采购内控审计范文(共8页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上工厂钢材购销存审计报告根据内控部的工作安排，按照审计工作的要求我们对工厂2006年1月1日至2008年10月31日期间钢材的购销存情况进行了全面审计。现将审计结果汇报如下：一、 背景介绍1. 本次审计的钢材，系指工厂冲压车间生产汽车配套件所使用的钢铁材料，不包含基本建设及设备维修所使用钢铁材料。2. 工厂冲压车间，2007年初建设完成，2007年4月份试生产，2007年7月份正式规模化生产。3. 冲压车间的产品为圣达菲配套件门板、地板等74个具体零部件，单车定额消耗钢板513.42公斤，零件净重定额226公斤，出品率为44%。4. 工厂2007年2008年12月，根据

2、工厂采购部资料下达采购订单9127吨（后解除1561吨），实际入库6474吨，尚有未入库订单1701吨，差异733吨，据采购员介绍实际采购数量与订单数量上下差异10%属正常范围内，为XX投料时的差异。生产投入钢板消耗5513吨，产出零件净重2276吨，形成余料154吨，产生废料2569吨，出品率为2276/（5513-154）=42.46%，废料销售收入金额为711万元。 二、采购情况 2007年至2008年10月31日，共采购入库钢材6474吨。其中，青岛和烟台5339吨，上海钢厂1、503吨，上海钢厂2、451吨，鞍钢129吨，武钢47吨，浦铁5吨。青岛和烟台，由于属于同一母公司，2008

3、年1月1日，青岛与的全部业务划转烟台，因此，截至2008年10月31日，累计从XX公司采购钢材入库为5339吨，占全部钢材采购总量的82%。 1.工厂与XX的业务审计 （1）2007年3月7日，工厂向青岛XX支付定金100万元，申请总货款556万元（.4元），经办人王勇、卢英，财务审核郭屹，总经理陈庆，董事长秘书意见“董事长已批复同意”（附件1，财务凭证号）。 （2）2007年3月20日，与青岛XX签订了一份配送销售合同（附件2），签字人为陈庆春，联系人为王勇，合同主要条款包括：*联系人提交的签字交货计划、签字后的传真皆作为有效合同。*XX钢材采购周期为60天，需提前45天订货，XX为工厂提供

4、60天免费成品仓储，超期按照每天0.26元/吨收取仓储费。*工厂订货时应预先支付货款的20%作为定金，全额付款后发货，全额付款基准日为XX交货月的12日，如果提供承兑汇票，或者延期付款，应按照附件2承担利息。工厂在合同未签订的情况下贸然付款，风险很大。由于当事人王勇已经离职，我们找孟峰了解情况，孟峰确认了如下情况：*从订货之日起，即开始计算利息。*全额付款，不包括100万（也就是货款总价值20%）定金。也就是说，我们只有付款120%才能不被征收资金占用的利息。*到了约定提货期，采购部从未书面要求或提醒各级领导及时付款提货，以避免被收取更多的利息。孟峰同时表示，原始合同的签订过程不清楚。他本人从

5、2007年8月左右开始介入采购工作。从工厂采购部提供的一份价格协议（附件3）看，2007年8月23日，成本部崔高存、采购部在2007年2月至2007年7月的价格协议上签字确认。法定签字人签字，但未签写日期。2007年2月采购数量是740吨，总价值是569万元（.02元）。这已经与第一次申请表中的556万元增加了14万元。合同总金额的变更，必须经过原审批部门同意，但从这时候开始，没有再出现过集团领导的审批意见。2007年8月、9月、12月，三个月的采购合同，没有任何人签字，也未盖章；2008年1月、3月的价格协议，由陈春签字，未发现其它人审核；2008年9月份的价格协议，由王芳签字，集团法务部审

6、核（有法务部门印，没有具体人员签名）；2008年10月份的价格协议，没有任何人签字，也未盖章。2008年7月之前，钢材采购业务员是王勇，7月之后是采购员。从财务部郭峰处取得的XX通知资料2月份期货贴息明细表（附件4）中可以看出，上述业务按照XX的通知，从2月15日开始计息，没有扣减已经预付的100万元定金，按照569万元全额计息，年息6%，超过45天，年息为9.6%。另从采购部提供的价格协议可以看出：贴息率从2007年4月1日起上调为7.2%，超过45天，年息为10.08%；2008年1月1日起调整为年息8.4%，超过45天，年息为10.08%；2008年9月1日起调整为年息9.6%，超过45

7、天，年息为12%。2007年至2008年，共支付给XX资金占用利息306万元。如果运作合理，操作不出现大的错误，60天完全可以收到货物。假设全部采购钢材5339吨均占用2个月利息，利率按照9.6%计算，也不过是5339X9.6%/12*2=85万元。也就是说，因为采购计划安排运作失误，至少多支付利息306-85=221万元，白白的损失了200多万元。例如：零件名称重量(公斤)贴息天数月利率贴息前单价(吨，含税）贴息后单价（吨，含税）单位贴息额（吨）总贴息额背门外板4,793.001830.90%7,795.808,223.79427.992,051.36通风室上板1,789.002961.00

