物资采购管理办法(试行)(共19页).docx

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1、精选优质文档-倾情为你奉上物资采购管理制度（试行）1 采购岗位责任1.1总则1.1.1 为明确采购业务管理的相关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。按照东汽投资发展公司管理制度要求，结合起来公司具体情况制定本制度。1.1.2 本办法只限于公司生产所需物资采购。1.1.3 采购业务的不相容岗位至少应当包括以下五个方面。1.1.3.1 请购与审批。1.1.3.2 供应商的选择与审批。1.1.3.3 采购合同的拟订、审核与审批。1.1.3.4 采购、验收与相关记录。1.1.3.5 付款的申请、审批与执行。1.2 采购业务管理岗位责任1.2.1总经理岗位责任1.2.

2、1.1 审批市场部门的各项规章制度。1.2.1.2 审批年度采购预算和采购计划。1.2.1.3 审议批准合格供应商名单。1.2.1.4 审批预算及计划外采购项目。1.2.1.5 审批采购任务单和重要采购合同。1.2.2 副总经理岗位责任1.2.2.1 审核市场部门各项规章制度。1.2.2.2 审核年度采购预算和采购计划。1.2.2.3 审核预算及计划外采购项目。1.2.2.4 在授权范围内签订采购合同。1.2.3 市场部长岗位责任1.2.3.1 制定市场部规章制度和工作流程。1.2.3.2 编制年度采购预算和采购计划。1.2.3.3 审核采购合同和采购任务单。1.2.3.4 在授权范围内签订采

3、购合同。1.2.3.5 办理大宗物资及重要物资的采购项目。1.2.3.6 组织进行合格供应商的选择和评审工作。1.2.4 采购员岗位责任1.2.4.1 进行市场调查，填写询价比价单。1.2.4.2 负责起草采购合同和编制采购任务单。1.2.4.3 实施采购，办理退换货事宜。1.2.4.4 建立、更新与维护供应商档案，配合建立合同档案。1.2.4.5 参与对供应商质量、交货情况等的评价工作。 1.2.5 财务主管岗位责任1.2.5.1 审核采购合同及付款申请。1.2.5.2 审议会计提交的付款凭证。1.2.5.3 参与合格供应商的评审工作。1.2.5.4 参与商定对供应商的付款条件。1.2.6

4、合同管理员岗位责任1.2.6.1 协助市场部负责人签订采购合同。1.2.6.2 合同及档案管理。1.2.6.3 提出采购付款申请。1.2.6.4 办理付款事宜。1.2.7出纳岗位责任根据采购凭证和原始票据，支付货款。1.2.8 制造部长岗位责任1.2.8.1 审核本部门年度、月度采购计划。1.2.8.2 推荐提供所需物资的合格供应商。1.2.8.3 参与检验采购物资的质量，以及合格供应商的选择评审。1.2.8.4 对不合格及报废物资提出处理意见。1.2.9 品质主管岗位责任1.2.9.1 事先检验采购物资样货质量。1.2.9.2 负责检验所购物资的质量。1.2.9.3 提供对所购物资的专业技术

5、建议。1.2.9.4 参与对特有物资的技术检验工作。1.2.10 库房管理员岗位责任1.2.10.1 负责外购物资的入库验收工作。1.2.10.2 负责外购物资的标识、保管以及收发工作。2 采购授权审批2.1总则2.1.1 采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。2.1.2 严禁未经授权的人员办理采购与付款业务。2.1.3 采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。2.1.4 对于重要和技术性较强的采购业务，市场部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止

6、出现决策失误而给公司造成严重损失。2.2 采购业务程序2.2.1 请购制造部根据经营需要提出采购月度计划，制造部长审核，主管副总审批后向市场部门提出采购申请。重大采购申请经过总经理办公会议决定（100万元以上）。2.2.2 采购2.2.2.1 市场部部长根据月度计划，制定采购计划，组织采购员进行采购。2.2.2.2 金额在5万元以下的物资采购：采购员在合格供应商内进行比质、比价，填写比质比价采购单，经市场部部长审核，交主管副总经理审批。合同员拟定采购合同，市场部部长签订。2.2.2.3 金额在5万元以上100万元以下的物资采购：市场部在合格供应商内进行招议标，根据招议标结果合同员拟定采购合同后

