2022年商务英语信函写作的简洁原则.docx

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1、精品学习资源商务英语信函写作的简洁原就随着全球经济一体化进程的不断进展，世界范畴内的经济合作与沟通也在不断增多；人们不行能跟自己的贸易伙伴一一亲自会面协商；而且我们经常需要将自己的贸易伙伴做出的各种承诺变成有籍可查的文字记录；这时商务信函就成了取代亲自拜会的一种廉价有效的沟通媒介；我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力； “一封好的商务信函有助于促进和进展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用； ”摘自丹尼尔 肯尼迪方法：推销信制造的奇迹所以在写作时我们应当严格遵守并且敏捷运用 “7C”原就：Completeness 完整Concreteness

2、 具体Correctness 正确Conciseness 简洁Clearness 明晰Courtesy 礼貌Conscientiousness诚心这七个原就是商务信函写作的最基本的指导原就，对于写好一封商务信函起着很重要的作用；我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士来说都是特别重要的；在和自己的贸易伙伴合作和沟通的每一个环节上，我们都要尽可能地削减给对方造成时间铺张，以便对方能够在同我们的商务交往中提高效率；写作商务信函最直接的目的就是进行有效的沟通和沟通，简洁的表达与有效率的把握分寸是最重要的；因此，商务信函的写作重点应始终放在 “效率 ”二字上，短小精悍、切中要点；简洁就是用

3、最简洁的话语精确地表达自己的意思；而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价；一般不需要礼节性地应酬，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅；信函中的冗言必需省去，尽可能地将交易的具体事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地防止毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形；让对方很清晰地明白你想说什么，特别轻易地领悟你的意图，从而快捷快速地做出反应；在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的；所以下面我将对简洁原就从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些讨论和探讨；一、压缩篇幅，删繁就简；一3W 式结构；一封商务信函的全文结构可以用3W 来表示，即： Why do yo

4、u write the letter. 第一部分 ；Whats thedetailed reason. 其次部分 ；What do you expect your reader to do. 第三部分 ；我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和沟通；收信人或许每天都要看许多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣；1、第一部分 Why do you write the letter.：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告知读信者为什么要写这封信，如：例： I am replying to your letter

5、of April 15 asking us to clear our March payment.这样的开头直接告知对方写信是为了回复对方4 月 15 日让己方对三月份的订货付款的来信；这样可以使得读信人马上知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理预备,或者把留意力集中在问题的重点上；不会由于一些无关紧要的应酬而分散留意力；在这方面，我们最应当留意的就是防止中国式的应酬和问候，不要为了追求客气而落入俗套；例： It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封

6、伴侣之间相互问候的私人信件；因而将它搁置一边，待自己较为闲暇时再看，很可能会由于推迟阅读而给双方带来无可补偿的缺失；2、其次部分 What s the detailed reason. ：即商务信函的征文，表达事实或者理由来支持信里的第一句；会显出你正式其事、思想缜密；把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清晰精确的基础上越简洁越好；如：欢迎下载精品学习资源例：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, ou

7、r accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.简明地告知对方未按时付款的缘由是由于会计生病了，没有一句余外的话，既说明白未按时付款的缘由，又道了歉；没有让人感觉既厌恶又烦人的罗嗦；要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的看法，接受你的要求；所以，写商务英文信函的一个主要原就和技巧就是要写的简洁明白；3、第三部分 What do you expect your reader to do.：结尾是提出要求或者提请留意；不要有任何余外的话，由于那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能

8、突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出准时快速的处理；如：例 :Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.短短的一句话就告知了对方两层意思：随信附上了100 万美元的支票；受到支票后请通知写信人；以上例、构成了一封重点突出、清晰明白的商务回复信；简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套；套用一句赞扬扬女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少；”，可谓商务英文信函中的上佳之作；当然，我们仍需要留意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样，没有一个余外的词；有时为了给书

