现代企业常用工作文书写作.ppt

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1、1文书写作培训资料文书写作培训资料2一、文书写作概述一、文书写作概述二、中国公文写作二、中国公文写作三、商务信函写作三、商务信函写作四、经济文书写作四、经济文书写作五、常用工作文书五、常用工作文书六、社交礼仪文书六、社交礼仪文书31、文书写作特点、文书写作特点2、文书写作要求、文书写作要求3、文书写作程序、文书写作程序41、使用广泛，对象明确、使用广泛，对象明确2、约定俗成，格式固定、约定俗成，格式固定3、内容真实，实事求是、内容真实，实事求是4、讲究时效，重视办理、讲究时效，重视办理5、语言明确，风格独特、语言明确，风格独特5 以叙述为基础以叙述为基础对人或事的过程的交代，对人或事的过程的交

2、代， 反映情况侧重叙述，但要概括反映情况侧重叙述，但要概括 以议论为手段以议论为手段对事情的评价，阐明道理对事情的评价，阐明道理 偏重议论，但要针对主题偏重议论，但要针对主题 以说明为目的以说明为目的摆出事情的真相，提出要摆出事情的真相，提出要 求多用说明，但要简明求多用说明，但要简明6指挥性文书指挥性文书指示指示规范性文书规范性文书章程章程报请性文书报请性文书请示请示知照性文书知照性文书通知通知联络性文书联络性文书信函信函记录性文书记录性文书会议记录会议记录报导性文书报导性文书新闻新闻法律性文书法律性文书合同合同7意思明确意思明确明白无误，让人一目了然明白无误，让人一目了然文理通顺文理通顺即

3、流畅表达，又显示写作水平即流畅表达，又显示写作水平 观点正确观点正确有道理，不搞歪理有道理，不搞歪理 实事求是实事求是真实，不掩饰，不夸张真实，不掩饰，不夸张 及时迅速及时迅速讲效率，讲效益，不拖拉误事讲效率，讲效益，不拖拉误事 简明生动简明生动增加可读性，防白话、套话、干巴巴增加可读性，防白话、套话、干巴巴 层次分明层次分明有先有后，段落清晰，不转圈有先有后，段落清晰，不转圈 标点规范标点规范正确运用，防一逗到底正确运用，防一逗到底 格式适宜格式适宜不同文种用不同格式不同文种用不同格式8l l 简明简明用词简单明了，直截了当用词简单明了，直截了当l l 准确准确用词含义明确，不会误解用词含义

4、明确，不会误解l l 朴实朴实用词通俗自然，恰如其分用词通俗自然，恰如其分l l 庄重庄重用词严肃端庄，不多情感用词严肃端庄，不多情感l l 规范规范用词符合语法，讲究逻辑用词符合语法，讲究逻辑 应用性文字要求应用性文字要求9一句话说完，划个小圆圈一句话说完，划个小圆圈句号句号中间要停顿，圆点加尾尖中间要停顿，圆点加尾尖逗号逗号并列词语间，点个瓜子片并列词语间，点个瓜子片顿号顿号并列分句间，圆点加逗点并列分句间，圆点加逗点分号分号总结导语前，上下两圆点总结导语前，上下两圆点冒号冒号疑惑或发问，耳朵坠耳环疑惑或发问，耳朵坠耳环问号问号10命令感叹语，滴水下屋檐命令感叹语，滴水下屋檐感叹号感叹号引

5、文特殊词，蝌蚪上下窜引文特殊词，蝌蚪上下窜引号引号文中要注解，两头各半弦文中要注解，两头各半弦括号括号转折或注解，一横写后边转折或注解，一横写后边破折号破折号意思说不完，六点紧相连意思说不完，六点紧相连省略号省略号特别重要处，字下加圆点特别重要处，字下加圆点着重点着重点111、提高文字表达能力、提高文字表达能力2、积累相应专业知识、积累相应专业知识3、熟悉文书格式要求、熟悉文书格式要求4、掌握政策理论水平、掌握政策理论水平5、具有严谨写作态度、具有严谨写作态度12明确写作主旨明确写作主旨给写作定位，目的？写什么？给写作定位，目的？写什么？ 文种？怎么写？文种？怎么写？收集信息资料收集信息资料供

6、写作参考，需要哪些？怎供写作参考，需要哪些？怎 么收集？如何整理？么收集？如何整理？拟定结构提纲拟定结构提纲搭写作框架，通盘安排，强搭写作框架，通盘安排，强 化要点，有祥有简化要点，有祥有简 完成正文草稿完成正文草稿填写作内容，按照提纲一步填写作内容，按照提纲一步 步充实内容，加工成章步充实内容，加工成章认真修改检查认真修改检查定写作终稿，反复推敲斟酌，定写作终稿，反复推敲斟酌， 直至满意直至满意131、公文的作用特点、公文的作用特点2、公文的范围、类型、公文的范围、类型 7、通知和通报、通知和通报3、公文的处理方法和程序、公文的处理方法和程序 8、报告、报告4、公文的行文规则、公文的行文规则

