《政府经济学》 网络课程辅导.ppt

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1、办公室实务 课程辅导,卢德学 华亭电大工作站,课程背景：办公室实务是文秘人员在电子化办公环境下必备基础能力,01,现状分析 ：信息技术，互联网应用， 对文秘人员有了更高要求,02,解决方案：为适应新时代办公室工作的新特点， 办公室实务与时俱进增加新内容,03,学时估算：一学时,05,学习方法：专业理论学习与实践相结合的方法,04,计划实施：制定计划，完成学习任务,06,目录,这是一个变幻难测的世纪，这是一个催人奋进的时代，科学技术飞速发展，知识更替日新月异。希望、困惑、机遇、挑战，随时随地都有可能出现在每一个社会成员的生活之中。抓住机遇，寻求发展，迎接挑战，适应变化的制胜法宝就是学习依靠自己学

2、习，终生学习。,把每一件简单的事做好就是不简单；,把每一件平凡的事做好就是不平凡。,海尔集团 总裁 张瑞敏,如果你热爱工作，你每天就会尽自己所能力求完美，而不久你周围的每一个人也会从这里感染这种热情。,山姆沃尔顿,办公室管理名言,主 要 内 容,第一讲 办公室实务概述,办公室实务电大网上导学,知识点： 了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求能力点： 掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力素质点： 培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办

3、公室工作习惯,学习目标,第一讲：办公室实务概述,一、关于“实务”,实务：实际事务，要务。所谓实务：即实际从事的业务。其中的“业务”意指个人或某个机构的专业工作。所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。,感谢您的关注,、办公室的含义和职能,1、办公室的含义2、办公室的职能 3、办公室事务管理工作的特征,第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。如：中共中央办公厅、三星公司办公室等.第

4、四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院台湾事务办公室等。,1、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种含义：,主要是中高级文秘人员的工作,事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。,办公室的职能,2、办公室的职能,工作分散人员分散,办公室实务管 理工作的特征,办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实务.主要工作人员是秘书人员和文员.1、我国办公室实务的主要内容2、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容,、办公室实务的范围和内容,文书撰写（会议记录等）文书制作（打字、复印等）

5、,文书处理（收发、传递等）档案管理（归档、管理等）,会议组织（准备、善后等）调查研究（计划、实施等）,信息资料（收集、整理等）信访工作（来访、投诉等）,接待工作（各种来访的接待） 协调工作（政策等）,1、我国办公室实务的主要内容, 督察工作（决议的实施） 日程安排（各种日程）, 日常事务（通讯值班） 办公室管理（环境等,、办公室环境的布置和整理；,3、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容,、记录上司指令及会谈、会议内容；、打印文告及表格；,、保管办公室设备及用品；,(10)、外出办事，如银行、邮局、税务所等。,、通讯事务、电话、信函和邮件处 、执行上司交办事项；,、照料上司身边的琐事；、接待

6、宾客和员工的来访；,、收集及整理各种信息；,第一、确定文员工作的指导思想,第二、按照“优先顺序”处理工作,第一步,第二步,第三步,、文员的工作顺序,第一、确定文员工作的指导思想,分析实绩与计划的 差异，并与以前的工作进行比较。,依计划、按上司的 要求进行。,了解内容 排 定 顺 序 选 择 方 法,计划,实施,检查,文员在工作时，首先要仔细制定计划。然后根据计划去实施，并严格检其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。只要能按照制定计划、实施、检查这三个步骤进行，文员工作就能科学、高效地完成。,锐得PPT炫彩立体图表 ,如何决定工作的优先顺序呢？,第二、按照“优先顺序”处理工作,、文员

7、管理时间、费用的方法,、文员的工作方法,请示方法与报告方法计划方法和总结方法受意方法,传达方法,进言方法 变通方法和挡驾方法分工方法和合作方法,请示方法与报告方法,请示,上司必须答复或批复,报告,上司不一定答复或批示,受意：是指文员接受和领会上司意图。一种：直接受意另一种：间接受意 文员在受意过程中应注意的事项：用心倾听、认真记录、弄清意图、及时实施。,受意方法,传达方法,传达原意传达原件注意传达技巧注意保密重要指示重点对待,传达方法,传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。另一种的非正式传达

