Oracle财务系统应付账款模块操作手册(共74页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 GML财务系统用户操作手册应付账款模块（AP）文档作者:创建日期:更新日期：当前版本: 2.0Note: Title, Subject, Last Updated Date, Reference Number, and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change any of these values, be careful not to accide

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4、于文档管理的目的，如果您收到了本文档的纸介质版本，请在封面写上您的名字。目录专心-专注-专业概述文档说明本操作手册用于指导Oracle系统应付账款用户的日常业务和维护操作。文档内容最终用户操作手册的每一章节将按应付账款模块涉及的基本业务类型结合系统的标准功能来展开，主要包括以下两个方面：业务描述：简要描述操作的背景、用途等。操作过程：简要描述的步骤。相关文档相关文档名称:GML Accounting Payables Solution(CN) 24 Mar.08 .docGML_应付关键用户培训材料(CN) 24 Mar 08.pptGML_应付最终用户培训材料(CN)_25 Mar 08.p

5、pt发票业务处理Oracle应付账款模块中常用的发票类型主要为标准、预付款、借项通知单、贷项通知单和费用报表等。标准发票业务描述标准发票适用于如下业务：商品采购发票、非商品采购发票、商品类供应商押金、促销员押金、代收业务和摇摇车业务。本节为Oracle应付模块应付发票的基本操作，是后续章节的基础，请相关人员熟练掌握本节的操作。操作过程发票录入职责：应付会计路径:发票批1. 在发票批上点击鼠标左键两次，“发票批”界面打开。双击进入,输入发票批名 录入发票批名，建议批名命名规则为“录入人姓名拼音缩写-年月日”，如王静2008年4月1日录入的发票批，批名为：WJ-。点击发票按钮,进入发票录入界面 2

6、. 在“发票”窗口中选择“标准”发票类型。点击确定 3. 在“供应商”下拉列表中选择供应商名称，供应商编号系统会自动默认出来。注释：选择供应商时可在查找栏输入供应商名称的关键字，前后再加上通配符“%”,如，要查找供应商: 湖南中粮可口可乐饮料有限公司，可输入查找条件：%可口%，点击查找，在弹出的供应商名称列表中用光标指定符合条件的供应商，然后点击“确定”按钮。点击确定4. 在“地点”下拉列表中选择供应商地点。点击确定5. 输入“发票日期”，或通过选择TAB键接受应付款管理系统的默认值：当日。6. 输入“发票编号”： 注释：应付款管理系统不允许为同一供应商输入重复的发票编号。如果有原始发票实际编

7、号的，直接采用原始发票实际编号作为发票编号；如果没有原始发票实际编号的，则建议采用如下规则手工编号：发票批名-2位流水号，如王静在发票批“WJ-”中输入的第一张发票的发票编号为：WJ-01 7. 输入发票的“发票额”和“摘要”。8. 在“分配集”下拉列表中选择发票的分配集（可选操作）。注释：选择分配集后，应付款管理系统会自动将分配集上定义的会计科目作为此发票的分配行科目。点击确定7 & 89. 在描述性弹性域中录入发票头上的现金流量类别。点击确定10. 其他信息如无需更改，可直接采用系统默认值。注释：GL日期决定了该发票入账期间，系统默认的是当前日期。如果在下月初补录上月的发票，则应将GL日期

8、修改为上月的日期。例：4月1日补录3月31日的发票，则应将GL日期改为“31-Mar-2008”点击“分配”按钮，进入发票分配界面如无需更改，可直接采用系统默认值11. 点击“分配”按钮，进入发票“分配”界面。“分配”界面中的“编号”、“类型”、“账户”由系统自动默认，手工输入“金额”和“摘要”。注释：由于在发票头上选择了“分配集”，因此分配行的“账户”会由系统自动默认。如果在发票头上没有选择“分配集”，则需要手工输入分配行的“账户”。 12. 如果行项目上的现金流量类别与头上指定的现金流量类别不一致，则需要在行的描述性弹性域中指定行项目的现金流量类别。录入完毕后保存，然后关闭分配界面，返回到

