企业行政管理培训会务工作课件.ppt

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1、2022-4-28企业行政管理培训会务工作企业行政管理培训会务企业行政管理培训会务工作工作企业行政管理培训会务工作课程目录 行政实务（行政接待、电话接打） 二二 会务工作 文书知识 企业行政管理基础知识一一三三四四 保密工作 五五 档案管理 六六企业行政管理培训会务工作培训目标 提升技能 通过考试 结交朋友企业行政管理培训会务工作企业行政管理培训会务工作一、会议概述一、会议概述二、会务工作流程二、会务工作流程三、会务工作具体内容三、会务工作具体内容四、常用会议的组织程序四、常用会议的组织程序五、技能训练五、技能训练企业行政管理培训会务工作案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开

2、总结表彰大会，发了请柬某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知同志感

3、到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? ? 一气之下，都回家去了。一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造

4、成了上。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢？这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢？企业行政管理培训会务工作（一） 会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。信息、表达意愿的行为过程。（二）会议的要素（二）会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：、内容要

5、素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。 一、会议概述企业行政管理培训会务工作（三）（三） 会议的作用及缺陷会议的作用及缺陷1 1会议作用会议作用 （）交流信息，互通情报（）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决策（）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作（）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济（）带动消费，促进经济

6、（）联络感情，塑造形象（）联络感情，塑造形象 2. 2. 会议缺陷会议缺陷（）造成时间、精力的浪费（）造成时间、精力的浪费（）造成经济的浪费（）造成经济的浪费（）造成信息的重复、浪费（）造成信息的重复、浪费（）滋长不正之风（）滋长不正之风 企业行政管理培训会务工作（四）会议的种类（四）会议的种类1. 1.按规模分：按规模分： 特大型（万人以上）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.2.按性质分：按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、

7、外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。 3 3、按时间分：、按时间分： 定期和非定期。定期和非定期。 4 4、按出席对象分：、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会. . 5 5、按召开方式分：、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。 企业行政管理培训会务工作 6 6、公司常见会议类型、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会会、展览会、订货会、业务洽谈会. .新新

8、产品新闻发布会、联谊会、表彰会。产品新闻发布会、联谊会、表彰会。 企业行政管理培训会务工作 大家谈 你参加过一些什么样的会议？你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？你是否喜欢这些会议？为什么？ 企业行政管理培训会务工作（五）会议的申报与审批（五）会议的申报与审批 1 1、申报与审批的形式、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。口头申报、书面申报、会议申报。 2 2、会议申批的原则、会议申批的原则 精简从严原则、精简从严原则、“一枝笔一枝笔”原则。原则。 （六）会议成本意识（六）会议成本意识 会议成本会议成本= 2ABT = 2ABT 式中式中A A 与会者平均工资的与

9、会者平均工资的3 3倍（以小时计）倍（以小时计）; ; B B 参加会议的人数参加会议的人数; ; T T 会议的时间（以小时为单位）。会议的时间（以小时为单位）。 企业行政管理培训会务工作案例分析：利达公司中层干部扩大会议成本案例分析：利达公司中层干部扩大会议成本 见样题“设计题”题7企业行政管理培训会务工作（七）会议工作的基本任务（七）会议工作的基本任务 1 1、组织的工作、组织的工作 (1)(1)协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题； (2)(2)根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、日程； (3)(3)发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责会议报到； (4)(4)对与会人

10、员进行编组；对与会人员进行编组； (5)(5)布置会场，安排座次；布置会场，安排座次； (6)(6)印发会议证件印发会议证件( (出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等) )； (7)(7)负责会议签到；负责会议签到； (8)(8)会中组织和协调；会中组织和协调； (9)(9)会场其他组织和管理；会场其他组织和管理； (10)(10)会外的联络和协调会外的联络和协调( (负责与会议有关的邀请、报负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织联系和组织) )。 (11)(11)会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。企业行政管

