中小企业费用报销管理制度(共10页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上费用报销管理制度为了加强公司成本管理，减少不必要的开支，实现公司利润最大化，公司费用开支必须遵循费用与收入比”、“计划总额控制”、“先申报审批，后支出报销”的原则。同时，为加强公司财务预算管理，做到各项开支严格遵循财务制度，特制定本制度。一、费用报销的审批权限1、费用支出的前提是该费用必须是实际支出并列入预算，对未列入预算的费用，由公司领导提出调整预算，经董事长批准后执行。2、费用报销的审批权限：预算内费用2000元以下，部门负责人审批；2000元以上的（超标准、超权限）由部门负责人提出建议，上报董事长审批。（详见费用报销及借款签字审批权限一览表）3、为加强预算控制，

2、同时保证费用支出及报销单据的合法性，公司各种报销单据需经财务总监审核、签字。未经财务总监审核、签字的单据，不得报销。二、费用报销的审批原则1、费用报销需经办人的部门领导批准，但部门领导不得自行批准自己的报销费用。2、不得逾越流程，不得未经部门领导审批，直接提交公司直属领导审批，不得未经财务人员审批直接提交公司领导审批。3、出纳必须凭由经部门领导、财务领导、公司领导（超标准超权限）均签名后的报销单支付相关费用，一旦发现违规操作，对出纳通报批评；如造成经济损失，由出纳及相关人员承担连带责任。三、报销人、审批人的责任报销人（经办人）：因公办理业务时应向对方索取相应的原始单据，经济业务发生后应及时准确

3、的填写报销单据，对经办的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需的相应文件或资料。部门领导：对本部门发生的经济业务进行确认及对经办人提供的原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员的审核工作。财务领导：审核报销的经济业务是否符合相应的规定，审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求，审核报销单据中是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理意见。公司领导：对所辖部门预算外费用开支的审核和部门领导人审批权限外的费用报销单据的审核和管理。四、费用报销的报销原则1、预算内的费用报销，

4、经部门领导审核、财务审核授权人审批后方可直接报销。2、所有的报销均遵循“谁支出、谁报销”的原则，严禁假借他人的名义报销自己费用的行为。3、严禁报销虚假费用的行为，一经发现者断然处置。4、无预算或预算外的费用报销，须经财务领导签署意见、董事长批准后方可列支。5、每办一次业务，应该填写一张报销申请单。业务招待费用、采购费、餐费不论金额大小，一律每发生一次填写一张。凡笼统地在报销单上写上“月”的费用，或多次业务单据分不清的，财务部不予受理。6、所有部门的费用开支，与部门绩效考核挂钩，做好计划总额控制。费用报销应走“先申请、后开支、再报销”的流程，财务人员根据预算来审核和支付。相关预算外费用在发生费用

5、前，应该先书面请示公司直属领导，得到批准后才可以发生相关费用，坚决杜绝“先斩后奏”的现象，事先申请以公司直属领导签名的日期为准。公司直属领导外出时，或本人出差在外遇紧急情况时，应电话或邮件通知董事长或公司直属领导，得到许可后才可进行。事后应及时补交申请表，作为报销的依据。7、报销入账时限要求：（1）费用报销必须及时，当月费用（上月28日后至当月28日）必须当月报销、清算。（2）差旅费用必须在结束后5天内报销。特殊延期（如外地出差时间较长），需提出书面报告，由公司直属领导签署意见后才可以报销。（3）逾期单据，财务部将不再受理，由此造成的损失，由报销人自己承担。（4）因单据不合要求，被退回按规定可

6、以重新报销的，应在5个工作日内处理，并在报销单的附件上说明“上次退回重新填列”，以区别在正常报销时限内的单据；被退回不得重新报销的，下次拿回再报销的，一经发现，将严肃处理。8、跨年度的费用必须在次年1月20号之前填单报销完毕（特殊情况则需董事长签字），年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用。9、从出纳处领取报销款时，需报销人签名确认（网银支付的领款人处也要签名）。对于领款不方便的，需由他人代领的，本人应该出具书面代理书，指定代理领款人。由代理人在领款表上签字，无书面代理书，其他人不得代领，出纳有权拒绝。出纳要把代理书附于领款单后面。财务领导不定期抽查款项是否如实发放。10、费用报销的范围仅

7、限于公司规定几大类，凡属于个人生活性质的支出一律不予在公司报销。五、费用报销的内容规定1、办公费用：办公费用是指在公司日常经营过程中，由公司统一支付或由部门或个人分别支付但由公司承担的与公司业务相关的费用以及公司规定可以由公司负担的福利开支。办公费为公司领用的笔、墨、纸张、耗材、家俱器具、办公用具，以及规定自购的日常消耗物资、邮寄费、复印费（包括除宣传广告品印刷以外的印刷费）、低值易耗品购买及办公设施设备的维护费用等。办公费支出应遵从“保证供应、方便工作、节省开支”的原则，由行政部门统筹计划并统一采购。2、业务招待费：业务招待费是指因业务需要或者工作需要招待客户和外单位人员等而发生的礼金、礼品