9、发票界面，再录入下一条应付发票。关闭分配界面，进入发票界面点击确定发票验证职责：应付主管路径:发票批发票13. 验证发票。用应付主管的职责进入“发票批”，查找到需要验证的发票，点击“活动”按钮，进入“发票活动”窗口，勾选“验证”复选框，点击“确定”按钮。勾选“验证”复选框注释：发票在进行“验证”前，除发票类型信息不能更改以外，其他信息如供应商、日期、发票编号、金额、摘要和账户等信息均可以更改，而一旦验证了发票，则发票的各项信息都不允许修改，如果发现发票有误，只能采取取消发票，再录入一张正确的发票的方法进行更正。点击确定 创建会计分录职责：应付主管路径:发票批发票14. 为发票创建会计分录。发票

10、验证后，如需要立即查看发票的会计分录，可再次点击“活动”按钮，进入“发票活动”窗口，勾选“创建会计科目”复选框，点击“确定”按钮。勾选“创建会计科目”复选框点击确定 15. 查看发票会计分录。点击菜单栏“工具”项下的“查看会计科目”键，可查询到此发票对应的会计分录。账户的中文说明借项通知单业务描述借项通知单适用于商品类供应商的扣点业务。操作过程职责：应付会计路径：发票批1. 录入发票头信息。查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“借项通知单”，发票金额必须为负数，其他信息的录入方法同标准发票。2. 录入发票分配行信息。点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入负数“金额”、“账户”、“摘要”和现

11、金流量类别等信息，保存。3. 验证发票，创建会计科目。操作过程同标准发票。4. 查看会计分录。可以看到借/贷项通知单的会计分录，其负数金额是通过转换借贷来实现的，金额是正数，而不是负数。转换借贷方，金额为正。贷项通知单业务描述贷项通知单适用于GML的代付业务。操作过程职责：应付会计路径：发票批1. 录入发票头信息。查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“贷项通知单”，发票金额必须为负数，其他信息的录入方法同标准发票。2. 录入发票分配行信息。点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入负数“金额”、“账户”、“摘要”和现金流量类别等信息，保存。3. 验证发票后，创建会计科目。操作过程同标准发票。4

12、. 查看会计分录。可以看到借/贷项通知单的会计分录，其负数金额是通过转换借贷来实现的，金额是正数，而不是负数。转换借贷方，金额为正。预付款发票业务描述预付款发票适用于如下业务：商品类供应商预付款、非商品类供应商的预付款、现采员的现金支票借支以及员工借支和备用金借支业务。供应商预付款申请后，应付会计根据已批准的预付款申请单据，在应付模块录入预付款发票。将来收到供应商发票后，由财务确认是否需要冲销预付款，如需冲销，则在应付模块中录入标准发票核销原预付款发票员工向公司借支现金时，也应先录入预付款发票，以后再用费用报表发票来核销预付款发票。如果有余款退回，则应录入一张标准类型的虚拟发票来核销预付发票。

13、操作过程预付款录入职责：应付会计路径：发票批1. 录入发票头信息。查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“预付款”，其他信息的录入方法同标准发票。注释：“预付款类型”默认为“临时”，对于一般预付款/借支发票，取默认值；对于备用金借支发票，需要将其更改为“永久”。 2. 录入发票分配行信息。点击“分配”按钮，进入发票分配界面，输入“金额”、“摘要”和现金流量类别等信息。注释: 预付款发票的分配行账户由系统根据对应供应商地点下定义的预付款科目自动带出，但可修改。系统默认的账户，可更改。手工输入金额 3. 验证发票后，创建会计科目操作过程同标准发票。4. 查看会计分录5. 支付预付款发票。预付款发票

14、验证通过后，由应付会计在付款工作台进行支付操作。付款操作步骤参见“付款业务处理”。注意：对预付款发票只能进行全额支付。已支付过的预付款发票的状态变为“可用”，只有此状态的预付款发票才可用来核销发票。 预付款核销职责：应付会计路径：发票批1. 查找或录入发票。注释：如果有已经录入好的、可以进行付款的发票，则可直接将此发票查找出来进行核销。如果供应商的发票还没有录入，则需先录入一张标准发票，然后再核销。在录入供应商的标准发票时，如果该供应商有可用的预付款发票，则系统会自动提示信息“预付款可用于核销供应商的发票”，以提醒操作人员不要忘记核销预付款。该提示不会影响发票的录入，点击“确定”可继续录入发票