11、理培训会务工作 2 2文书工作文书工作 (1)(1)会议文书的起草；会议文书的起草； (2)(2)会议文书编写；会议文书编写； (3)(3)会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。 3 3生活管理工作生活管理工作 (1)(1)与会人员的食宿管理；与会人员的食宿管理； (2)(2)会议的财务管理；会议的财务管理； (3)(3)会议的交通保障；会议的交通保障； (4)(4)会议的文化活动；会议的文化活动； (5)(5)与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。 4 4安全保卫工作安全保卫工作 (1)(1)会议的保密工作；会议的保密工作； (2)(2)会议的警卫工作；会议的警卫工作； (3)(3)会场

12、内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作。企业行政管理培训会务工作二、会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单企业行政管理培训会务工作二、

13、会务工作流程图（会中）做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作企业行政管理培训会务工作二、 会务工作流程图（会后）撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 企业行政管理培训会务工作三、 会务工作的具体内容（一）指导会务工作的原则（一）指导会务工作的原则 1 1、准

14、备充分；、准备充分； 、组织严密；、组织严密； 、服务周到；、服务周到； 、确保安全。、确保安全。（二）会前准备工作（二）会前准备工作 1 1、 确定会议主题与议题确定会议主题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。会议主题的细化。企业行政管理培训会务工作案例分析：麦格公司新产品专家座谈会案例分析：麦格公司新产品专家座谈会 见样题“设计题”题5企业行政管理培训会务工作 会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强会

15、议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报协调、经常汇报企业行政管理培训会务工作2 2、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+ +内容内容+ +类型类型”构成构成, ,应根据应根据会议的议题或主题来确定。会议的议题或主题来确定。3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时。同时 本着精简效能的原则。本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。

16、 4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。定会期的长短应与会议内容紧密联系。企业行政管理培训会务工作 案例案例 一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小其他的事情去了。会议结束后，主任要

17、小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，有整理出来，小刘应怎样总结教训呢小刘应怎样总结教训呢? ? 企业行政管理培训会务工作5 5、 确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1 1）必备用品是指各类会议都需要的用品和）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。明设备、空调设备、投影和音像设备等

18、。 （2 2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。殊用品和设备。企业行政管理培训会务工作 6 6、建立会议组织机构、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。接待组、保卫组。 7 7、确定与会人员名单、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8 8、确定会议地点、确定会议地点 要根据会

19、议的规模、规格和内容等要求来确要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。企业行政管理培训会务工作案例案例 某校召开一次表彰大会，对全校七八个某校召开一次表彰大会，对全校七八个先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和先进集体，数十名先进个人，颁发锦旗和奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状奖状。当领奖的同学上台领到锦旗和奖状后，有几名同学当即发现奖状上的名字不后，有几名同学当即发现奖状上的名字不对，转头向领导更换和相互交换，一时间对，转头向领导更换和相互交换，一时间领奖台上竞乱糟槽。领奖台上竞乱糟槽。分析案例中的问题所在，并谈谈对

20、于会议活分析案例中的问题所在，并谈谈对于会议活动的细节安排应注意哪些问题。动的细节安排应注意哪些问题。企业行政管理培训会务工作案例分析：会议室的管理案例分析：会议室的管理 见见样题样题20112011年年1010月月会议室的管理会议室的管理企业行政管理培训会务工作9 9、安排会议议程与日程、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。将其清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。安排。 某公司销售会议议程表某公司销

21、售会议议程表 1 1、推选销售部经理的人选。、推选销售部经理的人选。 2 2、年度销售活动的总结。、年度销售活动的总结。 3 3、有关销售问题的发言。、有关销售问题的发言。 4 4、下年度销售目标。、下年度销售目标。 5 5、销售人员的招聘和重组。、销售人员的招聘和重组。企业行政管理培训会务工作某股份有限责任公司股东大会日程安排日期日期 时间时间 内容安排内容安排 地点地点 主主持持参加参加人人备备 注注 3 3、9 9上午上午9 9：0000报报 到到花园酒店大花园酒店大会议厅会议厅李李总总XXXXXXX X9 9：3030会议开始会议开始 ，张董致开，张董致开幕词幕词 大会议厅大会议厅张张