7、 9、请示、请示5、公文的通用格式、公文的通用格式 10、函、函6、公文的种类、公文的种类 11、会议、会议纪要纪要14公文公文-国家机关、社团组织、企事业国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中行使职权制定的单位在公务活动中行使职权制定的 公公务文书。务文书。公文性质公文性质工具工具公文作用公文作用-1、贯彻政策、规范行为；、贯彻政策、规范行为； 2、通报情况、指导工作；、通报情况、指导工作； 3、方便查找、积累史料；、方便查找、积累史料； 15公文特点公文特点-1、制发者的法定性；、制发者的法定性； 2、作用的权威性；、作用的权威性； 3、效用的现实性；、效用的现实性； 4、体式的规范性

8、；、体式的规范性； 5、制作的程序性；、制作的程序性；16按事业范围分按事业范围分-专用公文；通用公文专用公文；通用公文按行文方向分按行文方向分-上行文；下行文；平行文上行文；下行文；平行文按公文来源分按公文来源分-收进文；外发文；内部文收进文；外发文；内部文按发文性质分按发文性质分-问文；复文问文；复文按处理要求分按处理要求分-参阅性公文；承办性公文参阅性公文；承办性公文按办文时间分按办文时间分-特急文（特急件）；急办文特急文（特急件）；急办文 （急件）；常规文（平件）（急件）；常规文（平件）按机密程度分按机密程度分-绝密文；机密文；秘密文；普绝密文；机密文；秘密文；普通文通文17三大环节：

9、三大环节：1、发文处理：、发文处理：拟稿拟稿-审核审核-签发签发-登记登记-缮印缮印-用印用印-分发分发2、收文处理：、收文处理：签收签收-登记登记-分办分办-拟办拟办-批办批办-承办承办-催办催办-督办督办-办复办复3、公文管理：、公文管理：制定立卷类目表制定立卷类目表-归卷归卷-调用调用-立卷立卷-归档归档-销毁销毁18 l l 行文关系要和隶属关系一致行文关系要和隶属关系一致l l 行文方式要根据工作需要灵活掌握行文方式要根据工作需要灵活掌握l l 行文名义和内容要与发文机关的职权范围行文名义和内容要与发文机关的职权范围 相对应相对应l l 行文线路要尽量缩短行文线路要尽量缩短l l 处

10、理好主送与抄送的关系处理好主送与抄送的关系l l 经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公 开发布开发布l l 如有必要，可以联合行文如有必要，可以联合行文l l 党政之间的行文关系要按规定执行党政之间的行文关系要按规定执行191、排版、排版自左至右自左至右2、单位、单位国家法定计量单位国家法定计量单位3、字体、字体发文单位初号宋体发文单位初号宋体 标题标题2、3号宋体号宋体4、用纸、用纸A4、B55、文头、文头套红，占首页三分之一套红，占首页三分之一201、代码、代码 5、收文处理章、收文处理章、2、份号、份号3、秘级、秘级4、紧急程度、紧急程度 6、文件版头

11、、文件版头 7、发文字号、发文字号 8、签发人、签发人21 1、标、标 题题 2、题注、题注3、主送单位、主送单位 4、正文、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 6、发文署名、发文署名 7、成文日期、成文日期 5、附件说明、附件说明 8、印章、印章221、主题词、主题词2、抄送单位、抄送单位3、印发说明、印发说明4、页码（单右双左）、页码（单右双左）23一、开篇起首的惯用语一、开篇起首的惯用语根据根据、遵照、遵照、按照、按照、兹将、兹将（因、有、介绍、证明、就派）（因、有、介绍、证明、就派）为了为了、关于关于、敬悉、敬悉等。等。终篇收束的惯

12、用语终篇收束的惯用语 此致敬礼、特此此致敬礼、特此、恳请、恳请；妥否，；妥否，请请、当否，请、当否，请、以上、以上如无不当如无不当请请、为盼、为盼、为荷、为荷、为感等。为感等。24第一层第一层 -一、二、三、四一、二、三、四第二层第二层-（一）、（二）、（三）、（一）、（二）、（三）、第三层第三层-1、2、3、4、第四层第四层-（1）、（）、（2）、（）、（3）、）、第五层第五层- 、251命令命令发布重要行政法规，采取强制 性 行政措施2决定决定对重要事项或重大行动的安排3议案议案各级政府向同级人民代表大会或 常委会提请审议事项4指示指示对下级布置工作，阐明工作活动 的指导原则265批复批复