15、信息。发票录入完毕后，由应付主管进行验证和创建会计科目。2. 核销预付款。点击“活动”按钮，打开“发票活动”窗口，勾选“核销/撤消核销预付款”复选框，点击“确定”。勾选“核销/撤销核销预付款”复选框点击确定进入核销界面。界面的上半部分显示的是可用于核销的预付款发票的信息。将“核销”的勾打上，并输入要核销的金额，该金额不能超过预付款发票可用余额。输入完毕，点击右下角“核销/撤消核销”按钮，进行核销。输入核销金额点击按钮核销完毕后，已核销的预付款发票的信息将显示在该界面的下半部分。3. 撤消核销。如果要撤消对预付款发票的核销，可将“撤消核销”的勾打上，再点击“核销/撤消核销”按钮。点击按钮4. 重

16、新验证发票并创建会计分录。核销完预付款的发票需要重新验证和创建会计分录。操作过程同标准发票。5. 查看会计分录。会计可通过查看生成的会计分录来验证账户的正确性。事件编号为1的账户行，是标准发票生成会计分录，编号为2的是核销发票生成的会计分录。将光标点到相应的账户行上，则该账户的性质会反映在右下角的“事件类型”中。费用报表业务描述费用报表发票主要适用于员工的一般费用报销业务，即员工在差旅、办公等过程中发生的费用的报销业务。操作过程职责：应付会计路径：发票批1. 录入发票头信息。查找发票批，新增一张发票，发票类型选择“费用报表”，其他信息的录入方法同标准发票。 2. 录入发票分配行信息。点击“分配

17、”按钮，进入发票分配界面，输入“金额”、“账户”、“摘要”和现金流量类别等信息，保存。 3. 验证发票，创建会计科目。操作过程同标准发票。4. 查看会计分录。退回借支款业务业务描述适用于员工在进行费用报销时，员工的预借款大于实际的费用支出需要退回余款的业务处理。操作过程1. 员工借支时，在系统中录入一张预付款发票，操作步骤见“预付款录入”2. 员工发生实际费用支出后，按照一般费用报销流程处理，在系统中录入一张费用报表发票，并核销预付款发票。操作步骤参见“费用报表”和“预付款核销”。3. 如果有余款需要退回，则需要再录入一张该员工的“标准”类型的虚拟发票，分配借方账户为“备用金/借支-AP/AR

18、中转 ”，并用该发票核销剩余的可用预付款发票，操作步骤参见“标准发票”和“预付款核销”。4. 之后，再在应收模块录入杂项收款，借方科目为“银行存款”，贷方科目为“备用金/借支-AP/AR中转”，操作步骤见GML_应收模块操作手册付款业务处理本章主要介绍如何在应付模块处理付款业务。应付模块的付款类型有: 人工、快速、和成批付款。注：只有通过验证的发票才可进行付款。单一付款业务描述会计利用此功能对验证通过的发票进行逐笔付款/退款的操作。操作过程付款录入职责：应付会计路径：付款录入付款1. 进入付款操作界面。在付款上点击鼠标左键两次，“付款”界面打开。2. 录入付款头信息。选择付款类型，选择银行账户

19、和单据，系统自动产生单据编号，输入付款日期，选择供应商名称和地点。注释：“人工”类型的单一付款可以支付一个供应商不同地点的发票；“快速”类型单一付款只能支付同一个供应商地点的发票。点击按钮 3. 选择发票。点击“输入/调整发票”按钮，进入“选择发票”界面。选择要付款的发票编号，输入付款金额。注释：可通过修改付款金额对一张发票进行全额或部分支付，也可一次支付多张发票。在选择完一张要付款的发票后，将光标放到下一行，可选择另一张发票进行合并支付。点击保存按钮，完成付款。4. 创建会计分录。点击“活动”按钮，进入“付款活动”窗口，勾选“创建会计科目”复选框，点击“确定”按钮。5. 查看付款会计分录。点

20、击菜单栏“工具”项下的“查看会计科目”键，可查询到此付款对应的会计分录。退款录入职责：应付会计路径：付款录入付款1. 录入付款头信息。付款类型选择“退款”，输入银行账户和单据编号，其他信息的录入方法同“付款录入”。2. 选择发票。点击“输入/调整发票”按钮，进入“选择发票”界面，在发票编号栏查找到该供应商的借项通知单发票，可以修改系统自动带出的负数付款金额，点击“保存”，完成退款。3. 创建并查看退款的会计分录。可以看到退款的会计分录，其负数金额也是通过转换借贷来实现的，金额是正数，而不是负数。付款批业务描述会计利用此功能对验证通过的一批发票进行批付款的操作。操作过程职责：应付会计路径：付款录