22、董董全体全体股民股民9 9：4040李总：年度经营报告李总：年度经营报告大会议厅大会议厅张张董董全体全体股民股民1111：0000年度决算表年度决算表大会议厅大会议厅总总会会计计师师全体全体股民股民 11 11：3030大会结束大会结束企业行政管理培训会务工作1010、制发会议通知、制发会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、与会人员、 议题及要求等。议题及要求等。 会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的种类有书信式和柬帖式。 会议通知的发送形式有正式通知和非正式会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。通知。 会议通知的方式有书面、口头、

23、电话、会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。邮件。企业行政管理培训会务工作会议通知的拟写会议通知的拟写通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细地址、通知的正文包括会议名称、会期、会议的详细地址、时间、会议议题和联系方式等；时间、会议议题和联系方式等；会议名称要具体；日期、时间、场所要准确无误；会议名称要具体；日期、时间、场所要准确无误；议题要尽量详细具体，以供参会人员事先做好准备；议题要尽量详细具体，以供参会人员事先做好准备；有附加资料时，要写明资料名称及页数；有附加资料时，要写明资料名称及页数；会议通知需交上司审阅、批准。会议通知需交上司审阅、批准。会议通知常采用口头通知、电话通知、计算机

24、传送（会议通知常采用口头通知、电话通知、计算机传送（即以电子邮件的方式通知）和书面通知等几种形式发即以电子邮件的方式通知）和书面通知等几种形式发送。送。企业行政管理培训会务工作案例分析案例分析见见样题样题“设计题设计题”题题3 3见见样题样题案例分析题案例分析题9 9见见样题样题案例分析题案例分析题1010企业行政管理培训会务工作 11 11、制作会议证件、制作会议证件 代表证代表证 出席证出席证 会议正式证件会议正式证件 列席证列席证 来宾证来宾证会议证件会议证件 旁听证旁听证 工作证工作证 会议工作证件会议工作证件 记者证记者证 出入证出入证 会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职

25、会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。章。企业行政管理培训会务工作印制会议胸卡或代表证、工作证、服务证、资料袋、座签等。 企业行政管理培训会务工作 1212、准备会议文件资料、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。他会议材料等。 1313、安排食住行、安排食住行会议饮食

26、管理本着会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约、适合口味、方便节约”的原则，做好伙的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作食预算和伙食搭配与烹调工作. . 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。求。 安排好会议用车，为会议提供完备的交通安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。服务。企业行政管理培训会务工作 1414、制定会议预算方案、制定会议预算方案 文件资料费文件资料费 、邮电通讯费、会议设备和用邮电通讯费、会议设备和用品费、品费、 会议场所租用

27、费会议场所租用费 、会议办公费会议办公费 、宣传交际费宣传交际费 、 食宿费、食宿费、 交通费、其他交通费、其他费用。费用。 1515、布置会场、布置会场 （1 1）会场的风格特点）会场的风格特点 庄严。肃穆。轻松、简洁。庄严。肃穆。轻松、简洁。 喜庆。儒雅。简单朴素。喜庆。儒雅。简单朴素。企业行政管理培训会务工作 （2 2）会场的类型及布局）会场的类型及布局 小型会议室。小型会议室。 椭圆形、回字形、椭圆形、回字形、 T T 字形、字形、“马蹄马蹄”型、长方形型、长方形。 企业行政管理培训会务工作 中型会议室。中型会议室。 “而而”字型、半圆型、课堂型。字型、半圆型、课堂型。 企业行政管理培

28、训会务工作主席台白板或投影 主席台中小型会议场所的布局中小型会议场所的布局企业行政管理培训会务工作 大型会议室。大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。礼堂型、众星拱月型。企业行政管理培训会务工作大型会场的布局大型会场的布局白板或投影主席台企业行政管理培训会务工作企业行政管理培训会务工作企业行政管理培训会务工作 （3 3）会场的布置）会场的布置 主席台主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是主席台的座次一般是职务最高的居第一排职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。列。 场内其他人员

29、的座次安排场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。横排法。竖排法。左右排列法。企业行政管理培训会务工作合影图合影图5444554444455444213444561-主人主人 2-主宾主宾 3-第二主宾第二主宾 4-客方人员（或客方人员（或主客插排）主客插排）5-主方人员主方人员 6-摄影师摄影师企业行政管理培训会务工作案例案例一次重要的国际会议，十多个国家的领导一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的了后排，结果在这一

