销售与收款业务内部控制概述.pptx

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1、第四章第四章 销售与收款业务内部控制销售与收款业务内部控制 第一节第一节 销售与收款业务内部控制销售与收款业务内部控制概述概述 第二节第二节 岗位分工与授权批准岗位分工与授权批准 第三节第三节 销售和发货控制销售和发货控制 第四节第四节 收款控制收款控制 第五节第五节 监督与检查监督与检查 案例分析案例分析相关案例相关案例 华源制药华源制药 东方电子东方电子 红光实业红光实业 郑百文郑百文 东方锅炉东方锅炉第一节第一节 销售与收款内部控制概述销售与收款内部控制概述 一、销售与收款内部控制的范围和负责人一、销售与收款内部控制的范围和负责人 二、销售与收款内部控制目标二、销售与收款内部控制目标一、

2、销售与收款内部控制的范围一、销售与收款内部控制的范围和负责人和负责人（一）销售与收款内部控制的范围（一）销售与收款内部控制的范围： 接受客户订货单；接受客户订货单； 核准客户信用；核准客户信用； 装运商品；装运商品； 开具销售发票；开具销售发票； 结算记账结算记账（二）销售与收款内部控制的负责（二）销售与收款内部控制的负责人：人： 单位法定代表人或法律行政法单位法定代表人或法律行政法规规定代表单位行使职权的主要规规定代表单位行使职权的主要负责人负责人 （一）保证（一）保证商品的安全完整商品的安全完整 （二）保证（二）保证销售业务销售业务顺畅有效地顺畅有效地运行运行 （三）保证（三）保证货款货款

3、的及时的及时收回收回 （四）确保销售与收款（四）确保销售与收款业务的真实与合法业务的真实与合法 （五）保证（五）保证销售退回，折扣与折让销售退回，折扣与折让手续齐手续齐备，记录真实完整备，记录真实完整二、销售与收款内部控制目标二、销售与收款内部控制目标第二节第二节 岗位分工与授权批准岗位分工与授权批准 一、销售与收款内部控制的业务环节一、销售与收款内部控制的业务环节 二、岗位责任制与不相容岗位分离二、岗位责任制与不相容岗位分离 三、建立健全授权批准制度三、建立健全授权批准制度一、销售与收款内部控制的业务一、销售与收款内部控制的业务环节环节（一）编制销货通知单（销售部门）（一）编制销货通知单（销

4、售部门）顾客订单顾客订单（确定能供货）（确定能供货）填制填制销货通知单、销售发票通知单销货通知单、销售发票通知单（二）批准赊销（信用管理部门）（二）批准赊销（信用管理部门）（了解分析信用状况）（了解分析信用状况） 销货通知单销货通知单（签署意见）（签署意见）（三）发货（仓储部门）（三）发货（仓储部门）经信用部门核准后的销货通知单经信用部门核准后的销货通知单（发货）（发货）（四）运货（运输部门）（四）运货（运输部门）填制填制发货单（连续编号，出货依据、财务和仓库记录依据、开发票依据）发货单（连续编号，出货依据、财务和仓库记录依据、开发票依据） 开票部门（财务）开票部门（财务）（五）开具销售发票（

5、财会部门）（五）开具销售发票（财会部门）审核审核顾客订单顾客订单、销售通知单销售通知单、销售发票通知单销售发票通知单、发货单发货单无误无误开开发票发票（预先（预先编号，存根、记账、客户、销售等）编号，存根、记账、客户、销售等）（六）记录销售业务（财会部门）（六）记录销售业务（财会部门）发票记账联发票记账联编制编制记账凭证记账凭证（七）收款（出纳）（七）收款（出纳）（八）处理销货退回（八）处理销货退回（一）单位应当分别设立办理销售、发货、（一）单位应当分别设立办理销售、发货、收款三个业务的部门（岗位）收款三个业务的部门（岗位）1.销售岗位职责：销售岗位职责：制定月度销售计划制定月度销售计划处理客