21、入付款批1. 进入付款批操作界面。在付款批上点击鼠标左键两次，“付款批”界面打开。2. 录入付款批头信息。录入付款批名和付款日期，选择要支付的发票批名、供应商和支付组，选择银行账户和单据，其他信息一般采用系统默认值。注释：付款批名的命名规则建议与发票批名的命名规则相同，为“录入人姓名拼音缩写-年月日”，如王静2008年4月2日录入的付款批，批名为：WJ-；选择发票批后，系统自动将该发票批内的所有未结发票纳入本次支付范围；选择供应商后，系统自动将该供应商的所有未结发票纳入本次支付范围；选择支付组后，系统自动将属于该支付组的所有未结发票纳入本次支付范围。3. 选择发票、建立付款。点击“活动”按钮，

22、进入“付款批活动”界面，勾选“选择发票”和“建立付款”复选框，点击“确定”，系统将自动选择符合条件的发票来建立此付款批。勾选“选择发票”和“建立付款”复选框点击确定点击“重新查询批”按钮，直至付款批状态重新变为“已建立”。点击按钮4. 调整付款批中的发票和付款金额。如需对付款批中的发票和付款金额进行调整，则点击“付款”按钮，进入“修改付款批”界面，调整付款批中的发票和付款金额。注释：将光标放在“供应商”处，用向下箭头查找要修改的供应商发票，选择该供应商“支付”下拉框中“否”，点击“保存”，则该付款批就不会支付该供应商的发票了。如果只是不支付该供应商的某张发票，则将光标定位在发票编号上，在该行的

23、支付下拉框中选择“否”，则该张发票将不会在此付款批中支付点击按钮选择好以后，点击“建立”按钮，重建付款批。点击“重新查询批”按钮，直至付款批状态重新变为“已建立”。5. 格式化付款批。再次点击“活动”按钮，进入“付款批活动”界面，勾选“格式化付款”复选框，点击“确定”。点击确定勾选“格式化付款”复选框点击“重新查询批”按钮，直至付款批状态变为“已格式化”。 6. 确认付款批。再次点击“活动”按钮，进入“付款批活动”界面，勾选“确认付款批”和“打印最终登记表”复选框，点击“确定”。点击确定勾选“确认付款批”和“打印最终登记表”复选框系统自动弹出“确认付款批”界面。选择付款单据状态为“已打印”，输

24、入结束的付款单据编号（等于“自”的数量+“议付数量”-1），点击“确认”按钮。点击确认点击“重新查询批”按钮，直至付款批状态重新变为“已确认”。7. 为付款批创建会计分录。再次点击“活动”按钮，进入“付款批活动”界面，勾选“创建会计科目”复选框，点击“确定”。点击确定勾选“创建会计科目”复选框系统会自动提交请求“付款流程管理器”和“应付帐款管理系统会计核算流程”，通过路径：查看请求所有个人请求查找，来查看请求运行情况，点击“更新数据”按钮，直至这两个请求正常完成。8. 查看付款批会计分录。回到“付款批”界面，点击“付款”按钮，进入“付款”界面，此界面显示该付款批中实际完成支付的付款。点击菜单栏

25、“工具”项下的“查看会计科目”键，可查询到每笔付款对应的会计分录。 发票和付款的调整本章介绍如何调整错误发票和付款的方法。取消发票业务描述适用于发票调整的业务。如果发票尚未进行验证，除发票类型不能更改以外，其他错误信息可直接在原发票上进行修改。如果发票已经验证，但尚未支付，则可利用此功能将错误发票取消，再重新录入一张正确的发票。如果发票已经支付，则需要先取消付款，然后才能再取消发票，之后再重新录入正确的发票并付款。操作过程职责：应付会计路径：发票批1. 查找要取消的发票。先查找到发票批，再点击“发票”按钮，进入“发票”界面，查找到要取消的发票。注释：在Oracle系统中查找数据的方法一般有两种

26、：1)点击F11键使界面变成蓝色，输入查询条件，如发票批名，再同时点击Ctrl+F11键；2)点击手电筒，系统自动弹出查询界面，输入查询条件，点击“查找”按钮。发票状态为“已验证”，已付金额为“0”。2. 取消发票。将光标定位在要取消的发票上，点击“活动”按钮，打开“发票活动”窗口，勾选“取消发票”复选框，点击“确定”，系统会弹出一个注意框，点击“确定”。勾选“取消发票”复选框点击确定3. 查看被取消的发票。取消发票后，发票状态变为“已取消”。4. 查看发票会计分录。对取消后的发票创建会计分录后，可以看到系统自动生成了借贷互转的冲销分录。冲销分配业务描述如果发票只是分配行有误，即使该发票已经验