9、信增添几分人情味， 加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧；问题是写作者如何把握好“简” 和“繁”之间的这个 “度”；删繁就简是必需的，但是我们主见删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子；二防止客套罗嗦、语义重复；假如可以用 40 个字写完一封信 ,却花了 100 个字作长篇累牍的表达 ,这样的写作者实在是最令人厌恶的时间杀手；不仅铺张了自己的时间，也给别人带来了不必要的麻烦；所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述，防止用陈旧的套话clich 和没有什么实际意义的词语；删掉那些不必要的罗嗦的字句；如：例：We wou

10、ld like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.我们很想知道您是否答应我们将交货时间延期二十天，假如你方友好地容许我方延期二十天交货，请速电复无误；本句由个单词组成，要求将交货日期推迟二十天； 表达上的过分客气使得句子冗长而不清晰；而且，“to欢迎下载精品学习资源e

11、xtend the time of shipment for twenty days.句可以改写为：这一表达”在意义上也很模糊，为了更好的表达主要意思，这欢迎下载精品学习资源Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21. 假如统一我方将交货时间延期至四月二十一日，请速电复；例 : With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we havec

12、onsidered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.这段话只有一个重点，那就是写信者很愿意多给读信者90 天的时间来支付 3 月 20 日到期的货款；可就在这段话中有两句余外的话；第一句“With reference to your request for an extension on your note underdate of March 20纯”属

13、余外，由于这是给对方的回信，只要写信者提到同意放宽付款期限，读信者就肯定知道是关于何事；其次句是“we have considered the matter carefully and放宽”付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事，任何人都会谨慎考虑的，对方从你的口气中已经知道了你是经过深思熟虑之后才做的打算；在这里写出来不仅显得多此一举，而且会使读信人觉得写信人有一种施恩惠给自己的意思，极其不礼貌；依据以上分析，原稿可以修改为：We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.

14、欢迎下载精品学习资源你会发觉原稿英文一共用了46 个字，而修改后的只用了17 个字；如你所见，删除余外的字词并无损语意的清晰程度，这次的文字手术反而更加突出了所要传递的信息；二、给 “臃肿 ”的段落 “瘦身 ”；在商务英文信函写作中，我们要当心防止写出那些让读信人一看就得摒气凝神的“臃肿 ”段落；整块整块密实的文字，在每天要读十几封甚至几十封信的读信人看来，就像一座座的大山矗立于眼前，成为阅读的最大障碍；会让人由于细心理上的缘由感觉你在罗嗦写废话；因此，写作者应当想尽一切方法给它们“瘦身 ”；把较长的段落拆解成几段；一般的划分段落的原就是“一个段落只表达一个意思Aparagraph for e

15、achpoint is a good general rule.”摘自周邦友英语应用文大典第页如：例： It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said t

16、hat this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of developm

17、ent of this new arrangement especially in connectionwith import from France.以上这封信只有一段，共有两句话；第一句39 字，其次句 66 句； 读后虽然能基本明白其内容，但读起来很不舒适；而且看起来臃肿，信的内容大体有三点： 伊朗中心银行因外汇缘由，通知个商业银行从五月三日起停止开立信用证； 这暂时措施，新的进口政策一订，这个措施可能取消； 期望对方随时告知有关情形；依据这三点，适当地划分段落，把信重新改写如下：It is reported that the Iranian Central Bank has instr

18、ucted the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.We are much concerned, howeve

19、r, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.修改过后的段落并没有增加或者削减任何一个词语，也没有转变原先句子的意思或者表达方式，只是依据意思将其恰当地划分了段落；较之原文

20、，修改后的信函读起来比较清晰易懂，看起来也很简练，更加简洁让人接受；三、句子精练，避长就短；句子是写作的基础，没有句子就没有段落，也就没有作品；清晰、简洁的写作简洁启示和说服他人；这些写作是以结构合理、有说服力的句子为基础的；摘自檀文茹有用商务英文写作第页；一位深受美国人热爱，一项主见不写长句，不罗嗦的美国参议员 Stephen Young 每次受到邀请参与会议、宴会、演讲时，他的回信只有四个字： I will be there 我会到 .简洁明白；也曾经有人打趣说 “商务英语信函写作的句子，就应当像美丽姑娘的迷你裙越短越好 ”；通常商务人士每天都有大量的商务信函要读，对开门见山、长话短说、直

