《安全评价档案管理规范》.doc

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1、1安全评价档案管理规范 河南省地方标准编制说明一、目的意义与任务来源国家安全生产监督管理总局根据有关法律法规及安全评价机构管理规定，编制了安全评价过程控制文件编写指南，其中明确指出了安全评价机构应进行过程控制，并指出过程控制文件内容包括：风险分析、实施评价、报告审核、技术支撑、作业文件、内部管理、档案管理和检查改进等。为积极贯彻落实安全评价机构管理规定（国家安监总局令第 22 号）及关于印发的通知（安监总规划字2005177 号）等文件要求，进一步规范从事安全评价的社会组织在档案文件收集、整理、立卷、归档等方面的管理，确保档案文件完整、准确、系统、实用、安全和保密，提高风险防范能力，特制定河南

2、省地方标准安全评价档案管理规范（以下简称标准）。河南省共有甲级和乙级安全评价社会组织几十家，各社会组织开展安全评价过程控制与档案管理的工作水平参差不齐，同时我省又尚无安全评价档案管理的相关规范进行指导，因此制定河南省安全评价档案管理的地方标准是十分迫切和必要的。本标准为首次起草，主要根据国家安监总局和我省安监局对安全评价过程控制与档案管理的相关要求，以及我省安全评价社会组织开展相关工作的特点，参照相关标2准制定。根据 2016 年第二批河南省质量技术监督局标准化建设的要求和修订计划，河南省安全科学技术研究院起草了本标准。二、编制原则和依据本标准编制遵循“先进性、实用性、统一性、科学性”的原则，

3、管理标准与国家现行行业标准接轨，重点突破为规范我省安全评价机构开展评价文件归档与档案管理的工作，并注重标准的可操作性，严格按照 GB/T 1.1 进行编写。本标准在编制过程中参照的主要标准及依据如下：GB/T 9705 文书档案案卷格式GB/T 11821 照片档案管理规范GB/T 17678.1 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 22 归档文件整理规则JGJ 25 档案馆建筑设计规范三、编制工作过程本标准的起草编制由河南省安全科学技术研究院标准编制工作小组完成。本标准的制定严格按照标准化工作导

4、则（GB/T 1.1）关于标准的结构和编写规定等要求进行。32015 年 6 月至 8 月期间，首先安排专业技术人员组建河南省安全评价档案管理地方标准编制工作小组，对我国相关档案管理的规范、标准，以及国家安监总局有关安全评价档案文件进行学习、研讨，制定本标准的调研计划和调研提纲。2015 年 9 月至 12 月期间，编制小组依据调研计划和调研提纲，先后经过 5 次研讨会编制完成标准（草稿）。2016 年 1 月， 标准（草稿）提交院标准制定工作领导小组审查，并形成了审查意见，经补充调查、修订、完善后，形成标准（征求意见稿），并向河南省安全生产监督管理局有关处室、领导和安全评价机构征求了意见。2

5、016 年 9 月 13 日，编制小组在河南省安全科学技术研 究院召开河南省地方标准安全评价档案管理规范（征求意 见稿）专家座谈会，分别邀请了来自省内政府监管部门、企业、 高等院校、科研机构的专家、学者和档案管理负责人，就标 准（征求意见稿）的整体架构、术语定义、适用范围、总则、 收集、整理与归档、保存与借阅等主要条款进行了深入、细 致的研讨和论证。四、条款说明1、范围本标准适用于河南省安全评价项目文件的收集、存档以及档案管理，包括河南省本省的评价项目，以及河南省的评价社会组织参与其他省份的评价项目。3、术语和定义43.1、本术语来源于档案工作基本术语（DA/T1-2000）中 2.1。原文定

6、义为“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录”。考虑到本标准为河南省地方标准，且主要针对本省安全评价机构，故在本标准中未写“国家机构”。参照档案的定义，安全评价档案可定义为：社会组织在安全评价活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录和文件。3.2、本术语来源于档案工作基本术语（DA/T1-2000）中 2.4。 3.3、本术语来源于档案工作基本术语（DA/T1-2000）中 3.1.1。 3.4、本术语来源于档案工作基本术语（DA/T1-2000）中 5.10。 3.5、本术语来源于档案工作基本术语（DA/T1-2000）中 5.9。 3.6、本术语来源于档

7、案工作基本术语（DA/T1-2000）中 5.5。原文定义为“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体” 。考虑到本标准为河南省地方标准，且主要针对本省安全评价机构，故在本标准中未写“国家机构”。3.7、本术语来源于档案工作基本术语（DA/T1-2000）5中 6.11.1。 3.8、本术语来源于档案工作基本术语（DA/T1-2000）中 6.11.2。 3.9、本术语来源于档案工作基本术语（DA/T1-2000）中 5.12。 4、总则在总则中，主要对安全评价机构档案管理工作的制度、涉及人员、文件收集同步性和原则进行了规定。4.1、本条款要求建立实行责任制，把档案管理人员的岗