7、，交市场部部长审核，主管副总签订采购合同。2.2.2.4 金额在100万元以上的物资采购：市场部在合格供应商内进行招议标，招议标结果报东汽投资发展公司主管领导审批后，合同员拟定采购合同后，交市场部部长审核，总经理签订采购合同。2.2.3 验收质检部门根据公司有关验收规定对采购的物资进行验收并入库，对于在验收中发现的问题应及时通知市场部，采购员根据验收情况进行办理。2.2.3.1 验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合公司规定的情况，采购员需提出解决方案，报市场部部长审批。2.2.3.2 采购商品出现重大质量问题，由市场部部长组织召开问题解决会议，邀请生产、质检、财务、技术等相关人员参加；市场

8、部负责编写问题解决方案，经总经理审批后负责处理。2.2.4 付款2.2.4.1 财务部对采购业务的各种原始凭证进行审核。审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。2.2.4.2 应付账款在2万元以内的，财务主管审批；应付账款在2万元以上，财务主管审核，总经理审批。2.2.4.3 预付款与定金在2万元以内的，财务主管审批；预付款与定金在2万元以上的，由总经理审批。2.2.4.4 审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付。2.2.5对账2.2.5.1 财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2.2.5.2 取得供应商对账单，审核其余额与

9、企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。3采购管理3.1 采购对象要求须在由质检部门、制造部、市场部对供应商的商品质量、性能、价格、交货期限、售后服务等做出评价并确定为合格供应商的范围内采购。3.2 价格质量要求以最低价格购取同等质量的商品。3.3 采购期限要求应满足使用部门对交贷日期及需要数量的要求。3.4 采购方式的确定 3.4.1比质、比价采购：对于生产中经常采购且价格在一定时间内波动不大，采购合同小于5万元的物资可采用此方式。3.4.2 订单采购：3.4.2.1 订单采购方式适用于生产设备所用零备件、生产工机具

10、等。3.4.2.2 市场部根据批准的采购计划单向长期合格供应商发出订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，在与供应商协商价格后签订采购合同。3. 4.3 定向直接采购3.4.3.1 电池片、硅片、硅片代加工等物资，因市场供应商少无法组织招标，可按此方式采购。3.4.3.2 市场部按采购计划单，逐笔询价、议价，并在确定所有交易条件后形成报告，经总经理办公会议并报东汽投资发展公司主管领导同意后签订采购合同。3.4.4 紧急采购因事关安全等紧急情况，需要以最快的速度使采购物资或劳务到位时可采用紧急采购方式。但采购完成后市场部需要根据具体情况写出报告，并经总经理审批。3.

11、4.5 招议标采购：除上述四种情况外均应按东汽发展公司要求进行招议标采购。3.5 供应商的选择与开发3.5.1 各项物资的合格供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），合格供应站资料及交易资料应记载于“合格供方登记表”存档备用。供应商可以权威认证机构（tuv、ul等）推荐厂家作为选择依据，代理商需具备相应代理资格并优先考虑一级代理商。3.5.2市场部应努力开发新供应商。 新供应商的开发中市场部应安排生产部，技术、质量人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量、售后服务等以后，填制供应厂商资料卡并按要求进行合格供方评审，报总经理核准后，列为备选厂商。3.5.3 对于交货质量

12、不良、无法按期交货或停止营业的供应商，经市场部组织评审后应予撤销合格供应商资质。由市场部写出报告，并呈总经理核准后，通书面知对方。3.6 合同管理3.6.1 除特别情况外，一般使用经东汽投资发公司法律顾问认可的公司合同模板。3.6.2 合同书正本两份，一份存财务部，一份存供应商处；副本两份，一份存档，一份市场保存。3.7 特殊情况的处理3.7.1 请购项目的撤销收到原请购部门送来的撤销采购计划单后按以下方式办理。3.7.1.1 若原请购项目尚未办理，由采购经办人员在原采购计划单据上加盖“撤销”章，并将原“采购计划单”与“撤销采购计划单”第二联退回原请购部门，第一联自存，按一般采购计划单据存档方