13、答复下级请示事项6通告、公告通告、公告 一定范围内公布应遵守 或周知的事；向国内外宣 布重要 或法定的事7通知通知批转下级、转发上级和无隶属 机关的公文；发布规章、任免， 传 达周知事项8通报通报表彰先进，批评错误，传达得 要 精神或情况279报告报告向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问10请示请示向上级请求指示批准11函函无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12会议纪要会议纪要记载和传达会议情况和议 定事项 （ 1993、11修订修订）28概念概念向特定的受文对象告知有关事项的晓向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文谕性公文特点特点适用范围广，使用频率高，适用范围

14、广，使用频率高， 知办时限强，运用种类多知办时限强，运用种类多格式：格式：1、标题、标题 2、上款、上款 3、正文、正文开头、主体、结尾开头、主体、结尾 4、落款、落款29 l l 指示性通知指示性通知通知的依据，主体，结尾通知的依据，主体，结尾l l 转发性通知转发性通知来文单位及来文名称，转来文单位及来文名称，转 发，顺带要求发，顺带要求l l 发布性通知发布性通知发布的依据，内容要求，发布的依据，内容要求， 目的意义目的意义l l 事务性通知事务性通知说清事项说清事项l l会议通知会议通知会议背景，有关事项，其他说明会议背景，有关事项，其他说明l l任免通知任免通知任免依据，日期，人员，

15、职务任免依据，日期，人员，职务30概念概念表彰先进、批评错误、传达重要表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文情况的公文作用作用弘扬正气，抵制歪风，指导工作弘扬正气，抵制歪风，指导工作格式：格式：1、标题、标题 2、上款、上款 3、正文、正文 4、签署和日期、签署和日期注意：及时、真实、典型，突出教育性，注意：及时、真实、典型，突出教育性， 掌握政策性掌握政策性31概念概念向上级汇报工作，反映情况，向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问时使用的陈提出意见、建议，答复询问时使用的陈述性公文述性公文特点特点只指上行文只指上行文 只指行政机关公文只指行政机关公文 不同于一般调查报告、考察报

16、不同于一般调查报告、考察报告、预测报告等告、预测报告等32 |1工作报告工作报告总结工作经验、汇报工作进展、提出工总结工作经验、汇报工作进展、提出工 作意见，向上反映。作意见，向上反映。 |2调查报告调查报告-调查概况、调查的情况、事后研究分析、调查概况、调查的情况、事后研究分析、 建议和方案。建议和方案。 |3建议报告建议报告-提出工作中急待解决、需上级关注的意提出工作中急待解决、需上级关注的意 见或建议，供参考。见或建议，供参考。 4答复报告答复报告-如实汇报和答复上级有针对的询问问题如实汇报和答复上级有针对的询问问题 或催办工作。或催办工作。 |5报送报告报送报告-随着向上级报送文件、物

17、件时写的说明随着向上级报送文件、物件时写的说明 报送对象和目的报告。报送对象和目的报告。33按要求分：按要求分：呈报报告呈报报告-直接向上级汇报反映情况，不批转。直接向上级汇报反映情况，不批转。 呈转报告呈转报告-呈送上级并建议批准转发有关单位呈送上级并建议批准转发有关单位 执行或参照。执行或参照。按性质分：按性质分：综合性报告综合性报告-汇报全面或多方面工作的报告。汇报全面或多方面工作的报告。 专题性报告专题性报告-汇报某项工作、某一问题、某方汇报某项工作、某一问题、某方情况的单一报告。情况的单一报告。341标题标题-标准式标题标准式标题 （公司上半年各类产品质量评比工作的报告）（公司上半年

18、各类产品质量评比工作的报告）2主送单位主送单位-多为发文单位的上级单位。多为发文单位的上级单位。3正文正文-缘由：概括基本情况、原由，说明报告主旨、缘由：概括基本情况、原由，说明报告主旨、 目的、意义。目的、意义。 事项：系主体内容，情况措施、经验教训、事项：系主体内容，情况措施、经验教训、 意见建议等。意见建议等。 结尾：惯用尾语结尾：惯用尾语 （特此报告，请审阅；如无不妥，请批转）（特此报告，请审阅；如无不妥，请批转）4发文单位和日期：同其他公文。发文单位和日期：同其他公文。35 概念概念向上级请求指示、批准时用的公文向上级请求指示、批准时用的公文 分类：分类： 请求指示的请示请求指示的请

