某公司采购付款出货与内部控制制度.docx

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1、精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -选购、付款、出货与内部掌握制度一、订货单（ order ）1 订单由销售部专人申请、销售部经理审核、财务部确认、总经理批准、选购部经理签字支配执行。2 订单一式三联：白联给销售、红联给选购、黄联给财务。3 销售部下订单的时间和数量，要考虑库存、供应商的出货时间，4 订货单格式：4.1 申请部门、日期，4.2 订单编号格式： ORD0906000，0（order为订单的英文代号， 0906 为09 年 6 月，后面 4 位数为序号）4.3 订单项目：序号、区域、产品名称、型号、规格、数量、赠品、交货日期、备

2、注等。4.4 附注及各签字人。5 订单的内部掌握5.1 重点是订单的实际完成情形， 是否与订单下达的时间和数量有不适合的的方，同时，便利下次精确下单。5.2 销售部必需建立订单台帐，按订单编号流水登记明细。5.3 台帐表格如下：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结订单台帐20XX 年 6 月开订产单单品型规数赠日期编号名称号格量品估计交货日期出入直接直接货库备出货入库数数注日期日期量量可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结5.4 每星期五的上午（周会前） ，将本周订单台帐交财务部。a本周的订单台帐要包括以前未完成的订单明细。二、选购合同及物料订购单（外部订单purchas

3、e ）1 选购合同及物料订购单由选购部操作，总经理批准。2 选购合同及物料订购单一经成立，应立刻给财务一份备案，可以是复印件。可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 1 页，共 6 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -3 物料订购单项目内容如下：3.1 物料订购单编号格式： PUR0906000，0（PUR为 purchase选购的英文， 0906 为 09 年 6 月，后面 4 位数为序号）3.2

4、 需方单位及代表、供方单位及代表。3.3 双方电话及传真、交货的点及送货方式、结算方式。3.4 表格内项目为：日期、订购单编号、物料编号、物料名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货日期、备注。3.5 制表人、审核人。4 物料订购单的内部掌握4.1 重点是未完成的选购单的情形、已生产未入庫货品情形。4.2 选购部应建立物料订购单台帐，按序号流水登记明细。4.3 物料订购单台帐表格如下：物料订购单台帐20XX 年 6 月可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结开单订单日期编号物料物料编号名称选购规格单位数量交货交货数量日期完成情形及缘由可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结制表

5、人审核人。4.4 以前未完成的选购单都要包括在内，作废的物料订单要作备注。4.5 每星期五的上午（周会前） ，将本周物料订购单台帐交财务部。5 物料订购单一经供应商确认，选购部应立刻以联络函的方式书面通知品控部主管，通知的内容为物料订购单台帐中已发生的内容。三、品控的内部掌握1 品控部收到选购部的联络函后，应建立新品的品控台帐，1.1 品控台帐的重点是每批货合格品的出货数量与出货时间。1.2 品控部的台帐按选购部的内部联络函制定1.3 品控台帐内容包括：可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 2 页，共 6 页 - - -

6、- - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结物物料订品控台帐厂方20XX 年 6 月合格可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结日购单编期号料规格单位数量下线名时间称检测返工品的出货备注情形数量出货时间数量可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结制表人审核人。1.4 每星期五的上午（周会前） ，将本周品控台帐交财务部。 四、物流的内部掌握1 依据出货单（见本制度第六项）建立物流发货台帐。2 物流台帐的重点是：2.1 当月的实际发

7、货数量。2.2 直销发货与对方确认情形。3 物流台帐的内容：物流台帐 20XX 年 6 月预可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结发产数序货区品型量计价格到（元号日域名号（货/ 立数数费扣期称台）日方）用款期赠品其其货运联系备公司电话注总件方它它金额可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结制表人审核人。4 每星期五的上午（周会前） ，将本周物流台帐交财务部。 五、付款申请书（进货款的付款申请书payment）1 付款申请书由选购部操作，选购部专人申请、选购经理审核、财务部确认、总经理批准。2 付款申请书一式叁联，选购为红联，其余二联给财务。3 付款申请书的编号： PAY090

8、6000，0（PAY为 payment 付款的英文， 0906可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 3 页，共 6 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -为 09 年 6 月，后面 4 位数为序号）4 付款申请书的内部掌握4.1 重点是已付款，货未到情形及处理。4.2 选购部应建立付款申请书台帐，按序号流水登记明细。4.3 台帐项目如下：a 开单日期、序号、物料编号、物料名称、规格、单位、付款数量、