13、式处理。3.7.1.2 若原请购项目已向供应商订购，由采购经办人员与供应商接洽撤销订购，经供应商同意撤销后，向供应商取回采购联络函，依方式（1）办理。若供应厂商坚持不能撤销，采购经办人员应在“撤销采购计划单”上注明原因，呈总经理核签后，将“撤销采购计划单”退回原请购部门。3.7.2交货质量异常采购人员收到质检部门验收不合格的验收报告时，应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于验收报告的“采购处理结果”栏内，并呈总经理核签后送回仓库。3.7.2.1 对于需退料、换料或补交的，采购经办人员应于验收报告的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。3.7.2.2 因质量不

14、合格而退货换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知供应商换货之次日起计算。3.7.2.3 采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与供应商交涉结果记入“采购处理结果”栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。4验收管理制度4.1总则4.1.1 为规范本公司的验收管理工作，确保所购商品符合公司生产需要，特制定本制度。4.1.2 责任部门：物资的验收工作由质检部门主导，会同仓储部门、使用部门和市场部共同验收，对收到物资的数量和质量进行检验。4.2验收4.2.1验收人员在收到市场部门转来的“采购物资到货通知单”时，按供应商、交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位，

15、以方便收货。4.2.2 对于需要按重量、长度、体积等方面计量的商品，应借助称重仪器、检测工具、容器等进行试测验收，不得虚估。4.2.3 到货后等待验收的商品，必须在商品的外包装上贴上商品标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的物资分开储存，并规划“待验区”，以示区分4.2.4 到货后，验收人员应会同使用部门依“装箱单”、“采购任务单”、“物资到货单”采购合同等核对物资名称、规格并清点数量或过磅，并将到货日期及实收数量填入验收单。内容包括供应商名称、收货日期、名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等，并在上面签字。4.2.5 对于没有采购申请的物资，一律不得签收。

16、4.2.6 验收过程中如发现所载的商品与“装箱单”、“采购任务单”或采购合同所载内容不符，应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。4.2.7 验收过程中发现物资有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况时，验收人员应及时通知采购人员联络公证处前来公证或通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以便于妥善处理。4.2.8 超交处理：交货数量超过“订购量”部分应予退回。但属买卖惯例，以重量或长度计算的商品，其超交量在3%（含）以下，由仓储部门于收货时，在验收单中注明超交数量，经请购部门同意后进行收货，并通知市场部。4.2.9 短交处理：交货数量未达订购数量时，以补足为原则。4.2.10 检验：对于需要检验后才

17、能确定是否合格的物资，验收规范以质检验收规范为准。检验为合格的物资，检验人员于外包装上贴上合格标签。仓库人员再将合格品入库定位。检验不合标准的物资，检验人员应贴不合格标签，并出具不合格品报告，经质管负责人核实后通知市场部处理。4.2.11 退换货作业4.2.11.1 对于检验不合格的物资退货时，采购员应依据质检部门开具的不合格报告，经市场部部长签字确认后办理退货。4.2.11.2 如为需要更换的物资，采购人员需要与供应商协商解决；如需要增减货款，要在付款前或有效承付期内通知财务部门。4.2.11.3 对于已付款但在保修期或保质期出现质量问题的物资，采购人员需要负责联系供应商进行维修或赔偿，索赔

18、收入全部上缴财务部，注明赔偿商品及赔偿原因。5采购付款管控制度5.1预付账款的使用范围5.1.1 合同中明确约定以“先款后货”方式结算的，可按协议约定支付货款。5.1.2 合同中规定超额度进货需先款后货的。5.2 金额比较大的订单，为得到额外折扣且额外折扣不低于5%的。此类付款为公司授权权限所规定的特殊付款，实际执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付。5.3 预付款及定金审批规定5.3.1 以预付款形式采购且采购金额在20000元以内的采购任务单，需经市场部部长审核审批；采购金额在20000元（含）以上的采购任务单，需经市场部部长审核、主管副总经理审批。5.3.2 定金数额在20