8、位职责纳入到安全评价机构的整个制度体系当中，可以使其成为有机的整体，相互间补充、协调，确保各司其职、政令畅通、管理有序。4.2、本条款主要对档案管理工作中涉及到的人员进行了规定。在安全评价机构中，档案管理工作主要由两部分组成，前期文件收集、归纳，后期文件归档与管理。安全评价归档文件主要产生于安全评价项目开展的始末，故需要项目负责人组织评价人员进行收集与归纳。待项目结束后，应移交档案管理人员进行系统合理地归档与管理。4.3、本条款为规定档案文件的收集、整理工作的同步性。安全评价归档文件主要产生于安全评价项目开展的始末，故收集、整理工作应与项目的立项、委托、签约、现场调研、文件收集以及评价报告的编

9、制、审核等同步进行。同时，档案6管理作为安全评价过程控制体系的主要组成部分，是为了保证安全评价工作的质量和便于安全评价机构主管部门的监督管理；文件收集与整理则是档案管理的重要前期工作，应贯穿于评价工作的始末，确保完整、准确，严禁文件收集、整理工作与评价过程脱节，事后弥补。4.4、安全评价机构的档案管理是过程控制的组成部分，是为保障安全评价工作有序开展和确保项目质量服务的，故应具有完整性、准确性、系统性、合理性、可扩充性。5、收集在本章中，主要对文件收集范围、收集时间以及文件质量进行要求。5.1、本条款对安全评价档案管理工作应收集哪些文件进行了规定。根据国家安监总局和我省安监局对评价项目监管要求

10、，并结合我省安全评价社会组织开展评价项目的特点，共将安全评价归档文件产生阶段分为：评价项目立项阶段、评价项目组成立阶段、现场调研阶段、评价报告编制阶段、评审修改阶段、备案阶段以及评价报告附件。本标准对这七个阶段中产生文件的内容进行了罗列，但收集的文件型式不是固定的，可以一份文件包含标准所罗列出的多项内容；对不涉及的文件可不列入收集范围；同时，未列出的评价文件，可根据评价项目特点，进行收集归档。7对不需要评审和备案的评价项目，可根据项目具体情况收集其他相应阶段的文件。同时，收集的文件应为原始文件，宜采用原件；并建议收集的文件加盖相应公章。5.2、本条款对文件收集时间进行规定。5.1 中已经将文件

11、产生分为 7 个阶段，文件收集应从项目立项开始，直至项目完成，贯彻于项目的全过程。并根据实施安全评价时间的先后顺序，逐阶段地收集。5.3、本条款对收集文件质量进行规定。本条款中5.3.1、5.3.2 和 5.3.3 来源于国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）中 5.5.1、5.5.2 和 5.5.4；本条款中 5.3.4 要求电子文件格式应参照电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）的要求。6、整理与归档6.1、整理本节中，对文件整理工作提出了基本要求，又对文件保存载体、案卷目录编制、卷内文件目录编制、案卷封面、案卷脊背提出了要求。6.1.1、a）

12、条款规定了在遇到跨年度评价项目时，应放在评价项目完结时所在的年份立卷，而不放在评价项目立项的年份立卷。文件立卷的时间不影响文件收集时间，收集时间依然是从评价项目立项开始，贯彻于评价项目开展的始末；8而在档案室立卷时，为便于档案号排序和档案查阅，时间统一定为评价项目完结时的年份。6.1.1、b）条款的要求是为了便于随后文件归档、档案管理工作的开展，使档案具有完整性、合理性，同时能正确反映对应评价活动的全过程。6.1.1、c）条款规定了文书档案案卷格式的要求。在文书档案案卷格式（GB/T9705）中，对文书档案案卷格式的内容构成和基本方法进行了详细的规定，故可以直接参照执行。6.1.1、d）条款是

13、考虑到部分评价项目会涉及军工保密项目或企业重要技术机密，故在文件整理中，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量。便于档案归档、保存与借阅时，能够采取相应保密措施。本条款中的密级和保密期限，应根据国家秘密定密管理暂行规定（国家保密局令 2014 年第 1 号)第十条和第十五条的要求执行。第十条：“国家秘密的密级分为绝密、机密、秘密三级。绝密级国家秘密是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重的损害；机密级国家秘密是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重的损害；秘密级国家秘密是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。 ”第十五条：“国家秘密的保密期限，应当根据事项的