8、：有意识的吹风,进言方法,进言是一把双刃剑，要把握进言的分寸，学会进言的艺术！,以婚姻和血缘为纽带的基本社会单位，包括父母、子女及生活在一起的其他亲属,为一个共同的目的、利益或娱乐而联合或正式组织起来的一群人,为了达到某些特定目标，在分工合作的基础上构成的人的集合,社会团体,一、社会及社会管理的内涵,第三节 办公环境的管理,情景案例,宏苑公司这几年发展势头良好，业务量扩大，公司原来的旧办公大楼已不能满足公司发展的需要，公司高层准备乔迁新址，租用了某写字楼一层的大厅。公司的肖总在办公会上介绍了他对于公司新址办公环境的设计构想，如他将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式和半开放式办公空间，大

9、厅大门左边用作产品展厅，大门右边作为公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。办公会上肖总要求各部门负责人计划各部门必须添置的办公设备，并要求公司办公室拿出公司新办公环境的设计、布置方案，以便下次办公会议专题讨论。,任务分析,新办公环境室内布局应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰。另外，室内光线、空气、温度以及色调、美化等也必须要充分考虑。总之，让每个员工更愉悦，让每件工作更顺利，让每样事成本更低，这是安排布局和室内布置时所追求的结果。,办公空间的整体布局,办公室环境的管理是指对办公室自然环境进行科学合理的设计、布置和组织，使其符合秘书工作的需要

10、，从而提高工作效率和质量。它主要指的是对上司办公环境、秘书个人办公环境以及公共办公环境的管理。秘书应协助上司做好相关服务性工作，努力营造一个和谐、美观、有序、方便和安全的办公环境。,办公空间的整体布局,办公空间的整体布局,2、办公空间设计模式 封闭式空间设计 这是一种传统的常规式的部门办公空间设计。它是按照办公室的主要职能设置分隔式的若干个相对独立的办公室。适合于专业性、机要性强的办公工作。 开放式空间设计 是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体（如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单元里

11、有独立使用的办公设备。,办公空间的整体布局效果图,办公空间的整体布局效果图,办公空间设计模式,封闭式设计：,1、安全、保密2、工作不受干扰，适合专业性工作3、保证员工隐私,开放式设计：,1、打破地位、级别障碍，增加平等感2、工作单元灵活机动，随需要而变3、既独立又便于联系，工作流程通畅4、易于监督员工的工作活动5、降低能源、设备、建筑成本，减少占地面积,综合分析影响因素，协助上司设计,做好调研，了解要求,征询意见，修改设计,征询意见，修改设计,征询意 见， 修改设计,灵活设计，多种设计模式相结合,办公空间设计的程序和要求,办公室内的布置,1、室内布置的要求和方法 方便实用 整齐有序 安静舒适

12、健康卫生 安全保密 美观和谐,办公室内布置效果图,办公室绿化要注意植物与花卉对人体健康的影响。因为植物在没有光照时吸入氧气，吐出二氧化碳，所以下班时最好将盆景搬出办公室，第二天上班再搬进来，或者一早开窗通风几分钟，排除隔夜植物呼吸的浑浊空气。有些对人体有伤害的花卉不宜摆放在办公室，如含羞草与郁金香有毒碱，接触过多易使毛发脱落；洋绣球花的微粒会使人的皮肤瘙痒。,健康速递, 要有全局意识，主动精神，能协调各部门和员工合作完成。 整体风格要与所在公司企业的文化相适应，突出单位的经营宗旨、企业精神等。 办公环境不一定由秘书安排，但秘书一定要做有心人，适时提出自己的建议 重在布置，更重在平时的维护和管理

13、。,办公室内布置的注意事项,练一练,练习题一、办公室环境布置作用,目的：创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。,练习题二,1、办公用易耗品主要包括哪些？2、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？3、按照优先顺序处理工作原则虚拟一份工作计划书？,练习题二,参考答案：,1、信封纸张、软盘光盘、铅笔、圆珠笔、签字笔或钢笔、修正液、印盒、小刀、日历、订书机等。2、三个步骤是：制定工作计划、按计划开展工作、进行工作总结。相互关系是：开展并完成工作是目的，制定工作计划是实施工作的前提和依据，进行工作总结可以进一步完善工作，也可以促进下一个工作计划的充实和完善。,参考答案：,1打扫办公室、擦洗桌面2打开水3到政府领取文件4呈送领导审阅文件5转科办理6到邮局寄信7写材料8看书，接听电话等,温馨链接http:/