19、00元以内的，市场部部长审批；2000元以上的，市场部部长审核、总经理审批。附则本制度由 提出 授权 对制度准进行解释本制度自2011年1月1日起施行编制：_ 校对：_ _ 审核：_ _ 会签： _ 审定： 审编：_ 批准：_ _ 专心-专注-专业附件一 生产计划采购单 批准审核采购计划生产计划提交部门：制造部 提交日期：2010-12-08 共1页 第1页序号 材料名 规格厂家型号单位数量提交班组备注12345678910111213141516 东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司 管理期限3年 DEC-JQSZ-制003附件二采购任务单 编号： 提交部门：市场部 提交日期：2011-0

20、5-30 共1页 第1页序号材料名规格厂家型号单位数量提交班组要求到货日期备注1电池片吨台12345678910市场部领导意见： 公司领导 意见：市场部意见：公司领导意见：东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司 管理期限3年 DEC-JQS-制003附件三主要原材料供应商情况序号厂家地址联系人手机固话传真邮箱12345678东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司 管理期限3年 DEC-JQS-制003传真单 位：东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司电 话： 传真:0937- 邮 箱: xuqinghe_2008地 址：甘肃酒泉市高新技术园区西园风光大厦501室邮 编：发件人：许清荷 日期：2

21、011年 05月 31日附件四询 价 函 我公司需采购以下物资,获悉贵公司有售，现将询价函送达贵处，请报价后加盖公章并及时回传。一、详见下表序号名称型号规格单位数量单价（元）合计（元）备注12345 67二、报价时请贵方填清以下内容：1、报价中是否含17%的增值税2、运输事宜及运输费用3、供货周期4、付款方式5、取票方式6、质量保证期限三、请留下您的联系方式：报价单位： 传 真：电 话: 联系人:地 址: 邮 编：恭颂商祺！东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司 市 场 部 2011年 05月 31日 附件五 招议标综合评审表 年 月标的数量序号投标单位单价（元/）总价（元）税率供货周期质保期

22、付款要求备注ABCDE综合评述参加人员评标组长主管领导总经理东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司附件六东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司合同评审表评审日期： 年 月 日 NO：供应商名称合同编号合同金额产品名称、型号、规格评 审 内 容 及 要 求付款方式承兑 汇款 转账合同类别整机 配件 材料 安装 其它包装要求技术标准质量要求评审内容及要求市场部：质管组：制造部：财 务：评审结论主管副总经理：总 经 理：附件七 退货通知单 供应商： 摘要： 页码：收料仓库：原材料仓库 日期：2011年4月21号 编号：物料编码物料名称规格型号单位数量单价金额备注信息质量品级退货原因附：检验报告合计：

23、质检： 质检日期： 库管： 入库日期： 制单：东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司 保管期限 3 年 DEC-JQSZ-制004附件八进料检验报告物料名称供应商订单号：来料数量物料代码规格型号报检人检验数量检 验 记 录检验项目检验情况判定检验结果合格 接收，减扣货款 检验不良品以良品补足后验收 退货 东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司 保管期限三年 DEC-JQSZ-品001附件九买 卖 合 同 买方：东方电气（酒泉）太阳能工程技术有限公司（甲方） 合同编号：DJS2011 卖方： （乙方） 签订地点：甘肃省酒泉 签订时间：2010年 3 月 24日一、 产品名称，商标，型号，厂家，数量，金额，供货时间及数量：产品名称规格（mm）订货量单位单价(元/)小计（元）合计（元）交货期合计人民币大写： 二、质量要求、技术标准、乙方对质量负责的条件和期限： 三、交（提）货地点、方式： 四、包装标准及费用负担： 五、 验收标准、方法及异议期限： 六、结算方式及期限： 七、质保期：八、随机样品、配件、工具数量及供应办法： 九、违约责任：十、解决合同纠纷的方式：十一、其他约定事项：卖 方名 称（章）地 址： 法定代理人：委托代理人：电 话：传 真：开 户 行：帐 号：买 方名 称（章）： 地 址： 法定代理人：委托代理人：电 话：传 真：开 户 行： 账 号：