8、、公关费、赞助费、会务费、餐费、娱乐费、差旅费、住宿费等交际应酬支出。A、业务招待费的使用原则：业务招待费应遵循勤俭节约，不奢侈浪费。严格按照规定要求和预算开支。B、业务招待费的管理原则： （1）业务招待费使用实行预算控制原则，所有的招待实行事前审批制度。 （2）严格执行分级别接待原则，对应接待。禁止越级别接待。 遇特殊事项或其他部门因业务需要招待的，必须先填写业务招待申请报告（详见附表2），说明招待对象、时间、事由、人数、预计金额，经公司领导批准后方可执行。报销时凭批准的业务招待申请报告，无报告的财务不予以认可。 业务招待费基本标准及使用对象档次适合人员餐饮标准住宿标准陪同人员特 级公司董事

9、政府重要官员公司特邀嘉宾控制在5人2000元以下，增加人数按100元/人标准累计。（含酒水）四星级酒店以上协议酒店豪华间项目负责人经理/总监总经理高 级客方项目负责人政府机关领导企业高层领导控制在5人1500元以下，增加人数按100元/人标准累计。（含酒水）四星级酒店以上协议酒店单间项目负责人经理/总监总经理中 级项目主要经办人政府经办人员企业高层助理控制在5人1000元以下，增加人数按100元/人标准累计。（含酒水）经济型商务酒店标间项目负责人经理/总监普通级客户单位业务员公司特邀来宾其他客人控制在5人500元以下，增加人数按100元/人标准累计。（含酒水）可/或不提供普通员工部门经理3、差

10、旅费：连续出差3日或长途出差及重大原因方可借款，借款必须提前一天通知财务用款金额，否则不予支付。借款的原则是“前账未清，后账不借”。借款的最长期限为1个月，若无特殊事由超期的将从当月工资中扣除。借款必须填制借款审批单，由借款人详细填写：借款人、所属部门、借款日期、用途及预计报账日期。其审批手续与费用报销相同，在借款手续齐全后出纳方可付款。原则上出差人员回来5天内到财务清账。出差人员的住宿费、往返车票、伙食补助费、出差市内交通费按级别核定，超支部分自负。 出差国外，出发前应有预算，酒店及机票提前预定，预定前应向董事长/总经理报告及得到批准。差旅费以实报实销方式报销。员工出差需坐飞机/高铁须董事长

11、特批。（1）差旅费报销标准：职 别交通工具住宿标准（元/天）伙食标准市内交通费（国内）一类二类其它董事/总经理飞机经济舱高铁一等座火车软卧400元/天限额内凭证实支实销150元/天限额内凭证实支实销实支实销副总/总监飞机经济舱 高铁二等座火车硬卧350 300250 100元/天50元/天经理级以下高铁普座火车硬卧20018015060元/天40元/天备注：1、一类消费城市：指直辖市、特别行政区、GDP大于1600亿且市区人口大于200万的城市：北京、天津、沈阳、大连、哈尔滨、济南、青岛、南京、上海、杭州、武汉、广州、深圳、香港、澳门、重庆、成都、西安（18个） 2、二类消费城市：指省会城市、

12、经济特区城市，石家庄、长春、呼和浩特、太原、郑州、合肥、无锡、苏州、宁波、福州、厦门、南昌、长沙、汕头、珠海、海口、三亚、南宁、贵阳、昆明、拉萨、兰州、西宁、银川、乌鲁木齐（25个） 3、其它消费城市：指除上述以外的消费城市。 （2）费用标准的补充说明：a. 住宿费按出差地区（一般地区、直辖市及省会城市、特区及北京、上海、广州大都市）和人员级别分别制定标准，同行同性2人出差，按最高的单人标准予以报销。住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。b. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返深圳时间为准，12：00以后出发（或12:0

13、0以前到达）以半天计，12:00以前出发（或12:00以后到达）以一天计。c. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。d. 宴请客户需由公司领导批准后方可报销业务招待费，同时按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣减出差人当天的伙食补贴。e. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。f. 飞机乘坐规定：经理级员工省外出差可乘坐飞机，其他级别员工出差一般不可乘坐飞机，但路途较远且出差任务紧急的，须经董事长批准方可乘坐飞机。飞机票统一由公司行政人事部安排购买。机票的订票则由出差人员提前5个工

14、作日告知行政人事部出差目的地，并于出差前一天到行政人事部领取机票。4、汽车费用及运输费 （1）车辆管理、维修和保养，由行政人事部统一负责安排。行政人事部应根据车辆状况编制车辆的年度保养维修计划及具体的用款计划，报经审批后执行。日常车辆维护费用，经公司核定标准后在标准范围内掌握使用。各种车辆保险费由公司统一到指定的保险公司投保。 （2）汽车的年检费、保险费、养路费、维修费费用据实报销，报销费用时需附费用清单；深圳市区外加油费或特殊原因产生的加油费发票必须日期填写完整，注明加油原因；所有罚款一律不予以报销（公司领导特批者除外），法律责任应由肇事者负责。（3）对于长期托运（物流公司）的合作单位应签定