6、户订单，编销售通知单处理客户订单，编销售通知单参与商务谈判，负责订立合同参与商务谈判，负责订立合同监督、执行既定的信用政策和销售政策监督、执行既定的信用政策和销售政策催收款项催收款项2.发货岗位职责：发货岗位职责：审核销售填制的发货单证是否齐全审核销售填制的发货单证是否齐全审核销售开出的发货凭证的审批审核销售开出的发货凭证的审批审核发货凭证与销售通知单是否相符审核发货凭证与销售通知单是否相符办理发货手续。办理发货手续。二、岗位责任制与不相容岗位分二、岗位责任制与不相容岗位分离离（收款：）（收款：）3.财务财务 记录销售记录销售办理结算办理结算监督催收监督催收4.信用管理信用管理 信用调查建立信

7、用档案信用调查建立信用档案核定信用额度核定信用额度批准授信申请批准授信申请制定制定信用政策信用政策监督各部门信用政策的执行监督各部门信用政策的执行 信用政策信用政策：信用期间：信用期间 信用标准信用标准 现金折扣政策现金折扣政策二、岗位责任制与不相容岗位分二、岗位责任制与不相容岗位分离离（二）销售与收款业务的岗位分工（二）销售与收款业务的岗位分工 1.经办经办/审核审核/销售通知单销售通知单 2.开票开票/出纳出纳/记账记账 3.收款收款/管理应收账款管理应收账款/对账单发送对账单发送 4.应收票据、票据抵押质押物的保管应收票据、票据抵押质押物的保管/记录记录 5.信用管理信用管理/销售业务销

8、售业务二、岗位责任制与不相容岗位分二、岗位责任制与不相容岗位分离离 1.单位制定批准授权制度、明确权限、方单位制定批准授权制度、明确权限、方式等式等 2.审批人审批人 3.经办人经办人 4.特殊业务集体决策特殊业务集体决策 5.不授权不能做不授权不能做三、建立健全授权批准制度三、建立健全授权批准制度第三节第三节 销售发货控制销售发货控制 一、建立销售预算管理制度一、建立销售预算管理制度 二、销售定价二、销售定价 三、客户信用分析及赊销业务管三、客户信用分析及赊销业务管理理 四、销售合同四、销售合同 五、组织销售、发货、退回、记五、组织销售、发货、退回、记录录一、建立严格的销售预算管理制度一、建

9、立严格的销售预算管理制度（一）销售预算（一）销售预算内容：销售收入预算（基础）内容：销售收入预算（基础） 销售成本预算销售成本预算 销售毛利预算销售毛利预算 销售费用预算销售费用预算 应收账款回收预算应收账款回收预算 存货预算存货预算方法：弹性、零基、滚动方法：弹性、零基、滚动（二）销售目标（二）销售目标销售额目标销售额目标销售费用目标销售费用目标利润目标利润目标销售活动目标销售活动目标 （三）销售管理责任制（三）销售管理责任制二、销售定价二、销售定价（一）售价合理（一）售价合理（二）折扣政策（二）折扣政策 数量折扣数量折扣 现金折扣现金折扣 职能折扣职能折扣 季节折扣季节折扣（三）付款政策（

10、三）付款政策 付款方式、期限等付款方式、期限等（四）定价的授权批准（四）定价的授权批准 一般授权：价目表、规定折扣一般授权：价目表、规定折扣 特殊授权特殊授权三、客户信用分析及赊销业务管理三、客户信用分析及赊销业务管理（一）客户管理（一）客户管理调查客户信用：基础资料、特征、业务、交易、财务调查客户信用：基础资料、特征、业务、交易、财务建立客户资料卡：基本信息、交易情况、及时掌握动建立客户资料卡：基本信息、交易情况、及时掌握动向向（二）客户信用分析（二）客户信用分析定性：品质、资本、经济状况等定性：品质、资本、经济状况等定量：数据、指标定量：数据、指标三、客户信用分析及赊销业务管理三、客户信用

11、分析及赊销业务管理（三）客户信用等级管理与赊销限（三）客户信用等级管理与赊销限度确定度确定1.客户信用等级客户信用等级（1）等级管理（不同等级的客户政策不同）等级管理（不同等级的客户政策不同）A、B、C、D等等（2）定期核查）定期核查信用情况变化信用情况变化1-3月查一次月查一次2.赊销限度设定赊销限度设定（1）额度）额度定义：最多的赊购金额定义：最多的赊购金额影响因素：影响因素：信用标准、赊销期限、坏账损失、收账费用、企业信用信用标准、赊销期限、坏账损失、收账费用、企业信用承受额承受额三、客户信用分析及赊销业务管理三、客户信用分析及赊销业务管理赊销限度设定方法：赊销限度设定方法：销售额测定法

