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。3、立卷组合（1）立卷组合的基本要求立卷组合一般应以类目为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。（2）立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行：会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数

8、卷或数会一卷；非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；人民来信材料，可按信件作者，信件的处理形式或信件所反映的问题组合；统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；- 6 -工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；简报按名称或期号组合；其它文件材料可按照特殊的形式组合。4、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：（1）批复、批示在前，请示、报告在后；（2）正件在前，附件在后；（3）正本在前，定稿在后；（4）转发件在前，被转发件在后；（5）非诉讼案件结论性材料在前，依据性

9、材料在后；（6）其它文件材料按时间顺序排列。5、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以 A4纸为标准修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。6、成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。卷内文件无论是单面或双面只要有书写字文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。按件装订的文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角、卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计- 7 -算。7

10、、填写卷内文件目录顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：形成该文件的单位或对该文件负责任的署名者。题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“”号。日期：文件的形成时间。填写时可省略“年” 、 “月” 、“日”字，在表示年、月、日、数的右下角加“.” 。页号：卷内文件起止之页号。8、填写卷内备考表本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人：由组成本卷的责任者签名。检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。（三） 归档验收1

11、、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，所用纸张是否符合要求，文件排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，档案部门拒绝接收，并限期改正后补归。2、移交时填写移交目录。目录一式二份，双方各执一份。- 8 -3、移交时间：次年 6 月底以前。四、党群档案的管理（一） 分类编号1、按党群档案的内容特点和形成规律，编制二级类目代号：党群综合（DQ11） ；纪检（DQ12） ；组织（DQ13）；宣传教育（DQ14） ；统战（DQ15） ；工会（DQ16） ；团委（DQ17）。2、党群类档案档号为：年度号（20）+党群档案分类号（DQ11-17）+案卷号（1-n）。如：2004-DQ11-10 表示此卷为 2004 年党群综合类档案的第 10 个案卷。说明：年度为自然年度，案卷号为各类目流水号。（二） 上架和保管1、将案卷按档号顺序放入档案装具之中，上架方法依次是自上而下，从左到右竖立排放。2、集中统一保管，定期清点案卷数目并检查卷内文件，发现问题即时处理。