21、接切题的信函特殊欢送；而且 “简洁的语言并不意味着思想过分简洁化，简洁的语言也可以隐藏着潜在的丰富的思想；长和复杂的句子有时会更简洁引起不必要的懂得障碍；”因此，写信要求长话短说，在不影响意思表达清晰精确的前提下，句子越短越好，一句话能用两个词表达清晰的，据对不再增加任何一个单词；想要做到句子的简洁，必需作到以下几种情形：欢迎下载精品学习资源一 依据意思拆分复合句；长的复合句也能表达清晰所要表达的意思，但是会让人看起也比较吃力；假如我们依据意思或者规律关系将它们拆分为一些简洁的单句，就能使阅读变得更为简洁明白，使读信人更简洁懂得和把握信函的要旨；如：例： Regardless of these

22、 seniority, all employees who hope to be prompted will continue theireducation either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list ava

23、ilable in the Staff Development office.这是一个专与过长的从句，我们可以按一下方法将其改写为简洁的句子：、添加标志性词语；如 first, second 等这些序数词；Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, schedu

24、led to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.、用项目符号来划分；Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in on

25、e of the two ways: by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.二将一些支离破裂的简洁句整理组合；一般地来说，我们不主

26、见写长的句子；但这也并非肯定的，由于 “简洁句并不是简洁句，而是只用简洁的文字把意思表达清晰； ”摘自郝邵伦高校英语应试写作与应用写作第页；有些时候我们会在商务信函中观察许多的结构相近、意思表达连贯的单句；在这种情形下，假如把这些单句整理组合成一个或者两个结构并不复杂的复合句，合理地使用一些连词或者代词，就会使得句子更加精悍，篇幅更加短小；而且，仍能使句子在意义上更加连贯，结构上更加紧凑；如：例： We have received your samples you sent the samples to us on November 20.Thank you very much.Thats j

27、ust what can fulfill our order plan.So we are pleased to place an order.And we have enclosed our order sheet with this letter.这些单句在表达上并没有什么问题，而且也特别连贯，可是我们不难发觉它们的结构不够紧凑；我们可以将其整理组合为一个复合句如下：Thank you for your samples you sent to us on November. We are pleased to place an order as specified on the enclo

28、sed order sheet.原先的五个单句共用了44 个单词，而合并后的两个结构并不复杂的复合句仅用了25 个，压缩掉了19 个词；可能对于一篇小说或者散文来说19 个词并不算什么；可是，对于讲求效率的商务信函来说，压缩掉19 个单词，可以使得篇幅至少要压缩一行；三使用简洁的词来代替冗长累赘的短语；例： Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.欢迎下载精品学习资源Concise: During his speech he talked about securities.例Wordy:

29、 During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations. Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.例和例中wordy 的句子里 In the sense of可以用 During 来代替，同为在里的意思； on the question of可以用 about 来替代，同为有关，关于同理,例中wordy 的句子里的 During the proceeding year

30、也可以用 Last year 来代替；没有转变原先句子要表达的意思，而且显得更加简洁，更加直白，在口语中更加常用；会使得读信人更加简洁懂得；既然如此，商务信函写作者为什么不用这些简洁、明白、清晰的常用词来代替那些冗长、累赘、空洞的短语呢？四、词汇运用，力求简明；词汇是商务英语信函的基本构成单位，所以词汇的简洁运用对于全文篇幅“瘦身 ”、精练语句来说意义重大；写作者在拟就一封商务信函时，要做的到以下几点：用简洁常见的短单词代替复杂生僻的浮华表达；善于运用动词，而不是那些“make类动词 +名词 ”的表达方式；尽量防止意义重复的修饰词；防止使用陈旧的商业术语；善于运用缩略词和缩略语；下面我将从这几