19、示-遇有疑难问题、新情况、遇有疑难问题、新情况、 不明确求上级指示或解释。不明确求上级指示或解释。 请求审批的请示请求审批的请示-对不能做主的经济、物资、对不能做主的经济、物资、 编制等问题请上级审批。编制等问题请上级审批。 请求帮助的请示请求帮助的请示-完成工作需要在人、财、完成工作需要在人、财、 物上得到上级的帮助。物上得到上级的帮助。 请求批转的请示请求批转的请示-解决某问题涉及其他部解决某问题涉及其他部 门单位，请求上级批转执行。门单位，请求上级批转执行。 36 1标题标题标准式标准式 （关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示）（关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示） 2主送单位

20、主送单位-根据隶属关系主送一个上级，不可多头根据隶属关系主送一个上级，不可多头 免批复意见不一；一般不越级行文。免批复意见不一；一般不越级行文。 3正文正文-缘由：请示目的、原因、依据，理由充分，缘由：请示目的、原因、依据，理由充分， 言之有据。言之有据。 事项：系主体，要求审批的具体问题或事项，事项：系主体，要求审批的具体问题或事项， 要写明确要写明确,坚持一文一事坚持一文一事. 要求：系结尾，提出肯定性要求要求：系结尾，提出肯定性要求 （当否，请批示）（当否，请批示） 4发文单位和日期：同公文，写明确，以便批复。发文单位和日期：同公文，写明确，以便批复。371、 文目的不同；文目的不同；2

21、、写作结构不同；、写作结构不同；3、结束语不同；、结束语不同；4、处理方式不同；、处理方式不同；5、内容宽窄不同；、内容宽窄不同；6、行文时间不同；、行文时间不同；7、报送制度不同；、报送制度不同；38概念概念无隶书单位商洽工作，问答问题无隶书单位商洽工作，问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文及向主管部门请求批准事项时使用的公文分类：分类：商洽函商洽函-不相隶属单位商洽工作的行文。不相隶属单位商洽工作的行文。答询函答询函-单位、部门间进行问题或事项的询单位、部门间进行问题或事项的询 问和答复的行文。问和答复的行文。请批函请批函-向不相隶属单位和主管部门请求批向不相隶属单位和主管部门请求

22、批 准准 有关事项的行文。有关事项的行文。39公函公函内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文 格式。格式。 便函便函-多用于公务中事务性工作，不需完整公文多用于公务中事务性工作，不需完整公文 格式，不能用私事。格式，不能用私事。特点：特点：1简便轻捷简便轻捷-内容简约，形式精短，商洽联系，及时内容简约，形式精短，商洽联系，及时迅速。迅速。2行文多向灵活行文多向灵活-不相隶属单位间上下左右均可，不相隶属单位间上下左右均可， 自由灵自由灵 活。活。 3语言质朴自然语言质朴自然-多是陈述、说明性，明白晓畅，多是陈述、说明性，明白晓畅， 恳切平和。恳切平和。40

23、1标题标题-发函用发函用关于关于XXXX的函的函 复函用关于复函用关于XXXX的复函的复函 正式公函，应在标题下方标注发文字号。正式公函，应在标题下方标注发文字号。 2主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。 3正文：正文：开头开头发函说明缘由、目的，商洽工作发函说明缘由、目的，商洽工作 原由、情况交代清；原由、情况交代清； 复函引述来函日期、发文号做复函引述来函日期、发文号做 起起 首语，表明收到函。首语，表明收到函。 41 主体主体-发函写清商洽、询问、请求的事项，发函写清商洽、询问、请求的事项， 明确具体；明确具体； 复函要针对来函事项逐一郑重作答

24、，复函要针对来函事项逐一郑重作答， 不能回避不答。不能回避不答。 结尾结尾-发函用发函用“盼复盼复”、“请回复请回复”、“专专此函达此函达” 复函用复函用“特此复函特此复函”、“此复此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章， 有有 的写明抄送单位。的写明抄送单位。42定义定义-按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上 报和下达贯彻执行。报和下达贯彻执行。写作写作-1、忠实会议实际，准确反映会议情况和、忠实会议实际，准确反映会议情况和 意见。意见。 2、突出会议中心，内容概括，有取有舍、突出会议中心，内容概括，有取有舍

25、 有主有次，言语精练。有主有次，言语精练。 3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼 凑，必要时加理论说明。凑，必要时加理论说明。 4、及时印发，作为依据，起到指示、指、及时印发，作为依据，起到指示、指 导、协调、约束作用。导、协调、约束作用。 43格式格式-列为法定公文，版面编排由版头、列为法定公文，版面编排由版头、本体、本体、 版尾三部分，可不盖公章。版尾三部分，可不盖公章。 本体本体：标题：标题-1、会议名称、会议名称+纪要纪要 2、单位名、单位名+会议名会议名+纪要纪要 3、正题（主题）、正题（主题）+副题（会副题（会 议名称议名称+纪要）纪要） 时间时间