15、协议，由运输单位将运费发票、发货记录交于物流，由其对单价、数量、运输费用金额审核后填制付款单据。5、市内交通费 （1）员工因特急事务外出或其它特殊原因需打车的要事前经部门负责人同意，必须于五日内凭的士票填写报销单据注明原因和起始地点，逾期签批不予认可。 （2）因工作需要晚加班的人员，晚上10：30以后在没有公共交通工具的情况下，方可打的，报销同上。 6、租金及水电物管费：根据合同的约定时间、金额、方式进行操作。经办人凭发票填制付款申请单，详细填写付款单位全称、支付项目、支付金额等内容。商场账扣费用必须开具发票，并由经手人在发票背面签字确认，便于财务复核。7、快递费用：由各部门负责人审核，各相关

16、人员每月底将所发送快递单据整理呈部门负责人审核后，传交行政部复核并通知快递公司开具发票到财务结账。8、专项支出费用：主要包括软件及固定资产购置、装修工程费、咨询顾问费、广告宣传费、员工活动费及其他专项费用。（1）资产购置费用申请时，按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单或采购申请单并报批。（2）结账报销时资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；再按资金支出规定审批程序审批；财务部根据审批后的报销单以转账形式付款；若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。（3）装修工程费、咨询顾问

17、费、广告宣传费等，此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向公司领导提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经财务领导签署审核意见后报董事长及其授权人审批，根据合同审批流程处理。（4）专项费用的合同签订，由直接负责部门与合作方洽谈，经公司领导审批后签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。9、店铺日常费用报销：各直营店铺除商场合同规费（如商场提成、物业管理费、促销费、广告费、服务费、培训费等）和店铺员工工资外，各直营店铺发生的日常费用报销必须由各店长填写公司规范统一的店铺费用报销单，提交

18、区域经理初审，区域经理须于每月5号前完成负责店铺的初审并呈交销售总监审核，销售总监于每月10号完成审核并将单据快递到总部财务部，财务部按公司费用报销流程规定，于5个工作日完成店铺费用报销付款工作。注意：店铺每月费用结算期定为上月29号到本月28号，29号及以后发生的则算下个月费用。10、其他费用：以上未未包括的其他费用，经财务审核，报公司负责人审批后予以开支。11、为简化手续下列费用在正常开支范围内由董事长授权的分管领导人审批，但当费用开支异常时必须向董事长汇报。（1）各种应交税金（含印花税、车辆使用税）；（2）各月发放的工资性福利（住房补贴、交通补贴、通讯补贴）；（3）各月应交养老保险金、待

19、业保险金等“五险一金”；（4）向金融机构办理结算业务时发生的邮电、手续费、贷款息。六、费用报销的审批流程1、一般的费用报销流程（预算范围之内或有经审批的费用）报销人填报销单部门负责人审核财务部审核授权审批人审批出 纳付款2、特殊的报销流程（预算之外或没有审批权限的费用）报销人填报销单部门负责人审核财务部审核董事长审批出 纳付款授权审批人审核授权内授权外七、借款管理规定及借支付款流程1、借款管理规定：（1）出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。（2）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借

20、支。（3）借款金额规定：借支起点为人民币壹仟元（￥1000）。各项借款金额低于壹仟元的原则上不允许预借款，由经办人员先行垫付。各项借款金额超过5000元，应提前一天通知财务部备款。（4）借款销账规定：借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。（5）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款，从工资中扣回。试用期未过的借支金额不得超过其工资的50%。2、借支付款流程借款人填借款单部门负责人审核财务部审核授权审批人审批出纳付款八、其他需要说明的问题1、以上各种报销发票，必须为国家统一发票，经营性收款收据一律不能报销入账

21、。2、发票上抬头必须和报销单位一致，否则不能报销。3、各种开支必须符合国家财税法规，报销时经办人员应尽可能注明用途。4、超过现金结算限额（1000元）的费用，应通过银行结算，特殊情况要使用现金必须由使用人提出申请，财务总监同意后方可支付，对数额较大应提请公司领导审批。5、对各种报销单据，财务部必须进行审核，对不符合报销规定的单据，财务应要求更换。无法更换的，财务可拒绝报销。6、自制报销单据，由财务部统一设计格式，做到规范、整洁。7、报销单据一般不得涂改，如有改动，外来发票应由对方单位加盖公章，自制凭证应由经手人盖章，否则不得报销。8、当年费用必须当年报销，当年不报销视作自愿放弃。9、对外签订的各种合同、协议及内部职工与公司签订的各种协议需送财务部一份，作为财务收、付款依据，对无依据的支付款项，财务部应拒绝支付。10、向个人或未达应税起征点（500元）的付款，无法取得发票无需用替代发票，凭取得相应的有效凭证进行报销。九、附则本制度由公司财务部负责解释，自颁布之日起执行。此前制订的公司报销制度同时废止。深圳市有限公司二一八年十月日 附件：1、费用报销流程图2、招待费申请单&出差申请单3、派车申请单&用款申请单4、费用报销单&借款审批单5、付款申请书&物资采购申请单6、店铺费用报销单7、原始票据说明及粘贴方法专心-专注-专业