31、个方面用实例对商务英文信函写作中词汇的简洁运用做出论述；一用简洁常见的短单词代替复杂生僻的长音节词；英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千；写作者写作商务信函的目的是为了将信息精确有效地传递给对方， 那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得冗长，而且给读信人有效地懂得信息带去麻烦；所以有的信函作者喜爱用一些浮华的长音节词，借以显示自己的英语水平，这是不行取的；如：例 12 ： We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 s

32、ets.我们公司大约从三月十五日起用这种电脑，所以这次我们向你方订购100 台；假如此句中的 endeavor用 try 来代替 ,approximately大约用 about 来代替， utilize用 use 来代替；即使不删减任何一个单词， 只是用这些简洁常见的词来代替原句中的多音节词，就会减掉 17 字母；或许有人认为这 17 个字母对于通篇来说不算什么，并不会占用很大空间；可是， 大家要知道，这只是一句话可以节约的，假如每句话都能减掉17 个字母一片商务信函就至少要缩减掉一行；而且由于这些替换词较之被替换 掉的单词而言，更加常见，是大家都比较熟识的，对于读信人来说，更加易于懂得；二善

33、于运用动词；笔者在前边已经提到过，能用一句话来表达清晰的事情，肯定不用两句话来说，所以我们在书写商务信函时要尽量防止在以 -ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -ance, -ence结尾的词前面加上 make 类的动词来表达，而是直接用这些词的动词形式来表示，使句子简洁有力；如：例 13 ： We have made shipment of your order No.632.我方已经交运你方的632 号订货例 14 ： He put forward the suggestion that she draft the document. 他建议她起草那份文件 例13

34、 中的made shipment 可以用 shipped 代替都是 用船运输 的意思 ,ship 名词可以作动词用 . 例14 中put forward the suggestion和 suggest 意思相同 ,suggest 仍比 put forward to更加常用，所以用suggest来代替会显得更加简洁 .三防止不必要的重复；必要的重复可以强调某一观点或者重要事实；但是，不必要的重复， 特殊是毫无理由的对同一事实的重复，欢迎下载精品学习资源不仅显得罗嗦，而且使读信人感觉枯燥乏味；所以在商务英语信函写作过程中必需防止不必要的重复，使得写出来的句子更加简洁短小，简洁懂得；例： We ha

35、ve begun to export our machines to the foreign countries.我们已经开头向外国出口机器；例： Samples will be sent and offers will be made upon receipt of your specific enquires.一俟收到你方的具体询盘，我方将发盘，并且将寄出样品；例中 export 一词指的是 “把机器卖往国外 ”，假如在本句末尾你仍另加一个to the foreign countries向外国，不必要的重复不知不觉就显现了；所以，本句应改成：We have begun to export

36、our machines.我们已经开头出口我们的机器；例16 是一个复合句，其次分句中“will be的”重复使用使得句子繁冗累赘；一般来说，其次分句中与第一分句相同的成分应当省略；这样这个句子就可以改成：Samples will be sent and offers made upon receipt of your specific enquires.仅仅这么一改，例就压缩掉了 4 个词，例 16 由原先的 15 个词压缩到了修改后的13 个；四防止使用陈旧的商业术语commercial jargon；每个行业都有自己的专用词汇，这些词汇在同行之间沟通更加精确，更加简洁有效；商务英语也不例

37、外， 也有自己的专用术语；然而，这些行话并非放之四海皆准的；英语的行话 “jargon ，”既可以指专业术语，也可以指 “模糊不清、难以懂得的表达 ”牛津英汉词典第 页，例如 “Thats a jargon to me.意思”是 “It s hard for me to understand.而且 “”jargon往”往是多个单词拼出来的专业性很强的复杂的意思表达；对于外行来说很难懂得其准确意思，对商务信函的内容表达又没有什么实际的帮忙；因此写作者在拟就一封商务信函的时候，肯定要看准对象，尽量防止使用陈旧的商业术语，不要把专业英语中学到的某些专用术语用在一般的商务来往信函中，不要从句套从句，写