30、重要国际会议的“全家福全家福中，竞找不到这两位女性领中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。导人的影像，引起两国舆论的指责。 从此案例中说明会议组织应注意哪从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？些问题？企业行政管理培训会务工作 会场内外的布置：会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉。调、灯光、气味、旗帜、花卉。 企业行政管理培训会务工作 会标会徽企业行政管理培训会务工作 1616、检查会场、检查会场 （1 1）. . 方式方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现一种是听取会议筹备人的汇报，一种是

31、现场检查。场检查。 （2 2）检查的内容）检查的内容 A.A.文件的材料准备情况。文件的材料准备情况。 B.B.会场布置情况。会场布置情况。 C.C.会议保卫工作情况。会议保卫工作情况。 D.D.其他内容。其他内容。企业行政管理培训会务工作 注意注意 事项事项餐饮方面餐饮方面住宿问题住宿问题车辆问题车辆问题参观娱乐问题参观娱乐问题企业行政管理培训会务工作案例分析：波扬公司大型新产品订货会案例分析：波扬公司大型新产品订货会 见样题案例分析题8企业行政管理培训会务工作（三）（三） 会中服务工作会中服务工作 1 1、报到及接待工作、报到及接待工作 （1）与会人员的接送与会人员的接送; ; （2 2）

32、会议交通工具的安排）会议交通工具的安排; ; （3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; ; （4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织; ; （5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。 2 2、组织签到、组织签到 （1 1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。 （2 2）簿式签到。）簿式签到。 （3 3）电子计算机签到。）电子计算机签到。企业行政管理培训会务工作 注意注意 事项事项关键点：住房钥匙关键点：住房钥匙签到台签到台住房分配住房分配其它其它企业行政管理培训会务工作3、做好会议记录（1） 会议记录

33、的格式会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、记录头、记录主体、 记录尾部记录尾部 1) 1)记录头记录头: : 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人） 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、 会议主要议题。企业行政管理培训会务工作 2 2）记录主体）记录主体 与会者的发言。议定事项。与会者的发言。议定事项。 3 3）记录尾部）记录尾部 散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。 （2 2）会议记录的要求）会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确。准确、完整、简洁、明确。 （3 3）会议记录的重点）会议记录的重点 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题

34、以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； 权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论； 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。企业行政管理培训会务工作（4 4）会议记录方法）会议记录方法 1 1）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、）记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来决定，重要声明、修正案

35、内容、结论全记下来， 其他的可简要记录其他的可简要记录. . 2 2）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。改，或请发言者重复。 3 3）与会者提的意见、建议，要记人名。）与会者提的意见、建议，要记人名。（5 5）会议记录的修改）会议记录的修改 1 1）定稿打印前，请主席签字批准。）定稿打印前，请主席签字批准。 2 2）与会者指出错误，主席或秘书可改。）与会者指出错误，主席或秘书可改。 3 3）会议记录一经签名，不能再改动。）会议记录一经签名，不能再改动。企业行政管理培训会务工作4 4、确保会议期间信息的沟通、确保会议期间信息的沟通 1

36、1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. . （1 1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。全面搜集信息。 （2 2）深入会议，掌握第一手资料。）深入会议，掌握第一手资料。 （3 3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 （4 4）注重实效，并收集反馈信息。）注重实效，并收集反馈信息。企业行政管理培训会务工作2）会议期间的对外宣传 （1 1）妥善处理与新闻媒体的关系。）妥善处理与新闻媒体的关系。 （2 2）注意内外有别，严守单位秘密。）注意内外有别，严守单位秘

37、密。 （3 3）选择宣传内容应坚持对象、效）选择宣传内容应坚持对象、效 果、果、 时效、费用的原则。时效、费用的原则。 (4) (4) 收集媒体对会议的报道提供给领收集媒体对会议的报道提供给领导导. . （5 5）为领导召开记者招待会提供资料）为领导召开记者招待会提供资料。企业行政管理培训会务工作5 5、编发会议简报、编发会议简报 （1 1）类型）类型 综合型、专题型、实录型。综合型、专题型、实录型。 （2 2）格式）格式 报头、报核、报尾。报头、报核、报尾。 （3 3）要求）要求 简练、快捷、准确。简练、快捷、准确。 6 6、 值班保卫工作值班保卫工作 （1 1）值班工作）值班工作 秘书人员

