内外部沟通控制程序(共3页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上1、 目的建立和疏通信息渠道，加强信息流通接口管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司整体运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和顾客要求，在公司内建立起高效运作机制，形成团队合作的气氛，谋求供方、员工、公司和顾客的共同发展。2、 范围适用于与本公司整体运作有关的内、外部信息沟通的管理。3、 术语依照ISO9000：2005及ISO/TS16949：2009中的术语。4、 职责4.1 各部门负责做好本部门职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集和整理。4.2 质量部负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。4.3 管理部负责统筹

2、与公司管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。对公司各部门的信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。4.4 市场部负责与顾客有关的要求进行沟通，并在公司内部及时传递。5、 工作程序5.1 沟通内容（信息）的分类5.1.1 外部信息5.1.1.1 与产品质量有关的外部信息： 顾客、第二方审核、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息； 产品标准类信息； 市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息； 顾客的质量信息及投诉等； 其它外部与产品质量相关的各类信息。5.1.1.2 与公司管理相关的外部信息： 政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、

3、法规、条例等； 市场、行业动态（包括竞争对手）中与本公司管理相关的信息； 与本公司有合作关系的社会机构、团体、企业等的相关反馈信息。5.1.2 内部信息 质量体系运行情况、质量方针、目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等； 员工对有关产品质量的建议和意见等； 公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况； 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况； 员工有关公司内部管理的建议和意见等。5.2 信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。5.3 信息重要度分级根据信息的紧急及重要程度，分为三级： 一级数据为重要且紧急的数

4、据，指直接影响顾客满意度、财务付款的数据，用星号进行标识； 二级数据为不重要但紧急的数据，用进行标识； 三级数据为日常信息，不需标识。数据的标识由数据收集部门进行标识。5.4 沟通形式5.4.1 会议沟通5.4.1.1 会议计划 例行性会议 临时性会议5.4.1.2 会议管理 例行性会议如有变更，原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知。 临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。 会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者，事先须向主持人请假并取得许可，或派代理人出席（代理人应向主持人说明），迟到、早退者须向主持人说明情况，以求取得谅解及同意。 会议应事先明确主题，与会人员应依

5、据本职工作做好各种准备（包括资料、数据）。 主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议。 会议上形成的决议、处理意见等事项的落实或实施情况，应作为下次会议的议题之一。5.4.1.3 会议纪律 会议开始前，与会人员必须将手机关闭（或将闹铃模式置于振动、无声等）以免影响会议的正常进行； 与会人必须清楚与会目的，简单扼要的阐述需呈报事项； 在发言人没有结束发言之前，其它人不可无礼貌打断； 与会人员根据主持人安排的顺序发言； 在进行专项讨论的时候，与会人员需围绕主题进行； 会议主持人应根据讨论议题，适时的控制会议时间； 会议中途需离席时，需向主持人说明； 在会议主持人宣布会议结束后，方可散会。5

6、.4.1.4 会议决议追踪落实。 会议结束后，由会议主持人根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发会议记录或会议纪要，并分发至相关部门或人员。 签发会议纪要的，由会议主持人指定专人对会议纪要相关内容的落实情况进行追踪，并汇报追踪结果，填写督办单。5.4.2 计划、报表、报告、通知和通告沟通按各部门工作范围和部门计划、报表、报告、通知和通告传递要求进行沟通。5.4.3 其它沟通形式除利用上述沟通形式外，还可以利用内部网络、互联网、传真、电话、信函、电子磁盘、光盘等形式进行沟通，并做好记录和存档工作。5.5 沟通效果评价和沟通改进：见持续改进控制程序。5.6 沟通内容（信息）的归档与保存。各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作，属于文件类的按文件控制程序执行，属于记录类的按 记录控制程序执行。6、 相关文件：HF-QP-33 HF-QP-01HF-QP-26HF-QP-32HF-QP-027、 记录：信息反馈单HF- QR-03-001联络单HF- QR-03-002会议签到表HF- QR-03-003会议纪要HF- QR-03-004督办单HF- QR-03-005-本文件由管理部提出，负责解释并纳入考核。-专心-专注-专业