2022年人事档案管理制度 .pdf

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1、公司人事档案管理办法为进一步做好公司人事档案的管理和利用工作，根据国家档案局及中组部的有关规定， 结合我公司人事档案工作的具体情况，制定本管理办法。1. 范围本办法适用于公司人事档案的管理。本办法规定了人事档案的归档范围、归档要求、归档时间、保管要求、利用要求、传递要求等内容。2. 归档范围及保存期限类别小类内容具体内容保存期限1 履历材料履历表和属于履历性质的登记表等材料长期2 自传、 报告个人有关事项的材料自传和属于自传性质的材料；领导干部个人有关事项发生变化，主要家庭成员增减，配偶、子女出国（境）留学或加入外国国籍、持有外国永久居住证，子女涉外婚姻等情况的材料长期3 3.1 考察考核鉴定

2、材料在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动等鉴定材料；后备干部登记表等材料长期3.2 审计材料个人经济责任审计结果报告长期4 4.1 学历学位材料高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表；入学考试各科成绩表；研究生免推生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历

3、学位认证等材料长期4.2 职业（任职）资格、 专业技术职称材料职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表；专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料长期4.3 科研学术材料选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满长期精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 1 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评

4、定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译作和有重大影响的论文目录4.4 培训材料为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料长期5 5.1 政审材料上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据及证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表等材料长期5.2更改或认定姓名、 民族、 籍贯、国籍、出生日期、 入党入团或参加工作时间个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批等材料长期6 党团组织材料中国共产党志愿书、 入党申请书、转正申请书；政党工作、党员重新登记工作中民

5、主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料等长期7 表彰奖励材料县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批 （呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等长期8 违法违纪材料处分决定，免于处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处

6、分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等长期9 9.1 工资材料新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动审批表， 工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料等长期9.2 任免、调动、授干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期长期精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 2 页，共 11 页 - - - - - - -

7、 - - - 衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料满审批表；公务员登记表；公务员调任审批（备案）表；干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；退（离）休审批表等材料；授予军（警）衔、官（关）衔等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料9.3 出国（境）材料因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居住证、港澳居民身份证等的复印件长期9.4 其他材料人大常委会委员、 政协委员当选通知； 录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料；选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表； 取消录用材料； 自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同

8、意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、服役决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料等长期10 其它材料毕业生就业报到证（派遣证） ；人事争议仲裁裁决书（调解书）；公务员申诉处理决定书 （再申诉处理决定书、复核决定） ；再生子女申请审批表；健康检查和处理工伤事故材料，录用体检表，反应严重慢性病、 身体残疾的体检表，工伤致残诊断书， 确定致残等级的材料； 生平，非正常死亡调查报告等有参考价值的材料长期3. 归档要求3.1 人事档案中需归档的材料，主要由人力资源部和党群工作部负责归档。3.2 凡属归档材料，各主管部门负责做好日常文件的形成、积累、收集工作，由人力资源部

9、鉴别、审查盖章后，按规定范围和时间向档案管理部门移交。3.3 人事档案材料形成部门、人事档案管理部门需维护档案材料的真实性，严禁任何人涂改、伪造、抽取、毁坏人事档案材料，严禁将虚假材料归入档案。3.4 移交档案材料必须按规定填写移交清单（附件一）。交接双方签字齐全，各自保存一份。3.5 凡没有调查落实的材料、污损残缺未经修复的材料，一律不能归档，由原单位重新加工处理。精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 3 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 3.6 中组部规定的老干部、知

10、名人物档案需要永久保存，一般干部、工人档案长期保存，归档材料应明确区分。4.归档时间4.1 凡新入公司员工，在办理进入公司手续后，由人力资源部对应归档的材料做好累积工作，于当年年底向档案管理部门移交。4.2 各种任免、出国、离退休等材料办理完毕后，各种奖励、处分材料报批后，入党、 入团材料在批准转正后，由各主管部门及时向档案管理部门移交归档。5. 人事档案的保管5.1 人事档案应指定专人管理。管理员及其配偶的人事档案由综合管理部部长保管。5.2人事档案由管理员装订整理， 统一使用 16开型的公文用纸为载体，纸张大小不符合要求的应折叠或补边，同时材料左边应当留有25 毫米装订边，装订时要求无乱孔