8、%7,413.498,144.95731.461,308.58机盖内板4,876.003571.00%7,557.458,456.79899.344,385.18（3）2008年8月26日，工厂与青岛XX、烟台XX签订三方协议，同意将与青岛XX的所有业务转让给烟台XX，协议自2008年1月1日起生效。（据采购员反映，当时有关领导与青岛XX交涉，青岛XX替甩掉了无法履行合同的钢材1314吨，1314吨不包含在总订货额5339吨之内。否则工厂损失更加惨重）协议约定，2008年1月9日，青岛XX库存1516.53吨订购的卷板、683吨加工后的成品，全部由烟台XX继承。支付给青岛XX的货款余额（预付款

9、）.5元，3日内划转至烟台XX。另有9157.47元帐面差异，2008年9月10日起前处理完毕，如未处理完毕，此款自动转为支付给烟台XX的预付货款。（4）2007年至2008年10月31日，工厂在XX的订单总量为7325吨，2008年8月，在青岛XX的帮助下，解除了1314吨的合约，截至2009年1月19日，尚有未提货订单1143.55吨，且时间很长，平均超过1年以上，被征收的利息将会更加巨大。（5）工厂从XX共采购入库钢材净重5339吨，收到边角料138吨。工厂与XX的合同中，没有约定废料的比例控制，事实上，在2007年XX返回的废料比例很大，2008年开始减少，两年合计138吨，占钢材毛重

10、的2.5%。而工厂与XX的合同则约定了不得超过2%，XX的实际废品率仅为0.7%。按照合同约定，对于废料，按照钢材原价收购，边角料比率越高，工厂损失越大。（6）工厂与XX的业务流程如下：A集团销售公司依据年度目标预计3个月滚动销售预测；B集团生产部依据年度目标制定3个月滚动生产计划；C工厂依据集团生产部的3个月生产计划下订单；DXX开始计算订单总额利息；EXX从XX采购钢材；F销售公司修订销售预测，集团生产部修订当月和次月生产计划；G采购部依据最新的的生产计划给XX下达加工指令；HXX加工完毕，催促工厂缴款提货；I工厂根据当月实际生产计划下达缴款提货指令。以上流程，由于销售公司的销售预测经常高

11、于实际情况23倍，而采购部又没有依据实际情况调整，没有良好的跟踪反馈系统，导致按照实际需求的23倍指标下达采购订货指令，造成了在XX订货高于实际需求的现象。截至2009年1月19日，支付给XX的预付款余额为140.5万元。2008年7月，新任财务副总裁发现销售预测数据严重影响生产指令和进口物资采购，遂提请总裁予以制止，从2008年8月开始，生产销售平衡会由亲自支持，参加生产销售平衡会议。从8月开始，夸张的生产计划被修订，在XX的采购计划也逐步回落。2008年10月，发现钢材采购价格没有随着市场价格回落，遂提醒严重关注，董事长和总裁给与了重点关注。由于工厂与XX的订货时间很长，且在钢材高位订货，

12、加收的利息还已经超过1年，造成了天价钢材，工厂于是停止了从XX的物资采购。据了解，工厂有意放弃存在XX帐户上的140万保证金，撕毁与XX的订货合同。此种做法，操作应非常严密谨慎。按照中国合同法，XX仍然可以起诉工厂，追回损失。同时，XX集团可能在系统内封杀，造成采购钢材受到影响。2.工厂与上海XX钢铁集团有限公司（1）2007年11月5日，王勇经办，陈春签字，与上海XX签订配送销售合同，合同基本条款与青岛XX相同，具体关键条款如下：*联系人提交的签字交货计划、签字后的传真、电子邮件皆作为有效合同。*上海XX钢材采购周期为60天，需提前45天订货，XX为提供60天免费成品仓储，超期按照每天0.2

13、6元/吨收取仓储费。*在上海XX的货物，30天内按月息0.6%（年息7.2%）支付利息，超过30天视为违约，按照违约金额的10%对进行处罚，另外还需支付月息0.8%(年息9.6%)的利息。（关键条款与青岛XX相似，工厂必需全额支付钢材预付款）（2）上海XX保证钢材的出品率为98%。由于董事长的特殊安排，刘一的特殊背景关系，上海XX对工厂还是比较优惠的。平均价格均比XX低一些。从购销安排上看，在2007年以XX为主，上海XX只是作为辅助。从2008年采购员任采购开始，逐步加大上海XX的比例，减少对XX的比例。且对上海XX多以现货为主。 2007年2009年1月19日，累计从上海XX订货812吨，