26、-标题下写纪要标题下写纪要印发印发时间，时间， 署名下写署名下写成文成文时间时间 44正文正文-概况：会期、会址、主持、参会、概况：会期、会址、主持、参会、 议题、结果六要素议题、结果六要素 主体：具体反映会议的主要情况、内主体：具体反映会议的主要情况、内 容与成果（方法见后）容与成果（方法见后） 结尾：可用简短、明确、有力的语句结尾：可用简短、明确、有力的语句 提出要求、希提出要求、希 望、望、 号召号召签署签署-正文右下方署明主办单位或会议正文右下方署明主办单位或会议 名称名称45主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。 表表 达方式有达方式有:

27、 概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用 小型会议小型会议 条块式；规模大，议题多的会根据不同内容条块式；规模大，议题多的会根据不同内容 分块表达独立意思，或分条列项归纳分块表达独立意思，或分条列项归纳 会议内容，或先块后条混合使用，层次明确会议内容，或先块后条混合使用，层次明确 记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体461、商务信函写作、商务信函写作6个个C要求要求2、商务信函写作格式、商务信函写作格式3、商务信函写作常用标注、商务信函写作常用标注4、商务信函样例、商务信函样例5、商务传真写法、商务传真写法4

28、71正确（正确（Correctness）涉及权力、义务、）涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。利害关系，必须正确贯彻上司的意图。2清楚清楚(Clearness)思路、表达要清楚，让思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，且遵循一文一事。人一目了然看明白，且遵循一文一事。3具体具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、忌一般化、抽象化、表达清做什么？要求什么？表达清做什么？要求什么？484完整完整(Completeness)表达（意图、缘由、表达（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不可遗漏。人物等）完整，不可遗漏

29、。5简洁（简洁（Conciseness）文字简炼，力戒修）文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。饰语堆积，函件冗长、拖沓。6礼貌（礼貌（Courtesy）态度诚恳、亲切，措）态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。词妥贴得体，谦恭有礼。 49国际通用国际通用A4纸，不能用纸，不能用B5纸纸信纸、信封最好有企业的信纸、信封最好有企业的CI（企业形象识别系统）（企业形象识别系统） 标志，且平整、清洁标志，且平整、清洁文字书写或印制清晰，打开后文字书写或印制清晰，打开后“全景全景”漂亮漂亮每页上至少又有每页上至少又有3行正文，不能只有落款行正文，不能只有落款可不盖公章，用手签名可不盖公章，用手签

30、名格式不严谨格式不严谨站在对方的立场考虑内容，更人性化站在对方的立场考虑内容，更人性化50信头部分信头部分-1、文书编号、文书编号 2、日期、日期 3、发文者、发文者 BB/KK 4、受文者、受文者正文部分正文部分-1、件名、件名 主题语主题语 2、前文、前文 开头应酬语开头应酬语 3、主文、主文 4、末文、末文 结尾应酬语结尾应酬语 51信尾部分信尾部分-1、祝颂语、祝颂语 2、发文者署名、发文者署名 3、承办者署名、承办者署名 4、印章、印章 5、（日期）、（日期） 6、左下角附注、左下角附注521、信纸、信纸企业规范信笺企业规范信笺2、收信人、收信人单位名称、职务单位名称、职务3、称谓、

31、称谓尊称尊称4、开头应酬语、开头应酬语5、正文、正文6、结尾应酬语、结尾应酬语7、祝颂语、祝颂语8、署名、署名9、日期、日期10、左下角标注、左下角标注53P.P.(Per procurationem) 代签代签C.C.(Carbon copy) 抄送抄送P.S.(Post script) 补述、附言补述、附言Enc.(Enclosure) 随信的附件随信的附件54对具体人对具体人 Dear Mr Jones，Dear Mrs Smith 可用逗号，不用冒号可用逗号，不用冒号署名署名 您真诚的您真诚的 Yours Sincerely一般公函一般公函 Dear Sir/Madam署名署名 您忠诚

32、的您忠诚的 Yours Faithfully551、发给：、发给：上海光华保险公司上海光华保险公司 2、称谓、称谓副总经理副总经理 3、开头应酬语、开头应酬语王耀华先生王耀华先生 4、正文、正文 5、结尾应酬语、结尾应酬语 6、祝颂语、祝颂语 7、署名、署名 8、日期、日期A4纸纸公司标准信笺公司标准信笺2、称谓、称谓 3、开头应酬语、开头应酬语 4、正文、正文 5、结尾应酬语、结尾应酬语 6、祝颂语、祝颂语 7、署名、署名 8、日期、日期9、附件、附件56尊敬的王先生：（称谓）尊敬的王先生：（称谓） 您好！（开头应酬语）您好！（开头应酬语） 由香港保险业联合会提出的由香港保险业联合会提出的-