27、证且支付了，也可利用此功能将错误的分配行冲销，再重新录入正确的分配行。操作过程职责：应付会计路径：发票批1. 查找要调整的发票。方法同“取消发票”中的注释。2. 冲销分配。点击“分配”按钮，进入发票“分配”界面，将光标定位在需要更正的分配行上，点击“冲销”按钮，系统会弹出一个注意框，点击“确定”。3. 冲销后，系统自动生成一行负数的分配行，将错误的分配行抵消，之后再在其下方输入一行新的正确的分配行。4. 重新验证发票并创建会计科目。冲销分配后的发票状态变为“需要重新验证”，已入账为“部分”。操作过程同标准发票。 5. 查看发票会计分录，可以看到系统自动生成了发票调整的会计分录。取消付款业务描述

28、适用于付款调整的业务。如果预付款发票已经支付且被核销，则不能直接取消对预付款的付款，必须先撤销对预付款的核销，然后再取消对预付款的付款。操作过程职责：应付会计路径：付款录入付款1. 查找要取消的付款。方法同“取消发票”中的注释。2. 取消付款。将光标定位在要取消的付款上，点击“活动”按钮，打开“付款活动”界面，勾选“撤销”复选框，输入撤消付款的“日期”和“GL日期”，选择“开票活动”后，点击“确定”，系统会弹出一个注意框，再次点击“确定”。注释：发票活动选择“无”，则对发票不做任何改动，取消付款后可以对发票再进行付款；选择“暂挂”，则会将发票暂挂起来；选择“取消”，则在取消付款的同时也将发票一

29、并取消。3. 查看被取消的付款。付款取消后，付款“状态”变为“已撤销”。4. 查看付款会计分录。对取消后的付款创建会计分录后，可以看到系统自动生成了借贷互转的冲销分录。应付账款查询界面查询本节介绍如何在应付账款模块中进行查询，其中包括查询发票和付款的记录以及报表等。业务描述适用于查询各类发票的付款的记录。在发票方面应付模块提供发票和发票批的查询功能。在付款方面应付模块提供付款和付款批的查询功能。操作过程发票查询职责1：应付会计或应付主管路径1：发票批职责2：应付查询路径2：发票批查询或发票查询1. 进入发票查询界面。以“应付查询”职责进入，在“发票查询”上点击鼠标左键两次，“查找发票”界面打开

30、。2. 输入查询条件后，点击“查找”。可以通过各种条件进行查询，如供应商名称、发票编号、发票类型、发票金额、发票批、以及发票的状态等。3. 显示出要查找的发票。4. 查看发票概览。点击“概览”进入“发票概览”界面，可以查看该发票的详细情况，包括供应商名称、地点、发票编号、批名、发票类型、发票金额、未付余额、发票状态和付款信息等。5. 计算供应商欠款余额。在“查找发票”界面，选择计算欠款余额的供应商名称，点击左下角的“计算欠款余额”按钮，进入“计算尚欠款项”界面。6. 点击“计算”按钮，系统开始计算截止到当前日期为止该供应商的应付款和预付款余额情况。注释：“未付额”表示尚未支付的发票余额，“尚欠

31、可用预付款”表示尚未核销的预付款余额；“尚欠款项”等于“未付额”-“尚欠可用预付款”；“发票数”表示未付款发票的数量，“预付数”表示未核销预付款发票的数量。7. 点击“发票”按钮，可查看“发票数”及“预付数”发票的详细情况。付款查询职责1：应付会计路径1：付款录入付款或付款批职责2：应付主管或应付查询路径2：付款查询付款或付款批1. 进入付款查询界面。以“应付查询”职责进入，在“付款”上点击鼠标左键两次，“查找付款”界面打开。2. 输入查询条件后，点击“查找”。可以通过各种条件进行查询，如付款编号、日期、金额、银行账户、供应商名称等。3. 显示出要查找的付款。点击“发票概览”，可以查看该付款所

