印章证照使用管理规定(共7页).doc

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 公司印章、证照管理制度第一章：总则第一条 ：目的1、1 为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，有效地维护公司利益及公司法人的合法权力，杜绝违法行为的发生，特制定本管理制度。第二条 ：印章、证照范围 本管理制度所指印章包括： 2、1 公司印章、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章等具有法律效力的印章。 2、2 公司各部门印章、公司所属项目部印章等非法律效力的印章。 本管理制度所指证照包括： 2、3 公司营业执照、资质证书、组织机构代码证、税务登记证、社会保险登记证等合法证照。第二章：印章管理制度第三条：印章适用范围 3、1具有法律效力的印章适用

2、于公司公文、信函、授权委托书、证件、证书、证明、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。 3、2 非法律效力的公司各部门印章适用于公司内部各类文件、制度、通知、简报、告示、部门整合、人事调整等的确认。 3、3 非法律效力的公司所属项目部印章适用于项目安全资料、技术资料的整理、归档、项目部与业主、监理、设计等单位的资料往来及项目部与设计单位的技术文件。第四条 ：印章刻制 4、1 公司具有法律效力印章的刻制均须报公司法人授权签字批准，由公司商务部负责，经公安机关相关部门核准，到指定的单位刻制。印章的规格、样式由商务部按有关规定办理。 4、2 公司非法律效力印章的刻制均须报公

3、司总经办经总经理同意，由公司商务部负责，到指定的单位刻制。印章的规格、样式由商务部按有关规定办理。 4、3 公司各部门、公司员工不得擅自刻制公司所有权印章范围内的印章，违反制度私刻公司所有权印章范围内的印章，造成公司经济损失及法律责任的由私刻公司所有权印章范围内的印章人承担全部的经济损失及全部的法律责任。公司有权追究私刻公司所有权印章范围内的印章人的经济赔偿、处罚及相关的刑事法律责任。第五条 ：印章启用 5、1 新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。 5、2 印章启用应报公司总经办总经理批准，由公司行政办公室负责登记，确定印章保管（含临时代管）及使用责任人（以下统一简称为印章管理人）。

4、印章启用时由公司行政办公室下发【关于启用有关 印章的通知】，注明启用日期、发放单位、使用范围、启用印模。第六条 ：印章保管 6、1 公司印章、合同专用章由公司总经办总经理指定专人保管，财务专用章、法人私章、发票专用章财务部和档案室分别保管。公司各部门印章、项目部根据工作需要由总经办指定负责人保管。各印章保管人员名单须报公司行政办公室登记备案。 6、2 印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样、停用日期等信息。 6、3 严禁员工私自将公司具有法律效应的印章带出公司使用，若因工作需要确需将印章带出公司使用的，由用章人填写【印章使用审批表】，按

5、【印章使用审批表】要求办理完相关手续由印章保管人陪同前往办理。当所要盖印章的文件或资料与【印章使用审批表】的内容不符时印章保管人有权拒盖印章。 6、4 印章管理人的管理职责 6、4、1严禁印章管理人将印章转借他人，一但发现印章管理人将印章转借他人将给予除名处分，造成公司经济损失及法律责任的由印章管理人承担全部的经济损失及全部的法律责任。公司有权追究印章管理人的经济赔偿、处罚及相关的刑事法律责任。 6、4、2印章管理人每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章妥善保管，不得将印章存放在办公桌上；次日上班后，检查印章有无异样，若发现意外情况应立即报告。 6、4、3印章管理人因事、病、休假等原因不在岗位

6、时，印章授权人应指定他人代管印章，印章管理人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。 6、4、4印章管理人要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章管理人不予用印；经办人拒绝印章管理人审核文件内容或审批手续的，印章管理人可拒绝用印并报告领导处理。 6、4、5印章管理人用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。 6、4、6印章管理人不得擅自用印或未经相应权限用印，一但发现印章管理人擅自用印将给予除名处分，造成公司经济损失及法律责任的由印章管

7、理人承担全部的经济损失及全部的法律责任。公司有权追究印章管理人的经济赔偿、处罚及相关的刑事法律责任。 6、4、7印章管理人离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章管理人离职时，须办理分管印章的移交手续并填写【印章管理人离职交接单】后方可办理离职手续。第七条：印章废除和停用 7、1 由于印章磨损而更换印章，仍需在档案室登记、留样。 7、2 公司部门撤销、重组、解体（如项目部），原部门的有关印章交回公司行政办公室，由公司行政办公室负责封存，过封存期给予销毁。 7、3 印章丢失或被盗时，印章管理人员应当及时向人力行政部书面报告，公司行政办公室应及时采取相关补救措施，包括但不