33、 希望您能在希望您能在4月月23日抵达香港。（正文）日抵达香港。（正文） 有何需要，请不吝赐教。（结尾应酬语）有何需要，请不吝赐教。（结尾应酬语） 顺颂顺颂 商祺！（祝颂语）商祺！（祝颂语） 香港腾飞保险公司香港腾飞保险公司 副总裁副总裁 （手签）（手签） 张洪山谨启（署名）张洪山谨启（署名） 1998.4.5（日期）（日期）附件：附件：XXXX接前页接前页向下向下57称呼正确，语气适当称呼正确，语气适当言简意赅，表达正确言简意赅，表达正确交谈诚恳，平实话语交谈诚恳，平实话语避免幽默，不要抒情避免幽默，不要抒情祝颂语言，商业性强祝颂语言，商业性强先要手签，后再打印先要手签，后再打印不要忘掉，附

34、注说明不要忘掉，附注说明58收件人收件人To 发件人发件人From传真号传真号fax 日期日期Date电话电话Phone 页数页数Pages主题主题Re 抄送抄送Cc 紧急紧急 审阅审阅 批注批注 答复答复 传阅传阅Urgent For Review Comment Reply Recycle Please59对外传真，正规封页对外传真，正规封页填写齐全，不要遗漏填写齐全，不要遗漏机密文函，注意保密机密文函，注意保密书写内容，如同信函书写内容，如同信函有效利用，电脑传真有效利用，电脑传真601、经济文书特点、经济文书特点2、意想书用处、要求、格式、意想书用处、要求、格式3、协议、合同用处、要求

35、、格式、协议、合同用处、要求、格式4、标书用处、要求、格式、标书用处、要求、格式61含义含义为处理经济活动中发生的各种关为处理经济活动中发生的各种关系，并作为处理系，并作为处理财政经济业务规范和准则财政经济业务规范和准则而行使的一种文书而行使的一种文书特点特点： 具有法律效力，受法律保护的经济文书具有法律效力，受法律保护的经济文书写作格式严格，语言严密（合同）写作格式严格，语言严密（合同） 不具法律效力，不受法律保护的经济文不具法律效力，不受法律保护的经济文书写作格式灵活，可采用多种文体（市场书写作格式灵活，可采用多种文体（市场调查、产品说明）调查、产品说明）62遵循经济政策和法规，使文书有效

36、遵循经济政策和法规，使文书有效确切掌握专业内容，使文件达到预期要确切掌握专业内容，使文件达到预期要求求制作内容严肃、严谨，文字精确、严密制作内容严肃、严谨，文字精确、严密格式规范正确格式规范正确63用处用处双方或多方合作开展业务，表示合作意向双方或多方合作开展业务，表示合作意向（设想、观点、打算）的文书（设想、观点、打算）的文书作用作用不具有法律效力，是签订协议、合同的基不具有法律效力，是签订协议、合同的基础文书础文书类别类别单单签式、联签式、签式、联签式、换换文式文式格式格式标题标题-X公司与公司与Y公司科技协作意想书公司科技协作意想书 导语导语-单位全称，要达成的意想单位全称，要达成的意想

37、 正文正文-分条款写明分条款写明 结尾结尾-留有余地留有余地“未尽事宜，在正式未尽事宜，在正式- 签署签署-单单=对方签副本，对方签副本，换换=签自己签自己64用处用处双方或多方对某问题协商一致，双方或多方对某问题协商一致，制订出的须遵守执行的条款，以书面形制订出的须遵守执行的条款，以书面形式作为凭证的文书式作为凭证的文书特点特点确定各自权利和义务确定各自权利和义务 具有法律约束力具有法律约束力 政策性强政策性强 平等互利，等价有偿的原则平等互利，等价有偿的原则65 标题标题-（买卖、承揽、借款）（买卖、承揽、借款） 双方、多方单位名称双方、多方单位名称（甲方、乙方，（甲方、乙方， 卖方、买方

38、，供方、需方）卖方、买方，供方、需方） 正文正文：开头开头-目的目的 条款条款-包括标的、数量质量、价包括标的、数量质量、价款酬款酬 金、金、 履行期限、违约责任履行期限、违约责任 4、落款落款：份数、有效期限、签章、电话、账：份数、有效期限、签章、电话、账号、号、 开户银行、地址开户银行、地址66财产租赁合同财产租赁合同出租方：红杉集团公司（以下称甲方）出租方：红杉集团公司（以下称甲方）承租方：绿叶有限公司（以下称乙方）承租方：绿叶有限公司（以下称乙方）根据根据中华人民共和国经济合同法中华人民共和国经济合同法及有关规定，为及有关规定，为明确双方权利和义务，经协商一致，签订本合同。明确双方权利