14、性质和特点，按照维护国家安全和利益的需要，限定在必要的期9限内；不能确定期限的，应当确定解密的条件。国家秘密的保密期限，除另有规定外，绝密级不超过三十年，机密级不超过二十年，秘密级不超过十年。机关、单位应当根据工作需要，确定具体的保密期限、解密时间或者解密条件。机关、单位对在决定和处理有关事项工作过程中确定需要保密的事项，根据工作需要决定公开的，正式公布时即视为解密。 ”6.1.2、根据安全评价项目产生文件的特点，文件保存载体主要包括：纸质文件、电子文件、现场照片和 CAD 图纸。本条款主要根据文件保存载体不同，做出相应要求：a）纸质文件整理应符合 DAT22归档文件整理规则的要求；b）电子文

15、件整理应符合 GBT18894电子文件归档与管理规范的要求；c）现场照片整理应符合 GBT11821照片档案管理规范的要求；d）CAD 图纸整理应符合 GBT17678.1CAD 电子文件光盘存储归档与档案管理要求的要求。6.1.3、本条款规定了案卷目录编制的基本要求，分别对序号、案卷题名、保管期限备注进行了规定。6.1.4、本条款规定了卷内文件目录编制的基本要求，分别对序号、文件题名、日期、页数和备注进行了规定。6.1.5、本条款规定了案卷封面的基本要求，分别对案卷题名、保管期限、档号、立卷单位、立卷人、密级和起止日期进行了规定。6.1.6、本条款规定了案卷脊背所有填写的内容。案卷脊10背在

16、档案管理、查阅中起着重要作用，案卷脊背的填写内容既要准确反映保存档案的内容，又要简洁、有效。6.2、归档6.2.1、本条款规定了文件的归档时间，并与 4.3 条款以及 6.1.1 a）条款相呼应。6.2.2、本条款在归档环节，再一次规定了归档文件的完整性、准确性、系统性，与 4.4 条款相呼应。同时，在归档环节做出要求，是为了与收集环节形成双效规定，对收集文件的完整性、准确性、系统性进行检查，确保评价项目过程控制有效开展，保证评价项目的质量。6.2.3、本条款规定了项目委托书、安全评价合同书、风险分析记录、评价项目任务书、评价项目组长及人员安排、任务分工通知单、评价报告汇总（初稿）、评价报告内

17、部（三级）审核流转记录、报告修改痕迹记录、评价人员签名吧、整改情况复查表、评价报告专家组审查意见、专家评审意见、专家签到表、资质及印章使用登记表应为原件。6.2.4、本条款规定了案卷及卷内文件不重份，且同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。6.2.5、本条款规定了电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。6.2.6、本条款规定了电子文件的归档要求可参照电子11文件归档与管理规范（GB/T18894）和CAD 电子文件光盘存储归档与档案管理要求（GB/T17678.1）。6.2.7、本条款规定了文件形成部门应就归档文件填写档案交接清单，档案交

18、接清单可参照 6.1.4 卷内目录编制的样式。6.2.8、本条款规定了档案交接程序，可以有效规范评价人员与档案管理人员的归档程序，同时也便于安全评价项目过程控制的追查。7、保存与借阅7.1、保存7.1.1、a）、c）、d）条款对档案室设施、人员、日常检查进行了规定，是使档案得到有效、长期保存的基本要求。b）条款规定了档案室环境温度选定范围宜为：1424；相对湿度选定范围宜为：4560。本条款主要依据档案馆建筑设计规范（JGJ25）第 5.2.2 条的内容提出。7.1.2、本条款对纸质档案保存管理中的核对、检查、统计和销毁档案方面提出了基本要求。7.1.3、本条款主要依据电子文件归档与管理规范（

19、GBT18894）第 9.4 条相关内容，同时结合安全评价机构电子档案通常保存载体的方式，对电子档案保存管理提出基本要求。7.2、借阅127.2.1、本条款规定了查阅和借阅档案时的基本程序要求，合理、有效地查阅和借阅档案，可以充分发挥档案参考价值的作用。7.2.2、本条款对借阅档案人员的行为提出了要求，使档案在被借阅期间能得到有效保护，避免损坏。7.2.3、本条款提出在借出的档案位置放代替卡，可使档案管理人员以及查阅人清晰、直观地了解档案在借情况，便于档案的日常管理。7.2.4、本条款规定了借出档案因不慎丢失后的基本要求，便于及时处理和制定补救措施。五、与有关的现行法律、法规和强制性标准的协调性本标准为新制订的地方标准，与现行的国家相关法律、法规无冲突和不一致之处。六、标准实施的建议本标准完成制订，批准发布后，建议切实做好宣传贯彻工作，使河南省安全评价档案管理规范在安全评价社会组织开展相应工作中发挥巨大的作用。各安全评价社会组织可依据本标准的相关要求，对档案文件收集、整理、立卷、归档等管理更为科学、合理、有序，确保档案文件完整、准确、系统、实用、安全和保密，提高风险防范能力。