14、实际入库503吨，尚未提货309吨，边角料3.72吨，边角料比例为0.7%。预付上海XX货款余额.68元。3上海XX 从入库单排查，截至2008年底，入库上海XX钢材412吨，查找相关购销合同，采购部采购员仅找到6份合同，合同总额221吨，实际入库远远高于合同数。且其中的入库数和合同，只有两笔是采购员经手，其余均为前任王勇经手。采购员无法说清事实。经采购员与上海XX联系，XX电脑系统崩溃，也无法查找当时情况，且XX相关人员也已经离职，无法提供相关信息。从我方了解到的相关信息有：截至到2009年1月19日，上海XX还有我方未提货库存73.8吨，预付上海XX货款162.8万元。5采购部存在的问题*

15、采购档案管理严重混乱，形同虚设。钢材管理本来是集团授予工厂管理的物资，国内配套件、项目投资、固定资产购置等重要物资由集团控制。对于这种集团授权的业务，工厂本应特别对待，但工厂对采购合同、入出库管理、采购信息管理，极度混乱。绝大多数资料全部掌握在个人手里，采购部领导，以及其他人员知之甚少。*工厂采购部人员离职交接资料极其不严肃，前任走了，后任根本说不清，资料不全，档案不清。据采购员反映，王勇离职交接给采购员，是采购员主动跑到火车站，王勇进行的口头交接。*工厂各部门间流程混乱，各自为政，想当然办事。很多重要资料在个人手里，信息分布在部门手里，形成信息孤岛，各部门无法沟通。尤其是采购、仓储、生产、财

16、务、销售之间的信息不流畅，造成了极大的混乱。从订货合同，到验收入库，到生产消耗领用，到销售出库和退库，各不衔接，漏洞百出。*钢材采购过程中出现的多支付利息问题，纯粹是管理混乱造成的。采购部和相关领导，不知道需要多少钢材，随意订货，不严肃审批程序，业务员随意下单订货，没有相关内控程序，工厂的主要领导难辞其咎。例如，与XX的采购合同，有时报经集团最终批准（法务部），有时总经理最终批准，有时副总经理最终批准，有时孟峰最终批准，有时采购员自己最终批准，有时，一个字都不签。*工厂有一种不良倾向，视生产大于一切，一切工作要给生产让路。在此错误思想指导下，忽视合同管理，签订合同犹如儿戏，甚至故意绕开合同审批

17、，不按程序审批，不审批，不签合同，不保管合同，甚至主要领导把很多重要合同，重要财务票据的审批权随意下放其他人员，甚至于放弃审批权。这不是简单的放权，而是渎职。例如，与XX和XX的合同中，就明确授权采购员自己有权利下订单，这是公然违背集团规定。数百万元的材料入库报销，总经理、财务总监、分管副总，谁也不签字，不审核。二、 钢材的领用与仓储管理2007年2008年，冲压车间总投入钢材5513吨，产出零部件重量2276吨，应产生下脚料3237，实际产生2721吨，差额514吨，原因待查。冲压车间产生的所谓废料，主要是对外销售。2007年2008年，共销售上述废料2569吨，取得废料收入711万元。平均

18、单价2766元/吨。对于工厂边角料销售，建议采取待料加工的方式支付给配套厂家，提供配套产品，既可以提高配套件的质量，也可减少材料的浪费损失。2009年预算编制指导会议上，工厂也表示了尽快落实。但目前来看，进展缓慢。加强工艺管理，提高用料的工艺设计水平，提高材料下料的利用率。技术部曾经表示作为09年的工作重点，争取提高1个百分点。这种提高材料利用率降低材料成本的做法，必须发挥全体员工的经验、智慧，抓紧落实。 工厂在2008.6.30前，钢材边角料销售采用招标的形式，2008年6月30日，工厂与天津江娜达收购协议到期，工厂重新组织招标，自7月份江娜达按中标价仍收购工厂废钢KG。这种做法不是很妥当。

19、2008年3月17日前工厂销售废钢价格一直沿用2007年7月14日价格，特别是2007年下半年到08年初钢价是上升趋势,此价格明显偏低。2008年10月13日，工厂没有重新组织招标而是按照城当地回收市场调查价格，经总经理批准下调了废钢处理价格。下调幅度达45%,此价格与网上查询到临沂地区废钢价格差距较达，以黑铁为例对比表列示如下： 废钢销售价格对比分析山东地区（临沂）废钢价格城工厂黑铁处理均价差价日期价格日期价格1月10日29851月份190010852月14日31752月份190012753月10日35253月12日前价格190016253月10日35253月12日招标3900-3754月10日35254月份3900-3755月9日37555月份3900-1456月10日39656月份3900657月10日40357月份39001358月11日38558月份37201359月10日34759月份3720-24510月10日302510月份1920110511月10日222511月份1920305从上对比表中可以看出,临沂废钢价格与工厂废钢处理价格在3-9和11月份基本吻合,差价率在正负10%内,但1-3月份和10月份差价率特别异常也说明废钢处理价格的不合理。专心-专注-专业