39、和义务，经协商一致，签订本合同。第一条第一条 租赁财产的名称、数量、质量租赁财产的名称、数量、质量-第二条第二条 租赁期限共租赁期限共2年年6个月，出租方从个月，出租方从1997年年1月月1日起将出租财产交付承租方使用，至日起将出租财产交付承租方使用，至1999年年6月月30日收回。日收回。第三条第三条 租金及交纳期限租金及交纳期限-第四条第四条 租赁期间租赁财产的维修保养租赁期间租赁财产的维修保养-第五条第五条 出租方与承租方的变更出租方与承租方的变更-第六条第六条 违约责任违约责任-67第七条第七条 争议的解决方式争议的解决方式-第八条第八条 本合同在规定的租赁期届满前本合同在规定的租赁期

40、届满前15日内，日内，双方如愿意延长租赁期，应重新签订合同。双方如愿意延长租赁期，应重新签订合同。本合同未尽事宜，一律按本合同未尽事宜，一律按中华人民共和国中华人民共和国经济合同法经济合同法的有关规定，经协商作出补充的有关规定，经协商作出补充规定，并与合同具有同等效力。规定，并与合同具有同等效力。本合同一式两份，合同双方各执本合同一式两份，合同双方各执1份；合同副份；合同副本本1份，送份，送XXXX集团公司备案。集团公司备案。68出租方：红杉集团公司出租方：红杉集团公司 承租方：绿叶有限公司承租方：绿叶有限公司 （盖章）（盖章） （盖章）（盖章）法人代表：（亲自签名）法人代表：（亲自签名） 法

41、人代表：（亲自签名）法人代表：（亲自签名）地址：地址：XXXXXXXXXX 地址：地址：YYYYYYYYYY开户银行：开户银行：ZZZZZZZ 开户银行：开户银行：HHHHHH帐号：帐号：00000000 帐号：帐号：55555555电话：电话：88888888 电话：电话：66666666承办人：张三承办人：张三 承办人：李四承办人：李四 签约时间：签约时间：1996年年11月月15日日 签约地点：签约地点：KKKKKKKK69内容：内容：概括、原则、仅概括、原则、仅 具体、详细、周密，对具体、详细、周密，对 表明意想、设想、打算表明意想、设想、打算 双方权利、义务有要求双方权利、义务有要求

42、用途：用途：多用于技术合作、多用于技术合作、 多用于购销、工程承包、多用于购销、工程承包、 工程确立、联合投资、工程确立、联合投资、 加工承揽、货运、供电、加工承揽、货运、供电、 经济洽谈等经济洽谈等 租赁、借款、保险等租赁、借款、保险等法律效率法律效率：不具有法律：不具有法律 具有法律约束力和强制具有法律约束力和强制 效率，不受法律保护效率，不受法律保护 性，必须履行、一方不性，必须履行、一方不 得解除、变更、违约得解除、变更、违约区别区别70相同点相同点它们都有法定的约束力它们都有法定的约束力协议书的使用范围广，不只限在经济活动中协议书的使用范围广，不只限在经济活动中文中内容多，但不如合同

43、精细文中内容多，但不如合同精细协议书常用在：协议书常用在：1、正式合同前需多次协商而签订的较原则的、正式合同前需多次协商而签订的较原则的 协议协议2、用于规定对已签订的合同的修改和补充、用于规定对已签订的合同的修改和补充3、承担合同的作用、承担合同的作用71 用处用处经济领域承包生产和经营中引经济领域承包生产和经营中引入竞争机制，开展交易活动的书面文书入竞争机制，开展交易活动的书面文书 种类：种类： 招标书招标书-招标人公布标准和条件，招招标人公布标准和条件，招人承包或承买使用的文书人承包或承买使用的文书1. 投标书投标书-承包人或卖主在投标过程中承包人或卖主在投标过程中向招标人递送的书面文书

44、向招标人递送的书面文书72 招标书格式招标书格式 投标书格式投标书格式 标题标题 1、标题、标题 前言前言 2、招标单位名称地址、招标单位名称地址 招标项目招标项目 3、正文、正文 招标步骤招标步骤 4、落款、落款 落款落款 73 中国中国XX工程总公司国际招标部招标通告工程总公司国际招标部招标通告 招标号：招标号：CDJ42567 （国际开发协会开发信贷协议第（国际开发协会开发信贷协议第XXX-SGV号）号） 根据根据XX年年X月月X日刊登在联合国日刊登在联合国发展论坛发展论坛商业版商业版第第XX期上采购通告，特刊登此招标广告。期上采购通告，特刊登此招标广告。 中国中国XX工程总公司国际招标