8、限于追查印章下落、公告（声明）印章作废、对责任人进行处罚等。 7、4 公司决定需要停用印章的，由总经理签字同意后由公司行政办公室下发【关于停用有关专用章的通知】将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章封存，过封存期给予销毁。第八条：各类印章使用规定 8、1公司印章的使用 8、1、1使用公司印章，须由业务经办人（申请人）认真填写相应的审批文件并按取得相应权限领导的审批同意后，连同需用印的文件等一并交印章管理人员，审核审批手续齐全后方可用印。 8、1、2凡以公司名义制发的文件、合同，须有总经理签发的文稿，方予用印，无需填印章使用审批单。 8、1、3除8、1、2规定的情况外，凡加盖公司印

9、章的招投标资料、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件，均须填写【印章使用审批表】并经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。 8、1、4禁止在手写文件上加盖公司印章。 8、1、5禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。 8、2合同专用章的使用规定8、2、1对外签署的合同或协议，应按公司合同管理规定办理审批程序。 8、2、2用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。 8、2、3禁止在手写合同或合同内容填写不全的合同上加盖公司合同专用章。 8、2、4对外签署的合同或协议等，须在

10、合缝处加盖合同专用章。 8、3 财务印章的使用 8、3、1财务部门严格按照财务管理制度使用财务印章。 8、3、2财务部门严格按照财务管理制度使用财务印章的无须办理本条第（ 8、1、1）项的审批程序。 8.4工会印章的使用 8.4.1工会印章由办公室负责保管，工会主席负责工会章的使用审批手续。 8.4.2工会章主要用于工会发布的各类文件及通知通告等。 8、5慈善基金印章的使用 慈善基金会的印章主要用于基金会内部的管理运作方面的公函等，由档案管理室负责保管，印章的使用审批手续由基金会理事长批准。 8.6其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定，经公司总经办审批交公司行政办公室

11、备案。第九条、印章的审批权限序号印章名称使用范围保管部门使用审批人备注1公司公章公司对外所有正式文件，对内通知、制度等正式行文档案室总经理或其授权人须经总经理签发后方可加盖2财务专用章公司正式财务文件、票据、报告、证明等财务部财务部经理财务报表、通知通告盖章、支票用印，由财务部经理审批。其余均由副总核准。3合同专用章公司各类合同总经理指定专人总经理或其授权人须经总经理签字后方可加盖4法定代表 人 印支票总经理指定专人总经理或其授权人5人力资源 部 章人事证明；员工聘用、解聘等各类通知；工资发放、调整通知；人事调整通知；培训通知。人力资源部人力资源经理收入证明、重大事项给外单位提供证明，须经副总

12、经理审批。6工程部专用章工程通知、简报、告示；工程建设中与相关单位的非正式往来函。档案室工程部经理对外公函须经副总经理审批。7项目部章项目部的通知、通告、制度；项目部与相关单位的正式往来函。项目部工程部经理与相关单位的正式往来函的内容须经副总经理审核。8工会章工会发文、对外公函办公室工会主席9慈善基金会印章基金会的各类往来文书、发文、介绍信等档案室基金会理事长第三章：证照管理制度第十条：公司证照管理制度 10、1公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。 10、2证照管理人应把证照进行分类整理与保管，并按时提醒各经办部门办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体

13、资格符合法律法规的要求。 10、3公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写【档案借用申请单】。经使用人和证照管理人签字确认后，使用人方可借阅或复印。有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回证照管理人进行销毁。 10、4公司各部门或员工因公务需外借公司有关证照的，由使用人填写【档案借用申请单】，经使用人和证照证照管理人员签字确认后，方可外借使用。外借人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。 10、5证照使用完后，需到证照管理人处归还并进行核销，填写归还日期；证照管理人应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。 第四章：法律责任第十一条：任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章、证照，不符合本制度规定时，不得擅自使用。第十二条：违反本制度的规定使用印章、证照，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究刑事法律责任。第五章：附则第十三条：本办法自发布之时效实施。第十四条：本办法由公司行政办公室负责解释第六章：附件第十五条：本办法附公司印章管理的相关文件范本（见附件）。附件1、关于启用_专用章的通知附件2、印章使用审批单附件3、印章借用申请单附件4、印章管理人离职交接单附件5、关于停用有关 专用章的通知附件6、档案借用申请单。 专心-专注-专业