9、交货数量、交货日期、完成情形及缘由。b 全部未收到货的付款申请书都要包括在内。c . 制表人、审核人。付款申请书台帐20XX 年 6 月可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结开单物料序号日期编号物料付款规格单位名称数量交货交货数量日期完成情形及缘由可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结制表人审核人。4.4 每星期五的上午（周会前） ，将本周付款申请书台帐交财务部。4.5 付款申请书的台帐可以与物料订购单台帐合并建立。六、出货单（ Delivery order）1 出货单由销售部专人开出、销售部经理审核、财务部确认、总经理批准。2 一张出货单只能对应一个订单。3 出货单一式五

10、联：白联为销售部、红联为物流、蓝联为选购部、绿联为财务部、黄联为仓库。4 出货单格式：4.1 订单号，是指原先订货的订单编号，见本制度一.4-4.2。4.2 出货单编号， DEL09060000，（DEL为 Delivery order出货的英文，0906 为 09 年 6 月，后面 4 位数为序号）。4.3 出货日期：出货单内的全部日期，均以CCYYMMD表D示。4.4 供方、销售员、商务员及此三项的电话、传真。4.5 需方、收货的址：（一张出货单只包含一个出货的址）4.6 收货联系人、联系电话。4.7 表内项目为：序号、区域、客户、产品名称、型号、数量、赠品、可编辑资料 - - - 欢迎下

11、载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 4 页，共 6 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -交货日期、收款人、物流费、备注4.8 附注及各签字人。5 出货单的内部掌握5.1 全部与出货单有关联的部门，都必需建立出货单台帐。5.2 销售部的出货单台帐，可以与订单台帐合并建立。5.3 选购部的出货单台帐， 可以与物料订购单、 付款申请书台帐合并建立。5.4 仓库建立的出货单台帐，可以与收货台帐一起建立。5.5 物流的发货台帐，以出货

12、单建立。七、不良品返修单 （defective products不良品）、配件出货单 （ fittings配件）1 不良品返修单、配件出货单由售后部专人开出、售后部经理审核、财务部确认、总经理批准。2 不良品返修单、配件出货单一式四联：白联为售后部、红联为客户联或供应商联、蓝联为财务联、黄联为仓库联。3 出货单格式：3.1 不良品返修单编号：DEF0906000，0（DEF 为 defective products不良品 的英文， 0906 为 09 年 6 月，后面 4 位数为序号）。3.2 配件出货单编号： FIT09060000，（ FIT 为 fittings配件的英文，0906 为

13、09 年 6 月，后面 4 位数为序号）。3.3 出货日期：出货单内的全部日期，均以CCYYMMD表D示。3.4 发货方的电话、传真。3.5 收货方、收货的址： （一张出货单只包含一个出货的址）3.6 收货联系人、联系电话。3.7 表内项目为：序号、区域、客户、产品名称、型号、数量、赠品、交货日期、收款人、物流费、备注。3.8 附注及各签字人。4 （售后）出货单的内部掌握4.1 售后部建立的配件出货台帐，要有每一家配件额度内容。4.2 售后部建立的不良品返修台帐，要有不良品返修后的估计入库日期。4.3 每星期五的上午（周会前） ，将本周的配件出货台帐、不良品返修台帐交财务部。可编辑资料 - -

14、 - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 5 页，共 6 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结资料word 精心总结归纳 - - - - - - - - - - - -5 仓库要建立单独的配件、不良品返修的进出庫台帐。5.1 每星期五的上午（周会前） ，将本周的配件出货台帐、不良品返修台帐交财务部。八、各单编号的汇总：1订单编号格式： ORD0906000，02 物料订购单编号格式： PUR 09060000，3 付款申请书的编号： PAY0906000，04出货单编号 : DEL09060

15、000，5 配 件 出货单 编 号： FIT 09060000,6 不良品返修单编号： DEF 09060000，7 全部的单据都依据： 部门- 年份- 月份- 流水号形式编号， 以保持统一性， 同时，保证中间不漏单、不夹单。8 销售部今后如要分组，订单、出货单要按以上形式进行，不另分开，销售助理（文员）要统一建立台帐交报。九、内部掌握的汇总1 销售部、选购部、品控售后部、物流、仓库，都必需有自己的相应的台帐，在每星期五上午之前，以书面形式汇总报财务部，2 相互监督，相互跟进，保证公司财产不受缺失。3 在周总结会上进行讨论，对全部的已订货、已生产货、已入库货、已发出货，已返修、入库日期有一个清楚的熟悉，能够准时、有效的把握，并为今后能够很好向 ERP方向进行。十、本制度从 20XX年 7 月 1 日起执行。十一、可编辑资料 - - - 欢迎下载精品名师归纳总结学习资料 名师精选 - - - - - - - - - -第 6 页，共 6 页 - - - - - - - - - -可编辑资料 - - - 欢迎下载