32、支付的发票的情况。4. 查看付款概览。点击“付款概览”进入“付款概览”界面，可以查看该付款的详细情况，包括：付款编号、金额、日期、付款批、付款状态、供应商名称、银行账户、付款单据、发票编号、发票日期等。报表查询本节介绍如何提交应付账款的各种报表。业务描述适用于提交应付模块的所有标准报表和客户化报表，如：预付款状态报表、过帐发票登记表、过帐付款登记表、应付账款试算表等。操作过程职责：所有应付职责路径：查看请求提交新请求以提交“应付账款试算表”为例。1. 提交请求。点击菜单栏“查看”项下的“请求”键，进入“查找请求”界面。点击“提交新请求”按钮，选择“单个请求”，点击“确定”，进入提交“提交请求”

33、界面。2. 查找要提交的报表名称。可通过输入关键字+“通配符%”的方法进行快速查找。3. 输入报表参数。点击参数栏，系统自动弹出“参数”界面，可根据需要输入报表参数。输入完毕后，点击“确定”。4. 提交报表。点击“提交”按钮，系统开始运行报表。5. 点击“更新数据”按钮，刷新报表运行状态，直至报表阶段变为“已完成”，状态变为“正常”。6. 点击“查看输出”按钮，查看报表输出情况。月末结账本章介绍如何完成应付模块月末结账，并关闭当月应付期间，打开下月应付期间。月末关账检查业务描述适用于应付模块统月末关账之前的检查。在关闭会计期前应付会计要检查当月的应付业务是否已经全部处理完毕，应付主管要检查当月

34、的应付业务是否已经全部传送至总帐，如果存在未处理完毕或未上传至总帐的业务，应付款管理系统将会阻止关闭此会计期间。操作过程1. 检查发票处理情况，路径见“发票查询”查询条件包括：发票日期当月起始日期至当月终止日期；发票状态：需要重新验证检查需要重新验证发票情况并进行验证；从未验证检查从未验证发票情况并进行验证；未验证预付款检查未验证的预付款并进行验证；未付预付款检查未付预付款并进行付款处理；2. 检查发票暂挂情况，路径：查看请求提交新请求运行“暂挂发票报表”，根据暂挂原因，处理暂挂发票并进行验证。如果暂挂不允许创建会计分录，则相应的事务处理信息不能传入总账。注意：用户应尽量保证把本月暂挂事项在本

35、月解决。3. 检查发票验证情况，路径：查看请求提交新请求运行“发票登记表”，查看是否存在未创建会计分录的发票，即报表中“已入账”为否的发票。参数：会计期当前月份 仅限于取消的发票否 仅限于未验证的发票否4. 检查发票付款情况，路径：查看请求提交新请求运行“付款登记表”，根据银行账户核对实际付款情况。参数：起始日期当月起始日期 终止日期至当月终止日期 是否打印供应商地址否应付款导入总账业务描述将应付模块生成的各种会计分录信息传送至总帐模块生成记账凭证。操作过程职责：应付主管路径：查看请求提交新请求1. 提交请求“应付帐款管理系统会计核算流程”，为所有应付业务生成会计分录。请求的参数如下图所示。2

36、. 提交请求“将应付帐款传送至总帐”，将所有应付模块的会计分录传送到总账模块生成记账凭证。请求的参数如下图所示。注释：参数“批名”中一定要输入各个公司的实体段代码，如，“K001”代表购宝乐-旺和。导入总账后此批名将作为日记账批名的一部分，从而便于在总账中通过日记账批名区分不同会计主体的凭证。关闭/打开会计期业务描述本操作适用于改变应付会计期的状态，包括打开和关闭。应付会计期有以下状态：从未打开：此期间从未打开，不允许录入发票和进行付款。打开：允许录入发票和进行付款。已关闭：不允许录入发票和进行付款，系统不允许关闭包含未过帐项目的期间。每月月末各会计主体需要分别关闭/打开各自的应付会计期间。操

37、作过程关闭当月期间职责：应付主管路径：控制应付款期间1. 进入控制应付款期间界面。在“控制应付款期间”上点击鼠标左键两次，“控制应付款期间”界面打开。2. 关闭当月应付期间。选定要关闭的应付期间，更改期间状态为“已关闭”后，保存。3. 如果当月的应付业务还未全部处理完毕，例如未将应付款传送至总账，未对录入的发票进行验证等，则系统会提示错误信息，拒绝关闭期间。确定后，点击“例外”按钮，此时系统提示：如选择“复查”按钮，系统将自动提交期间关闭例外报表，以便复查例外事项；如选择“转移”按钮，则会将未入账事务处理的会计日期更改为下一个打开的期间。用户可根据需要进行选择。点击“复查”按钮，系统自动提交请