12、销售额测定法客户购入额客户购入额*信用等级赊销率信用等级赊销率 各等级的赊销率各等级的赊销率综合判断法综合判断法综合情况：收益、流动性、销售能力、安全性等综合情况：收益、流动性、销售能力、安全性等信用系数确定法信用系数确定法信用系数：畅销程度（反向）、信用等级（反向）信用系数：畅销程度（反向）、信用等级（反向）一般直接客户（一般直接客户（2）商业公司（商业公司（3）特殊特殊重要：特别制定重要：特别制定（2）期限）期限谈判法：随意性大、风险大谈判法：随意性大、风险大计量分析法：边际分析法（边际收益计量分析法：边际分析法（边际收益边际成本）边际成本） 例例p108三、客户信用分析及赊销业务管理三、

13、客户信用分析及赊销业务管理（3）客户信用控制）客户信用控制档案档案信用限度调整信用限度调整黑名单黑名单红、黄、绿红、黄、绿四、销售合同四、销售合同（一）谈判（一）谈判 2人以上人以上 分离：与订立合同的人分离：与订立合同的人 书面记录书面记录 内容（自学）内容（自学）（二）订立（二）订立 征询专家、律师意见征询专家、律师意见 注意：与谈判一致、明确肯定注意：与谈判一致、明确肯定 歧义歧义（三）审批（三）审批五、组织销售、发货、退回、记录五、组织销售、发货、退回、记录（一）销售（略）（一）销售（略）（二）发货（略）（二）发货（略）（三）退回（三）退回1.销售主管销售主管：审批：审批2.质检部门质

14、检部门：出具：出具检验证明检验证明 仓储部门仓储部门：清点入库出具：清点入库出具退货接收报告单退货接收报告单3.客服部门客服部门：调查索赔：调查索赔调查索赔合理性有效性调查索赔合理性有效性退货接收报告单退货接收报告单上签署意见上签署意见4.销售部门销售部门：索赔核准：索赔核准5.销售人员销售人员：依据依据验收报告验收报告、退货接收报告单退货接收报告单填制填制红字发票红字发票财会部门财会部门依据三项凭证办理记账和退款依据三项凭证办理记账和退款（四）记录（四）记录第四节第四节 收款控制收款控制 一、收款业务的内部会计控制（一、收款业务的内部会计控制（基本要求）基本要求） 二、销售部门对应收账款的收

15、款二、销售部门对应收账款的收款控制控制 三、应收账款记录的会计控制三、应收账款记录的会计控制 四、账龄分析制度、逾期催收制四、账龄分析制度、逾期催收制度度 五、坏账损失的控制五、坏账损失的控制 六、应收票据的控制六、应收票据的控制 七、函证七、函证一、收款业务的内部会计控制一、收款业务的内部会计控制 1.依法、及时办理收款依法、及时办理收款 2.销售、收款要分开销售、收款要分开 3.销售部门：设置销售台账销售部门：设置销售台账 并附有客户订单、销售通知单、并附有客户订单、销售通知单、客户签收回执等客户购货单据客户签收回执等客户购货单据 4.信用政策信用政策 5.催收责任落实（销售、财务）催收责

16、任落实（销售、财务） 6.严禁账外账、坐支等违纪行为严禁账外账、坐支等违纪行为 7.收存现金、银存严格控制，保证收存现金、银存严格控制，保证安全、完整、及时入账安全、完整、及时入账二、销售部门对应收账款的收款二、销售部门对应收账款的收款控制控制（一）销售、收款一体化（一）销售、收款一体化 销售指标销售指标+应收账款回收率应收账款回收率奖惩奖惩责任责任（二）合同条款控制（二）合同条款控制 在合同条款中明确：付款方式、在合同条款中明确：付款方式、期限等期限等违约赔偿违约赔偿（三）结算选择坚挺货币（三）结算选择坚挺货币三、应收账款记录的会计控制三、应收账款记录的会计控制 1.应收账款台账（辅助账簿）