38、要坚守值班岗位，以保证会秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。议顺利结束，并随时应付各种突发事件。企业行政管理培训会务工作 （2 2）保卫工作）保卫工作 重要与会者人身安全保卫重要与会者人身安全保卫 重要文件的保卫重要文件的保卫 会场和驻地的保卫会场和驻地的保卫 会议设备的保卫会议设备的保卫 与会者贵重物品的保卫与会者贵重物品的保卫企业行政管理培训会务工作 7 7、会议保密工作、会议保密工作 1) 1)会前保密工作会前保密工作 （1 1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及会议服务人员。人员及会议服务人员。 (2)(2)召开

39、比较大型的或秘密性较强的会议，秘召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部书部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。取保密措施。 (3)(3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。的范围印发。 (4)(4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。密、泄密检测。 企业行政管理培训会务工作 2)2)会中保

40、密工作会中保密工作 (1)(1)加强保密教育。加强保密教育。 (2)(2)加强文件管理。加强文件管理。 (3)(3)加强重要涉密会议管理。加强重要涉密会议管理。 3)3)会后保密工作会后保密工作 (1)(1)做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。 (2)(2)秘密文件通过机要通信部门递送。秘密文件通过机要通信部门递送。 (3)(3)对会议驻地、房间、会议室进行保对会议驻地、房间、会议室进行保 密检查密检查。 企业行政管理培训会务工作 8 8、会议的后勤保障工作、会议的后勤保障工作 (1)(1)做好食宿管理工作。做好食宿管理工作。 (2)(2)做好迎送交通工作。做好迎送交通工作。 (3

41、)(3)做好会议车辆管理工作。做好会议车辆管理工作。 (4)(4)做好财务管理工作。做好财务管理工作。 (5)(5)安排好会议的文化生活。安排好会议的文化生活。 (6)(6)做好会议医疗卫生工作。做好会议医疗卫生工作。企业行政管理培训会务工作（四） 会后整理工作 1 1、安排与会人员离会、安排与会人员离会 2 2、撰写会议纪要、撰写会议纪要 3 3、会议的宣传报道、会议的宣传报道 4 4、会议文书的立卷归档、会议文书的立卷归档 5 5、会议总结工作、会议总结工作 6 6、会后催办和反馈工作、会后催办和反馈工作 企业行政管理培训会务工作案例分析：利达公司新产品推介会案例分析：利达公司新产品推介会

42、 见样题“设计题”题6企业行政管理培训会务工作四、常用会议的组织程序（一）行政办公会议（一）行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。办公会。 议题安排议题安排发送会议通知发送会议通知做好会议记录做好会议记录撰撰写办公会议纪要写办公会议纪要议定事项的贯彻执行议定事项的贯彻执行 搜集搜集信息，进行反馈信息，进行反馈 企业行政管理培训会务工作（二）职工代表大会 职工代表大会是企事业单位依据职工代表大会是企事业单位依据职工职工代表大会条例代表大会条例召开的具有法律效

43、力的会召开的具有法律效力的会议。议。 其组织程序如下其组织程序如下: : 1. 1.筹备会议筹备会议 确定大会议题确定大会议题 做好宣传发动工作做好宣传发动工作 征征集和处理提案集和处理提案 准备会议文件准备会议文件 准备会议准备会议文件文件 企业行政管理培训会务工作 2.2.预备会议预备会议 （1 1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。作情况。 （2 2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。员。 （3 3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，然后向，然后向 全体职

44、工代表宣布。全体职工代表宣布。 （4 4）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单人选名单. . （5 5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。查报告。企业行政管理培训会务工作 3.3.召开会议召开会议 （1 1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。意见，在修改和补充的基础上，大会通过。 （2 2）听取各专门小组的报告。）听取各专门小组的报告。 （3 3）民主评议行政领导。）民主评议行政领导。 （4 4）选举通过各专门小组人员名单。）选举通过各专门小组人员名单。 （5 5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。度。 （6 6）通过大会决议。）通过大会决议。 2022-4-28企业行政管理培训会务工作