11、、无脱页、无损坏文字。管理员写卷内目录、脊背后装盒存档。中干、一般干部及工人档案区别存档。5.3 库房备有必要地防火、防潮器材，库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。无关人员不得进入库房。 严禁吸烟。离开时关灯、门、窗。6. 人事档案的利用6.1 查阅使用。人事档案只允许公司领导、党总支部委员登记查阅。中层党员干部、党支部委员需通过填写查阅申请单（附件二）经公司领导批准后方可查阅。 所有查阅人员必须在档案阅览室查阅。任何人不得查阅、借阅自己、配偶及亲属的档案。6.2 借出使用。人力资源部门从事人力资源的人员可以查阅、借阅，借阅时需填写借阅申请单（附件3） ，并经部门领导、公司分管人事领导审批

12、同意后查阅或借阅。 另公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案，也可办手续借阅。借阅时间不宜超过15 天，到期未还者应及时催还。6.3 出具证明材料。档案室可出具的证明材料可以是人事档案部门按精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 4 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 有关规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复印件，要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。具体手续为有关部门（单位）开具介绍信，说明出具证明材料的理由，并加盖公章； 由有人力资源

13、部门签字确认后，由档案管理部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后证明材料由人力资源部门有关领导审阅及加盖公章，然后登记发出。7. 人事档案的转递7.1 转递人事档案时，必须按照规定格式严密包装，贴牢封条并加盖密封章，按人事档案转递通知单项目认真进行发文登记，通过机要交通转递，并要求经办人签字。转递出本公司的档案，若一个月没有收到回执，经办人要及时查询，以防丢失。7.2 转递人事档案材料通知单（附件4）分为通知单及通知单存根，寄出时用复写纸填写，收到回执后，将回执贴于存根回执处，并做相应登记。7.3 人事档案正式转出时，必须在档案目录上及时注明寄出时间、地点、单位及经办人。7.4

14、 公司员工辞职，须一年内将档案转出。一年内未转出将作为无主档案保存两年， 两年内已辞职员工需调出档案者，按人才交流中心保管档案价格缴纳保管费用后方可调出。员工离职三年后， 公司将不再负责保管其人事档案。8.本管理办法由综合管理部负责拟稿、解释。附件一：档案移交（接收）登记簿附件二：人事档案查阅申请表附件三：人事档案借阅申请表附件四：转递人事档案材料通知单精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 5 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 附件一：档案移交（接收）登记簿序号移交单位内

15、容数量移交日期移交人接收人备注注：本表一式两份，移交人、接收人各存一份精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 6 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 附件二：人事档案查阅申请表编号：时间：年月日查阅人单位姓名职务查阅档案内容份数查阅原因查阅档案单位领导签字年月日人力资源部门领导签字年月日档案管理部门领导签字年月日精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 7 页，共 11 页 - -

16、 - - - - - - - - 附件三：人事档案借阅申请表编号：时间：年月日借阅人单位姓名职务借阅档案内容和份数借阅原因分管人事的领导签字年月日借阅档案单位领导签字年月日人力资源部门领导签字年月日档案管理部门领导签字年月日精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 8 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 附件四：转递人事档案材料通知单字第号兹将等位同志的档案材料转去，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。年月日姓名转递原因正本副本零散材料备注册份册份册份回执你处于年月日转来字

17、号等同志的档案，已全部收到，现将回执退回。收件人签名收件机关盖章年月日精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 9 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 转递人事档案材料通知单存根字第号兹将等位同志的档案材料转去，请按档案目录清点查收，并将回执及时退回。年月日姓名转递原因正本副本零散材料备注册份册份册份回执你处于年月日转来字号等同志的档案，已全部收到，现将回执退回。收件人签名收件机关盖章年月日精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 10 页，共 11 页 - - - - - - - - - - 文档编码：KDHSIBDSUFVBSUDHSIDHSIBF-SDSD587FCDCVDCJUH 欢迎下载 精美文档欢迎下载 精品资料 - - - 欢迎下载 - - - - - - - - - - - 欢迎下载 名师归纳 - - - - - - - - - -第 11 页，共 11 页 - - - - - - - - - -