17、：记应收账款台账（辅助账簿）：记录增减、余额、信用额度余额等录增减、余额、信用额度余额等 每月编制并向客户发送对账单（每月编制并向客户发送对账单（注意：不相容职务分离）注意：不相容职务分离） 2.设置总账、明细账，并分别由不设置总账、明细账，并分别由不同的人员登记同的人员登记 3.应收账款的记录依据：经核准的应收账款的记录依据：经核准的销售发票、发货凭证销售发票、发货凭证 4.建立长期客户资料，并及时更新建立长期客户资料，并及时更新。四、账龄分析制度、逾期催收制度四、账龄分析制度、逾期催收制度（一）账龄分析（一）账龄分析编制账龄分析表编制账龄分析表1.信用期内（正常但需关注）信用期内（正常但需

18、关注）2.信用期外（可能的坏账，制定、实施收款政策）信用期外（可能的坏账，制定、实施收款政策）（二）逾期催收（二）逾期催收1.落实责任：销售、财务落实责任：销售、财务2.手段：手段：动之以情，晓之以理，辅之以利，诉之以法动之以情，晓之以理，辅之以利，诉之以法3.政策、策略：政策、策略：制定催收政策：过期较短的制定催收政策：过期较短的不必过多不必过多 过期稍长的过期稍长的措辞婉转写信措辞婉转写信 过期较长的过期较长的频繁的信件和电话频繁的信件和电话 过期很长的过期很长的措辞严厉，仲裁诉讼措辞严厉，仲裁诉讼四、账龄分析制度、逾期催收制度四、账龄分析制度、逾期催收制度 七种类型的策略：七种类型的策略

19、：催款不利型催款不利型：只要催要，很快收回：只要催要，很快收回合同纠纷型合同纠纷型：违反合同（买方：协商或诉诸法律，卖方：认错）违反合同（买方：协商或诉诸法律，卖方：认错）合同有漏洞（协商）合同有漏洞（协商）货物积压型货物积压型（进货过多）：帮助客户调货或销货（进货过多）：帮助客户调货或销货中间商经营不佳型中间商经营不佳型：分步分批的催要：分步分批的催要中间商周转不佳型中间商周转不佳型有能力、有诚意：暂缓，但须商定主动还款有能力、有诚意：暂缓，但须商定主动还款人为使用不当：用适当公关手段追回人为使用不当：用适当公关手段追回故意拖欠型故意拖欠型：各种手段：各种手段不测事件型不测事件型：暂缓、部分

20、追回、保留追索权：暂缓、部分追回、保留追索权 4.依法清收依法清收（自学）（自学）五、坏账损失的控制五、坏账损失的控制（一）确认控制（一）确认控制 决策机构确认（股东大会、董事决策机构确认（股东大会、董事会、经理办公会等）会、经理办公会等）（二）处理控制（二）处理控制 会计处理：冲销坏账准备会计处理：冲销坏账准备收回收回入账入账六、应收票据的控制六、应收票据的控制 （自学）（自学）七、函证七、函证（一）肯定式（正面、积极式函证（一）肯定式（正面、积极式函证）金额大金额大有理由相信欠款有争议、有问题有理由相信欠款有争议、有问题（二）否定式（反面、消极式函证（二）否定式（反面、消极式函证）控制有效控制有效预计出错率较低预计出错率较低余额小余额小有理由相信对方会正确对待函证信有理由相信对方会正确对待函证信七、函证七、函证（三）函证工作（具体内容）（三）函证工作（具体内容）1.时间：时间：考虑结账日、回复时间考虑结账日、回复时间2.信函的发送与回收信函的发送与回收专人直接控制专人直接控制无法投递退回的：迁址、错误无法投递退回的：迁址、错误/假账假账肯定函证无答复的：继续发函肯定函证无答复的：继续发函/替代程序替代程序3.差异分析和解决差异分析和解决时间差（时间差（1）（）（2）争议争议退回退回4.注意：回函注意：回函还款还款第五节第五节 监督与检查监督与检查