38、求“期间关闭例外报表”。在请求界面查找到该请求，待请求状态更新为“已完成”后，查看输出。该请求输出的内容为要关闭的应付期间内的所有未完成的应付业务。在报表里“例外”这一列详细列示了每行应付业务的例外原因，在报表的最后部分例外原因进行了解释和说明。4. 在将报表中列示的所有应付业务都处理完毕后，可关闭应付期间。打开下月期间1. 打开下月应付期间。进入“控制应付款期间”界面，选定要打开的应付期间，更改期间状态为“打开”后，保存。应付模块信息维护操作本章介绍应付基础信息维护的操作。方要包括供应商、银行账户、分配集等的输入操作。供应商维护业务描述利用此功能录入商品类、非商品类及员工类供应商的信息。操作

39、过程职责：应付维护路径：供应商录入1. 进入供应商录入界面。在“录入”上点击鼠标左键两次，“供应商”界面打开。2. 录入供应商头信息。输入供应商名称，供应商编号为系统自动生成，选择供应商类型为“供应商”。3. 录入供应商地点信息。点击“地点”进入“供应商地点”界面。输入地点名称、国家（地区）、详细地址、城市和省份，如果留空其中任何字段，系统将发出供应商地点不完全的警告信息。输入描述性弹性域。选择“是”表示该供应商地点会导入到零售系统，选择“否”则表示不导入。指定地点用途。勾选“支付”表示该供应商地点可以用来录入发票，不勾选则表示不能录入发票，在发票录入界面将不会看到此地点。指定供应商的往来账户

40、。在地点层切换至“会计”区域，更改系统缺省的负债账户和预付款账户。4. 按保存键将已输入的信息存盘。如果要录入多个地点，可通过键盘向下键或点击增加键进入下一地点的录入界面。银行账户维护业务描述利用此功能录入公司内部用于支付供应商款项的银行账户信息。操作过程职责：应付维护路径：设置付款银行1. 进入银行账户录入界面。在“银行”上点击鼠标左键两次，“银行”界面打开。2. 录入银行信息。在银行名称中输入银行的实际名称或虚拟名称，如“中国农业银行”、“虚拟银行”等；在分行名称中输入银行的开户行名称，如“长沙市分行”。注意：银行信息在各会计主体间共享，因此在增加银行信息前，应检查系统中是否已经存在相同的

41、银行信息。3. 录入银行账户信息。点击“银行账户”按钮进入“银行账户”界面，输入账户名称、账户用途（内部）、编号、币种和GL账户信息。注：账户名称将显示在“付款”界面银行账户的下拉列表中。录入应付账款选项。切换至“应付账款选项”区域，启用“允许零额付款”复选框。 4. 录入应付款单据信息。点击“应付款单据”按钮进入“付款单据”界面，按命名规则输入单据名，如“付款1”，选择支出类型为“合并”，选择付款格式为“人民币支票付款格式”。切换至“补充说明”区域，指定单据编号的使用范围，如果想要单据编号从1开始，则在“上次使用”中输入0，在“最后可用”中输入供此单据使用的最后编号，如99999。5. 按保

42、存键将已输入的信息存盘。如果在一个银行下要录入多个银行账户，在返回至银行账户界面后，可通过键盘向下键或点击增加键进入下一个银行账户的录入界面。分配集维护业务描述如果对供应商地点指定默认的“分配集”，系统将其用于为此供应商地点输入的每张发票，如对所有名称为“保证金”地点，输入分配集“保证金”；如果没有对供应商地点指定默认的“分配集”，则可以在每次输入发票时对发票指定“分配集”；分配集不能在各会计主体间共享，各会计主体分别维护各自的分配集。操作过程职责：应付维护路径：设置发票分配集1. 进入分配集录入界面。在“分配集”上点击鼠标左键两次，“分配集”界面打开。2. 录入分配集。输入分配集“名称”和“摘要”，输入每个分配的“账户”和“摘要”，然后输入要分配给“账户”发票额的“百分比”。注释：可以输入正百分比，也可以输入负百分比，还可以根据需要创建任意多个分配，但分配百分比的总和必须等于100或0。3. 按保存键将已输入的信息存盘。