38、出满是“ jargon的”文章；例17 ：We take liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce tous some exporters of cotton textile in your city.在这个句子的语境中我们可以估计出来take liberty to approach you with the request that可能是一种礼貌客套的表示， “麻烦您 ”或者 “请您 ”，基本上相当于 “please；”可是假如把它们独立地分出来，唯恐即使是英语专业的

39、人也不肯定都知道其准确含义，更何况那些虽然能看得懂一般的商务信函，其实并没有很深的英语语言功底的人？既然这样，写作者为什么不用既简洁又简洁懂得的please 来代替生涩的冗长的take liberty to approach you with the request呢？修改后的句子为：Please introduce to us some exporters of cotton textile in your city.五善于运用缩略词和缩略语；在商务信函中我们也可以适当地运用缩略词和缩略语来精简篇幅,一些大家都知道意思的在电视、报纸、新闻、杂志上频繁显现的缩略词或者缩略语我们不妨适当地用在商

40、务信函中.既能使自己的信函显得短小精悍又能使读信人一目了然 .1. 表示时间的词 : 在具体钟点后面加上am 或者 pm 来表示上午或者下午 .例如: 8:00am表示上午八点 .4:25pm表示下午四点二十五分 .9:20pm表示晚上九点二特别2. 一些大型国际性组织的名称：也可以其英文全程首字母的大写来表示；例如: WTO World Trade Organization代表世界贸易组织UN United States代表联合国ISO International Standard Organization代表世界标准化组织欢迎下载精品学习资源3. 一些电器用品也有自己的缩略词表示方法；如:

41、TV Television电视机CD Compact Disk激光唱片机HDTVHigh-Definition television高清电视VCDVideo Compact Disc视频高密光盘4. 国际贸易术语就是一种缩略语；在商务往来信函中使用CAF=Cost And Freight named port of destination,简洁明白；如：成本加运费 指定目的港DAF=Delivered At Frontier .named place边疆交货 指定地点当然，我们不能只求简洁而滥用缩略词和缩略语，由于它们的产生和运用都有肯定的文化背景，是使用英语的国家的人们在长期的使用过程中为了

42、使用便利而总结和形成的，并不是全部的缩略词和缩略语人们都熟识和明白；所以，在商务英语信函中恰当地使用常见的和人们都熟识的缩略词和缩略语，可以使得信函更加简洁明白；但是，假如使用一些不常用的，只会使自己的信函变得生涩难懂，给自己的商务伙伴带去麻烦；五、结语；我国古代文人讲求 “惜墨如金 ”；英国戏曲作家莎士比亚也曾在其名著哈姆雷特 Hamlet 中借 Polonium之口说过 “言以简洁为贵 ”；这两句话同样适用于商务信函写作，由于一封商务信函的读者每天可能要阅读大量的信件，假如他收到一封超过两页、冗长、拖沓的信件，很可能将其搁置一边，等自己较为闲暇时再去阅读；所以写信者要在写作一封商务信函时，要在完整、正确、具体、礼貌的基础上最大限度地为自己的信函 “瘦身 ”，删掉罗嗦、无用的东西；用短词、写短句、作短文；但是，千万别因此就认定应当仿效电报式的精简来写信；有时候或许仍是要用到一些不见得肯定需要的文字，篇幅虽然因此而大增，但那些文字同时为整封信注入了一份暖和与亲切；我们要防止的赘字，是那些除了平白膨胀与混淆了所要表达的信息之外，别无贡献的文字；所以在写作一封商务信函时写作者要做到个“C”并重，不能顾此失彼，不能以损害任何一个原就为代价来顾全另外一个原就；欢迎下载