45、部利用国际开发协会信贷工程总公司国际招标部利用国际开发协会信贷向合格厂商就下列商品进行招标。向合格厂商就下列商品进行招标。 一号标书：电动仪表（一号标书：电动仪表（100套）套） 二号标书：通讯设备（一批）二号标书：通讯设备（一批） 三号标书：搬运机械（一批）三号标书：搬运机械（一批） 四号标书：运载车辆（四号标书：运载车辆（X型型50辆）辆） 74 凡愿参加此项投标者凡愿参加此项投标者-（略）（略） 本标将于本标将于XX年年X月月X日起，按下述时间在中国日起，按下述时间在中国北京北京XX饭店饭店3层会议厅公开招标。（略）层会议厅公开招标。（略） 中国中国XX工程总公司国际招标部工程总公司国际

46、招标部 办公地址：办公地址：MMMMMMM通讯地址：通讯地址：NNNNNNNNN联络电话：联络电话：88888888751、工作总结、工作总结2、专用工作报告、专用工作报告3、会议记录、会议记录4、简报、简报5、备忘、备忘6、策划文案、策划文案76 用处用处对前段工作的回顾检查，找出经验对前段工作的回顾检查，找出经验教训而形成的文字材料教训而形成的文字材料 分类分类可按内容、时间、部门、性质区分可按内容、时间、部门、性质区分 结构结构： 标题标题 正文正文-基本情况、经验体会、问题教训、今基本情况、经验体会、问题教训、今后努力方向和工作意见后努力方向和工作意见1. 署名署名（日期）（日期）77

47、 种类：种类： 市场（预测、调查）报告市场（预测、调查）报告标题、前言、正标题、前言、正文（文（情况、做法经验、建议决策情况、做法经验、建议决策）、结尾）、结尾 经济活动分析报告经济活动分析报告标题、正文（标题、正文（引言引言、主主体体-分析原因，得出结论分析原因，得出结论、结尾结尾-意见措施）意见措施）1. 可行性研究报告可行性研究报告标题、署名、正文（标题、署名、正文（详细详细论证）论证）78（引言）（引言）-现将情况分析如下：现将情况分析如下： 一、实现利润分析一、实现利润分析- 二、产品成本分析二、产品成本分析- 三、流动资金分析三、流动资金分析- 四、专用资金分析四、专用资金分析-

48、几点措施：几点措施： 1、- 2、- 3、-79 用意用意-写的原因、写给谁写的原因、写给谁 程序程序-收集信息的步骤，如会见、调查等收集信息的步骤，如会见、调查等 发现发现-找到本报告的相关信息找到本报告的相关信息 结论结论-总结总结“发现发现”中的关键要点中的关键要点 建议建议-推荐应该采取的行动推荐应该采取的行动80对于工作总结、报告等专业文书呈现信息方法多对于工作总结、报告等专业文书呈现信息方法多种多样，种多样，不要只用文字陈述不要只用文字陈述明确文书的内容、要求和使用意图明确文书的内容、要求和使用意图选择最有效、最简明的呈现信息的方法选择最有效、最简明的呈现信息的方法包括：文字叙述、

49、各种表格、包括：文字叙述、各种表格、 图画图形、各类图表、图画图形、各类图表、 流程图、真实照片流程图、真实照片 投影胶片、投影胶片、 投影幻灯片投影幻灯片 等等等等81 用处用处真实客观反映会议内容和进程，为真实客观反映会议内容和进程，为日后存查备考提供历史依据日后存查备考提供历史依据 种类：摘要记录、详细记录、种类：摘要记录、详细记录、音像记录音像记录 格式：格式： 开头（名称、时间、地点、出缺人员、主持开头（名称、时间、地点、出缺人员、主持人、记录人）人、记录人） 正文（按会议进程记录内容）正文（按会议进程记录内容）1. 结尾（主持人总结、记录人和主持人签名）结尾（主持人总结、记录人和主

50、持人签名）82 XXX 扩大会扩大会地点：地点：1号会议室号会议室时间：时间：2000年年8月月5日日出席人：出席人：XXX YYY JJJ FFF LLL缺席人：缺席人：RRR主持人：主持人：NNN记录人：记录人：VVV会议内容：听取考察会议内容：听取考察GG的汇报，研究我市实施意见。的汇报，研究我市实施意见。 一、一、JJJ汇报考察情况汇报考察情况 -83- 二、研讨（略）二、研讨（略） 三、决议三、决议 1、- 2、- 3、- 4、-主持人签名：主持人签名： 记录员签名：记录员签名：84简报是单位广泛使用的内部小报简报是单位广泛使用的内部小报 ，以消息报道为主，以消息报道为主文体可多种：